Publikationsversand 2024 ff

Kurze Beschreibung

Die Landeszentrale für politische Bildung NRW (Landeszentrale oder LpB NRW) im Ministerium für Kultur und Wissenschaft des Landes Nordrhein-Westfalen (Vertragspartner des Auftragnehmers/der Auftragnehmerin: Ministerium für Kultur und Wissenschaft des Landes Nordrhein-Westfalen, vertreten durch die Ministerin handelnd durch die LpB NRW) ist eine Bildungseinrichtung. Sie hat die Aufgabe, demokratisches Bewusstsein und politische Partizipation zu fördern und informiert überparteillich und neutral in ihren Bildungskontexten über eine Vielzahl von relevanten gesellschafts- und bildungspolitischen Themen.
Um Institutionen und Personen aus Nordrhein-Westfalen zu unterstützen, die sich für politische Bildungsarbeit interessieren, hält die Landeszentrale ein breites Angebot an Büchern, Broschüren und Arbeitsmaterialien bereit (siehe Anlage 1: Publikationsverzeichnis).
Es wird ein Vertragspartner gesucht für
a) die Lagerung, die Verpackung und den Versand der Publikationen sowie
b) die Erledigung sonstiger Arbeiten nach näherer Absprache, z.B. das Einlegen von Korrekturblättern in die zu versendenden Publikationen im Falle von zu berichtigenden Fehlern oder die Übernahme von Mailing-Aktionen bei Serienbriefen.
Der Versand von Büchern, Broschüren etc. ist folgendermaßen organisiert:
- Bürgerinnen und Bürger, Bildungseinrichtungen, z.B. Schulen, Universitäten etc. suchen sich aus dem Publikationsverzeichnis für sie interessante Titel heraus und bestellen diese unmittelbar bei der LpB NRW. Privatpersonen dürfen maximal sechs Titel anfordern; Institutionen werden Gruppensätze bzw. Klassensätze in der Regel zwischen 30 bis 180 Exemplaren zur Verfügung gestellt.
- Die LpB NRW entscheidet, ob der Bestellung entsprochen wird. Falls ja, wird der nach dieser Ausschreibung beauftragte Auftragnehmer hierüber informiert und beauftragt, den Versand vorzunehmen.
- Einzellieferungen können zwischen einer und mehr als 100 Publikationen bestehen. Der Auftragnehmer stellt die bestellten Publikationen zusammen und verpackt und versendet sie mit Lieferschein und Rechnung (ca. 1.000 Bestellungen pro Monat).
- Zusätzlich werden ca. 50.000 Publikationsverzeichnisse mit jeweils einzelner Adresse nach Absprache über das Jahr vom Auftragnehmer versendet.
- Versand von Einladungen bzw. Informationsmaterial.
- Eventuelle unzustellbare Lieferungen (Retouren) sind nicht Bestandteil des Auftrages und werden unmittelbar vom Auftraggeber abgewickelt.
Der Auftrag ist anerkannten Werkstätten für Menschen mit Behinderung und Unternehmen, deren Hauptzweck die soziale und berufliche Integration von Menschen mit Behinderungen oder von benachteiligten Personen ist im Sinne von § 118 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen in der Fassung der Bekanntmachung vom 26. Juni 2013 (BGBl. I S.1750, 3245) in der jeweils geltenden Fassung vorbehalten.
Zugelassene Bieter sind demnach anerkannte Werkstätten für behinderte Menschen (§ 219 des Neunten Buches Sozialgesetzbuch) und Blindenwerkstätten (§ 226 des Neunten Buches Sozialgesetzbuch) sowie Inklusionsbetriebe im Sinne der §§ 215, 224 Absatz 1 Satz 1 und Absatz 2 des Neunten Buches Sozialgesetzbuch. Gleiches gilt für Einrichtungen in anderen Staaten, die nach den dort geltenden rechtlichen Bestimmungen mit den vorgenannten Einrichtungen vergleichbar sind.

