Prüfung der Jahresabschlüsse 2023 ff

Kurze Beschreibung

Die Kliniken der Stadt Köln gGmbH betreiben mit dem Krankenhaus Merheim dem Kinderkrankenhaus Amsterdamer Straße und dem Krankenhaus Holweide drei Krankenhäuser mit über 1.403 Planbetten und rund 4.500 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Darüber hinaus ist die Kliniken der Stadt Köln gGmbH Alleingesellschafterin sowohl der RehaNova Köln gGmbH als auch des Zentrums für Ambulante Medizin Kliniken Köln gGmbH. Die Kliniken der Stadt Köln gGmbH beabsichtigt als Vergabestelle auf Grundlage des vorliegenden Vergabeverfahrens eine Rahmenvereinbarung mit einem Wirtschaftsprüfer/einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft für die Kliniken der Stadt Köln gGmbH, die RehaNova Köln gGmbH und das Zentrum für Ambulante Medizin Kliniken Köln gGmbH (nachfolgend Auftraggeber – AG) abzuschließen.

Beschreibung der Beschaffung

Die AG beabsichtigen eine Rahmenvereinbarung mit einem Wirtschaftsprüfer/einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft für das Prüfungsjahr 2023 abzuschließen, mit der einseitigen Möglichkeit der AG die Rahmenvereinbarung viermal um jeweils ein Prüfungsjahr bis zu einer Gesamtlaufzeit von fünf Prüfungsjahren zu verlängern. Der Wirtschaftsprüfer bzw. die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft soll nach Maßgabe der Leistungsbeschreibung insbesondere mit folgenden Leistungen beauftragt werden:
o Hinsichtlich der Vergabestelle sollen insbesondere folgende Leistungen beauftragt werden:
- Prüfung des nach den Vorschriften des HGB aufgestellten Jahresabschlusses, bestehend aus Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, Anhang unter
Einbeziehung des Lagesberichtes nach § 317 HGB. Ergänzende Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung sowie der wirtschaftlichen
Verhältnisse gem. § 53 HGrG. Aufnahme weitergehender Aufgliederung und Erläuterungen in den Prüfungsbericht,
- Prüfung der einzelnen Krankenhausabschlüsse nach § 30 KHg NRW inkl. Prüfungsbericht (KHBV-Abschlüsse),
- Prüfung nach § 4 Abs. 3 Satz 7 KHEntgG (alle Jahre) der endgültigen Erlöse,
- Vermerk nach § 17a Abs. 7 Satz 2 KHG zur Vorlage an die Vertragspartner nach § 18 Abs. 2 KHG für alle 3 Standorte (Ausbildungszuschläge),
- Vermerk nach § 4 Abs. 9 KHEntgG für alle 3 Standorte (Hygienezuschläge),
- Prüfung der Pflegepersonaluntergrenzen nach § 6 Abs. 5 PpUGV i.V.m. § 137i Abs. 4 Satz 2 SGB V,
- Bestätigung über die jahresdurchschnittliche Stellenbesetzung der Pflegevollkräfte nach § 6a KHEntgG,
- Bei Vorliegen der Voraussetzungen Prüfung der Mittelverwendung zur Verbesserung der Vereinbarkeit von Pflege, Familie und Beruf nach § 4 Abs. 8a
KHEntgG,
