Produktion/Lieferung, Logistik, Wartung und Entsorgung von mobilen Messesystemen

Kurze Beschreibung

Für das mobile Messeequipment der Hauptverwaltung der VBG in Hamburg und den 11 VBG-Bezirksverwaltungen in Deutschland wird zentral von einem Lieferanten/Dienstleister das Management, deutschlandweit, durchgeführt. Das Management umfasst:
- die Produktion/Lieferung von Grafiken für mobile Messesysteme
- die Beschaffung/Lieferung von neuem Equipment
- die Logistik, Lagerung und den Versand/Transport des Equipments
- die Prüfung, Wartung und Instandsetzung defekter Bestandteile des Equipments
- die Meldung defekter Bestandteile und die Entsorgung ausgemusterten Equipments
Der Vertrag beginn am 01.11.2023 für 24 Monate. Eine zweimalige Verlängerung ist bis längstens zum 31.10.2027 möglich.

Beschreibung der Beschaffung

. Produktion/Lieferung von Grafiken für mobile Messesysteme
. Beschaffung/Lieferung - mobiles Messesystem
. Lagerung und Versand/Transport von mobilem Messeequipment (für gesamt ca. 150 Artikel und ca. 30 Personen (User/Zugriffsberechtigte))
Versand/Transport deutschlandweit
Standardversand/Terminversand
Instandhaltung, Instandsetzung und Ersatzteile mobiles Messeequipment
Entsorgung funktionsuntüchtiger / ausgemusterter Bestandteile des mobilen Messeequipments
Die detaillierte Beschreibung der Beschaffung ist der Leistungsbeschreibung zu entnehmen.

