Rahmenvereinbarung über Dienstleistungen für Services im IT-Arbeitsplatzumfeld

Kurze Beschreibung

Die IT-Services im Arbeitsplatzumfeld der Deutschen Bundesbank werden in Form vielfältiger Produktausprägungen von der Gesamtbank nachgefragt. Für die Durchführung der Aufgaben und Tätigkeiten in den Fachbereichen stellen diese Services eine kritische Komponente dar. Das Serviceangebot durch den Zentralbereich IT muss demzufolge möglichst stabil und ohne messbare Leistungseinbußen erfolgen. Die in diesem Zusammenhang von den Lokalen IT-Services (kurz: LITS) zu erbringenden Betriebs- und Supportaufgaben erfordern die Sicherstellung der hierzu notwendigen Betriebsleistung.
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Das von den LITS verantwortete Umfeld im Bereich des IT-Arbeitsplatzes bei der Deutschen Bundesbank (Gesamtbank) umfasst gegenwärtig:
- Desktop-Systeme ("Fat Clients"), ca. 7.400 Stück
- Notebooks, ca. 9.400
- Peripherie
-> Bildschirme
-> Netzwerkdrucker
-> Ein- und Ausgabegeräte
- Smartphones, ca. 5.300
- Tablets, ca. 2.800
- Festnetztelefone (i. d. R. IP-basiert)
- Netzwerkinfrastruktur (Switche etc.)
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Für die vorgenannten Produkte sind regelmäßige Lifecycleaktivitäten durchzuführen. Zudem erfolgen anlassbezogene Umzüge und Changes durch z. B. Betriebssystemupdates bzw. Rolloutmaßnahmen in Projekten. Hierfür als auch für weitere logistische Maßnahmen, den Second-Level-Support und netzwerkbezogene Tätigkeiten werden externe Unterstützungsleistungen benötigt.
Die Deutsche Bundesbank beabsichtigt daher, eine Rahmenvereinbarung über diese Dienstleistungsservices im IT-Arbeitsplatzumfeld abzuschließen.

Hauptstandort oder Erfüllungsort

Die Leistungen können grundsätzlich nur Vor-Ort in den Räumlichkeiten des Auftraggebers erbracht werden, da sich diese auf Grund der durchzuführenden Schwerpunkttätigkeiten per se nicht für Remotearbeiten jedweder Art eignen.
Hauptleistungsorte sind hierbei Frankfurt am Main (schwerpunktmäßig) und München (jeweils mehrere Liegenschaften / Gebäude betreffend).
Grundsätzlich können Leistungserbringungen jedoch auch an den Standorten der Hauptverwaltungen des Auftraggebers in Hamburg, Berlin, Hannover, Düsseldorf, Mainz, Leipzig und Stuttgart sowie ggf. in den zugehörigen Filialen (bundesweit) erforderlich werden.

