Projekt "Dorfwerkstätten 2023 und 2024"

Kurze Beschreibung

Das Sächsische Staatsministerium für Regionalentwicklung plant die Durchführung des Formates der „Dorfwerkstätten“ in den Jahren 2023 und 2024. lm Einklang mit der regionalen LEADER-Gebietsentwicklung soll das zeitlich begrenzte Angebot der Unterstützung von „Dorfwerkstätten“ einen Impuls für Entwicklungen auf lokaler, dörflicher Ebene setzen.
Das Angebot „Dorfwerkstätten“ besteht für Dörfer, in denen Akteure gemeinsam mit der Bevölkerung selbst Entwicklungsprozesse anstoßen oder weiter entwickeln möchten. Darüber hinaus dient das Angebot auch der Vorbereitung der Teilnahme am Wettbewerb „Unser Dorf hat Zukunft“.
Informationen zum Wettbewerb sind im Internet veröffentlicht:
https://www.laendlicher-raum.sachsen.de/unser-dorf-hat-zukunft.htm
Mit den „Dorfwerkstätten“ sollen einerseits die Dorfgemeinschaften die Möglichkeit für eine identitätsstiftende Gemeinschaftsaktion erhalten und motiviert werden, ihr Dorf zu gestalten. Andererseits sollen Synergien zur Stärkung des Wettbewerbs „Unser Dorf hat Zukunft“ ermöglicht werden. Die zum Wettbewerb vorzustellende Ortspräsentation kann Gegenstand von „Dorfwerkstätten“ sein.
Zielgruppe für die „Dorfwerkstätten“ sind Gemeinden, Ortsvereine, Ortschaftsräte und Bürger.
Die Anzahl der sich an den „Dorfwerkstätten“ beteiligenden Dörfer ist im Vorfeld nicht bestimmbar. Erfahrungsgemäß ist mit etwa 40 bis 50 beteiligten Dörfern pro Jahr zu rechnen. Auch der genaue Umfang und Inhalt der jeweiligen einzelnen „Dorfwerkstatt“ ist im Vorhinein nicht bestimmbar, da sich das Angebot auf die spezifischen lokalen Bedarfe des Ortes beziehen soll.
Eine „Dorfwerkstatt“ beinhaltet den Kommunikationsprozess der Akteure in einem Dorf zu Zielen, Ideen und Projekten, die gemeinsam entwickelt und später umgesetzt werden können.
Die Durchführung von „Dorfwerkstätten“ wird durch eine externe fachliche Begleitung gestärkt, da so zusätzliches Fachwissen und eine zielbezogene Moderation in den Prozess eingebracht werden kann. Es sollen vor diesem Hintergrund externe Leistungen zur Durchführung und Unterstützung von etwa 90 „Dorfwerkstätten“ im Zeitraum 2023 bis 2024 vor Ort in den Dörfern beauftragt werden.