- Prüfung der zweckentsprechenden, sparsamen und wirtschaftlichen Verwendung der Fördermittel nach § 30 Abs. 2 KHGG NRW i. V. m. § 18 KHGG NRW,
- Testat für die KJP über die tatsächliche Stellenbesetzung und zweckentsprechenden Verwendung der Mittel nach § 18 Abs. 2 und 3 BPFlV,
- Bestätigung zum Hebammenförderprogramm gem. § 4 Abs. 10 S. 14 KHEntgG,
- Prüfung der zweckentsprechenden Verwendung von Mitteln aus sonstigen Zuwendungen,
- NKF-Prüfung (Gesamtabschluss der Stadt Köln),
- Verwendungsnachweis für den Hospitalstiftungsfonds (soweit dort Mittel abgerufen),
- Weitere mögliche Prüfungen, bedingt durch die Gesetzgebung zur Krankenhausfinanzierung,
- Prüfungsschwerpunkte des Aufsichtsrats im Rahmen der Jahresabschlussprüfung,
- Teilnahme an der Beratung des Aufsichtsorgans bzw. seiner Ausschüsse über den Jahresabschluss und Erstellung eines Berichts über die wesentlichen
Ergebnisse der Prüfung,
- Erstellung eines Berichts über die Bezüge der Mitglieder der Unternehmensorgane zur Verifizierung ihrer Ordnungsmäßigkeit,
o Hinsichtlich der Reha Nova, Neurologische Rehabilitationsklinik Köln gGmbH sollen insbesondere folgende Leistungen beauftragt werden:
- Prüfung des nach den Vorschriften des HGB aufgestellten Jahresabschlusses, bestehend aus Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, Anhang unter
Einbeziehung des Lagesberichtes nach § 317 HGB. Ergänzende Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung sowie der wirtschaftlichen
Verhältnisse gem. § 53 HGrG. Aufnahme weitergehender Aufgliederung und Erläuterungen in den Prüfungsbericht,
- Erstellung eines Berichts über die Bezüge der Mitglieder der Unternehmensorgane zur Verifizierung ihrer Ordnungsmäßigkeit
- Prüfung gem. § 53 HGrG (extra Band)
• Hinsichtlich des Zentrums für Ambulante Medizin Kliniken Köln gGmbH sollen insbesondere folgende Leistungen beauftragt werden:
- Prüferische Durchsicht des Jahresabschlusses
- Prüfung des Bezügeberichts und sonstiger Leistungen gem. § 108 Abs. 1 S. 1 Nr. 9 GO NRW
Der geschätzte Wert der Leistungen, die während der Laufzeit der Rahmenvereinbarung je Prüfungsjahr abgerufen werden, beträgt 150.000 € netto.
Der Höchstwert der Leistungen, der während der Laufzeit der Rahmenvereinbarung abgerufen werden kann, beträgt 1.125.000 € netto (Gesamtwert über die maximale Vertragslaufzeit von 5 Jahren).
Es handelt sich bei den vorstehenden Werten nicht um Mindestabnahmemengen oder -werte. Eine bestimmte Leistungsmenge wird vom Auftraggeber nicht garantiert.
Bei den Werten handelt es sich um reine Schätzungen, die auf Grundlage von Erfahrungswerten und Prognosen erstellt wurden und auf Grund dieses Charakters keine verbindlichen Kostenwerte darstellen können. Insofern kann es auch zu Abweichungen durch unvorhersehbare Ereignisse kommen, die Einfluss auf die Prüfung haben.

