Rahmenvereinbarung Eventagentur

Kurze Beschreibung

Im Rahmen der Kommunikation zur Stadtmarke Berlin sowie angelehnten Projekten sollen durch Event-Marketing Menschen von Berlin und seinen mannigfaltigen Facetten begeistert werden, Plattformen für Informationsaustausch und Netzwerkmöglichkeiten für Unternehmen auf Entscheider Ebene geschaffen werden.

Beschreibung der Beschaffung

- Konzeption, Planung und Durchführung von Veranstaltungen aller Art (live, digital, hybrid) regional, national und international, inkl. Technischer Projektleitung
- Technische Planung und Umsetzung von Veranstaltungsformaten regional, national und international (inkl. Projektleitung), dazugehörige Erstellung von Produktions- und Lieferplänen inklusive Erfassung von Logistikvorgängen Dritter (z.B. Anlieferungstermine)
- sämtliche Vorplanungen, notwendige Meetings, Absprachen mit Auftraggeberin und externen Partnern,
- Absprachen, Briefing und Koordination aller Gewerke, die für die Veranstaltung beauftragt sind
- Genehmigungsverfahren (z.B. Bauaufsicht, Straßenverkehrsbehörde, Umweltamt, Tiefbauamt, Polizei, Feuerwehr)
- Einkauf / Miete von Veranstaltungsmaterialien wie beispielsweise Möblierung, Geschirr, Veranstaltungstechnik, Zelte, Foodtrucks, Raummiete sowie aller notwendigen Lizenzen
-Buchung von Veranstaltungslocations
- Sonderanfertigungen im Rahmen des technischen Aufbaus oder von (interaktiven) Aktionen für die Gäste, beispielsweise Messebauten, Bühnenrückwände, Logos im 3D-Effekt, Branding von Spezialbauten (Tribünen, Treppen o. ä.), Bühnenbau
- Recherche und Beauftragung Catering in Absprache mit Auftraggeberin und unter Berücksichtigung der Wirtschaftlichkeit
- Recherche und Buchung von Personal, bspw. Hostessen, Messebauern, Veranstaltungsfotografen, Einlass-Helfer, Security, Platzanweiser, und weiterer Dienstleister
- Recherche und Buchung von Künstlern in Absprache mit Auftraggeberin und unter Berücksichtigung der Wirtschaftlichkeit, z.B. Musiker, Bildende Künstler, Performance Artists, Graphic Recording Artists, etc.
- Abschließen von entsprechenden Versicherungen
- Miete, Produktion oder Beauftragung von Exponaten (Exponate für Events; Kosten für bspw. Miete und Reisekosten)
- Einladungs- und Einlassmanagement
- Notwendige logistische Maßnahmen zur Realisierung der Veranstaltungen
- Vorort-Besichtigungen, Grundriss- / Standplanung, Beschilderungen
- Bedarfsermittlung Strom, Wasser und sonstige technische Ausstattung und Koordination / Beschaffung
- Programmierung/Anpassung von entsprechenden digitalen Tools zur Datenabfrage und logistischer Vorbereitung der Veranstaltung (z.B. Online-Service-Portal Berliner Hoffest)
- Lizenzkosten für etwaige Webseiten-Dienste, die im Rahmen einer Veranstaltungsabwicklung in Anspruch genommen werden.
- Bei Bedarf Erstellen von Konzepten z.B. Berücksichtigung von Nachhaltigkeitsaspekten, Vorkehrungen bei Pandemie o.ä.
- Die vorgenannten Leistungen sind nicht abschließend benannt, da diese auf Basis der aktuellen Rahmenbedingungen definiert sind. Unvorhersehbare Entwicklungen (technische Weiterentwicklungen, äußere Umstände wie Pandemie etc.) können Anpassungen der Leistungen erfordern. Diese Anpassungen können nur so weit vorgenommen und abgerufen werden, sofern sie in einem engen Sachzusammenhang mit den bereits beschriebenen Leistungsteilen stehen.
- Vor jeglicher Beauftragung, der genannten Leistungen hat der Dienstleister der Auftraggeberin ein Angebot vorzulegen und die Zustimmung zur Beauftragung/Abruf der Leistungen einzuholen.

