ProPK Agenturausschreibung

Name

Polizeiliche Kriminalprävention der Länder und des Bundes Projektleitung Polizeiliche Kriminalprävention (PL PK) vertreten durch den Geschäftsführer der Zentralen Geschäftsstelle (ZGS) c/o Landeskriminalamt Baden-Württemberg

Kurze Beschreibung

Kommunikative Betreuung zu allen Fragen der kriminalpräventiven Öffentlichkeitsarbeit nach innen (Polizei) und außen (Öffentlichkeit/Institutionen/ Presse) und die fachliche Beratung in allen Fragen der strategischen Marketingkommunikation im Rahmen der Betreuung, Konzipierung und Durchführung des Programms Polizeiliche Kriminalprävention der Länder und des Bundes (ProPK).

Hauptstandort oder Erfüllungsort

Polizeiliche Kriminalprävention der Länder und des Bundes, Zentrale Geschäftsstelle, c/o Landeskriminalamt Baden-Württemberg, Taubenheimstraße 85 70372 Stuttgart Der Leistungsort ist in der Regel der Großraum Stuttgart. Hiervon kann vertragsgemäß abgewichen werden, wenn Beratungsleistungen auf Sitzungen des Auftraggebers im Gebiet der Bundesrepublik Deutschland zu erbringen sind.

