Rahmenvereinbarung mit einem Vertragspartner/einer Vertragspartnerin über die konzeptionelle, kreative und organisatorische Unterstützung der Öffentlichkeitsarbeit des Sächsischen Staatsministerium

Titel

Rahmenvereinbarung mit einem Vertragspartner/einer Vertragspartnerin über die konzeptionelle, kreative und organisatorische Unterstützung der Öffentlichkeitsarbeit des Sächsischen Staatsministerium
SMEKUL-PR-ÖA-012/2023

Kurze Beschreibung

Gegenstand der Rahmenvereinbarung ist die Konzeption, Planung, Gestaltung, Herstellung und Lieferung von:
- Veröffentlichungen und Anzeigen,
- Ausstellungssystemen und -elementen,
- Multimedialeistungen inkl. digitaler Medien (z.B. Kurzfilme, Animationen und Share-pics) für Internetauftritt und Social-Media-Kanäle sowie
- Werbemitteln.
Darüber hinaus umfasst die Rahmenvereinbarung die Organisation, Durchführung und ggf. Nachbereitung von:
- Messeauftritten und
- Veranstaltungen
sowie sonstige Dienstleistungen, Analysen und Bewertungen mit Bezug zu den vorgenannten Leistungsbestandteilen.

Beschreibung der Beschaffung

Planung, Gestaltung und Herstellung von Veröffentlichungen und Anzeigen
Die vom AN zu erbringenden Leistungen für Veröffentlichungen umfassen insbesondere:
- die Gestaltung des Mediums (z. B. Flyer, Broschüre, Postkarte, Bericht),
- die Recherche und Beschaffung von Bildmaterial und den Erwerb der dazugehörigen Nutzungsrechte,
- die Erstellung von Bildlisten (Übersicht über alle verwendeten Bilder mit Bildquellen und evtl. Kosten),
- die Entwicklung und Erstellung von Grafiken/Illustrationen zur Veranschaulichung der fachlichen Inhalte,
- ggf. die Bearbeitung von Texten auf Basis der Vorgaben des AG,
- die orthografische und grammatikalische Prüfung der Texte,
- die Herstellung und Lieferung der beauftragten Druckerzeugnisse und/oder der digita-len Daten.
Bei einem Druck von Veröffentlichungen ist umweltfreundliches Druckpapier zu benutzen. Ein entsprechender Nachweis über das Umweltsiegel ist beizufügen.
Für die Papiere der Klasse Umweltschutzpapiere gelten folgende Mindestanforderungen:
- Das Papier muss aus 100% Altpapier bestehen.
- Das Papier muss ohne den Einsatz von Glyoxal und optischer Aufheller oder Bleich-mittel hergestellt sein.
- Eine Alterungsbeständigkeit nach DIN 6738 LDK 25-85 ist gegeben.
Bei den verwendeten Produkten (Siegel: Blauer Engel, Nordic Ecolabel, EU Ecolabel, FSC oder andere gleichwertige Siegel) wird davon ausgegangen, dass sie die Umweltkriterien er-füllen. Ausnahmen sind zu begründen. Andere Gütezeichen, die gleichwertige Anforderungen an die Leistung stellen, werden ebenfalls akzeptiert. Sofern ein Unternehmen aus Gründen, die ihm nicht zugerechnet werden können, nachweislich keine Möglichkeit hat, eines der o.g. oder ein gleichwertiges Gütezeichen zu erlangen, werden auch andere geeignete Belege ak-zeptiert, mit denen das Unternehmen nachweist, dass die zu erbringende Leistung die oben genannten Anforderungen erfüllt.
Im Rahmen der Abrechnung der Leistung ist eine CO2-Bilanz der erbrachten Leistung als Grundlage für entsprechende Kompensationsmaßnahmen zu übermitteln oder diese in Ab-sprache mit dem AG direkt zu kompensieren.
