Rahmenvereinbarung Betriebliche Altersversorgung bei der Fischereihafen-Betriebsgesellschaft mbH

Kurze Beschreibung

Gegenstand dieser Ausschreibung ist der Abschluss einer Rahmenvereinbarung gemäß § 21 VgV (Gruppenversicherungsvertrag) mit einer Versicherungsgesellschaft über die Durchführung einer betrieblichen Altersversorgung (bAV) im Durchführungsweg der Direktversicherung im Sinne des § 1b Abs. 2 BetrAVG für die Beschäftigten der Fischereihafen-Betriebsgesellschaft mbH (FBG) (Einpartnervereinbarung).

Beschreibung der Beschaffung

Gegenstand dieser Ausschreibung ist der Abschluss einer Rahmenvereinbarung gemäß § 21 VgV (Gruppenversicherungsvertrag) mit einer Versicherungsgesellschaft über die Durchführung einer betrieblichen Altersversorgung (bAV) im Durchführungsweg der Direktversicherung im Sinne des § 1b Abs. 2 BetrAVG für die Beschäftigten der FBG (Einpartnervereinbarung). Auf Grundlage der Rahmenvereinbarung werden die individuellen Entgeltumwandlungsvereinbarungen mit den teilnehmenden Beschäftigten als Einzelabrufe abgeschlossen.
Die betriebliche Altersversorgung soll im steuerlich geförderten Rahmen des § 3 Nr. 63 EStG im Wege der Entgeltumwandlung erfolgen. Die Finanzierung erfolgt sowohl durch die Beschäftigten (Entgeltumwandlung) als auch durch die FBG (Arbeitgeberzuschuss). Die Teilnahme der Beschäftigten ist freiwillig.
Die FBG beabsichtigt, die derzeit bestehende betriebliche Altersversorgung über die Versorgungskasse genossenschaftlich orientierter Unternehmen (VGU) e.V. durch eine neue betriebliche Altersversorgung in Form einer Direktversicherung abzulösen. Die bisherige Versorgung über die VGU wird mit Einführung der neuen Direktversicherung für neueintretende Beschäftigte geschlossen. Für Beschäftigte, die zum Neuordnungszeitpunkt bereits Versorgungsanwartschaften bei der VGU erworben haben, bleiben diese aufrechterhalten und können fortgeführt werden. Es besteht für diese Beschäftigten die Möglichkeit, unter Geltung der allgemeinen Teilnahmevoraussetzungen (z. B. betreffend das Höchstalter, siehe Pflichtenheft, Anlage 2) freiwillig in die Direktversicherung einzutreten und die VGU-Versorgung unter „Einfrieren“ der erworbenen Anwartschaften ruhend zu stellen. Eine gleichzeitige aktive Mitgliedschaft in beiden Versorgungswerken ist ausgeschlossen.
Die Einführung der neuen bAV steht unter dem Vorbehalt des vorherigen Abschlusses einer Betriebsvereinbarung zwischen der FBG und dem Betriebsrat. Die wesentlichen Eckpunkte der künftigen Betriebsvereinbarung sind bereits in einer Regelungsabrede zwischen der FBG und dem Betriebsrat konsentiert; sie entsprechen den Vergabeunterlagen.
Den anspruchsberechtigten Beschäftigten sind zwei aufeinander aufbauende Tarifmodelle anzubieten: Im Basic-Tarif wandeln Beschäftigte monatlich EUR 50,00 ihres Entgelts um. Die FBG gewährt einen Arbeitgeberzuschuss, dessen Höhe sich nach der individuellen Betriebszugehörigkeit richtet und fünf Stufen vorsieht (EUR 50,00 ab 1 Jahr, EUR 75,00 ab 5 Jahren, EUR 100,00 ab 10 Jahren, EUR 125,00 ab 15 Jahren, EUR 150,00 ab 20 Jahren Betriebszugehörigkeit). Im Individual-Tarif können Beschäftigte zusätzlich zum Basic-Tarif weiteres Entgelt umwandeln. Die FBG gewährt auf den erhöhten Arbeitnehmerbeitrag einen prozentualen Arbeitgeberzuschuss in Höhe von 30 % des vereinbarten Umwandlungsbetrags. Der Arbeitgeberzuschuss ist zweifach begrenzt:
(1) Entgeltumwandlungsbetrag und Arbeitgeberzuschuss dürfen zusammen 4 % der jeweils geltenden Beitragsbemessungsgrenze in der allgemeinen gesetzlichen Rentenversicherung nicht überschreiten.
(2) Der Arbeitgeberzuschuss wird bis zur Erreichung einer gemeinsamen monatlichen Einzahlungshöhe (Arbeitnehmer- und Arbeitgeberbeitrag zusammen) von EUR 400,00 begrenzt.