Beschreibung der Verlängerungen

Dieser Vertrag tritt am 01.11.2023 in Kraft.
Der Vertrag hat eine Mindestvertragslaufzeit von 24 Monaten, bis zum 31.10.2025.
Der Vertrag verlängert sich automatisch um 12 weitere Monate - bis zum 31.10.2026 - wenn die Vertragsparteien das Vertragsverhältnis nicht sechs Monate vor Ablauf der Regelvertragslaufzeit kündigen.
Der Vertrag verlängert sich erneut automatisch um 12 weitere Monate - bis zum 31.10.2027 - wenn die Vertragsparteien das Vertragsverhältnis nicht sechs Monate vor Ablauf der Vertragslaufzeit zur vorherigen Vertragslaufzeit kündigen. Der Vertrag endet spätestens am 31.10.2027, ohne dass es einer Kündigung bedarf.
Eine Vertragsverlängerung darüber hinaus ist grundsätzlich ausgeschlossen, es sei denn, es treten unvorhergesehene Ereignisse ein, die eine weitere, kurzfristige Vertragsverlän-gerung bedingen, wie z. B. die Aufhebung einer für diesen Leistungsgegenstand durchgeführten Ausschreibung.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Einzureichende Unterlagen:
- Nachweis Berufs- oder Handelsregisterauszug (mit dem Angebot mittels Dritterklärung vorzulegen): Der Bieter / das geschäftsführende Mitglied der Bietergemeinschaft reicht einen aktuellen Auszug (Kopie) aus dem Berufs- oder Handelsregister, soweit er dort eingetragen ist, oder einen vergleichbaren Nachweis der Existenz des Unternehmens ein.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Einzureichende Unterlagen:
- Nachweis Berufs-/Betriebshaftpflichtversicherung (mit dem Angebot mittels Dritterklärung vorzulegen): Der Bieter/das geschäftsführende Mitglied der Bietergemeinschaft verfügt über eine bestehende Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung oder vergleichbare Versicherung aus ei-nem Mitgliedstaat der EU und hält den Versicherungsschutz während der Dauer des Vertrages mit mindestens folgenden Deckungssummen pro Schadensfall aufrecht:
. Betriebshaftpflicht Sachschäden: 1.000.000 EUR
. Betriebshaftpflicht Personenschäden: 1.000.000 EUR
. Betriebshaftpflicht: Vermögensschäden: 500.000 EUR
Die Versicherung hat sich auch auf die persönliche Haftpflicht der Personen, deren er sich zur Erfüllung seiner Verpflichtungen aus diesem Vertrag bedient, insoweit zu erstrecken, als diese Personen Schäden in Ausführung ihrer Tätigkeiten verursachen.
Sollte der Bieter/das geschäftsführende Mitglied der Bietergemeinschaft über eine Berufs-oder Betriebshaftpflichtversicherung verfügen, die nicht die geforderten Deckungssummen enthält, erklärt der Bieter/das geschäftsführende Mitglied der Bietergemeinschaft, dass die Deckungssummen im Auftragsfalle zum Vertragsbeginn entsprechend erhöht werden.
Der Versicherungsschutz ist mit dem Angebot nachzuweisen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Einzureichende Unterlagen:
- Mind. 2 Referenzen (mit dem Angebot vorzulegen): Der Bieter/das geschäftsführende Mitglied der Bietergemeinschaft weist mindestens zwei Referenzen in Form einer Eigenerklärung über die Erbringung von folgenden Leistungen der letzten höchstens drei Jahre nach:
. Produktion/Lieferung von Grafiken für mobile Messesysteme
. Beschaffung/Lieferung von neuem Equipment
. Logistik, Lagerung und Versand/Transport des Equipments
. Prüfung, Wartung und Instandsetzung defekter Bestandteile des Equipments
. Meldung defekter Bestandteile und die Entsorgung ausgemusterten Equipments
Es sind folgende Angaben erforderlich:
. Kurze Beschreibung der Leistung
. Angabe des Werts
. Angabe des Erbringungszeitpunkts
. Angabe des öffentlichen oder privaten Empfängers
Hinweis der Auftraggeberin:
Es sind nach Art und Umfang mit den hier zur Vergabe anstehenden Leistungen vergleichba-re Leistungen nachzuweisen.
Der Bieter/das geschäftsführende Mitglied der Bietergemeinschaft stimmt der Nachfrage beim Referenzgeber zu.