Die vom AN zu erbringenden Leistungen für Anzeigen umfassen insbesondere:
- die Konzeption, Mediaplanung und Buchung der Anzeigen,
- die Recherche und Beschaffung von Bildmaterial und den Erwerb der dazugehörigen Nutzungsrechte,
- die Gestaltung und Reinzeichnung der Anzeige im jeweiligen Format nach den ent-sprechenden Gestaltungsvorgaben des AG,
- die Lieferung der Druckunterlagen.
Geschätztes Auftragsvolumen pro Jahr: ca. 450.000 EUR (netto)
Als unverbindliche Kalkulationsgrundlage aufgrund von Erfahrungswerten aus den Vorjahren sind ca. 5 Flyer, 20 Broschüren, 10 Anzeigen und 15 sonstige Printmedien wie beispielsweise Postkarten, Kalender, Plakate als Leistungsumfang pro Jahr anzunehmen.
Konzeption, Planung, Gestaltung und Herstellung von Ausstellungssystemen und -elementen
Die vom AN zu erbringenden Leistungen umfassen insbesondere:
- die Konzeption und Gestaltung von Ausstellungssystemen und -elementen,
- die Vorbereitung und Begleitung der Produktion,
- die Recherche und Beschaffung von Bildmaterial und den Erwerb der dazugehörigen Nutzungsrechte,
- die Erstellung einer Bildliste (Übersicht über alle verwendeten Bilder mit Bildquellen und evtl. Kosten),
- die Herstellung und Lieferung,
- die Durchführung evtl. notwendig werdender Reparaturleistungen an den Ausstel-lungssystemen nach vorheriger Absprache mit dem AG.
Geschätztes Auftragsvolumen pro Jahr: ca. 40.000 EUR (netto)
Als unverbindliche Kalkulationsgrundlage aufgrund von Erfahrungswerten aus den Vorjahren sind ca. 5 Ausstellungssysteme pro Jahr anzunehmen. Dies können z. B. Ausstellungswände, interaktive Präsentationen mit eingebauten Filmsequenzen, Modelle, Rollups, Schaubilder, Infoständer o. ä. sein.
Konzeption, Planung, Gestaltung und Umsetzung von Multimedialeistungen inkl. digitaler Medien (z.B. Kurzfilme, Animationen und Grafiken bzw. Sharepics) für Webseiten, Portale, und Social-Media-Kanäle.
Die zu erbringenden Leistungen umfassen insbesondere
- die Konzeption und Gestaltung,
- die Beschaffung von Bild- und Tonmaterial und den Erwerb erforderlicher Nutzungs-rechte und Lizenzen,
- die Erstellung einer Medienliste (Übersicht über alle verwendeten Medien mit Quellen-angabe und evtl. Kosten),
- die zielgruppen- und mediengenaue Überarbeitung von Inhalten
- Social-Media-Mediaplanung inkl. Umsetzung zielgruppengenauer Sponsored Posts
- die Lieferung des Produktes nach fachlichen Vorgaben des AG.
Geschätztes Auftragsvolumen pro Jahr: ca. 150.000 EUR (netto)
Als unverbindliche Kalkulationsgrundlage aufgrund von Erfahrungswerten aus den Vorjahren sind ca. 12 Einzelmaßnahmen als Leistungsumfang pro Jahr anzunehmen. Dies können bei-spielsweise die Entwicklung und Gestaltung einer Internetseite, einer Online-Anzeige (Ban-ner), eines Filmes, einer App und/oder einer PowerPoint-Präsentation oder Radiowerbung sein (z. B. Energieland Sachsen - gemeinsam erneuern!)
Konzeption, Planung, Gestaltung und Herstellung von Werbemitteln
Die vom AN zu erbringenden Leistungen umfassen dabei insbesondere die:
- Ideenentwicklung und Konzeption,
- Gestaltung des Mediums,
