Rahmenvereinbarung über die Anmietung von Druck- und Kopiersystemen

Kurze Beschreibung

Im Rahmen der Neubeschaffung der Multifunktionsgeräte soll die gesamte Drucksystem-Landschaft des Landkreises Helmstedt modernisiert, homogenisiert und konsolidiert werden:

Einführung eines zentralen Druckermanagement-Systems;

Geräte nur von einem Hersteller;

Einführung von Pull Printing (vertrauliches Drucken) unter Nutzung der Zeiterfassungstransponder;

Einführung eines hochverfügbaren Druckservers;

Einheitlicher Mietvertrag über alle Drucksysteme (inkl. Service, Instandhaltung und Tausch der Verbrauchsmaterialien);

Überprüfung der Notwendigkeit von einzelnen Drucksystemen und Optimierung.

Es soll ein Auftragnehmer für den ausgeschriebenen Leistungsumfang gefunden werden. Hierbei kann es sich sowohl um einen Hersteller von Drucksystemen als auch um ein zwischengeschaltetes Systemhaus handeln.

Zusätzliche Informationen

zu Punkt II.2.5) Zuschlagskriterien:

Auswertungsmethode:

Die Wertung der Angebote erfolgt nach der erweiterten Richtwertmethode gemäß UfAB 2018.

Dabei wird im ersten Schritt das Verhältnis von Leistung und Preis als Quotient zu einer Kennzahl „Z“ errechnet:

 Z = Leistungspunkte (L) / Angebotspreis (P)

Die Formelparameter werden wie folgt definiert:

 Z = Kennzahl für Leistung-Preisverhältnis des zu bewertenden Angebots

 L = Leistungspunktzahl (Bewertungspunkte x Gewichtung und anschließender Summierung) des zu bewertenden Angebots

 P = Gesamtpreis (in EUR) des zu bewertenden Angebots

In einem zweiten Schritt der Angebotswertung scheiden alle Angebote aus der Wertung aus, die außerhalb des Schwankungsbereichs von 15 Prozent der besten Kennzahl Z im Wettbewerb liegen. Unter den danach in der Angebotswertung verbliebenen Angeboten erhält das Angebot den Zuschlag, welches in dem Entscheidungskriterium „P“ (bewerteter Gesamtpreis) den besten Wert erreicht.

Im Falle eines Gleichstands mehrerer Angebote in Bezug auf das Entscheidungskriterium „P“ erhält das Angebot den Zuschlag, das in dem Ergänzungskriterium „L“ die höchste Leistungspunktzahl aufweist.

Ermittlung der Leistungspunktzahl L (Qualität) für die Angebotsbewertung:

Die Bewertung der angebotenen Leistungsinhalte erfolgt über den vom Bieter ausgefüllten Kriterienkatalog (KK) zur Leistungsbeschreibung (LB). Die Gewichtung der Einzelkriterien ist im Kriterienkatalog dargestellt.

Die Bewertung der Bewertungskriterien erfolgt anhand des erreichten Zielerfüllungsgrads gemäß Spalte „Bewertungsmaßstab“ im Kriterienkatalog.

Je [B]-Kriterien-Variante werden folgende Punktwerte vergeben:

 [B-J/N] – Bewertung mit 10 Punkten für eine „Ja/erfüllt“-Antwort und 0 Punkten für eine „Nein/nicht erfüllt“-Antwort.

 [B-K] – Bewertung anhand der Ausführungen in der Bemerkungsspalte, gemessen an dem bekanntgegebenen Bewertungsmaßstab. Was die Vergabestelle als Antwort bzw. Leistung erwartet und für welche Leistung sie wie viele Leistungspunkte (L) vergibt, ist der Leistungsbeschreibung und entsprechend auch dem Kriterienkatalog zu entnehmen.

 [B-L] – Bewertung anhand der Ausführungen in der Bemerkungsspalte, gemessen an dem bekanntgegebenen Bewertungsmaßstab. Was die Vergabestelle als Antwort bzw. Leistung erwartet und für welche Leistung sie wie viele Leistungspunkte (L) vergibt, ist der Leistungsbeschreibung und entsprechend auch dem Kriterienkatalog zu entnehmen.