Beschreibung der Verlängerungen

Es wird beabsichtigt, einen Vertrag für nachfolgenden Zeitraum abzuschließen:
- Vertragsbeginn: 01.02.2024 (voraussichtlich)
- Vertragsende: 31.01.2025
Die Vertragslaufzeit beginnt voraussichtlich am 01.02.2024, und beläuft sich dann auf einen festen Zeitraum von 12 Monaten. Der Vertrag verlängert sich automatisch dreimalig um jeweils weitere 12 Monate, wenn nicht 3 Monate vor Ablauf der jeweiligen Vertragslaufzeit schriftlich gekündigt wird.
Der Vertrag endet jedoch spätestens:
A) zum 31.01.2028 oder
B) nach Erreichen der budgetären maximalen Obergrenze i.H.v. 6.000.000,00 Euro (netto) insgesamt.
Wichtiger Hinweis: Die angegebenen Fristen verlängern sich bei verfahrensbedingten Verzögerungen entsprechend.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:
Der Bieter hat nachzuweisen, dass eine zum Zeitpunkt des Fristendes für den Eingang des Angebots aufrechte Betriebshaftpflichtversicherung mit folgenden Deckungssummen besteht, bzw. dass eine solche Betriebshaftpflichtversicherung durch eine Versicherung in Deckung genommen wird:
- für Personen, Sach- und Vermögensschäden: mindestens EUR 3.000.000,--
sofern gesetzlich keine höheren Deckungssummen vorgeschrieben sind.
Die Begrenzung der Gesamtleistungen für alle Versicherungsleistungen eines Versicherungsjahres darf nicht geringer sein als das Doppelte der oben angeführten Deckungssummen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

a) Mindestanforderungen an Unternehmensreferenzen
Zum Nachweis der Eignung hat der Bieter mit Angebotslegung drei Unternehmensreferenzen im Bereich "Event-Produktion" die mit dem gegenständlichen Auftrag vergleichbar ist/sind, nachzuweisen. Die Referenzen sollen je ein Live-Format, ein digitales Format oder eine Hybrid-Veranstaltung und eine Live-Veranstaltung (mit mind. 1000 Gästen) aufweisen.
Als vergleichbar gilt ein Auftrag, wenn folgende Parameter (kumulative Mindestanforderungen) erfüllt sind:
(1) Konzeption, Projektmanagement des Events
(2) technische Planung und Durchführung und
(3) Zusammenarbeit mit weiteren Partnern (bspw. Künstleragenturen, Catering-Unternehmen etc.).
(4) Aus den letzten drei Jahren, gerechnet ab dem Zeitpunkt der Auftragsbekanntmachung dieses Vergabeverfahrens
Hinweis: Der Bieter hat die Unternehmensreferenzen durch vollständiges Auffüllen der Beilage "Unternehmensreferenzen" nachzuweisen.
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b) Unternehmensprofil
Der Bieter hat mit dem Angebot ein aussagekräftiges Unternehmensprofil mit max. 2 Seiten und folgendem Inhalt einzureichen:
- Unternehmensportrait (z.B. Gründungsjahr, Team, Leistungsportfolio)
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c) Mindestanforderung Schlüsselpersonal
- Projektleiter
Die Auftraggeberin legt besonderen Wert auf enge Zusammenarbeit im direkten Dialog und flexible und zeitnahe Umsetzbarkeit etwaiger sich im Projektverlauf herausstellender organisatorischer Änderungsnotwendigkeiten. Der Auftragnehmer hat deshalb den namhaft gemachten Projektleiter, der für alle Angelegenheiten der Auftragsdurchführung verantwortlich und mit Personalhoheit für seinen Mitarbeiterstab ausgestattet ist, als gesamtverantwortlichen Ansprechpartner für die Auftraggeberin bereit zu stellen.
Der Projektleiter ist für die operative Planung und Steuerung des Gesamtprojekts verantwortlich, einschließlich der Koordination aller Teilleistungen. In diesem Zusammenhang trägt er die Verantwortung für das Erreichen von Sach-, Termin- und Kostenzielen im Rahmen der Projektdurchführung. Im Bereich der Planung legt er Ziele sowie benötigte Ressourcen für deren Erreichung fest. Dazu muss er hinreichend befähigt sein, sämtliche das Projekt betreffende Entscheidungen für den Bieter vorzunehmen. Der Projektleiter übernimmt alle Abstimmungen mit der Auftraggeberin sowie die Abwicklungsmodalitäten.
Der Projektleiter muss:
(1) die deutsche Sprache in Wort und Schrift so gut beherrschen, dass eine unbeeinträchtigte Kommunikation mit den Mitarbeitern der Auftraggeberin gewährleistet ist;
(2) zumindest 5 Jahre Berufserfahrung im Bereich Veranstaltungsproduktion oder -management aufweisen;
(3) nachweisen, das er bereits erfolgreich an drei Projekten, die die Anforderungen für Unternehmensreferenzen erfüllen, mitgearbeitet hat.
Hinweis: Der Bieter hat die Qualifikation des Schlüsselpersonals durch das vollständige Ausfüllen der Beilage "Schlüsselpersonal" nachzuweisen!
- Projektleiter-Stellvertreter
Der Bieter hat einen Projektleiter-Stellvertreter zu benennen, der den Projektleiter im Falle einer Verhinderung zu jedem beliebigen Zeitpunkt vollumfänglich vertreten kann.
Der Projektleiter-Stellvertreter muss:
(1) die deutsche Sprache in Wort und Schrift so gut beherrschen, dass eine unbeeinträchtigte Kommunikation mit den Mitarbeitern der Auftraggeberin gewährleistet ist;
(2) zumindest fünf Jahre Berufserfahrung im Bereich Veranstaltungsproduktion oder -management aufweisen;
(3) nachweisen, dass er bereits erfolgreich an drei Projekten, die die Anforderungen für Unternehmensreferenzen erfüllen, mitgearbeitet hat.
Hinweis: Der Bieter hat die Qualifikation des Schlüsselpersonals durch das vollständige Ausfüllen der Beilage "Schlüsselpersonal" nachzuweisen!

