Rahmenvereinbarung über den Abruf von Support, Pflege und Programmierleistungen für das Client-Server-System zur Hochwasservorhersage "Delft-FEWS" 2026-2030

Kurze Beschreibung

Das Landesamt für Natur, Umwelt und Klima Nordrhein-Westfalen (LANUK NRW) verfolgt unter anderem vor dem Hintergrund der EG-Hochwasserrisikomanagement-Richtlinie (EG-HWRM-RL) das Ziel, die nachteiligen Folgen während eines Hochwasserereignisses durch Maßnahmen der Informationsvorsorge zu reduzieren.
Prognosen zur Entwicklung von Abfluss- und Wasserstandverhältnissen sind dabei eine wichtige Voraussetzung für die frühzeitige Vorbereitung auf Hochwasserereignisse. Hierzu betreibt das LANUK NRW ein Hochwasservorhersagesystem mit der Software Delft-FEWS. Für das bestehende Client-Server System der Software sind regelmäßige Support und Wartungsarbeiten einschließlich Störungsbeseitigungen erforderlich. Der Betrieb von Produktiv-, Redundanz- und Testsystem für eine performante und die stabile Bereitstellung von Vorhersagen ist zu gewährleisten. Außerdem ist die Weiterentwicklung der Systeme kontinuierlich zu unterstützen.
Im Übrigen wird auf die Leistungsbeschreibung verwiesen.

Hierzu wird eine Rahmenvereinbarung mit einem Wirtschaftsteilnehmer im Rahmen eines Offenen Verfahrens gem. § 15 Abs. 1 VgV europaweit ausgeschrieben.

Beschreibung der Beschaffung

Das Landesamt für Umwelt, Natur und Klima Nordrhein-Westfalen betreibt ein Hochwasservorhersagesystem mit der Software Delft-FEWS. Für das bestehende Client-Server System der Software sind regelmäßige Support und Wartungsarbeiten einschließlich Störungsbeseitigungen erforderlich. Der Betrieb von Produktiv-, Redundanz- und Testsystem für eine performante und die stabile Bereitstellung von Vorhersagen ist zu gewährleisten. Außerdem ist die Weiterentwicklung der Systeme kontinuierlich zu unterstützen.

Der Auftragnehmer (im Folgenden "AN") bietet dem Auftraggeber (im Folgenden "AG") einen Softwaresupport durch einen deutschsprachigen Helpdesk an. Der Helpdesk registriert eingegangene (Störungs-)Meldungen und Fragen mittels Ticketsystem und kategorisiert diese in Absprache mit dem Auftraggeber nach den in der Leistungsbeschreibung differenzierten Kategorien.

Bei dem Hochwassermeldesystem handelt es sich um ein System mit hohen Anforderungen an Performance, an Hochverfügbarkeit und Ausfallsicherheit. Der AN garantiert eine Systemverfügbarkeit des Delft-FEWS-Systems beim AG von mindestens 97 % auf der Grundlage der vorhandenen Hardwareverfügbarkeit. (Bezugszeitraum: Kalendermonat). Als Nicht-Verfügbarkeit wird der Zeitraum definiert, der zwischen der Anmeldung einer Nicht-Verfügbarkeit und der Wiederherstellung des Systems liegt.
Der AN nimmt alle Nichtverfügbarkeitsmeldungen durch das Helpdesk entgegen und wird mit dem AG zusammen die Kategorie der Fehlermeldung festlegen. Diese regelt in Abhängigkeit der Schwere des Fehlers die notwendige Reaktionszeit und die Dauer bis zur Behebung des Fehlers. Die Reaktionszeiten sind der Leistungsbeschreibung zu entnehmen.

Typische allgemeine Anwenderfragen bzw. einfache inhaltliche und technische Fragen, sowie die Beratung des AG beim Einsatz des Systems müssen direkt von Mitarbeitern des Helpdesks beantwortet werden können.
Für weitergehende Fragestellungen muss für das Helpdesk bzw. den AN kurzfristig die Möglichkeit bestehen, den Hersteller der Software (Deltares) in die Lösungsfindung einbinden zu können (Second-Level-Support). Hierzu muss die Möglichkeit bestehen entsprechende Störungsmeldungen beim Hersteller der Software (Deltares) aufzugeben, beispielsweise im Rahmen des Intermediär-Status.
Das Helpdesk hat nach Anfrage des AG auch Konfigurationsarbeiten durchführen bzw. im Rahmen der Verfügbarkeitsgarantie zu testen. Der Austausch von Konfigurationen hat mittels Austauschplattform im Internet (Upload-/Downloadmöglichkeit, z.B. Gitlab) zu erfolgen, die durch den AN betrieben bzw. zur Verfügung gestellt wird.