Beschreibung der Verlängerungen

Die AG beabsichtigen eine Rahmenvereinbarung mit einem Wirtschaftsprüfer/einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft für das Prüfungsjahr 2023 abzuschließen, mit der einseitigen Möglichkeit der AG die Rahmenvereinbarung viermal um jeweils ein Prüfungsjahr bis zu einer Gesamtlaufzeit von fünf Prüfungsjahren zu verlängern.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Alle Nachweise und Erklärungen sind mit dem Angebot vorzulegen. Fehlende Nachweise und Erklärungen können - müssen aber nicht - von der AG nachgefordert werden. Die AG behält sich vor, noch vor Zuschlagserteilung Nachweise der zuständigen Stellen zu verlangen, die bestätigen, dass die gemachten Erklärungen und Nachweise wahrheitsgemäß abgegeben/eingereicht worden sind. Die unter Ziff. III.1.1) geforderten Erklärungen und Nachweise sind vom Bieter und bei Bietergemeinschaften jeweils von allen Mitgliedern vorzulegen. Bedient sich der Bieter/ die Bietergemeinschaft im Hinblick auf die wirtschaftliche, finanzielle, technische oder berufliche Leistungsfähigkeit eines anderen Unternehmens (sog. Eignungsleihe), so sind die unter Ziff. III.1.1) aufgelisteten Erklärungen 1 und 3 (Formulare Eignungskriterien und sonstige Erklärungen - Formulare 1 und 3) gesondert auch vom jeweiligen Eignungsverleiher beizubringen/ zu erklären und dem Angebot beizufügen. Ausländische Bieter haben gleichwertige Nachweise der für sie zuständigen Behörden/ Institutionen ihres Heimatlandes beizufügen. Zusätzlich sind diese ins Deutsche zu übersetzen.
Geforderte Erklärungen/Nachweise sind:
1. Allgemeine Unternehmensangaben/ Firmenprofil, Angaben zur Eintragung in das Berufs- bzw. Handelsregister oder zu einer gleichwertigen Registrierung bei einer zuständigen Gerichts- oder Verwaltungsbehörde des Ursprungs-oder Herkunftslandes, Angaben zu Einträgen im Gewerbezentralregister oder in ein vergleichbares Register bei einer zuständigen Gerichts- oder Verwaltungsbehörde des Ursprungs- oder Herkunftslandes (Formulare Eignungskriterien und sonstige Erklärungen - Formular 1),
2. im Fall einer Bietergemeinschaft Angabe der Mitglieder und des bevollmächtigten Vertreters; Erklärung gesamtschuldnerischer Haftung; Angaben zur Aufgabenverteilung und zu den Gründen für die Bildung der Bietergemeinschaft (Formular 2),
3. Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 Abs. 1 GWB und der in § 124 Abs. 2 GWB genannten Ausschlussgründe sowie denen nach § 5 KorruptionsbG NRW (Formulare Eignungskriterien und sonstige Erklärungen - Formular 3; Hinweis: Maßnahmen des Bieters/des Mitglieds der Bietergemeinschaft/des Eignungsverleihers zur Selbstreinigung nach § 125 GWB sind als gesonderte Erklärungen mit dem Angebot einzureichen),
4. Erklärung zu § 19 Abs. 3 MiloG (Formulare Eignungskriterien und sonstige Erklärungen - Formular 4),
5. ggf. Erklärung zur Unterauftragsvergabe (Formulare Eignungskriterien und sonstige Erklärungen - Formular 9),
6. ggf. Erklärung zur Eignungsleihe (Formulare Eignungskriterien und sonstige Erklärungen - Formular 11),
7. ggf. Verpflichtungserklärung des Eignungsverleihers (Formulare Eignungskriterien und sonstige Erklärungen - Formular 12),
8. Erklärung gem. Ziffer 5 der Richtlinie für den Einsatz von Jahresabschlussprüfer*innen bei den städtischen Beteiligungsgesellschaften und Eigenbetrieben/eigenbetriebsähnlichen Einrichtungen sowie gem. Ziffer 5.2 Public Corporate Governance Kodex der Stadt Köln (Formulare Eignungskriterien und sonstige Erklärungen - Formular 15),
9. Erklärung Russland (Formulare Eignungskriterien und sonstige Erklärungen - Formular 16)
Liegen die erforderlichen Erklärungen nicht vor, wird keine Eignung angenommen und es erfolgt der Ausschluss des Bieters/der Bietergemeinschaft vom Verfahren.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Die unter III.1.2) geforderten Erklärungen und Nachweise sind vom Bieter bzw. der Bietergemeinschaft mit dem Angebot vorzulegen. Bedient sich der Bieter/ die Bietergemeinschaft im Hinblick auf die wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit eines anderen Unternehmens (sog. Eignungsleihe), so sind die Erklärungen - soweit sie von dem Eignungsverleiher abzudecken sind - von diesem beizubringen/zu erklären und dem Angebot beizufügen. Fehlende Nachweise und Erklärungen können - müssen aber nicht - von der AG nachgefordert werden. Im Übrigen gilt das unter Ziff. III.1.1) ausgeführte.
Geforderte Erklärungen/Nachweise sind:
1. Erklärung zur Berufshaftversicherung (Formulare Eignungskriterien und sonstige Erklärungen - Formular 5). Berufshaftpflichtversicherung gemäß Ziffer 9 der Allgemeinen Auftragsbedingungen für Wirtschaftsprüfer und Wirtschaftsprüfungsgesellschaften vom 1.1.2017 (Mindestanforderung).
2. Erklärung über den Gesamtumsatz/ Umsatz mit vergleichbaren Leistungen (Formulare Eignungskriterien und sonstige Erklärungen - Formular 6).