Beschreibung der Beschaffung

Kommunikative Betreuung zu allen Fragen der kriminalpräventiven Öffentlichkeitsarbeit nach innen (Polizei) und außen (Öffentlichkeit/Institutionen/ Presse) und die fachliche Beratung in allen Fragen der strategischen Marketingkommunikation im Rahmen der Betreuung, Konzipierung und Durchführung des Programms Polizeiliche Kriminalprävention der Länder und des Bundes (ProPK).
Hierzu gehören insbesondere:
Beratung:
- Strategische Beratung der Polizeilichen Kriminalprävention zur massenmedialen Kommunikation (z.B. Kommunikationsziele, Handlungsansätze für das ProPK) im Rahmen der Kriminalitätsvorbeugung sowie zu allen Fragen der kriminalpräventiven Öffentlichkeitsarbeit nach innen (Polizei) und nach außen (Bevölkerung/Institutionen/Multiplikatoren/Presse/Social Media).
- Beratung in allen Fragen der Mediaplanung, Mediabuchung, des Mediaeinkaufs und der Mediaabrechnung (Belegkontrolle) und Erarbeitung einer Mediastrategie (u.a. auch Social Advertising-Strategien).
- Beratung in allen Fragen der Optimierung der polizeiinternen Distributionswege und -verfahren bzw. der Erschließung unentgeltlicher Distributionswege durch Gewinnung und Einbindung von Kooperati-onspartnern (Social Sponsoring).
- Beratung in allen Fragen von UI/UX Design sowie die dazugehörigen einzelnen Grafikelemente (u.a. Bilder für Teaser, Unterseiten, Illustrationen, Logos) für Websites, Landingpages, Microsites, Newsletter und sonstige digitale Produkte.
Konzept:
- Erstellung und Weiterentwicklung von schriftlichen Kommunikationskonzepten zu konkreten Präventionsthemen sowie fachlich-inhaltliche Konzipierung von Medien und Maßnahmen zur Errei-chung der ProPK-Ziele nach Vorgabe durch die PL PK, der KPK sowie der ZGS. Dabei ist die bisherige Gestaltungslinie des Medienangebots der Polizeilichen Kriminalprävention bei Bedarf zu optimieren.
- Planerische und konzeptionelle Maßnahmenvorschläge zur Realisierung der vorgegebenen Kommunikations- und Projektziele mit Ausführungen zur Kosten- und Ablaufplanung sowie Ermittlung des Gesamtaufwandes.
- Konzipierung und Durchführung öffentlichkeitswirksamer On- und Offline-Kampagnen sowie Social Media Umsetzungen dieser und PR-Maßnahmen verbunden mit dem Ziel der Steigerung des Be-kanntheitsgrades des ProPK sowie seiner Medien.
- Planerische und konzeptionelle Maßnahmenvorschläge zur Realisierung von digitalen Projekten (bspw. Relaunch bestehender Webseiten oder Neuentwicklung von Webseiten bzw. Datenbankanwendungen im Rahmen von zukünftigen Schwerpunktthemen) mit Ausführungen zur Kosten- und Ablaufplanung sowie Ermittlung des Gesamtaufwandes.
Kreation:
Umsetzung der Kommunikationsstrategien und -maßnahmen durch
- Erstellung von Printmedien und Werbemitteln. Hierzu gehören Text, Grafik, Lektorat und Rein-zeichnung/Erstellung des Satzes (Litho),
- Erstellung von Storyboards und Begleitung der Produktion vor Ort bei der Entwicklung von audiovisuellen Medien (Film, TV, Hörfunk, Podcasts u.a.) sowie
- Erstellung von Grafik- und Videodesign für Postings, Stories, Reels, Coverbild- und Markendesign, Canva-Vorlagenerstellung, Umsetzungen in Kampagnendesigns, Beratung und Entwicklung für neue Formate.
- Erstellung von Screen-, Informations, Interaktions- und Interface Design) und Weiterentwicklung der in Betrieb befindlichen und künftig entwickelten digitalen Medien. Hierzu gehören Webseiten, Landing-pages, Newsletter und sonstige multimediale Anwendungen, die im Inter-, Intra- und Extranet oder sonstigen digitalen Trägern (Smartphone, E-Book, etc.) veröffentlicht werden.
Technische Betreuung und grafische Gestaltung der Social Media Kanäle der Polizeilichen Kriminalprävention.
Konzept, Beratung und grafische Umsetzung von weiteren Internetseiten, die im Rahmen von Weiterentwicklungen von Projekten in der Laufzeit des Vertrags entstehen könnten.
Die Umsetzung und Koordination umfasst auch die Beratung in allen Fragen des Artbuying sowie der Film- und Fotoregie.
Social-Sponsoring:
- Gewinnung zusätzlicher Kooperationsmöglichkeiten sowohl ideeller als auch finanzieller Art mit außerpolizeilichen, staatlichen und nichtstaatlichen Einrichtungen zur Realisierung von Dachkampag-nen mit bundesweit hohen Reichweiten.
- Gewinnung von Medienpartnern zur Intensivierung der redaktionel-len Medienarbeit mit Redaktionen von bundesweiter Bedeutung. Generierung von Medien für Social-Advertising-Maßnahmen.
- Die Konzeptionen sind kontinuierlich auf potentielle Multiplikatoren, Sponsoren, Werbe- und Medienpartner zum Aufbau eines partnerschaftlichen Beziehungsnetzwerks auszurichten.
Handling:
Produktionstechnische Überwachung von werblichen Maßnahmen des ProPK (Herstellung von Faltblättern, Broschüren u.a, Werbe- und Informationsträgern, Hörfunkspots und Spots für Film, TV und dgl., elektronische Medien wie DVD, Internet u.a.) durch:
- Ermittlung der kostengünstigsten Methoden unter Berücksichtigung qualitativer Aspekte für die Herstellung der ProPK-Produkte,
- Erstellung von Leistungsbeschreibungen,
- Auswahl leistungsfähiger und qualitätsorientierter Spezialisten und Dienstleister bzw. Lieferanten (Druck, Filmproduktion etc).
- Prüfung der sachlichen und rechnerischen Übereinstimmung der Angebote mit den Leistungsbeschreibungen,
Überwachung des Herstellungsprozesses und der Ausführungstermine durch:
- Überwachung der sach- und termingerechten Ausführung,
- Qualitätskontrolle der Litho/Druckvorlagen,
- Ständige Kontrolle der Druckerzeugnisse/sonstiger Medien,
- Überwachung und Kontrolle der Auslieferung,
- Mitwirkung bei der Abwicklung/Geltendmachung von Reklamati-onen und Regressansprüchen,
- Konzipierung und Durchführung der ProPK-Maßnahmen im Jahr 2024 entsprechend der Haushaltsansätze im Finanz- und Maßnahmenplan 2024 (Anlage 19 der Vergabeunterlagen).
- Konzipierung und Durchführung der weiteren Jahresprogramme des ProPK ab dem Jahr 2025.
Hinweis: Die Aufstellung und Beschlussfassung in der IMK erfolgt erst Anfang 2024.