Unter "Konfiguration" im Sinne von Konfigurationsarbeiten und Konfigurationsupdate ist zu verstehen, dass der AN fachliche Einstellungen der Datenprozesse und -darstellungen (fortgeschriebene Geodaten, zusätzliche/geänderte Eingangsdaten, z.B. met. Vorhersagen oder Messstationen, sowie modifizierte Ergebnisaussagen und -grafiken, etc.) in der FEWS-Anwendung des LANUK aktualisiert und implementiert bzw. zur Implementierung bereitstellt.

Lieferung von neuen Softwareversionen, die wie folgt unterschieden werden:
Support-Release, Unterhalts-Release und Neu-Release.

Support-Releases werden je nach Bedarf im Rahmen der Verfügbarkeitsgarantie durchgeführt. Unterhalts- und Neu-Releases sind zusammenzufassen und einmal jährlich auszuliefern. Die darin enthaltenen Arbeiten umfassen einen ausführlichen Test der bestehenden Funktionalitäten des Systems in der neuen Softwareversion.

Konfigurationsupdates finden im Rahmen von Unterstützungsanfragen gemäß Ziffer 2 der Leistungsbeschreibung statt und werden ggf. mit dem im vorherigen Abschnitt definierten Unterhalts- / Neu-Release kombiniert.

Weitere Erläuterungen zum Aufgabenbereich "Unterstützungsanfragen" sind der Leistungsbeschreibung zu entnehmen.

Evtl. Einweisungen/Schulungen des AG in das Vorhersagesystem sind durch den AN in der Regel im Rahmen von Online-Schulungen durchzuführen. Optional könnten Vor-Ort-Schulungen möglich sein.

Alle Leistungen sind in enger Abstimmung mit dem AG auszuführen. Soweit möglich, kann die Abstimmung telefonisch mittels Videokonferenzsystem, per E-Mail oder innerhalb eines Ticketsystems erfolgen.
Vom AN wird eine Möglichkeit über ein Versionisierungstool (z. B. GIT) zum regelmäßigen Austausch der Konfiguration und zur gemeinsamen Zusammenarbeit an dieser zur Verfügung gestellt.

Der Zugriff auf das beim AG installierte System erfolgt mittels Fernwartungszugriff (Software "FastViewer"). Ein entsprechender Zugriff muss im Vorfeld bei den Ansprechpartnern des AG angemeldet werden. Die technischen Details werden nach Auftragsvergabe zwischen AN und AG abgestimmt.

Es wird davon ausgegangen, dass maximal bis zu 340 Stunden/Jahr beauftragt werden.

Vertragslaufzeit der Rahmenvereinbarung: Beginn: Am Tag nach der Zuschlagserteilung; Ende: Zum 30. Juni 2030.
Für diese Rahmenvereinbarung wird insgesamt eine Höchstgrenze von 400.000,00 EUR brutto vereinbart.

Beschreibung der Optionen

Da zum jetzigen Zeitpunkt noch nicht festgelegt werden kann, ob und in wieweit Vor-Ort Schulungen erforderlich werden (i. d. R. werden Online-Schulungen durchgeführt), wurden diese als Bedarfsposition aufgenommen.
Im Bedarfsfall erfolgen die Vor-Ort-Schulungen (ganztägig = 8 Stunden; halbtags = 4 Stunden) am LANUK-Standort in Duisburg.

Der Bieter hat die Kosten hierfür an den vorgegebenen Stellen im Leistungsverzeichnis einzutragen. Diese Preise sind im Rahmen des Zuschlagskriteriums "Preis" (gem. Ziffer 17.5 dieser Ausschreibungsbestimmungen) wertungsrelevant.