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Die unter III.1.3) geforderten Erklärungen und Nachweise sind vom Bieter bzw. der Bietergemeinschaft mit dem Angebot vorzulegen. Bedient sich der Bieter/ die Bietergemeinschaft im Hinblick auf die technische und berufliche Leistungsfähigkeit eines anderen Unternehmens (sog. Eignungsleihe), so sind die Erklärungen - soweit sie von einem Eignungsverleiher abzudecken sind - von diesem beizubringen/zu erklären und dem Angebot beizufügen. Fehlende Nachweise und Erklärungen können - müssen aber nicht - von der AG nachgefordert werden. Im Übrigen gilt das unter Ziff. III.1.1) ausgeführte.
Geforderte Erklärungen/ Nachweise sind:
1. Erklärung zur allgemeinen und besonderen personellen Leistungsfähigkeit (Formulare Eignungskriterien und sonstige Erklärungen - Formular 7);
2. Erklärung zu den Referenzen über Leistungen, die mit der ausgeschriebenen Leistung vergleichbar sind, einschließlich u.a. Name und Anschrift des Auftraggebers sowie Kurzbeschreibung des Auftrags (Formulare Eignungskriterien und sonstige Erklärungen - Formular 8). Es ist mindestens eine mit der ausgeschriebenen Leistung vergleichbare Referenz nachzuweisen. Vergleichbar sind Referenzleistungen, welche die nachfolgenden Anforderungen erfüllen (Mindestanforderung):
(i) Prüfungen des Jahresabschlusses gemäß § 316 HGB eines Krankenhauses oder Krankenhauskonzerns mit einem Jahresumsatz, d.h. Umsatzerlöse im Sinne der Krankenhaus-Buchführungsverordnung, in Höhe von mind. EUR 100 Mio.
(ii) Die benannte Referenzleistung muss bei Ablauf der Frist zur Einreichung des Angebotes bereits abgeschlossen sein. Abgeschlossen ist der Referenzauftrag mit Erteilung des Testats. Zudem darf die Erteilung des Testats bei Ablauf der Frist zur Abgabe des Angebotes nicht länger als 3 Jahre zurückliegen (Mindestanforderung).
Der Bieter / Das Mitglied der Bietergemeinschaft / Die Bietergemeinschaft / Der Eignungsverleiher muss den Referenzauftrag nicht zwingend hauptverantwortlich erbracht haben. Die Vorlage eines Referenzauftrags, den ein Bieter / ein Mitglied der Bietergemeinschaft / eine Bietergemeinschaft / ein Eignungsverleiher in der Rolle als Unterauftragnehmer erbracht hat, ist zugelassen.

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

2. Erklärung zu den Referenzen über Leistungen, die mit der ausgeschriebenen Leistung vergleichbar sind, einschließlich u.a. Name und Anschrift des Auftraggebers sowie Kurzbeschreibung des Auftrags (Formulare Eignungskriterien und sonstige Erklärungen - Formular 8). Es ist mindestens eine mit der ausgeschriebenen Leistung vergleichbare Referenz nachzuweisen. Vergleichbar sind Referenzleistungen, welche die nachfolgenden Anforderungen erfüllen (Mindestanforderung):
(i) Prüfungen des Jahresabschlusses gemäß § 316 HGB eines Krankenhauses oder Krankenhauskonzerns mit einem Jahresumsatz, d.h. Umsatzerlöse im Sinne der Krankenhaus-Buchführungsverordnung, in Höhe von mind. EUR 100 Mio.
(ii) Die benannte Referenzleistung muss bei Ablauf der Frist zur Einreichung des Angebotes bereits abgeschlossen sein. Abgeschlossen ist der Referenzauftrag mit Erteilung des Testats. Zudem darf die Erteilung des Testats bei Ablauf der Frist zur Abgabe des Angebotes nicht länger als 3 Jahre zurückliegen (Mindestanforderung).