Beschreibung der Beschaffung

Im Detail sind folgende Leistungen auf Basis eines EVB-IT Dienstleistungsvertrages zu erbringen:
a) Durchführung von logistischen Maßnahmen für Komponenten des PC-Arbeitsplatzes (Desktop, Notebook, Bildschirm, Zubehör):
- Entnahme aus dem Lager
- Eigenständiger Versand (von Zubehör)
- Sofern erforderlich Terminabstimmung mit dem Fachbereich
- Geräte zum Arbeitsplatz des Anwenders verbringen
- Aufbau inkl. Verkabelung unter Berücksichtigung von IT-Sicherheitsvorgaben (auch Zwei-Faktor-Authentifizierung)
- Inbetriebnahme und Durchführung von Funktionstests am Arbeitsplatz des Anwenders
- kurze Einweisung des Anwenders (inkl. Peripherie)
- Altgeräte abbauen, Rückführung in das Lager
- Administrative Folgearbeiten durchführen/abschließen (einschließlich Auftragsdokumentation, Buchung)
- Beseitigung von ggf. im Zusammenhang mit der Maßnahme aufgetretenen Störungen
- Eigenständige Befüllung der Zubehörautomaten
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b) Durchführung von Umzügen (auch Sammelumzüge), hierbei Abwicklung und Dokumentation von Aufträgen:
- Sofern erforderlich Terminabstimmung mit dem Fachbereich
- Geräte abbauen und an neuen Ort verbringen
- Aufbau, Neu- bzw. Wiederverkabelung der Gerätschaften
- Inbetriebnahme und Durchführung von Funktionstests
- kurze Einweisung des Anwenders (inkl. Peripherie)
- Administrative Folgearbeiten durchführen/abschließen
- Beseitigung von ggf. im Zusammenhang mit dem Umzug aufgetretenen Störungen
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c) Second-Level-Support (Arbeitsplatz-PC, Notebook, Bildschirm und angeschlossenem Zubehör):
- Ticketbearbeitung im Ticketmanagementsystem der Bundesbank für die benannte Komponente
- Fehleranalyse, auch vor Ort beim Anwender
- Störungsbehebung (inkl. Umgehungslösungen, sofern erforderlich)
- (Garantie-)Reparaturen veranlassen
- Dokumentation und administrative Folgearbeiten
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d) Rollout von IT-Arbeitsplatzkomponenten:
- Entnahme aus dem Lager und Durchführung von Basisinstallationen/Konfigurationen im Rahmen der bestehenden Betriebsverfahren für Erstinstallation und Softwareverteilung
- Terminabstimmung mit Anwendern zur Bereitstellung/Übergabe
- Ggf. Geräte zum Arbeitsplatz des Anwenders verbringen
- Aufbau inkl. Verkabelung unter Berücksichtigung von IT-Sicherheitsvorgaben (auch Zwei-Faktor-Authentifizierung)
- Inbetriebnahme und Durchführung von Funktionstests am Arbeitsplatz des Kunden
- kurze Einweisung des Anwenders (inkl. Peripherie)
- Bei Notebooks sowie weiteren mobilen Arbeitsplatzsystemen (Tablets, Smartphones) im Regelfall Übergabe und Einzeleinweisung (unter Erläuterung wichtiger Verfahrens- und Sicherheitsaspekte, u. a. Verschlüsselung der Notebookfestplatte, VPN-Einwahl...)
- Bei TK- und UC-Lösungen Vorbereitung und Inbetriebnahme von TK-Anschlüssen (Berechtigungen, Telefon, Fax, Konferenztelefone, Headsets, etc.), Patchungen/Schaltungen und Einrichtungen durchführen
- Einbindung von Arbeitsplatzkomponenten in das Netzwerk (LAN, WLAN, WAN, TK)
- Ggf. Rückführung nicht mehr benötigter Altkomponenten
- Ggf. Vorbereitung von Verwertung oder Entsorgung nicht mehr benötigter oder auszusondernder Komponenten
- Administrative Folgearbeiten durchführen/abschließen (Auftragsdokumentation einschließlich Umsetzungsmeldung für die Anlagenverwaltung, Datenpflege im Configuration Management u. ä.)
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e) Durchführung des Lifecycles im Bereich der Desktop-Systeme (Arbeitsplatz-PC, Notebook, Bildschirm):
- Erstellung der Aufträge im Auftragsportal
- Terminabstimmung mit dem Fachbereich
- Entnahme aus dem Lager, Durchführung von Basisinstallationen und Konfigurationen im Rahmen bestehender Betriebsverfahren für Erstinstallationen und Softwareverteilung
- Geräte zum Arbeitsplatz des Anwenders verbringen
- Aufbau inkl. Verkabelung unter Berücksichtigung der (IT-Sicherheits-) Vorgaben
- Inbetriebnahme und Funktionstest am Arbeitsplatz des Anwenders
- Kurze Einweisung des Anwenders
- Altgeräte abbauen, Rückführung in das Lager
- Administrative Folgearbeiten durchführen und abschließen (Auftragsdokumentation einschl. Umsetzungsmeldungen für Anlagenverwaltung, Datenpflege)
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f) Netzwerkbezogene Tätigkeiten:
- Austausch von Switchen
- Patcharbeiten
- Administrative Folgearbeiten durchführen und abschließen (Auftragsdokumentation einschl. Umsetzungsmeldungen für Anlagenverwaltung, Datenpflege)
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Angefordert wird ein (möglichst konstantes) Unterstützungsteam bestehend aus mindestens 10 Personen für die Aufgaben a) bis e) sowie mindestens 5 Personen für die Tätigkeiten f).
Die detaillierten Leistungsmerkmale und Anforderungen sind den Vertragsanlagen "B2_Vertrag EVB-IT Dienstleistung_Anlage 1 Leistungsbeschreibung_22-0004776" und "C7_Vertrag EVB-IT Dienstleistung_Anlage 5 Bewertungsmatrix_22-0004776" zu entnehmen.
Den initialen Dienstleistungsbedarf schätzen wir über die Gesamtvertragslaufzeit (bei gleichmäßiger Verteilung über die Vertragsjahre) auf bis zu 8.750 Personentage (70.000 Zeitstunden). Hierbei handelt es sich um eine kalkulatorische Annahme, welche dem derzeitigen Planungsstand entspricht. Rückschlüsse auf tatsächliche Inanspruchnahmen lassen sich daraus grundsätzlich nicht ableiten; diese erfolgen bedarfsgerecht entweder in Form von Blöcken (kontinuierlichen oder mehreren zusammenhängenden Tagen), einzelnen Tagen oder auch stundenweise.
Eine Mindestabnahmemenge ist nicht vorgesehen.
Die Leistungszeiten zur Umsetzung konkreter Anforderungen (Terminvereinbarungen bzw. Meilensteinplanungen) werden zwischen dem Auftragnehmer und dem fachlichen Ansprechpartner des Auftraggebers rechtzeitig abgestimmt.