- Nachweis/Beschreibung eines Lagers und einer Kommissionierungsfläche (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen): Der Bieter/das geschäftsführende Mitglied der Bietergemeinschaft reicht einen Nachweis und eine Beschreibung eines Lagers für Euro-Palettenplätze und einer Kommissionierungsfläche für das mobile Messeequipment ein.
- Nachweis Anzahl Mitarbeiter/Ansprechperson (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen): Der Bieter/das geschäftsführende Mitglied der Bietergemeinschaft reicht eine Erklärung bzw. den Nachweis von mindestens fünf festangestellten Mitarbeitern (kaufmännisch und tech-nisch), einer festen, kompetenten Ansprechperson für die Lieferungen/Leistungen, die Gegenstand der Vergabe sind, für die Laufzeit des Vertrages ein.
- Nachweis Erklärungen, Zertifikate (mit dem Angebot vorzulegen): Der Bieter/das geschäftsführende Mitglied der Bietergemeinschaft weist durch geeignete Un-terlagen nach, dass die Erfüllung der Anforderungen an ein
. Qualitätsmanagementsystem, z. B. nach der DIN EN ISO 9001:2015
. Arbeits- und Gesundheitsschutzmanagementsystem, z. B. nach der OHSAS 18001:2007 / DIN EN ISO 45001
. Umweltmanagementsystem, z. B. nach der DIN EN ISO 14001:2015
erfüllt werden.
Sollten keine Zertifikate vorliegen, sind Eigenerklärungen mit dem Angebot einzureichen, aus denen hervorgeht, wie das Unternehmen die Qualitätssicherung, den Arbeits- und Gesund-heitsschutz sowie den Umweltschutz im Unternehmen anwendet und umsetzt. Diese Anga-ben sollten vergleichbar mit den o. g. Zertifikaten sein.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Einzureichende Unterlagen:
- Angebotsformblatt (mit dem Angebot vorzulegen)
- Eignungskriterien inkl. aller Angaben, Erklärungen und Nachweisen (mit dem Angebot vorzulegen)
- Erklärung Ausschlussgründe, ggf. inkl. Anlagen (mit dem Angebot vorzulegen)
- Preisblatt (mit dem Angebot vorzulegen)
- Vertrag (mit dem Angebot vorzulegen)
- Vertraulichkeitsvereinbarung NDA zum Vertragsschluss (mit dem Angebot vorzulegen)
- Aufgaben- und Umsetzungskonzept (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen): Die Bietenden reichen mit ihrem Angebot ein Aufgaben- und Umsetzungskonzept ein.
Mit dem Aufgaben- und Umsetzungskonzept haben die Bietenden eine eigene Unterlage auszuarbeiten und darin aufzuzeigen, wie sie die Aufgaben der Produktion/Lieferung, Logistik, Abrufsystem, Wartung und Entsorgung von mobilen Messesystemen etc. in inhaltlicher, personeller und zeitlicher Hinsicht umsetzen wollen. Das Konzept soll Angaben für die konkrete Organisation und Durchführung der Leistung inklusive Erläuterungen enthalten. Weiterhin sind für die gesamte Abwicklung alle wesentlichen Arbeitsschritten aufzustellen.
Von den Bietenden wird erwartet, dass sie auf den Gesamtablauf und insbesondere auf besonders kritische Leistungen (Ressourcenplanung, kurzfristige Versandaufträge, Eingangskontrolle, Bestandsreport der Artikel, Abrufsystem und Verfügbarkeit bei technischen Störungen, Kommunikation und Instandsetzung) eingehen und ihre Herangehensweise in organisatorischer und personeller Hinsicht transparent machen und für die Auftraggeberin prüfbar und plausibel offenlegen.
Das Aufgaben- und Umsetzungskonzept soll die Auftraggeberin in die Lage versetzen, zu prüfen und zu werten, ob und in welchem Maße auf der Grundlage der konzeptionellen Umsetzung der Bietenden eine fach- und termingerechte Durchführung der Leistungen in der ausgeschriebenen Qualität erreichbar ist.
Wirtschaftlichkeitsberechnung: Preis-Quotient-Methode: Preis = 30 %, Qualitätskriterien = 70 %
Der jeweilige Wertungspreis wird zu 30 % gegen die Wertung der Qualitätskriterien gewichtet, die Qualitätskriterien (Aufgaben- und Umsetzungskonzept) gehen zu 70 % in die Gesamtwertung ein.
- Produktdatenblätter aller angebotenen Artikel (mit dem Angebot vorzulegen)