- Beschaffung von Bildmaterial und den Erwerb der dazugehörigen Nutzungsrechte,
- Erstellung einer Bildliste (Übersicht über alle verwendeten Bilder mit Bildquellen und evtl. Kosten),
- Herstellung und Lieferung des Produktes.
Geschätztes Auftragsvolumen pro Jahr: ca. 130.000 EUR (netto)
Als unverbindliche Kalkulationsgrundlage aufgrund von Erfahrungswerten aus den Vorjahren sind ca. 12 verschiedene Werbemittel pro Jahr als Leistungsumfang anzunehmen.
Bei der Herstellung von Werbemitteln sind folgende Nachhaltigkeitskriterien zu präferieren:
- Klimaneutrale Produktion und Versand,
- Verwendung von Recyclingmaterial oder nachwachsenden Rohstoffen,
- hohe Lebensdauer und
- hergestellt in Deutschland/Europa.
Organisation, Durchführung und Nachbereitung von Messeauftritten und Veran-staltungen
Im Einzelnen sind dabei insbesondere folgende Leistungen zu erbringen:
a) Vorbereitung:
- organisatorische Planung nach Vorgaben des AG (z. B. Akquise von speziellen Räum-lichkeiten, Technik, Catering, Dekoration, Ausschilderung - inkl. Abstimmungen mit al-len Beteiligten, Vorortbegehungen),
- Bewerbung und Begleitung des Messeauftritts/der Veranstaltung (z. B. Einladung, Pla-kate, Dekorationselemente, Erstellung Informations-/Tagungsunterlagen, Gestaltung von Grafikflächen etc.),
- Organisation von Bühnenprogrammen (Beauftragung und Briefing der Moderation, Akquise und Beauftragung Künstler inkl. aller Abstimmungen, Erarbeitung detaillierter Regiepläne),
- Organisation von Veranstaltungen im Rahmen von Messeauftritten,
- Ggf. Organisation von Transport- und Aufbauleistungen (An- und Abtransport).
b) Durchführung der Veranstaltung:
- Einladungs- und Teilnehmermanagement,
- Organisatorische und ggf. technische Betreuung vor Ort (ggf. während der gesamten Messezeit),
- Foto- und Filmdienstleistungen.
c) Nachbereitung der Veranstaltung:
- Dokumentation der Veranstaltung (Text, Fotos, Tagungsband),
- Evaluierung.
Hinweis: Das SMEKUL beteiligt sich an der Internationalen Grünen Woche in Berlin. Dabei handelt es sich um die derzeit umfangreichste Veranstaltung des AG. Der Freistaat Sachsen präsentiert sich in einer Messehalle. Zu den Aufgaben des AN gehört unter anderem die Or-ganisation des Ländertages inklusive des Abendempfangs des Staatsministers (ca. 300 Teil-nehmer), die Beauftragung der Künstler, des Caterings und der Dekoration. Während der gesamten Messezeit ist eine Betreuung vor Ort personell sicherzustellen.
Als unverbindliche Kalkulationsgrundlage aufgrund von Erfahrungswerten aus den Vorjahren sind insgesamt ca. 18 Veranstaltungen und 2 Messeauftritte als Leistungsumfang pro Jahr anzunehmen. Voraussichtliches geschätztes Auftragsvolumen: ca. 450.000 EUR (netto) pro Jahr.
Hinweis: Veranstaltungen, die internen Charakter haben oder nur organisatorische und keine Kreativleistungen benötigen, fallen nicht unter diese Rahmenvereinbarung.
Sonstige Leistungen
Zu ausgewählten PR-Aktivitäten sind bei Bedarf Evaluierungen bzw. Wirksamkeits- und Feedbackanalysen durchzuführen.
Zusätzlich werden Quartalsgespräche zwischen AG und AN durchgeführt. Sie dienen zur Abstimmung von grundsätzlichen Angelegenheiten und der Jahresplanung.