Anspruchsberechtigt sind Beschäftigte der FBG in einem ungekündigten unbefristeten Beschäftigungsverhältnis, soweit sie in der gesetzlichen Rentenversicherung pflichtversichert sind und eine Betriebszugehörigkeit von mindestens einem Jahr aufweisen. Befristet Beschäftigte, Auszubildende, geringfügig Beschäftigte und Leiharbeitnehmer haben keinen Anspruch auf den Arbeitgeberzuschuss. Der gesetzliche Anspruch auf Entgeltumwandlung nach § 1a Abs. 1 BetrAVG bleibt unberührt. Die prognostizierte Anzahl der bAV-berechtigten Beschäftigten beträgt im Betrachtungszeitraum 2027–2034 zwischen 91 und 126 Personen.
Gefordert ist eine aufgeschobene Rentenversicherung im Durchführungsweg Direktversicherung. Die Rentenversicherung muss mindestens eine Garantieleistung in Höhe der eingezahlten Beiträge vorsehen. Näheres zu den Mindestanforderungen an das angebotene Versicherungsprodukt (insbesondere Garantieleistung und Haftungsfreiheit) ergibt sich aus den Mindestanforderungen an das Angebot im Abschnitt "Zusätzliche Angaben". Zusätzlich ist eine Berufsunfähigkeitszusatzversicherung anzubieten, die die Mitarbeitenden optional, mit keiner oder einer vereinfachten Gesundheitsprüfung, abschließen können. Mindestanforderung ist eine Berufsunfähigkeits-Zusatzversicherung (BUZV), die ohne Gesundheitsprüfung oder mit einer auf höchstens fünf Gesundheitsfragen für einen Zeitraum von maximal fünf Jahren beschränkten vereinfachten Gesundheitsprüfung abgeschlossen werden kann und die ab einem Berufsunfähigkeitsgrad von 50 % eine Berufsunfähigkeitsrente unter Verzicht auf die abstrakte Verweisung sowie die beitragsfreie Fortführung des BUZV-Bausteins ohne Minderung der vereinbarten Berufsunfähigkeitsrente gewährleistet (Einzelheiten unter "Zusätzliche Angaben").
Der Auftragnehmer hat die persönliche Erreichbarkeit einer Ansprechperson für die FBG und ihre Beschäftigten sicherzustellen. Die Beratung hat persönlich (nicht ausschließlich per Videokonferenz) zu erfolgen. Insbesondere bei Einführung der bAV ist eine hinreichende Beratungskapazität bereitzustellen, damit alle teilnahmeberechtigten Beschäftigten persönlich beraten werden können. Für den laufenden Betrieb (Bestandsbetreuung sowie Beratung neu eintretender Beschäftigter) ist eine angemessene persönliche Erreichbarkeit dauerhaft zu gewährleisten. Zu den Mindestbedingungen bzgl. der persönlichen Erreichbarkeit siehe Abschnitt "Zusätzliche Angaben".
Zur Laufzeit, zum Leistungsbeginn und Weiterem siehe "Zusätzliche Angaben"

Weitere Informationen zur Verlängerung

Die Verlängerungsoption dient der Sicherstellung einer kontinuierlichen Betreuung und Administration des betrieblichen Versorgungssystems. Aufgrund der langfristigen Altersvorsorgeverhältnisse und der geforderten persönlichen Betreuung durch einen festen Ansprechpartner soll dem Auftraggeber die Möglichkeit eingeräumt werden, die Zusammenarbeit mit dem Auftragnehmer bei fortbestehendem Bedarf unverändert fortzuführen.

Im Falle von Rahmenvereinbarungen ist eine Begründung für eine Laufzeit von mehr als 4 Jahren vorzulegen