Das Vergabeverfahren wird elektronisch in der vollständig webbasierten E-Vergabeplattform (Deutsches Vergabeportal) durchgeführt und ist unter folgender URL im Internet erreichbar: www.dtvp.de. Die elektronische Teilnahme an Vergabeverfahren sowie die Registrierung für die E-Vergabeplattform sind für Bieter vollständig kostenfrei.
Die von der Vergabestelle übermittelten Informationen werden entweder direkt in der bzw. über die Oberfläche der E-Vergabeplattform bzw. dem virtuellen Projektraum zum Vergabeverfahren (z.B. Bekanntmachungen, Kommunikationsnachrichten) oder innerhalb der Plattform bzw. virtuellen Projekträume als Datei-Downloads bereitgestellt (Vergabeunterlagen oder Anhänge zu Kommunikationsnachrichten).
Zur Nutzung der E-Vergabeplattform bis zur Abgabe elektronischer Teilnahmeanträge und Angebote sind lediglich ein aktueller Internet-Browser sowie ein Internetzugang erforderlich. Hierbei werden ausschließlich HTML- und Javascript-konforme Standardtechnologien und keinerlei Add-Ons/Plugins oder sonstige ggf. (sicherheits-)kritische Technologien verwendet.
Aktuell sind folgende Internet-Browser zur Nutzung freigegeben:
· Microsoft Internet Explorer bzw. Microsoft Edge in der jeweils aktuellen Version
· Mozilla Firefox in der jeweils aktuellen Version
· Google Chrome in der jeweils aktuellen Version
· Apple Safari ab Version 5
Für die Abgabe elektronischer Angebote, Teilnahmeanträge, Interessenbekundungen und Interessenbestätigungen wird innerhalb der E-Vergabeplattform ein kostenfreies Bietertool bereitgestellt. Das Bietertool ist eine Desktop-Anwendung, welche auf Ihrem Computer installiert werden muss. Die Dateien zur Installation des Bietertools werden im entsprechenden Projektraum des Vergabeverfahrens für das entsprechende Betriebssystem zum Download angeboten. Installationsroutinen stehen für Linux-, Mac-OS- und Windows-Betriebssysteme (64 und 32 Bit) zur Verfügung. I.d.R. sind für die Installation keine administrativen Rechte erforderlich.
Das Bietertool ist zudem ein "Multi-Plattform-Bieter-Client", sodass mit einer Installation des Bietertools an Vergabeverfahren auf allen E-Vergabeplattformen auf Basis der cosinex Technologie Vergabemarktplatz teilgenommen werden kann.
Die Informationen über die eigentlichen Vergabeverfahren werden über so genannte Projektdateien in das Bietertool transportiert. Sie laden die Projektdateien (Dateiendung: cbx) aus dem entsprechenden Projektraum herunter und führen diese aus, wodurch das Bietertool gestartet wird und die entsprechenden Informationen zum Vergabeverfahren von der Vergabeplattform heruntergeladen werden.
Die lokale Installation des Bietertools stellt eine Ende-zu-Ende Verschlüsselung der elektronischen Angebote und Teilnahmeanträge zwischen dem Computer des Bieters und der Öffnung der Angebote und Teilnahmeanträge auf Seiten der Vergabestelle sicher.
Für die elektronische Angebotsabgabe sind unterschiedliche Signaturniveaus technisch möglich. Die zugelassene Form der Angebotsabgabe bzw. das zulässige Signaturniveau (qualifizierte elektronische und/oder fortgeschrittene elektronische Signatur und/oder Textform nach § 126b BGB) für das konkrete Vergabeverfahren entnehmen Sie bitte der Bekanntmachung bzw. den Vergabeunterlagen zur Ausschreibung. Im Fall der elektronischen Textform genügt im Regelfall die Angabe Ihres Vor- und Nachnamens, empfohlen werden zudem Angaben zum Unternehmen (Kontaktinformationen) für das Sie das Angebot abgeben.
Der vollständige Eingang übermittelter elektronischer Angebote, Teilnahmeanträge, Interessenbekundungen und Interessenbestätigungen wird (je nach E-Vergabeplattform) mit einem qualifizierten oder einem einfachen elektronischen Zeitstempel dokumentiert.
Die Kommunikation zwischen der AG und den Bietern ist ausschließlich über den Projektraum des VV auf der Vergabeplattform möglich.
Wir weisen darauf hin, dass nur zuverlässige Unternehmen den Zuschlag erhalten können (etwa keine Ausschlussgründe nach § 123, § 124 GWB vorliegen).
Weitere Informationen sowie Support zum Vergabemarktplatz und dem Bietertool erhalten Sie unter folgendem Link: https://support.cosinex.de/unternehmen/.
Hinweise zum Einsatz von Bietergemeinschaften und Unterauftragnehmer entnehmen Sie der Aufforderung zur Angebotsabgabe.
Rechtsform der Bietergemeinschaft, an die der Auftrag vergeben wird: Gesamtschuldnerisch haftend mit bevollmächtigtem Vertreter.
Folgende sonstige Unterlagen sind ggf. mit dem Angebot ausgefüllt und unterzeichnet einzureichen:
- Ggf. Bietergemeinschaftserklärung,
- Ggf. Erklärung zum Einsatz von UAN,
- Ggf. Erklärung zur Eignungsleihe,
- Ggf. Verpflichtungserklärung_UAN,
- Ggf. Verpflichtungserklärung zur Eignungsleihe.
Weitere Informationen sind den Vergabeunterlagen zu entnehmen.
Bekanntmachungs-ID: CXSUYYDY1RQFB60R

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen und Rügen ergeben sich aus § 160 Abs. 3 GWB.
Für die Einlegung von Rechtsbehelfen gelten u.a. die folgenden Regelungen des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB):
§ 134, Informations- und Wartepflicht,
§ 135, Unwirksamkeit,
§ 160, Einleitung, Antrag.