 [B-F] – Bewertung anhand der Ausführungen in der Bemerkungsspalte, gemessen an dem bekanntgegebenen Bewertungsmaßstab. Was die Vergabestelle als Antwort bzw. Leistung erwartet und für welche Leistung sie wie viele Leistungspunkte (L) vergibt, ist der Leistungsbeschreibung und entsprechend auch dem Kriterienkatalog zu entnehmen.

Die Leistungspunktzahl für jedes Angebot wird dann wie folgt ermittelt:

 Jedes einzelne Kriterium erhält die Bewertung mit einer bestimmten Punktzahl.

 Die für das Kriterium vergebene Punktzahl wird mit dem jeweiligen Gewicht multipliziert.

 Die Gesamtsumme der in dieser Weise gewichteten Punktzahlen zu allen Kriterien ist die Leistungspunktzahl L des zu bewertenden Angebots (Wert zwischen 0 und 10 Punkten).

Mindesterfüllungsgrad der Anforderungen in der Leistungsbeschreibung als Ausschlusskriterium:

Über die Summe aller als Leistungsanforderungen zum Angebot gekennzeichneten [B]-Kriterien wird eine zu erreichende Mindestleistungspunktzahl von 50 % der maximal zu erreichenden Leistungspunktzahl festgelegt.

Bei Unterschreitung der Mindestleistungspunktzahl wird das betreffende Angebot aus der weiteren Wertung ausgeschlossen. Insofern wirkt sich diese Regelung wie ein Ausschlusskriterium aus.

Ermittlung des Gesamtpreises P für die Angebotsbewertung:

Der Preis P wird über das Preisblatt des Angebots ermittelt und entspricht dem Gesamtpreis des Angebots.

Der der Wertung zugrunde zu legende berechnete Preis P kann dem Register „Preiskennzahl“ des ausgefüllten Preisblatts entnommen werden. Dieser Gesamtpreis wird anhand der vom Bieter angebotenen Preise und des im Preisblatt dargestellten Wertungsmengengerüstes ermittelt. Die zum Zwecke der Wertung angenommenen Mengen und das Berechnungsverfahren können dem Preisblatt entnommen werden.

Befähigung zur Berufsausübung

Der Auftraggeber prüft das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB. Dafür hat der Bieter die "Eigenerklärung § 48 VgV" und die "Eigenerklärung FB 124 LD" mit Angebotsabgabe vorzulegen. Weiterhin hat der Bieter anzugeben, ob eine Eintragungspflicht in einem Berufsregister besteht. Dafür ist die "Eigenerklärung FB 124 LD" vom Bieter gleichfalls abzugeben. Ebenso hat der Bieter die "Eigenerklärung EU Sanktionspaket" abzugeben.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Zum Nachweis der wirtschaftlichen/finanziellen Leistungsfähigkeit muss der Bieter Angaben zum Gesamtumsatz in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren machen. Dafür sind die "Eigenerklärung zur Eignung 124 LD" und die Eigenerklärung "Zusätzliche Eignungskriterien" vom Bieter abzugeben.

Begründung für die Rahmenvereinbarung

Die geplante Ausschreibung von Drucksystemen des Landkreises Helmstedt zeichnet aus, dass zu Vertragsbeginn erhebliche Aufwände für die erstmalige Einführung von Pull-Printing und Druckmanagement-Lösung entstehen. Die dafür erforderliche Pilotinstallation mit ihren Unwägbarkeiten und der daran anschließende Rollout führen zu einer nicht unerheblichen Verkürzung der Phase des Normalbetriebes. Durch die optionalen Verlängerungen der Vertragslaufzeit von 12 oder 24 Monaten können Betriebsphasen erreicht werden, welche die erheblichen initialen Aufwände rechtfertigen.

Begründung für eine Laufzeit der Rahmenvereinbarung von mehr als vier Jahren

Die geplante Ausschreibung von Drucksystemen des Landkreises Helmstedt zeichnet aus, dass zu Vertragsbeginn erhebliche Aufwände für die erstmalige Einführung von Pull-Printing und Druckmanagement-Lösung entstehen. Die dafür erforderliche Pilotinstallation mit ihren Unwägbarkeiten und der daran anschließende Rollout führen zu einer nicht unerheblichen Verkürzung der Phase des Normalbetriebes. Durch die optionalen Verlängerungen der Vertragslaufzeit von 12 oder 24 Monaten können Betriebsphasen erreicht werden, welche die erheblichen initialen Aufwände rechtfertigen.