Gegenstand der Rahmenvereinbarung ist nicht allein die Bereitstellung eines Versicherungsprodukts, sondern die dauerhafte Betreuung eines einheitlichen betrieblichen Versorgungssystems. Der Auftragnehmer hat während der gesamten Laufzeit eine feste Ansprechperson vorzuhalten, die persönliche Beratung der Beschäftigten sicherzustellen und neu eintretende Beschäftigte in das Versorgungssystem einzubinden. Die persönliche Erreichbarkeit ist wesentlicher Bestandteil des Beschaffungsgegenstands, Mindestanforderung und zugleich zentrales Zuschlagskriterium. Die auf Grundlage der Rahmenvereinbarung abgeschlossenen Einzelverträge sind langfristige Altersvorsorgeverhältnisse bis zum Renteneintritt der jeweiligen versicherten Person. Die Laufzeit von acht Jahren dient daher der Sicherstellung einer einheitlichen Betreuung und Administration des Versorgungssystems.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Dieses Kriterium umfasst nicht nur die Eintragung ins Handelsregister, sondern die Eignung der Berufsausübung:
1. Nachweis über die Eintragung ins Berufs- bzw. Handelsregister nach Maßgabe der jeweiligen Rechtsvorschrift ((im Falle einer GmbH z. B. durch die Vorlage eines Handelsregisterauszuges).
2. Nachweis der aufsichtsrechtlichen Zulassung nach §§ 5 ff. VAG bzw. EU-Zulassung; Nachweis: Eigenerklärung (Vordruck 4).
3. Nichtvorliegen von Ausschlussgründen; Nachweis: Eigenerklärung (Vordruck 4).
4. Kein nach Sanktionsrecht unzulässiger Bezug zu Russland; Nachweis: Eigenerklärung RUS-Sanktionen (Vordruck 5).
(Die Abfrage der Eignung der Berufsausübung unter der Bezeichnung "Eintragung in das Handelsregister ist dem Umstand geschuldet, dass die Vergabeplattform bestimmte Kriterien zur Auswahl vorgibt.)

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:
1. Angabe der verwalteten Versicherungsverträge in den letzten drei Geschäftsjahren; Eigenerklärung (Vordruck 4).
2. Nachweis über das Rating einer anerkannten Ratingagentur. Der Bieter hat einen Nachweis über das Rating einer anerkannten Ratingagentur im Bereich Long Term als sichere Anlage vorzulegen. Das Rating muss durchgängig über die letzten fünf Jahre (2021–2025) im Bereich „A“ (einschließlich aller Abstufungen innerhalb dieser Bewertung) oder vergleichbar gelegen haben. Für jedes der fünf Jahre muss ein Rating im Bereich „A“ oder vergleichbar nachgewiesen werden. Die Nachweise sind dem Angebot beizufügen.
3. BAFin Stresstest: Der Bieter muss den letzten Stresstest der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) oder einen vergleichbaren Test einer europäischen Aufsichtsbehörde zum letzten Stichtag in allen Szenarien bestanden haben oder vom Stresstest befreit sein. Nachweis: Eigenerklärung (Vordruck 4).

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit: Referenzen bAV Gruppenverträge
Das Unternehmen muss über eine durch entsprechende Erfahrungen (Referenzen) nachgewiesene hinreichende berufliche Leistungsfähigkeit hinsichtlich der Durchführung betrieblicher Altersversorgung im Durchführungsweg Direktversicherung im Rahmen von Gruppenverträgen verfügen.
Als Nachweis haben Bieter eine ausgefüllte Referenzliste (Vordruck 7) mit dem Angebot einzureichen. Dadurch werden dem Auftraggeber Referenzen über früher ausgeführte Projekte in Form einer Liste der in den letzten drei Jahren erbrachten wesentlichen vergleichbaren Dienstleistungen mit stichwortartiger Beschreibung und Angabe der Projektmerkmale bereitgestellt.
Als Mindestanforderung (Ausschlusskriterien) hins. der Referenzen gelten folgende Bedingungen:
Der Bieter hat mit dem Angebot mindestens drei Referenzen über vergleichbare Dienstleistungen vorzulegen. Jede dieser Referenzen muss in den letzten drei Jahren vor Ablauf der Angebotsfrist erbracht worden sein oder noch erbracht werden und eine Laufzeit von mindestens 12 Monaten aufweisen.
Mindestens eine der drei Referenzen muss die Durchführung einer betrieblichen Altersversorgung im Durchführungsweg Direktversicherung im Rahmen eines Gruppenvertrags betreffen und dabei einen Gruppenvertrag mit mindestens 100 versicherten Personen umfassen (qualifizierte Referenz). Maßgeblich ist die höchste Zahl der im Rahmen dieses Gruppenvertrags gleichzeitig versicherten Personen.
Die vorstehenden Anforderungen sind Mindestbedingungen. Erfüllt ein Bieter sie nicht, wird er als ungeeignet vom Verfahren ausgeschlossen.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Besondere Bedingungen für die Auftragsausführung: 1. Mindestlohn: Öffentliche Aufträge vergibt die FBG unter Beachtung des Bremischen Tariftreue- und Vergabegesetzes (BremTtVG). Gemäß § 9 BremTtVG werden öffentliche Aufträge über Dienstleistungen nur an solche Unternehmen vergeben, die sich bei der Angebotsabgabe schriftlich dazu verpflichten, ihren Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern bei der Ausführung der Leistung ein tätigkeitsspezifisches Mindestentgelt, einschließlich Überstundenzuschläge, zu bezahlen(ab 1. Januar 2027: 15,17 EUR (brutto) pro Stunde). Soweit Leistungen auf Nachunternehmer übertragen werden, hat der Auftragnehmer den Nachunternehmern die Pflicht zur Zahlung des Mindestentgelts aufzuerlegen. Auf bevorzugte Bieter gemäß § 141 Satz 1 und § 143 des Neunten Buches Sozialgesetzbuch finden die vorstehenden Anforderungen keine Anwendung. 2. Weitere Ausführungsbedingungen siehe "Zusätzliche Angaben"

