Rahmenvereinbarung über die grafische Gestaltung von Publikationen, Ausstellungen und Informationsangeboten des Bundesarchivs

Beschreibung der Beschaffung

Mit der Auftragnehmerin wird eine Rahmenvereinbarung über die Gestaltung und Vorlagenherstellung von Fachpublikationen, Ausstellungstafeln, Informationsmaterialien, Sichtelementen und Giveaway-Produkten geschlossen, gemäß den Angaben dieser Leistungsbeschreibung. Zu den Aufgaben der Auftragnehmerin gehören auch die Aufbereitung der in den Druckvorlagen verwendeten Text-, Bild- und Grafikdateien für den Internetauftritt des Bundesarchivs (als barrierefreies PDF, Bildmaterial als JPG-Dateien, Texte als XML-Dateien mit DTD oder als reiner Text).
Die Rahmenvereinbarung wird für den Zeitraum von 2023 bis 2025 geschlossen.
Sofern die das maximale Abrufvolumen gemäß § 2 der Rahmenvereinbarung nicht erreicht wird, verlängert sich die Rahmenvereinbarung nach 24 Monaten automatisch zweimalig um jeweils ein Jahr. Die maximale Laufzeit der Rahmenvereinbarung beträgt demnach 4 Jahre, bis maximal 2027.
Der Höchstwert des Auftragsvolumens der Rahmenvereinbarung beträgt 950.000,00 Euro (netto). Die Auftraggeberin ist nicht zu Abrufen aus dieser Rahmenvereinbarung verpflichtet.

Beschreibung der Verlängerungen

Sofern die das maximale Abrufvolumen gemäß § 2 der Rahmenvereinbarung nicht erreicht wird, verlängert sich die Rahmenvereinbarung nach 24 Monaten automatisch zweimalig um jeweils ein Jahr, bis maximal 2027.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

1) Angaben zu den technischen Fachkräften
Zum Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit tragen Sie bitte in der Vorlage "06_Ergänzende Angaben zur Leistungserbringung" die technischen Fachkräfte, die im Zusammenhang mit der Leistungserbringung eingesetzt werden sollen, ein.
- Ansprechpartner Auftragsabwicklung/Beratung + Vertreter: Mindestanforderung für den Hauptansprechpartner und Vertreter: mind. 2-jährige Berufserfahrung in diesem Aufgabenbereich in einer Agentur
- Ansprechpartner grafische Gestaltung + Vertreter
(Mindestanforderung für den Hauptansprechpartner und Vertreter: Mediengestalter/in Digital und Print oder vergleichbarer Abschluss mit mind. 2-jähriger Berufserfahrung)
- Ansprechpartner Vorlagenherstellung (Print und Digital) + Vertreter
(Mindestanforderung für den Hauptansprechpartner + Vertreter: Mediengestalter/in Digital und Print oder vergleichbarer Abschluss mit mind. 2-jähriger Berufserfahrung)
Der Vordruck "06_Ergänzende Angaben zur Leistungserbringung" wird als Beleg der Eignung verwendet und ist aber auch Angebots- und Vertragsbestandteil.
Hinweis: Für die Auftragsabwicklung ist es erforderlich, dass zusätzlich personenbezogene Daten der Ansprechpartner anzugeben sind. Diese Daten müssen jedoch noch nicht bei Angebotsabgabe mitgeteilt werden. Daher sind in den entsprechenden Feldern "Platzhalter" eingesetzt. Mit Zuschlagserteilung werden die personenbezogenen Daten vom Beschaffungsamt des BMI angefordert.
2) Referenzen
Zum Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit reichen Sie bitte in der Excel-Vorlage "07_Vordruck_Referenzen" mindestens drei gleichwertige Referenzen in Bezug zur gegenständlichen Leistung ein. Stellen Sie Ihre Leistungsfähigkeit für den Auftragsgegenstand und Ihre hierfür relevanten Erfahrungen anhand der Referenzen dar.
Zu den Referenzen sind folgende Angaben zu machen:
- Beschreibung der ausgeführten Leistungen,
- Zeitraum der Leistungserbringung,
- Angabe der zuständigen Kontaktstelle bei der Auftraggeberin der Referenz mit Anschrift und Kontaktdaten.
Darüber hinaus gelten die folgenden Anforderungen an die benannten Referenzen:
- Die Referenzen dürfen nicht älter als drei Jahre sein (maßgeblich ist das Datum der letzten Leistungserbringung - gerechnet bis zum Ende der Angebotsfrist).
- Die genannten Referenzprojekte müssen abgeschlossen sein.
Referenzobjekt 1 (Nachweis für die gestalterische Kompetenz)
Vom Bieter sind mindestens zwei mit dem Ausschreibungsgegenstand gleichwertige Referenzobjekte zu benennen. Als gleichwertig werden Referenzen angesehen, die folgende Merkmale aufweisen:
- Gestaltung und Druckvorlagenherstellung von mindestens einer Publikation (Flyer, Plakat, Postkarte, Magazin etc.) im Format DIN A6 - DIN A1
- Beinhaltung einer Logoentwicklung
- Die Gestaltung der Referenz muss erkennbar auf Basis bestehender Corporate Design (Hausschrift, wiederkehrendes und einheitliches Farbkonzept, Logos und Gestaltungselemente) erstellt worden sein.
Referenzobjekt 2 (Nachweis für die Kompetenz barrierefreie PDF-Dateien)
Vom Bieter ist ein Referenzobjekt für barrierefreie PDF-Dateien zu benennen. Als gleichwertig werden Referenzen angesehen, die folgende Merkmale ausweisen:
Die barrierefreie PDF-Datei muss mindestens 5 Abbildung und 2 Tabellen enthalten und einen Seitenumfang von mindestens 24 Seiten haben.
Zusätzlich muss die PDF-Datei durch einen Prüfbericht, der die Einhaltung der Vorgaben der "Barrierefreie Informationstechnik-Verordnung - BITV 2.0" dokumentiert, als barrierefrei verifiziert worden sein. Geeignete Prüfberichte sind z.B. der abschließende BITV-Test oder das BITV-Selbstbewertungsformular, Einzelheiten siehe http://www.bitvtest.de/bitvtest/einfuehrung/3_varianten.html.
Referenzobjekt 3 (Nachweis für die Kompetenz der Online-Gestaltung)
Vom Bieter ist eine mit dem Ausschreibungsgegenstand gleichwertige Referenz als Nachweis für gestalterische Leistungen zu benennen. Als gleichwertig werden Referenzen angesehen, die folgende Merkmale ausweisen:
- Es handelt sich um Online-Banner, Social-Media-Posts (mindestens 2 veröffentlichte Motive einer Kampagne oder Reihe) oder die grafische Gestaltung für eine Website oder App, die selbst konzipiert und realisiert wurden.
Für die Referenzen ist zwingend die Excel-Vorlage "07_Vordruck_Referenzen" zu verwenden. Nutzen Sie die Excel-Vorlage bitte mehrfach (1x je Referenz). Die detaillierte Beschreibung der ausgeführten Leistungen muss dem Beschaffungsamt des BMI die Prüfung ermöglichen, ob Ihre Referenz die aufgestellten Eignungsanforderungen erfüllt. Daher sind im Feld "Beschreibung der ausgeführten Leistung nach Art und Umfang" die oben genannten Mindestanforderungen an die jeweilige Referenz im Einzelnen darzustellen.
Es sind nur drei Referenzen gefordert. Es ist Ihnen unbenommen, weitere Referenzen zu benennen. Da das Austauschen einer fehlerhaften Referenz durch eine nach Fristende nachgereichte bedingungsgemäße Referenz nicht möglich ist und in den entsprechenden Fällen den Ausschluss des Bieters nach sich zieht, empfiehlt das Beschaffungsamt des BMI, eine Liste von weiteren als bedingungsgemäß betrachteten Referenzen einzureichen.
Das Beschaffungsamt des BMI behält sich vor, die angegebenen Referenzen zu verifizieren. Angaben, die einer Nachprüfung nicht standhalten, können zum Ausschluss vom Vergabeverfahren führen.
Sofern Sie aus berechtigten Geheimhaltungsgründen geforderte Angaben nicht machen können, teilen Sie diese Gründe dem Beschaffungsamt mit und legen Sie einen anderen geeigneten Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit vor. Das Beschaffungsamt des BMI entscheidet sodann nach pflichtgemäßem Ermessen über die Anerkennung des Alternativnachweises. Sofern Sie diesbezüglich unsicher sind, kontaktieren Sie das Beschaffungsamt des BMI unbedingt rechtzeitig vor Ablauf der Angebotsfrist in Form einer Bewerber-/Bieterfrage. Ein Nachfordern und Beibringen eines anderen (geeigneteren) Nachweises ist nach dem Angebotsschluss aus vergaberechtlichen Gründen nicht mehr möglich. Bitte berücksichtigen Sie in jedem Fall, dass Sie bei einer Mindestanforderung an den Wert des Auftrags auch Margen angeben können (bspw. > 100.000 € oder zwischen 100.000 und 200.000 €).