Beschreibung der Beschaffung

Grundlagen:
Das SMR hat zur Stärkung des Sächsischen Landeswettbewerbes "Unser Dorf hat Zukunft" das Format "Dorfwerkstätten" in Leben gerufen. Seit 2020 werden jährlich Dorfwerkstätten durchgeführt.
Durch die Dorfwerkstätten wurde die Kommunikation, insbesondere in kleinen Dörfern, hinsichtlich gemeinschaftlicher Aktivitäten zur weiteren Entwicklung gestärkt. Das niederschwellige Format hat der lokalen Gemeinschaft einen unkomplizierten Austausch mit externen Fachleuten und Impulse für die eigene Entwicklung ermöglicht.
Daher soll das Angebot für Dörfer bis 3.000 Einwohner in den Jahren 2023 und 2024 fortgeführt werden. Neben der wichtigen Funktion als Katalysator für den Dorfwettbe-werb sollen die Dorfwerkstätten vor allem Kommunikations- und Entwicklungsprozesse ermöglichen. Damit soll auch die Akzeptanz und Qualifikation von investiven För-derprojekten in LEADER und „Vitale Dorfkerne“ gestärkt werden. Zukünftig sollen die LEADER-Gebiete stärker in die Öffentlichkeitsarbeit zu den Dorfwerkstätten einbezogen werden. Die Regionalmanagements sollen als zusätzliche Multiplikatoren des Angebotes agieren und bei Bedarf an den Dorfwerkstätten teilnehmen.
Bearbeitung, Koordinierung und Öffentlichkeitsarbeit zum Gesamtprojekt
Die Bearbeitung und Koordinierung des Gesamtprojektes enthält die Gestaltung, Koordinierung und Bearbeitung einschließlich des gesamten Anmeldevorgangs für die Durchführung der „Dorfwerkstätten“. Für die Bearbeitung des Gesamtprojektes ist im Jahr 2023 eine Konzeptionierung zur Durchführung der „Dorfwerkstätten“ aufzustellen und die Terminierung vorzubereiten. Weitere Aufgabenbestandteile sind die Vereinbarung der Einzeltermine und Bearbeitung der Rückmeldungen. Die Inhalte der einzelnen „Dorfwerkstätten“ werden individuell mit den Dörfern abgestimmt und Bestandteil der Konzeptionierung. Die Beantwortung von Fragen zu Inhalten und Prozedere telefonisch oder per E-Mail im gesamten Projektzeitraum gehört ebenfalls zur Koordinierung des Gesamtprojektes.
Für die Öffentlichkeitsarbeit ist mit Beginn des Auftrages ein Flyer in einer Auflage von 1.000 Stück zu erstellen. Die Flyer werden anteilig an den Auftraggeber und die säch-sischen LEADER-Aktionsgruppen (LAG) übermittelt. Des Weiteren übernimmt der Auftragnehmer die anlassbezogene Aufbereitung von Informationen für die Öffent-lichkeitsarbeit des SMR. Diese Aufbereitung soll vierteljährlich in Form von kurzen sta-tistischen Auswertungen, Berichten und bespielhaften Fotos der bis dahin durchge-führten „Dorfwerkstätten“ an den Auftraggeber erfolgen. Dem Auftraggeber ist das Recht einzuräumen, diese Informationen und Fotos in seiner Öffentlichkeitsarbeit zu verwenden.
Zusätzlich sind dem Auftraggeber für seine Öffentlichkeitsarbeit ergänzende Formate vorzuschlagen. Daraus resultierende Umsetzungen erfolgen durch den Auftragnehmer in Abstimmung mit dem Auftraggeber.
Weiterhin ist der Auftragnehmer selbst für die Öffentlichkeitsarbeit zum Projekt verantwortlich. Dies beinhaltet mindestens einmal im Monat regelmäßige Beiträge für Social Media. Dabei ist das SMR als Auftragnehmer und die Herkunft der Mittel stets deutlich zu benennen.
Die Pflege der Internetseite zu den „Dorfwerkstätten“ ist nicht Bestandteil der Leistungsbeschreibung und erfolgt durch den Auftraggeber.
Der Auftraggeber ist fortlaufend (mindestens vierteljährig) über den aktuellen Planungsstand der „Dorfwerkstätten“ zu informieren.
Fachliche Begleitung und Moderation der „Dorfwerkstätten“
Dieses Aufgabenpaket enthält die fachliche Begleitung und Moderation der einzelnen „Dorfwerkstätten“ (eine „Dorfwerkstatt“ bezieht sich dabei immer auf ein Dorf) in ins-gesamt geplanten 90 Dörfern im Zeitraum 2023 bis 2025 mit folgenden Leistungen:
• ein Vorbereitungsgespräch je „Dorfwerkstatt“;
• individuelle inhaltliche Anpassung des allgemein formulierten Konzeptes zur Durchführung einer „Dorfwerkstatt“ pro Dorf ggf. mit Ortsbegehung;