Zusätzliche Informationen

Die Laufzeit der Rahmenvereinbarung beträgt acht Jahre ab Zuschlagserteilung (§ 21 Abs. 6 VgV) mit der Option einer vierjährigen Verlängerung (einmalig), abzurufen durch die Auftraggeberin. Die Laufzeit der auf Grundlage der Rahmenvereinbarung abgeschlossenen individuellen Entgeltumwandlungsvereinbarungen (Einzelverträge) wird hiervon nicht berührt. Nach Beendigung der Rahmenvereinbarung werden bestehende Einzelverträge vom Auftragnehmer unverändert fortgeführt und betreut. Die geschätzte Höchstmenge der Einzelabrufe aus der Rahmenvereinbarung beträgt 250 Einzelabrufe. Der Auftraggeber schätzt die jährlichen bAV-berechtigten Beschäftigten auf durchschnittlich 110 Personen in den nächsten acht Jahren, beginnend 2027. Der voraussichtliche Leistungsbeginn ist der 1. Januar 2027. Der Leistungsbeginn steht unter dem Vorbehalt der Zustimmung des Betriebsrats und des Abschlusses der entsprechenden Betriebsvereinbarung über die betriebliche Altersversorgung.
Näheres zum Leistungsumfang, den Produktanforderungen und den Bedingungen an die Versicherungsgesellschaft ergibt sich aus dem Pflichtenheft Betriebliche Altersversorgung (Anlage 2).

Als Mindestanforderungen an das Angebot gelten die folgenden Bedingungen. Angebote, die diese Mindestanforderungen nicht erfüllen, werden von der Wertung ausgeschlossen:
(1) Das angebotene Versicherungsprodukt muss eine Garantieleistung mindestens in Höhe der eingezahlten Beiträge vorsehen. Kapitalmarktorientierte oder fondsgebundene Anlagekonzepte ohne Beitragsgarantie sind nicht zugelassen. Maßgeblich sind die auf die Altersversorgung entfallenden Beiträge; auf den BUZV-Baustein entfallende Risikobeiträge bleiben unberücksichtigt.
(2) Das Angebot muss die oben sowie im Pflichtenheft (Anlage 2) beschriebene Tarifstruktur (Basic-Tarif und Individual-Tarif) abbilden.
(3) Die ebenfalls anzubietende Berufsunfähigkeits-Zusatzversicherung (BUZV) muss ohne Gesundheitsprüfung oder mit lediglich vereinfachter Gesundheitsprüfung abgeschlossen werden können. Eine vereinfachte Gesundheitsprüfung liegt vor, wenn höchstens fünf Gesundheitsfragen gestellt werden und sich diese Fragen auf einen Zeitraum von höchstens fünf Jahren vor Antragstellung beziehen. Beide Anforderungen müssen kumulativ erfüllt sein. Angebote, die für den Abschluss der BUZV mehr als fünf Gesundheitsfragen oder einen Abfragezeitraum von mehr als fünf Jahren vorsehen, erfüllen diese Mindestanforderung nicht.
(4) Die BUZV muss die Berufsunfähigkeitsrente ab einem Grad der Berufsunfähigkeit von 50 % leisten und einen Verzicht auf die abstrakte Verweisung vorsehen. Angebote, die die Rente erst ab einem höheren Grad der Berufsunfähigkeit leisten oder einen Verzicht auf die abstrakte Verweisung nicht vorsehen, erfüllen diese Mindestanforderung nicht.
(5) Die BUZV muss neben der Berufsunfähigkeitsrente eine Beitragsfreistellung ab einem Grad der Berufsunfähigkeit von 50 % vorsehen. Für die Dauer der anerkannten Berufsunfähigkeit entfällt die Pflicht zur Zahlung der Beiträge für den BUZV-Baustein; der BUZV-Schutz ist ohne Minderung der vereinbarten Berufsunfähigkeitsrente beitragsfrei fortzuführen. Eine Beitragsfreistellung des Altersversorgungsbausteins wird nicht gefordert; weitergehende Angebote sind zulässig. Angebote, die eine Beitragsfreistellung des BUZV-Bausteins nicht, erst ab einem höheren Grad der Berufsunfähigkeit oder nur gegen Minderung der vereinbarten Berufsunfähigkeitsrente vorsehen, erfüllen diese Mindestanforderung nicht.
(6) Der Auftragnehmer hat eine feste Ansprechperson für die FBG und ihre Beschäftigten zu benennen und deren persönliche Erreichbarkeit sicherzustellen. Die Beratung hat persönlich und nicht ausschließlich per Videokonferenz zu erfolgen. Die Beratung bei der Ersteinführung hat bei der FBG stattzufinden; die laufende Betreuung kann bei der FBG oder in einem Büro, einer Niederlassung oder einem sonstigen geeigneten Raum stattfinden, der nicht weiter als 50 Kilometer vom Sitz der FBG entfernt ist. Diese Anforderung bestimmt den Ort der Leistungserbringung; die Entfernung des Unternehmenssitzes des Bieters vom Sitz der FBG wird nicht gewertet. Angebote, die diese Mindestanforderung nicht erfüllen, werden von der Wertung ausgeschlossen.