Beschreibung der Verlängerungen

Die Rahmenvereinbarung beginnt mit dem Datum der Zuschlagserteilung, frühestens jedoch zum 1. Februar 2024 und hat eine Laufzeit von einem Jahr. Diese Rahmenvereinbarung verlängert sich danach jeweils um ein weiteres Jahr, wenn sie nicht drei Monate vor Ablauf der Laufzeit von einer Partei in Textform gem. §126 b BGB gekündigt wird. Die maximale Gesamtlaufzeit beträgt vier Jahre, die Rahmenverein-barung endet somit spätestens am 31. Januar 2028

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Erforderliche Erklärungen und Nachweise des Bieters oder der Mitglieder der Bietergemeinschaft:
Erklärung zu unternehmensbezogenen Angaben
- Kurzvorstellung des Unternehmens" mit Voraussetzung eines Jahresumsatzes in Höhe von mindestens 700.000 EUR im Tätigkeitsbereich der Rahmenvereinbarung in den letzten drei Geschäftsjahren (Anlage 12)
- Erklärung zur Beteiligung russischer Unternehmen (Anlage 8)
-Erklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB i.V.m. § 42 VgV sowie ggf. zur Selbstreinigung nach § 125 GWB sowie Erklärung im Zusammenhang mit dem Ausschluss von der Vergabe öffentlicher Aufträge nach § 21 des Gesetzes über zwingende Arbeitsbedingungen für grenzüberschreitend entsandte und für regelmäßig im Inland beschäftigte Arbeitnehmer; § 19 des Gesetzes zur Regelung eines allgemeinen Mindestlohns; 98c des Gesetzes über den Aufenthalt, die Erwerbstätigkeit und die Integration von Ausländern im Bundesgebiet und § 21 des Gesetzes zur Bekämpfung der Schwarzarbeit und illegalen Beschäftigung; Erklärung zum Datenschutz; Teilnehmer am Vergabeverfahren können auch Bietergemeinschaften sein (§ 43 VGV). Es gibt keine Vorgaben über die Rechtsform der Bietergemeinschaft. Mit Abgabe des Angebotes benennt die Bietergemeinschaft jeweils sämtliche Mitglieder und bezeichnet eines ihrer Mitglieder als bevollmächtigten Vertreter. Bei Angebotsabgabe ist die Erklärung der Bietergemeinschaft (falls notwendig) von allen an der Bietergemeinschaft beteiligten Unternehmen, Institutionen, Einzelpersonen zu unterzeichnen und dem Angebot beizufügen. Zum Nachweis der notwendigen Eignung und des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen sind für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft die Angaben und Erklärungen zu der Selbsterklärung zur Eignung (Anlage 3) beizufügen.
Hinsichtlich der Angaben und Erklärungen zur technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit genügt es, wenn die Bietergemeinschaft die Anforderungen insgesamt durch ihre Mitglieder erfüllt. Das vorgesehene Mitglied und der von diesem zu erfüllende Teil der Leistung sind in den Angebotsunterlagen genau zu bezeichnen.
Soweit vorgesehen sind sind vorzulegen:
- Erklärung zur Einbeziehung von Unterauftragnehmern; auf Anforderung für jeden vorgesehenen Dritten sämtliche Angaben und Erklärungen zu den in den Anlagen (7a und 7b) benannten Nachweisen sowie die Verpflichtungserklärung des Unterauftragnehmers;
- Erklärungen zur Eignungsleihe, § 47 VgV; für jeden vorgesehenen Dritten die geforderten Angaben (Anlage 7a und 7b)

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Mindestens drei Referenzen (Eigenerklärungen sind zugelassen) aus den letzten drei Jahren, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind. Durch die Referenzen sind nachzuweisen:
- Erfahrung in der Zusammenarbeit mit einer obersten und/oder oberen Bundes- oder Landesbehörde oder einer Körperschaft öffentlichen Rechts
- Erfahrung in der Bearbeitung von Aufträgen in den Themenbereichen Umwelt/Landwirtschaft/Naturschutz/Energie/Klimaschutz/Wirtschaft und
- Erfahrung in der Organisation großer Veranstaltungen (z. B. Messen, Kongresse etc.).
Für den Nachweis der Referenzen ist die Anlage 13 - Erklärung Referenzen zu nutzen. Es sind folgende Angaben zu benennen:
- Bezeichnung des Referenztitels / der Projektbezeichnung,
- Name des Auftraggebers,
- Kontaktdaten des Auftraggebers (E-Mail und / oder Telefon),
- Beschreibung des Auftragsgegenstands,
- Umsetzungszeitraum des Auftrags,
- Auftragswert des Referenzprojektes.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

§ 160 Abs. 3 GWB
Der Antrag ist unzulässig, soweit
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.
§ 135 Abs. 2 GWB
Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 kann nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.