• Moderation und Begleitung einer Auftaktveranstaltung je „Dorfwerkstatt“ mit den Akteuren vor Ort;
• Moderation und Begleitung einer Abschlussveranstaltung je „Dorfwerkstatt“ mit den Akteuren vor Ort:
o Wissenstransfer und fachliche Empfehlungen,
o Unterstützung bei der Identifikation von Entwicklungspotenzialen und Lösungen,
o Abstimmung der Ortspräsentation im Wettbewerb „Unser Dorf hat Zukunft“;
• schriftliche Zusammenfassung (Einzelbericht) der Ergebnisse sowie Hinweise zur Weiterführung je Dorf, mind. 15 Seiten A 4, einschließlich Fotos, Karten und Skizzen. Die Zusammenfassung muss mindestens folgenden Bestandteile haben:
o Termine,
o Teilnehmerliste der Auftakt- und Abschlussveranstaltung,
o Ablauf der Auftakt- und Abschlussveranstaltung,
o Hinweise und Ergebnisse insbesondere SWOT-Analyse im Hinblick auf die konkreten Bedingungen im Ort und ggf. auf den Wettbewerb „Unser Dorf hat Zukunft“, Hinweise zu Potentialen und Entwicklungsbedarfen je Dorf.
Fertigstellung und Übergabe an das jeweilige Teilnehmerdorf und den Auftraggeber spätestens sechs Wochen nach Abschlussveranstaltung.
Zu festgelegten Zeitpunkten (siehe 3.9 Vergütung) erhält der Auftraggeber neben den bis dahin angefertigten Einzelberichten pro durchgeführter „Dorfwerkstatt“ je einen Zwischenbericht zu den bisher insgesamt erbrachten Leistungen. Der Zwischenbericht muss mindestens folgende Bestandteile enthalten:
• Angaben zur Presse- und Öffentlichkeitsarbeit,
• Angaben zur Bearbeitung und Koordinierung des Gesamtprojektes,
• Teilnehmerdörfer und Termine,
• Zusammenfassung der Ergebnisse durchgeführter „Dorfwerkstätten“,
• Informationen zur weiter geplanten Durchführung des Projektes.
Zum Abschluss des Projektes erstellt der Auftragnehmer auf Grundlage der Zwischenberichte einen Gesamtbericht mit mind. 45 Seiten A 4, einschließlich beispielhafter Fotos, Karten und Skizzen. Der Gesamtbericht muss mindestens folgende Bestandteile enthalten:
• Teilnehmerdörfer und Termine,
• Zusammenfassung der Ergebnisse,
• Feedback der Teilnehmer,
• Zusammenfassung der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit und des Presseechos.
Im Jahr 2023 liegt der Bearbeitungsschwerpunkt in der Konzeptionierung, Bekanntmachung (Öffentlichkeitsarbeit) und Koordinierung der durchzuführenden „Dorfwerk-stätten“. Der zeitliche Schwerpunkt für die Durchführung der „Dorfwerkstätten“ liegt im Jahr 2024. Im Jahr 2023 sollen bis zu 40 Dörfer mit „Dorfwerkstätten“ unterstützt werden. Im Jahr 2024 sollen ungefähr 45 und im Jahr 2025 ungefähr 5 „Dorfwerkstätten“ veranstaltet werden. Diese Angaben entsprechen der Planung des Auftraggebers. Für die Angebotskalkulation hat der Auftragnehmer von insgesamt 90 durchzuführenden „Dorfwerkstätten“ auszugehen.
In Verbindung mit der lokalen Zielsetzung von „Dorfwerkstätten“ im ländlichen Raum stehen die regionalen LEADER-Entwicklungsstrategien (LES). Daher ist seitens des Auftragnehmers das jeweilige LEADER-Regionalmanagement zu beteiligen. Die Beteiligung besteht mindestens in der Information und Einladung zu der „Dorfwerkstatt“.
Zeitraum und Umfang der Leistungserbringung
Die Leistung ist ab Zuschlagserteilung bis zum 31.03.2025 zu erbringen und gliedert sich in folgende zeitliche Teilbereiche auf:
• Ab Zuschlagserteilung bis 31.12.2023: Öffentlichkeitsarbeit sowie Konzeptionierung/Koordinierung und Durchführung von bis zu 40 „Dorfwerkstätten“;
• 01.01.2024 bis 31.12.2024: Öffentlichkeitsarbeit sowie Konzeptionierung/Koordinierung und Durchführung von ungefähr 45 „Dorfwerkstätten“;
• 01.01.2025 bis 31.03.2025: Öffentlichkeitsarbeit und Konzeptionierung/Koordinierung und Durchführung von ungefähr 5 „Dorfwerkstätten“
Der Auftraggeber behält sich vor, diese Anzahl, ggf. in Abhängigkeit des Projektzeit-planes des Auftragnehmers, an den tatsächlichen Bedarf anzupassen.