Mit dem Teilnahmeantrag/Angebot sind als Beleg für das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen folgende Erklärungen einzureichen: Anlage Eigenerklärung Ausschlussgründe, Anlage Eigenerklärung Sanktionen Russland.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Unternehmen haben einen Anspruch auf Einhaltung der bieter- und bewerberschützenden Bestimmungen über das Vergabeverfahren gegenüber dem öffentlichen Auftraggeber, Bundesrepublik Deutschland, vertreten durch das Beschaffungsamt des BMI (BeschA).
Sieht sich ein am Auftrag interessiertes Unternehmen durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften in seinen Rechten verletzt, ist der Verstoß innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gegenüber dem BeschA zu rügen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)). Verstöße, die aufgrund der Bekanntmachung oder der Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zu der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder Angebotsabgabe gegenüber dem BeschA gerügt werden (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 2 und 3 GWB).
Teilt das BeschA dem Unternehmen mit, seiner Rüge nicht abhelfen zu wollen, so besteht die Möglichkeit, innerhalb von 15 Tagen nach Eingang der Mitteilung einen Antrag auf Nachprüfung bei der Vergabekammer zu stellen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 4 GWB).
Bieter, deren Angebote für den Zuschlag nicht berücksichtigt werden sollen, werden vor dem Zuschlag gemäß § 134 Abs. 1 GWB darüber informiert. Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung dieser Information durch das BeschA geschlossen werden; bei Übermittlung per Fax oder auf elektronischem Wege beträgt diese Frist zehn Kalendertage. Sie beginnt am Tag nach Absendung der Information durch das BeschA.
Ein Antrag auf Nachprüfung ist schriftlich an die Vergabekammern des Bundes beim Bundeskartellamt, Villemombler Straße 76, 53123 Bonn zu richten.
Hinweis: Das BeschA ist im Falle eines Nachprüfungsantrags verpflichtet, die Vergabeakten, die auch die abgegebenen Angebote enthalten, an die Vergabekammer weiterzuleiten. Die Beteiligten haben ein Recht auf Akteneinsicht. Um Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse zu wahren, teilen Sie uns konkret mit Bezug auf die entsprechenden Dokumente des Angebotes mit, welche Informationen als Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse zu behandeln sind.