Beschreibung der Beschaffung

1. Leistungsumfang
Die LpB NRW beabsichtigt im Rahmen eines Rahmenvertrags, folgende Leistungen zu vergeben:
a)
aa) Lagerung der Publikationen in einer für hochwertige Papierprodukte angemessenen Weise (Schutz vor Nässe, Hitze, direkter Sonneneinstrahlung, Geruchseinwirkungen und wertbeständig) bis zu deren Weiterversand. Es ist von einem Lagerbedarf von ca. 700 m2 auszugehen. Falls erforderlich entsorgt der Auftragnehmer Verpackungsmaterial etc.
bb) Lagerung von erforderlichem Verpackungsmaterial.
cc) ggf. sichere Verwahrung einer Frankiermaschine.
Für diese Leistungen ist ein Festpreis in EUR pro m2 und Monat der je tatsächlich genutzten Fläche (ohne und mit Mehrwertsteuer) anzugeben.
b)
aa) Zusammenstellung , Verpackung, Frankierung und Versand (Aufgabe bei dem vom Land NRW beauftragten Postdienstleister - derzeit Deutsche Post AG) der bestellten Publikationen mit Lieferschein und Rechnung (ca. 1.000 Lieferungen/Monat; entsprechende Muster-Dateien werden zur Verfügung gestellt).
bb) Verpackung, Frankierung und Versand (Aufgabe bei dem vom Land NRW beauftragten Postdienstleister - derzeit Deutsche Post AG) von ca. 50.000 Publikationsverzeichnissen (über das Jahr verteilt) an Einzelempfänger.
cc) Kuvertierung, Frankierung und Versand (Aufgabe bei dem vom Land NRW beauftragten Postdienstleister - derzeit Deutsche Post AG) von Einladungen bzw. von Informationsmaterial nach Absprache (2 bis 3 Mal pro Monat mit jeweils ca. 500 - 1.000 Adressen).
Hinweis:
Das Verpackungsmaterial wird von der LpB NRW unentgeltlich zur Verfügung gestellt. Dem Auftragnehmer/der Auftragnehmerin wird entweder eine Frankiermaschine zur kostenfreien Nutzung zur Verfügung gestellt oder die Portokosten werden ihm zusätzlich zur Verfügung erstatttet.
Für diese Leistungen sind Festpreise (ohne Porto und Verpackungsmaterial) in EUR für folgende Stückelungen / Konfektionsgrößen anzugeben:
(1) 1 bis 10 Teile
(2) 11 bis 100 Teile
(3) über 100 Teile
c)
aa) Entgegennahme der durch die Verlage per LKW übersandten Lieferungen einschl. Prüfung auf Vollständigkeit und Unbeschädigtheit. Eventuelle Mängel sind unverzüglich dem Auftraggeber mitzuteilen.
Es erfolgen ca. 60 Lieferungen/Jahr.
bb) Jährliche Inventur des gesamten Publikationsbestandes und Meldung an den Auftraggeber.
cc) Erledigung sonstiger Arbeiten nach näherer Absprache, z.B. Einlegen von Korrekturblättern in die zu versendenden Publikationen im Falle von zu berichtigenden Fehlern oder Übernahme von Mailing-Aktionen bei Serienbriefen.
Für diese Leistungen ist ein Festpreis pro Arbeitsstunde in EUR (ohne und mit Mehrwertsteuer) anzugeben.
d)
aa) Zweimal wöchentlicher Transport von Publikationen, Bestellungen und Verpackungsmaterialien zwischen der LpB NRW (zwei Standorte in Düsseldorf: Völklinger Str. 4 und Haroldstr. 4) und dem Auftragnehmer/der Auftragnehmerin.
bb) Zusätzlich müssen auf einzelne Anforderungen des Auftraggebers an Arbeitstagen kurzfristig Publikationen, Bestellungen und Verpackungsmaterialien innerhalb von drei Stunden nach dem Verlangen des Auftraggebers zwischen den o.g. Standorten transportiert werden. Als Transportfahrzeug würde z.B. ein Mercedes Sprinter Kastenwagen (o.ä.) genügen.
Für diese Leistung ist ein Festpreis pro Transport (Hin- und Rückfahrt) in EUR (ohne und mit Mehrwertsteuer) anzugeben.
e) Umlagerung (Übernahme und Umzug) des beim derzeitigen Auftragnehmer (GWN- Gemeinnützige Werkstätten Neuss) befindlichen Publikationsbestand an den neuen Standort (falls zutreffend).
Derzeit werden dort 700 Palettenstellplätze für die LpB NRW vorgehalten.
Für diese Leistung ist ein Festpreis in EUR pro m2 der Ware (ohne und mit Mehrwertsteuer) anzugeben.
Der Auftragnehmer/die Auftragnehmerin beginnt rechtzeitig vor Vertragsbeginn mit den vorbereitenden Arbeiten, damit ab Anfang Januar 2024 ein reibungsloser Versand erfolgen kann. Der Auftragnehmer/die Auftragnehmerin trägt das Transportrisiko für den Umzug und muss das Transportgut entsprechend versichern.