Beschreibung der Verlängerungen

Der Auftraggeber ist berechtigt, den Vertrag über den vorgenannten Zeitraum zu verlängern, sollten die derzeit vorgesehenen 90 „Dorfwerkstätten“ aus vom Auftragnehmer nicht zu vertretenden Gründen innerhalb der vorgegebenen Zeiträume nicht durchgeführt werden können, längstens jedoch bis zum 31.12.2025.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Zum Nachweis der Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung sowie zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen ist für jeden Bieter oder für jeden Teilnehmer der Bietergemeinschaft unter Verwendung der Anlage 1 Nachweise und Erklärungen zur Befähigung und Erlaubnis der Berufsausübung sowie unter Verwendung der Anlage 1a Eigenerklärung nach Artikel 5k Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 der Vergabeunterlage zu erklären bzw. einzureichen:
• der bzw. die zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe gültigen Nachweise der VOL-Präqualifikation nach § 3 Abs. 2 SächsVergabeG (PQ-VOL)
o oder
Handelsregisterauszug
o oder
eine gleichwertige Bescheinigung einer Gerichts- oder Verwaltungsbehörde des Ursprungs- oder Herkunftslandes des Bieters, jedes Teilnehmers der Bietergemeinschaft und jedes Unterauftragnehmers.
• Den Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie von Sozialversicherungsbeiträgen wurde und wird nachgekommen.
• Die Vorgaben zur Zahlung eines Mindestlohnes und zu den Aufzeichnungspflichten nach dem Mindestlohngesetz bzw. vergleichbare Standards im Herkunftsland des Bieters werden eingehalten und die Voraussetzungen für einen Ausschluss von der Teilnahme am Wettbewerb um einen Liefer- oder Dienstleistungsauftrag nach § 19 Abs. 1 Mindestlohngesetz (MiLoG) liegen nicht vor.
• Mein/unser Unternehmen befindet sich nicht in Insolvenz oder in Liquidation.
• Das Unternehmen unterstützt keinerlei terroristische Vereinigungen und Organisationen.
• Ausschlussgründe gemäß §§ 123, 124 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen liegen nicht vor.
• Ich bin mir/wir sind uns bewusst, dass fahrlässige oder vorsätzliche Falschangaben in den vorstehenden Erklärungen meinen/unseren Ausschluss von diesem und weiteren Vergabeverfahren zur Folge haben können.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Zum Nachweis der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit ist für jeden Bieter oder für jeden Teilnehmer der Bietergemeinschaft unter Verwendung der Anlage 2 Erklärungen zur wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit der Vergabeunterlage Nachfolgendes darzustellen/anzugeben:
• Jahresumsätze (jeweils Gesamtumsatz und Umsatz in dem für die Ausschreibung maßgebenden Leistungsbereich/Geschäftszweig) in den zurückliegenden drei Jahren; bei einer Bietergemeinschaft sind diese Beträge jeweils für die gesamte Gemeinschaft ausreichend;
• Einen Nachweis einer Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung sowie Vermögensschadenshaftpflicht mit einer Deckungssumme in Höhe von mindestens 500.000,- EUR je Schadensfall und Versicherungsjahr für Personenschäden sowie mindestens 100.000,- EUR je Schadensfall und Versicherungsjahr für sonstige Schäden, insbesondere Vermögensschäden für den Bieter oder jeden Teilnehmer einer Bietergemeinschaft zu erbringen (Vorlage einer Kopie des entsprechenden Versicherungsscheins oder Erklärung, dass eine Versicherungsbestätigung bis zur Zuschlagserteilung beigebracht wird).

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Zum Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit hat der Bieter oder jeder Teilnehmer der Bietergemeinschaft unter Verwendung der Anlage 3 Nachweise und Erklärungen zur technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit der Vergabeunterlage zu erklären
• Anzahl der Beschäftigten des Unternehmens in den zurückliegenden drei Jahren;

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Verfahren vor der Vergabekammer werden nur auf Antrag eingeleitet. Antragsbefugt ist dabei jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht. Ein Antrag auf Nachprüfung ist gem. § 160 Abs. 3 GWB unzulässig, - soweit der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt, - Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, - Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, - mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.