2. Weitere Ausführungsbedingungen
a) Verwaltung / geringer Aufwand Personalabteilung
Der Auftragnehmer hat die Verwaltung der betrieblichen Altersversorgung so auszugestalten, dass der Verwaltungsaufwand für die Personalabteilung der FBG möglichst gering gehalten wird. Gefordert sind insbesondere:
(1) Eine digitale Verwaltungsplattform (Webportal oder Software), über die die Personalabteilung der FBG An- und Abmeldungen, Beitragsänderungen und Stammdatenpflege der versicherten Beschäftigten eigenständig vornehmen kann.
(2) Eine Schnittstelle zur Lohnabrechnung der FBG, über die die monatlichen Entgeltumwandlungsbeträge und Arbeitgeberzuschüsse automatisiert übermittelt werden können. Die FBG verwendet das Abrechnungssystem SAGE.
(3) Standardisierte Meldeprozesse für den Eintritt, Austritt und die Veränderung von Versicherungsverhältnissen.
(4) Ein fester Ansprechpartner beim Auftragnehmer für administrative Fragen der Personalabteilung.
Die Abwicklung der Entgeltumwandlung erfolgt über die Entgeltabrechnung der FBG.
Die Implementierung und der laufende Betrieb der vom Auftragnehmer zur Verfügung zu stellenden Infrastruktur werden nicht besonders entgolten.
b) Ethikstandards / Kapitalanlagerichtlinie
Die im Rahmen der betrieblichen Altersversorgung verwalteten Einzahlungssummen dürfen nicht in Finanzinstrumente oder Fonds investiert werden, die gegen grundlegende ethische und menschenrechtliche Prinzipien verstoßen. Dies schließt insbesondere Investitionen in Unternehmen oder Projekte ein, die in menschenrechtsverletzende Praktiken involviert sind, in Konfliktgebiete oder Kriegsführungen finanzielle Unterstützung leisten oder die Umwelt nachhaltig schädigen. Die Kapitalanlagen der bAV müssen in Übereinstimmung mit den Werten des Unternehmens und den gesellschaftlichen Normen stehen. Der Auftragnehmer hat auf Aufforderung des Auftraggebers nachzuweisen, dass er die Grundsätze der Vereinten Nationen für verantwortungsvolles Investieren (UN Principles for Responsible Investment – UN PRI) einhält oder ein gleichwertiges anerkanntes Nachhaltigkeitsrahmenwerk anwendet.
c) Sprache: C1 GER
Das für die persönliche Beratung der FBG und ihrer Beschäftigten eingesetzte Personal muss die deutsche Sprache auf dem Niveau C1 des Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmens für Sprachen (GER) in Wort und Schrift beherrschen.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

(1) Etwaige Vergabeverstöße muss der Bewerber/Bieter gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB innerhalb von 10 Tagen nach Kenntnisnahme rügen.
(2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 2 GWB spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Abgabe der Bewerbung oder der Angebote gegenüber dem Auftraggeber zu rügen.
(3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 3 GWB spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbungs- oder Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen.
(4) Ein Vergabenachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB innerhalb von 15 Kalendertagen nach der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der Vergabekammer einzureichen.
(5) Der Antrag ist unzulässig, soweit ein offensichtlicher Missbrauch des Antrags- oder Beschwerderechts gemäß § 180 Absatz 2 vorliegt.