Rahmenvereinbarung über die Jahresabschlussprüfungen 2023-2027 an der Universität Bielefeld

Kurze Beschreibung

Die Universität Bielefeld benötigt den Abschluss einer Rahmenvereinbarung gemäß § 21 Abs. 6 VGV über Leistungen zur Prüfung der Jahresabschlüsse der Universität Bielefeld nebst Management Letters für die Geschäftsjahre 2023 bis längstens 2027 sowie der benötigten Beratung in Einzelfragen. Der Vertrag wird zunächst für die zu prüfenden Jahresabschlüsse 2023 und 2024 nebst Management Letters und der Beratung in Einzelfragen abgeschlossen. Optional ist die Prüfung des Migrationskonzeptes und der Datenmigration inklusive Überleitung im Rahmen der Umstellung auf S/4HANA vorgesehen. Die Vertragslaufzeit kann einmal um drei weitere Geschäftsjahre auf maximal 5 Jahre verlängert werden. Die Zuschlagerteilung hängt von der Zustimmung des Finanzausschusses (Anfang September 2023) sowie des Hochschulrates (Ende September 2023) ab. Daher kann der Zuschlag voraussichtlich erst Mitte Oktober 2023 erteilt werden.

Zusätzliche Informationen

Die Zuschlagerteilung hängt von der Zustimmung des Finanzausschusses (Anfang September 2023) sowie des Hochschulrates (Ende September 2023) ab. Daher kann der Zuschlag voraussichtlich erst Mitte Oktober 2023 erteilt werden.

Die Bedingungen für die Ausführung des Auftrags ergeben sich aus den Vergabeunterlagen.

Zuschlagskriterien:

30 % Preis

70 % Qualitätskriterien: 40 % Auftragskonzept und 30 % Präsentation

zum Bewertungskriterium der Präsentation:

Die Präsentation soll einen zeitlichen Umfang von 20 Minuten nicht überschreiten. Die Präsentation wird vor einem Gremium bestehend aus drei Vertreter*innen aus dem Dezernat F sowie ggf. zusätzlich maximal drei Mitglieder des Hochschulrates voraussichtlich am 22.08.2023 in Präsenz an der Universität Bielefeld stattfinden. Dieses Gremium wird dann auch die fachliche Bewertung vornehmen.

Es wird für die Präsentationen sichergestellt, dass das Gremium für alle Bieter gleich besetzt sein wird. Mit Versenden der Einladungen für die Präsentationen wird den betroffenen Bietern bekanntgegeben, ob und wie viele Mitglieder des Hochschulrates an den Präsentationen als zusätzliche Mitglieder des Gremiums teilnehmen. Die Präsentationen finden unter Anwesenheit einer*s Mitarbeitenden aus der Zentralen Beschaffung statt.

Die Bieter werden gebeten, sich den o.a. Tag freizuhalten.

Da u.a. die persönliche Vorstellung der*des mandatsverantwortlichen Wirtschaftsprüfer*in im Präsentationstermin bewertet wird, ist die Anwesenheit dieser Person zwingend erforderlich. Das Nichterscheinen der*des mandatsverantwortlichen Wirtschaftsprüfer*in am Präsentationstermin führt zum zwingenden Ausschluss des Angebotes! Ein Ersatztermin kann nicht angeboten werden.

Die Einladungen zu den Präsentationsterminen mit der Mitteilung der jeweils genauen Uhrzeit und des Raumes werden nach der Angebotsöffnung (voraussichtlich Anfang August 2023) an die betroffenen Bieter über den Vergabemarktplatz.NRW verschickt.

Hinweis 1:

Auf Grund des § 6 Abs. 1 Wettbewerbsregistergesetz, ist die Universität Bielefeld als öffentliche Auftraggeberin verpflichtet bei Aufträgen ab einer Höhe von 30.000 Euro für die Bieterin/ den Bieter, die oder der den Zuschlag erhalten soll, vor Zuschlagserteilung eine Auskunft aus dem Wettbewerbsregister einzuholen. Um eine Informationslücke für die Auftraggeberin zu verhindern, wird die Möglichkeit in Anspruch genommen, das Gewerbezentralregister zusätzlich bei Aufträgen ab einer Höhe von 30.000 Euro abzufragen.

Hinweis 2:

Die Universität Bielefeld ist nordrhein-westfälische Auftraggeberin im Sinne des § 1 Abs. 4 Gesetz über die Sicherung von Tariftreue und Sozialstandards sowie fairen Wettbewerb bei der Vergabe öffentlicher Aufträge (Tariftreue- und Vergabegesetz Nordrhein-Westfalen - TVgG NRW) vom 22.03.2018. Gemäß § 2 Abs. 6 TVgG-NRW wird das Dokument 513 EU BVB TVgG NRW Vertragsbestandteil.