Beschreibung der Verlängerungen

Die Laufzeit des Vertrags beträgt ein Jahr. Der Vertrag verlängert sich automatisch jeweils um ein weiteres Jahr (maximal 3 Verlängerungen), wenn der Auftraggeber nicht unter Einhaltung einer Frist von 6 Monaten zum Ende des jeweiligen Vertragszeitraumes kündigt. Die maximale Vertragslaufzeit beträgt vier Jahre. Der Vertrag endet auf jeden Fall mit Ablauf des 31.12.2027, ohne dass es einer Kündigung bedarf.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

- Eigenerklärungen über das Nicht-Vorliegen von Ausschlussgründen gem. §§ 123, 124 GWB (Anlage 4, a) - c));
- Handelsregisterauszug (mit dem Angebot mittels Dritterklärung vorzulegen): aktueller (nicht älter als 6 Monate) Auszug aus dem Berufs- oder Handelsregister, in dem Sie nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes der Gemeinschaft oder des Vertragsstaates des EWR-Abkommens eingetragen sind, in dem Sie bzw. Ihr Unternehmen ansässig ist/sind
oder
- Kopie der Gewerbeanmeldung (mit dem Angebot mittels Dritterklärung vorzulegen): Sofern kein Handelsregistereintrag besteht, muss alternativ eine Kopie der Gewerbeanmeldung vorgelegt werden;
- Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von schweren Verfehlungen und/oder eines Berufsverbotes/einer Gewerbeuntersagung (Anlage 4, e));
- Vorlage eines polizeilichen Führungszeugnisses für Inhaber/in bzw. Geschäftsführer/in sowie für Projektleitung/stellvertretende Projektleitung (Anlage 2 Kriterium A 4 und Anlagen 5 und 6);
- Erklärung, dass im Auftragsfall ein polizeiliches Führungszeugnis für die angegebenen Mitarbeiter/innen unverzüglich beantragt und vorgelegt wird (Anlage 2 Kriterium A 10 und Anlage 7);

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

- Erklärung zu den Umsatzzahlen der letzten 3 Geschäftsjahre (2020, 2021, 2022, Gesamtumsatz, sowie zu den Umsätzen der zur Wertung vorgelegten Referenzprojekte, Anlage 9);
- Nachweis einer Berufs-/Betriebshaftpflichtversicherung bzw. Erklärung darüber, dass bei Nichtvorliegen im Auftragsfall eine solche abgeschlossen und der Nachweis vorgelegt wird (Anlage 5);