Beschreibung der Verlängerungen

Der Auftraggeber behält sich vor, das Auftragsverhältnis bis zum 31.12.2027 zu verlängern. Hierzu bedarf es einer schriftlichen Erklärung seitens des Auftragsgebers bis zum 30.06.2025 gegenüber dem Auftragnehmer/der Auftragnehmerin.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Eigenerklärung Ausschlussgründe (Formular 521 EU)
Eigenerklärung zur Umsetzung von Art. 5 k Abs. 3 der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 08. April 2022 (Formular 523 EU, Eigenerklärung Sanktionspaket 5 EU)
Nachweis der Eigenschaft als zugelassener Bieter:
aa) Vorlage der von der Bundesagentur für Arbeit ausgesprochenen Anerkennung als Werkstatt für behinderte Menschen gemäß § 225 des Neunten Buches Sozialgesetzbuch,
bb) Vorlage der von der zuständigen Ordnungsbehörde ausgesprochenen Anerkennung als staatlich anerkannte Blindenwerkstatt nach § 5 Blindenwarenvertriebsgesetz vom 9. April 1965 (BGBl. I S. 311), das durch Art. 30 des Gesetzes vom 7. September 2007 (BGBl. I S. 246) aufgehoben worden ist. Blindenwerkstätten, die am 13. September 2007 staatlich anerkannt waren, genießen gemäß § 226 des Neunten Buches Sozialgesetzbuch bei der Auftragsvergabe durch die öffentliche Hand Bestandsschutz,
cc) für Inklusionsbetriebe nach § 215 des Neunten Buches Sozialgesetzbuch: Vorlage der Anerkennung als Inklusionsbetrieb in der Regel durch den ersten Förderbescheid des Integrationsamtes und einer schriftlichen Bestätigung des Integrationsamtes, die zum Zeitpunkt der Vorlage im Verfahren nicht älter als ein Jahr alt sein darf,
dd) bei ausländischen Bietern:
Vorlage einer Bescheinigung einer Gerichts- oder Verwaltungsbehörde des Ursprungs- oder Herkunftslandes der Einrichtung, aus der die Anerkennung als Werkstatt für behinderte Menschen oder Blindenwerkstatt oder Inklusionsbetrieb hervorgeht. Sofern eine solche Bescheinigung im betreffenden Land nicht ausgestellt wird, kann der Nachweis durch eine eidesstattliche Erklärung ersetzt werden, die eine vertretungsberechtigte Person der betreffenden Einrichtung vor einer befugten Behörde des betreffenden Staates abgibt. In den Staaten, in denen es eine derartige eidesstattliche Erklärung nicht gibt, kann diese durch eine feierliche Erklärung ersetzt werden. Die zuständige Behörde oder der Notar stellen eine Bescheinigung über die Echtheit der eidesstattlichen oder feierlichen Erklärung aus.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Nachweis einer geeigneten Haftpflichtversicherung (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen)
Unternehmensbeschreibung (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen)

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Für die Feststellung der Leistungsfähigkeit haben die Auftraggeber folgende Soll-Kriterien festgelegt:
a) Nachweis einer geeigneten Haftpflichtversicherung
b) Profile der vorgesehenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit dem Nachweis ihrer Eignung bezogen auf die fachlichen Herausforderungen des Auftrags
c) Erfahrungen mit öffentlichen Auftraggebern bei der Lagerung und dem Versand von Publikationen mit einem ungefähr gleichen Umfang wie bei diesem Auftrag

I. Mitteilung von Unklarheiten in den Vergabeunterlagen
Enthalten die Vergabeunterlagen nach Auffassung des Bieters Unklarheiten, so hat der Bieter unverzüglich folgende Stelle über das Kommunikationssystem des Vergabemarktplatzes NRW oder im Ausnahmefall per E-Mail darauf hinzuweisen:
Ministerium für Kultur und Wissenschaft
des Landes Nordrhein-Westfalen
Frau Johanna Hauptmann
Referat Z.14
40190 Düsseldorf
E-Mail: vergabestelle@mkw.nrw.de
II. Informationen und Kommunikation
Information und Kommunikation finden im gesamten Vergabeverfahren ausnahmslos schriftlich statt und zwar grundsätzlich nur über das Kommunikationssystem des Vergabemarktplatzes NRW. Ausnahmen vom Grundsatz der Übermittlung per E-Mail bestehen nur aufgrund entsprechender gesetzlicher Vorschriften.
Fragen sind an die oben unter Ziffer I. genannte Stelle über das Kommunikationssystem des Vergabemarktplatzes NRW zu richten. Im Interesse der Effektivität werden Fragen der Bieter erbeten bis spätestens zum:
18.09.2023
Die Fragen und die Antworten werden in anonymisierter Form an alle Bieter, an die Vergabeunterlagen versandt wurden, unaufgefordert über das Kommunikationssystem des Vergabemarktplatzes NRW bis spätestens zum 22.09.2023 zur Kenntnis gegeben.
Im Anschluss besteht die Möglichkeit, Nachfragen zu diesen Fragen und Antworten bis spätestens 26.09.2023 über das Kommunikationssystem des Vergabemarktplatzes NRW zu stellen.
Alle Nachfragen und Antworten werden wiederum bis zum 02.10.2023 in anonymisierter Form über das Kommunikationssystem des Vergabemarktplatzes NRW allen Interessierten zur Kenntnis gegeben.
Bekanntmachungs-ID: CXS7YYPY1BHEXYZE