Hinweis 3 - Schätzmenge für die Beratung in Einzelfragen:

Die Schätzmenge liegt bei 20 Stunden je Jahr.

Hinweis 4 - Höchstmenge für die Beratung in Einzelfragen:

Die Höchstmenge dieser Beratungsleistung über die maximale Vertragslaufzeit beträgt 150 Stunden. Mit Erreichen der Höchstmenge endet die Rahmenvereinbarung für die Beratung in Einzelfragen.

Hinweis 5 - Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:

Der öffentliche Auftraggeber weist darauf hin, dass gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 GWB ein Nachprüfungsantrag vor der o.g. Vergabekammer unzulässig ist, soweit

1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,

2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Auf die prozessualen Vorschriften der §§ 160 ff. GWB wird außerdem hingewiesen.

Bekanntmachungs-ID: CXS0Y4RY1RM1HEPJ

Beschreibung der Verlängerungen

Die Rahmenvereinbarung kann von der Universität Bielefeld einmal um drei weitere zu prüfende Geschäftsjahre nebst Management Letters und der Beratung in Einzelfragen verlängert werden, sofern die Universität Bielefeld die Rahmenvereinbarung bis spätestens am 30.09.2025 verlängert. Ein Rechtsanspruch auf die Weiterbeauftragung besteht nicht. Bitte beachten Sie: Die Ausübung der Vertragsverlängerungsoption hängt von der Zustimmung des Hochschulrates ab. Die Sitzung findet üblicherweise Ende September eines jeden Jahres statt. Vorher ist keine Ausübung der Verlängerungsoption seitens der Universität Bielefeld möglich. Insofern kann ein Verlängerungsschreiben erst kurz vor dem ursprünglichen Vertragsende erfolgen (spätestens jedoch am 30.09.2025).

Beschreibung der Optionen

Innerhalb der maximalen Vertragslaufzeit behält sich die Universität Bielefeld die Option vor, die erforderliche Prüfung des Migrationskonzeptes sowie der Datenübernahmen inklusive der Überleitung auf S/4HANA vom beauftragten Wirtschaftsprüfungsunternehmen in Anspruch zu nehmen.

Begründung für die Rahmenvereinbarung

Gemäß Zif. 6.2.6 des Public Corporate Governance Kodex des Landes Nordrhein-Westfalen soll ein Wechsel des Abschlussprüfers nach fünf aufeinanderfolgenden geprüften Jahresabschlüssen erfolgen. Daher ist es sinnvoll im vorliegenden Fall statt einer Rahmenvereinbarung für vier Jahre, eine Rahmenvereinbarung für fünf Jahre abzuschließen. Auch bei einer verlängerten Vertragsdauer wird aufgrund der Wechselnotwendigkeit dem Sinn und Zweck des Vergaberechts Sorge getragen. Gem. VV zu § 12 HWFVO Zif. 10.2.3 hat eine Rotation des Wirtschaftsprüfungsunternehmens spätestens nach 5 Jahren zu erfolgen. Eine Recherche zu anderen vergleichbaren Ausschreibungen von öffentlichen Auftraggebern in NRW (insbesondere Hochschulen) hat außerdem seitens der Vergabestelle ergeben, dass eine Vertragslaufzeit von 5 Jahren üblich ist.

Begründung für eine Laufzeit der Rahmenvereinbarung von mehr als vier Jahren

Gemäß Zif. 6.2.6 des Public Corporate Governance Kodex des Landes Nordrhein-Westfalen soll ein Wechsel des Abschlussprüfers nach fünf aufeinanderfolgenden geprüften Jahresabschlüssen erfolgen. Daher ist es sinnvoll im vorliegenden Fall statt einer Rahmenvereinbarung für vier Jahre, eine Rahmenvereinbarung für fünf Jahre abzuschließen. Auch bei einer verlängerten Vertragsdauer wird aufgrund der Wechselnotwendigkeit dem Sinn und Zweck des Vergaberechts Sorge getragen. Gem. VV zu § 12 HWFVO Zif. 10.2.3 hat eine Rotation des Wirtschaftsprüfungsunternehmens spätestens nach 5 Jahren zu erfolgen. Eine Recherche zu anderen vergleichbaren Ausschreibungen von öffentlichen Auftraggebern in NRW (insbesondere Hochschulen) hat außerdem seitens der Vergabestelle ergeben, dass eine Vertragslaufzeit von 5 Jahren üblich ist.