Zusätzliche Informationen

Gemäß § 56 Abs. 2 der Vergabeverordnung (VgV) dürfen öffentliche Auftraggeber fehlende, unvollständige oder fehlerhafte Unterlagen nachfordern. Eine inhaltliche Korrektur bereits vorgelegter Nachweise ist nach der Rechtsprechung nicht zulässig.
Nach § 56 Abs. 3 VgV ist die Nachforderung von leistungsbezogenen Unterlagen, die die Wirtschaftlichkeitsbewertung der Angebote anhand der Zuschlagskriterien betreffen, ausgeschlossen.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Teil B des Firmen-Fragenkatalogs (Eigenerklärung) - Berufsgenossenschaft (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Teil B des Firmen-Fragenkatalogs (Eigenerklärung) (ggf. auch von den anderen Mitgliedern einer Bietergemeinschaft) in Bezug auf:
Berufsgenossenschaft,

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Teil B des Firmen-Fragenkatalogs (Eigenerklärung) - Berufs-/Betriebshaftpflichtversicherung (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): a. Teil B des Firmen-Fragenkatalogs (Eigenerklärung) (ggf. auch von den anderen Mitgliedern einer Bietergemeinschaft) in Bezug auf:
? Nachweis einer Berufs-/Betriebshaftpflichtversicherung, welche für die gesamte Vertragslaufzeit aufrechterhalten werden muss

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Unternehmensreferenzen (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Unternehmensreferenzen (ggfs. auch von den anderen Mitgliedern der Bietergemeinschaft und allen Nachunternehmen)

Der Bieter hat auf einem gesonderten Beiblatt mindestens zwei Referenzprojekte aus den letzten 3 Jahren (Stichtag: Tag der Angebotsfrist) anzugeben, die nach Um-fang, Art und Weise mit der Leistung gemäß Leistungsbeschreibung vergleichbar sind.

Zu jedem Referenzprojekt sind mindestens folgende Daten anzugeben:
- Name des Auftraggebers
- Name der Ansprechperson beim Auftraggeber mit Angabe der Telefon-Nummer und E-Mail Adresse
- Beschreibung des Projektgegenstandes
- Aussagekräftige Beschreibung des fachlichen Leistungsumfangs
- Leistungszeitraum (Leistungsbeginn bis Projektabschluss, auf die Leistungen des Bieters bezogen)

Bzgl. des Datenschutzes wird auf Ziffer 10 der Ausschreibungsbestimmungen verwiesen.
Es können auch noch nicht abgeschlossene Projekte angegeben werden. Jedoch ist in einem solchen Fall eine zusätzliche aussagekräftige Erläuterung beizufügen, aus welcher hervorgeht, welche Leistungen der Bieter hierzu bereits erbracht hat. Der Auftraggeber wird in der Angebotswertung prüfen und beurteilen, ob diese Referenz eine ausreichende fachliche Eignung (wie gefordert) belegt und damit anerkannt werden kann.

Wichtigste Finanzierungsbedingungen und Zahlungsmodalitäten und/oder Verweis auf die einschlägigen Bestimmungen, die sie regeln