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

- Angaben zum Bewerber, Darstellung durch ein Expose (Anlage 2, Kriterium A 1 und Anlage 3);
- Nennung deutschsprachiger Ansprechpartner (Anlage 2, Kriterium A 2 und Anlage 3);
- Angabe der durchschnittlichen Anzahl der Mitarbeiter/innen der letzten 3 Geschäftsjahre (2020, 2021, 2022, Gesamtanzahl Mindestanforderung 5, und Anteile Bereich Grafik/Layout, Social Media und Text/Konzept, Anlage 9);
- Verpflichtung, künftige Verringerungen im Personalbestand von 10 % und mehr, im Auftragsfall unverzüglich anzuzeigen (Anlage 9);
- Nennung von mindestens 3 vergleichbaren Referenzprojekten, als Vergleichbarkeitskriterien werden der Umfang der erbrachten Leistungen (jährlich ca. 2.500 Agenturstunden, Abweichung nach unten höchstens 10 %), erbrachte Leistungen ähnlicher Art wie in der Aufgabenbeschreibung Anlage 1 beschrieben und der Auftragswert jährlich (ca. brutto 180.000 oder höher, Abweichung nach unten höchstens 10 %) festgelegt. Die vorgelegten Referenzprojekte müssen im Zeitraum vom 01.01.2020 bis zur Veröffentlichung dieses Teilnahmewettbewerbs fertig gestellt bzw. bearbeitet worden sein (Anlage 8);
- Zusicherung einer Gewährleistung einer Präsenz vor Ort sowie bei Sitzungen der Bund-Länder-Gremien (deutschlandweit) an ca. 5-10 Terminen pro Jahr auf Anforderung durch Inhaber/in bzw. Geschäftsführer/in, Projektleitung, stellvertretende Projektleitung (Anlagen 5 und 6);
- Nennung und Nachweis der Berufszulassung und der beruflichen Befähigung für Inhaber/in bzw. Geschäftsführer/in, die Projektleitung, die stellvertretende Projektleitung sowie die benannten Mitarbeiter (Anlage 2 - Kriterien A3, A 8, Anlagen 5, 6 und 7);

Bedingungen für die Vertragserfüllung

- Eigenerklärung zum Nichterscheinen auf Terrorlisten der EU (Anlage 4, d));
- Eigenerklärung zur Scientology-Schutzerklärung (Anlage 4, f));
- Eigenerklärung zur Vereinbarung Geheimhaltung, Datenschutz und Datensicherheit (Anlage 4, g) i.V.m. Anlagen 11, 11.1 und 11.2);
- Verpflichtungserklärung zum Mindestentgelt / zur Tariftreue und Mindestentlohnung für Bau- und Dienstleistungen nach den Vorgaben des Tariftreue- und Mindestlohngesetzes für öffentliche Aufträge in Baden-Württemberg (Landestariftreue- und Mindestlohngesetz - LTMG, Anlage 10);
- Eigenerklärung zur Umsetzung von Art. 5k der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 08.04.2022 (5. EU-Sanktionspaket gegen russische Unternehmen, Anlage 15);
- Erklärung darüber, dass im Auftragsfall Inhaber/in bzw. Geschäftsführer/in, Projektleitung, stellvertretende Projektleitung und benannte Mitarbeiter/innen einer Zuverlässigkeitsüberprüfung gem. Anlage 16 zustimmen (Anlagen 5, 6 und 7);
- Erklärung darüber, dass im Auftragsfall Inhaber/in bzw. Geschäftsführer/in, Projektleitung, stellvertretende Projektleitung und benannte Mitarbeiter/innen einer Verpflichtung gem. § 1 Gesetz über die förml. Verpflichtung gem. Anlage 11.2 zustimmen (Anlagen 5, 6 und 7);

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Auszug aus dem GWB
§ 160 GWB - Einleitung, Antrag
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.
§ 161 GWB Form, Inhalt
(1) Der Antrag ist schriftlich bei der Vergabekammer einzureichen und unverzüglich zu begründen. Er soll ein bestimmtes Begehren enthalten. Ein Antragsteller ohne Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt, Sitz oder Geschäftsleitung im Geltungsbereich dieses Gesetzes hat einen Empfangsbevollmächtigten im Geltungsbereich dieses Gesetzes zu benennen.
(2) Die Begründung muss die Bezeichnung des Antragsgegners, eine Beschreibung der behaupteten Rechtsverletzung mit Sachverhaltsdarstellung und die Bezeichnung der verfügbaren Beweismittel enthalten sowie darlegen, dass die Rüge gegenüber dem Auftraggeber erfolgt ist; sie soll, soweit bekannt, die sonstigen Beteiligten benennen.