Auskunftsersuchen der Interessenten sind ausschließlich elektronisch über die E-Vergabeplattform an die AG zu richten. Andere Stellen dürfen keine Auskünfte erteilen. Dennoch anderweitig erlangte Auskünfte sind unbeachtlich.
Weitere Mindestanforderungen an das Angebot:
o Die namentlich zu benennenden links- bzw. rechtsunterzeichnenden Wirtschaftsprüfer Jahresabschlussprüfung müssen die Qualifikation eines
Wirtschaftsprüfers gemäß § 319 HGB innehaben (Mindestanforderungen, kritische Aufgaben gemäß § 47 Abs. 5 VgV).
o Der namentlich zu benennende qualitätssichernde linksunterzeichnende Wirtschaftsprüfer Jahresabschlussprüfung („Linksunterzeichner“) muss über eine
mindestens 5-jährige Berufserfahrung in der Funktion als qualitätssichernder, d.h. linksunterzeichnender Wirtschaftsprüfer verfügen, die durch einen
Lebenslauf (nicht mehr als 1 DIN A4 Seite, Schrifttyp Times New Roman, Schriftgröße 12) nachzuweisen ist (Mindestanforderung).
o Der namentlich zu benennende verantwortliche rechtsunterzeichnende Wirtschaftsprüfer Jahresabschlussprüfung („Rechtsunterzeichner“) muss über eine
mindestens 2-jährige Berufserfahrung in der Funktion als verantwortlicher, d.h. rechtsunterzeichnender Wirtschaftsprüfer verfügen, die durch einen
Lebenslauf (nicht mehr als 1 DIN A4 Seite, Schrifttyp Times New Roman, Schriftgröße 12) nachzuweisen ist (Mindestanforderung).
o Für (i) den namentlich zu benennenden qualitätssichernden linksunterzeichnenden Wirtschaftsprüfer Jahresabschlussprüfung und (ii) den namentlich zu
benennenden verantwortlichen rechtsunterzeichnenden Wirtschaftsprüfer Jahresabschlussprüfung muss jeweils mindestens eine abgeschlossene
persönliche Referenz (Mindestanforderung) vorgelegt werden, die folgende Kriterien kumulativ erfüllen muss:
- Eine abgeschlossene Prüfung des Jahresabschlusses gemäß § 316 HGB
- eines Krankenhauses oder Krankenhauskonzerns
- mit einem Jahresumsatz, d.h. Umsatzerlöse im Sinne der Krankenhaus-Buchführungsverordnung, in Höhe von mind. EUR 100 Mio. sowie
- einem Prüfungshonorar, d.h. dem Honorar für die Leistungen der Jahresabschlussprüfung, der sonstigen Bescheinigungsleistungen sowie
Prüfungserweiterungen und änderungen zzgl. einer Pauschale für Nebenkosten pro Jahr, in Höhe von mind. EUR 150.000 netto.
- Der namentlich benannte Rechtsunterzeichner muss bei der vorgelegten Referenz die Position des verantwortlichen, d.h. rechtsunterzeichnenden,
Wirtschaftsprüfers innegehabt haben. Der namentlich benannte Linksunterzeichner muss bei der vorgelegten Referenz die Position des
qualitätssichernden, d.h. linksunterzeichnenden, Wirtschaftsprüfers innegehabt haben. Die für Links- und Rechtsunterzeichner eingereichten Referenzen
müssen aber nicht aus identischen Jahresabschlussprüfungen resultieren, d.h. Links- und Rechtsunterzeichner müssen nicht im Rahmen einer
spezifischen Jahresabschlussprüfung links- bzw. rechts unterzeichnet haben.
- Die benannte Referenzleistung muss bei Ablauf der Frist zur Einreichung des Angebotes bereits abgeschlossen sein. Abgeschlossen ist der
Referenzauftrag mit Erteilung des Testats. Zudem darf die Erteilung des Testats bei Ablauf der Frist zur Abgabe des Angebotes nicht länger als 3 Jahre
zurückliegen.
o Der namentlich zu benennende Prüfungsleiter muss über eine mindestens 2-jährige Berufserfahrung in der Jahresabschlussprüfung verfügen, die durch
einen Lebenslauf (nicht mehr als 1 DIN A4 Seite, Schrifttyp Times New Roman, Schriftgröße 12) nachzuweisen ist (Mindestanforderung, kritische Aufgabe
gemäß § 47 Abs. 5 VgV)
Wird auch nur eine der vorstehend benannten Mindestanforderungen nicht erfüllt, ist das Angebot zwingend von der Wertung auszuschließen.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Das Rechtsbehelfsinstrument des Nachprüfungsantrags gem. § 160 GWB ist insbesondere nur dann zulässig, wenn die Fristen des § 160 Abs. 3 GWB gewahrt werden. Auf die Rügepflicht des Antragstellers und die für die Einlegung von Rechtsbehelfen geltenden Fristen in § 160 Abs. 3 GWB wird hingewiesen.
Insoweit gilt, dass ein Nachprüfungsantrag gem. § 160 Abs. 3 S. 1 GWB unzulässig ist, soweit
1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2 GWB. § 134 Absatz 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.