Leistungen selbst sind dem Auftraggeber (AG) jeweils mindestens zwei Wochen vor Rechnungsstellung zwecks Prüfung zur Verfügung zu stellen.
Die Zahlungsfrist beginnt grundsätzlich erst nach Erklärung der Abnahme durch den AG und beträgt 30 Tage netto. Bei angebotenem Skonto hat der AG die Wahl, ob er den Skontoabzug und das damit verbundene verkürzte Zahlungsziel in Anspruch nimmt.
Die Abrechnung von erbrachten (Teil-)Leistungen gem. Pos. 2 a+b im Leistungsverzeichnis (LV) erfolgt quartalsweise. Stichtag ist jeweils zum 15.03., 15.06. 15.09. sowie 15.11. Die Rechnungen müssen dem Auftraggeber innerhalb von 1 Woche nach Quartalsende vorliegen. Evtl. Vor-Ort-Schulung (gem. Pos. 4 des LV) sind mit der nächsten Quartalsrechnung abzurechnen.
Die Leistungen gem. Pos. 1 und 3 des LV sind 1xjährlich (zum 15.06. des Vertragsjahres) abzurechnen.
Rechnungen können nach Wahl des Auftragnehmers entweder
1. per E-Mail
oder
2. als E-Rechnung
eingereicht werden.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Für diese Rahmenvereinbarung (RV) wird insges. eine Höchstgrenze von 400.000 EUR brutto vereinbart . Dieser Betrag stellt die Obergrenze aller im Rahmen dieser Vereinbarung zulässigen Abrufe über die gesamte Vertragslaufzeit dar. Sobald dieser Betrag erreicht ist, endet die Wirksamkeit der RV auch vor Ablauf der vereinbarten Vertragslaufzeit. Weitere Abrufe sind dann unzulässig.
Der Auftragnehmer (AN) hat den Auftraggeber (AG) - ohne Aufforderung - sofort schriftlich zu informieren, wenn 80 % des Gesamtvolumens, also 320.000 EUR brutto, erreicht sind.
Eine Abnahmeverpflichtung seitens des AG besteht nicht. Der AN hat keinen Anspruch auf Abruf und Vergütung einer Mindestabnahmemenge.
Die Beauftragung der Leistungen gem. Leistungsbeschreibung kann nur in dem Umfang erfolgen, wie dem LANUK NRW Haushaltsmittel zur Bewirtschaftung zugewiesen werden.

Die ausgeschriebenen Leistungen werden im Rahmen eines EVB-IT Erstellungs- und Pflegevertrages, einschl. den dazugehörigen Anlagen vergeben

Zusätzliche Informationen

#Bekanntmachungs-ID: CXS7YY7YTVLE8C60#


a) Der Auftraggeber wird vor der Auftragserteilung einen Auszug aus dem Wettbewerbsregister gemäß § 6 WRegG (Wettbewerbsregistergesetz) beim Bundeskartellamt für den Bieter anfordern, der den Zuschlag erhalten soll.

b) Die Informationen zu dem Vergabeverfahren sind den Ausschreibungsbestimmungen, sowie der Leistungsbeschreibung zu entnehmen.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

§ 134 GWB - Informations- und Wartepflicht
1) Öffentliche Auftraggeber haben die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglich in Textform zu informieren. Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist.
(2) Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information nach Absatz 1 geschlossen werden. Wird die Information auf elektronischem Weg oder per Fax versendet, verkürzt sich die Frist auf zehn Kalendertage. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an.
(3) Die Informationspflicht entfällt in Fällen, in denen das Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb wegen besonderer Dringlichkeit gerechtfertigt ist. Im Fall verteidigungs- oder sicherheitsspezifischer Aufträge können öffentliche Auftraggeber beschließen, bestimmte Informationen über die Zuschlagserteilung oder den Abschluss einer Rahmenvereinbarung nicht mitzuteilen, soweit die Offenlegung den Gesetzesvollzug behindert, dem öffentlichen Interesse, insbesondere Verteidigungs- oder Sicherheitsinteressen, zuwiderläuft, berechtigte geschäftliche Interessen von Unternehmen schädigt oder den lauteren Wettbewerb zwischen ihnen beeinträchtigen könnte.

§ 135 GWB - Unwirksamkeit
(1) Ein öffentlicher Auftrag ist von Anfang an unwirksam, wenn der öffentliche Auftraggeber 1. gegen § 134 verstoßen hat ... /
§ 160 GWB - Einleitung, Antrag
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgr. der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

§ 168 GWB - Entscheidung der Vergabekammer
(1) Die Vergabekammer entscheidet, ob der Antragsteller in seinen Rechten verletzt ist und trifft die geeigneten Maßnahmen, um eine Rechtsverletzung zu beseitigen und eine Schädigung der betroffenen Interessen zu verhindern. Sie ist an die Anträge nicht gebunden und kann auch unabhängig davon auf die Rechtmäßigkeit des Vergabeverfahrens einwirken.
(2) Ein wirksam erteilter Zuschlag kann nicht aufgehoben werden. Hat sich das Nachprüfungsverfahren durch Erteilung des Zuschlags, durch Aufhebung oder durch Einstellung des Vergabeverfahrens oder in sonstiger Weise erledigt, stellt die Vergabekammer auf Antrag eines Beteiligten fest, ob eine Rechtsverletzung vorgelegen hat. § 167 Absatz 1 gilt in diesem Fall nicht.