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

a) Mindestanforderungen an Unternehmensreferenzen
Zum Nachweis der Eignung hat der Bieter mit Angebotslegung drei Unternehmensreferenzen im Bereich "Event-Produktion" die mit dem gegenständlichen Auftrag vergleichbar ist/sind, nachzuweisen. Die Referenzen sollen je ein Live-Format, ein digitales Format oder eine Hybrid-Veranstaltung und eine Live-Veranstaltung (mit mind. 1000 Gästen) aufweisen.
Als vergleichbar gilt ein Auftrag, wenn folgende Parameter (kumulative Mindestanforderungen) erfüllt sind:
(1) Konzeption, Projektmanagement des Events
(2) technische Planung und Durchführung und
(3) Zusammenarbeit mit weiteren Partnern (bspw. Künstleragenturen, Catering-Unternehmen etc.).
(4) Aus den letzten drei Jahren, gerechnet ab dem Zeitpunkt der Auftragsbekanntmachung dieses Vergabeverfahrens
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b) Mindestanforderung Schlüsselpersonal
- Projektleiter
Der Projektleiter muss:
(1) die deutsche Sprache in Wort und Schrift so gut beherrschen, dass eine unbeeinträchtigte Kommunikation mit den Mitarbeitern der Auftraggeberin gewährleistet ist;
(2) zumindest 5 Jahre Berufserfahrung im Bereich Veranstaltungsproduktion oder -management aufweisen;
(3) nachweisen, das er bereits erfolgreich an drei Projekten, die die Anforderungen für Unternehmensreferenzen erfüllen, mitgearbeitet hat.
- Projektleiter-Stellvertreter
Der Bieter hat einen Projektleiter-Stellvertreter zu benennen, der den Projektleiter im Falle einer Verhinderung zu jedem beliebigen Zeitpunkt vollumfänglich vertreten kann.
Der Projektleiter-Stellvertreter muss:
(1) die deutsche Sprache in Wort und Schrift so gut beherrschen, dass eine unbeeinträchtigte Kommunikation mit den Mitarbeitern der Auftraggeberin gewährleistet ist;
(2) zumindest fünf Jahre Berufserfahrung im Bereich Veranstaltungsproduktion oder -management aufweisen;
(3) nachweisen, dass er bereits erfolgreich an drei Projekten, die die Anforderungen für Unternehmensreferenzen erfüllen, mitgearbeitet hat.

1. Anlagen, die beim Bieter verbleiben und im Vergabeverfahren zu beachten sind:
- Bewerbungs- bzw. Teilnahmebedingungen
- Informationsschreiben nach DSGVO
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2. Anlagen, die beim Bieter verbleiben und Vertragsbestandteil werden:
- Leistungsbeschreibung,
- Bieterfragenbeantwortung,
- Zusätzliche Vertragsbedingungen der Berlin Partner für Wirtschaft und Technologie GmbH,
- Allgemeine Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen (VOL/B),
- Auftragsverarbeitungsvereinbarung,
- Angebot, Aufforderung und Auftragserteilung,
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3. Anlagen, die soweit erforderlich, ausgefüllt mit dem Angebot einzureichen sind:
- Bietererklärung
- Erklärung zur Eignung
- Erklärung gemäß Frauenförderverordnung (notwendig ab 25.000 EUR netto)
- Unternehmensreferenz(en)
- Angaben zum Schlüsselpersonal
- Preisblatt (*)
- Nachunternehmererklärung und Nachunternehmerverzeichnis
- Bietergemeinschaftserklärung
- Patronatserklärung
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4. Zusätzlich durch den Bieter beizubringende Unterlagen:
- Unternehmensprofil
- Betriebshaftpflichtversicherung
- Arbeitsproben (4 Stück)
Bekanntmachungs-ID: CXP4Y6W6P81

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Sieht sich ein am Auftrag interessiertes Unternehmen durch die Nichtbeachtung von Vergabevorschriften in seinen Rechten verletzt, ist der Verstoß innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gegenüber der Auftraggeberin zu rügen. Verstöße, die aufgrund der Bekanntmachung oder der Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen bis spätestens bis zu der in der Bekanntmachung gesetzten Frist zur Bewerbung oder Angebotsabgabe gegenüber der Auftraggeberin gerügt werden. Ein Nachprüfungsantrag ist innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung der Auftraggeberin, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der zuständigen Vergabekammer zu stellen.
Setzt sich die Auftraggeberin über die Unwirksamkeit eines geschlossenen Vertrages hinweg, indem sie die Informations- und Wartepflicht missachtet oder ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, kann die Unwirksamkeit nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch die öffentliche Auftraggeberin über den Abschluss des Vertrages, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat die Auftraggeberin die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet
die Frist 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.