Beschreibung der Verlängerungen

Die Rahmenvereinbarung beginnt am 01.01.2024 und hat zunächst eine Laufzeit von einem Jahr (= Mindestvertragslaufzeit).
Sie verlängert sich jeweils um ein weiteres Jahr, sofern sie nicht von einem der Vertragspartner schriftlich mit einer Frist von drei Monaten zum Ende der Mindestvertragslaufzeit bzw. danach zum Ende des Folgevertragsjahres gekündigt wird.
In jedem Fall endet die Rahmenvereinbarung ohne vorherige schriftliche Kündigung spätestens nach vier Jahren (= am 31.12.2027).
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Der Vertrag endet ferner, sobald das ausgewiesene Gesamtkontingent erschöpft ist.
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Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt hiervon unberührt.

Beschreibung der Optionen

Für derzeit nicht absehbare Mehrbedarfe wird ein optionales Kontingent (bis zu weitere 1.000 Personentage bzw. 8.000 Zeitstunden) vereinbart.
Das Gesamtdienstleistungskontingent umfasst somit maximal 9.750 Personentage (= 78.000 Zeitstunden).
Eine Verpflichtung zur Abnahme seitens des Auftraggebers besteht auch hierfür nicht.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Eigenerklärung über die Eintragung im Handelsregister/Berufsregister mit Angabe der Registernummer und des zuständigen Amtsgerichtes (gemäß Nr. 4 des Vordruckes 11078 II), ggf. Kopie der Eintragung beifügen (in der Bundesrepublik Deutschland Handelsregister bzw. Handwerksrolle, bei ausländischen Bewerbern Unterlagen gemäß Artikel 58 der Richtlinie 2014/24/EG)
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Angaben, dass nachweislich keine schwere Verfehlung begangen wurde, die die Zuverlässigkeit als Bewerber/Bieter in Frage stellt (gemäß Nr. 7 des Vordruckes 11078 II)
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Angaben zur Zahlung von Steuern, Abgaben und Beiträgen zur gesetzlichen Sozialversicherung (gemäß Nr. 8 des Vordruckes 11078 II)
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Angaben zur Mitgliedschaft bei der Berufsgenossenschaft (gemäß Nr. 9 des Vordruckes 11078 II)

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Eigenerklärung über Angaben zum Umsatz des Unternehmens: Der jährliche Umsatz für vergleichbare Leistungen muss in den letzten drei (3) abgeschlossenen Geschäftsjahren - alternativ seit Bestehen - , unter Einschluss des Anteils der gemeinsam mit anderen Unternehmen ausgeführten Leistungen, mindestens 500.000 Euro (netto) betragen haben. (gemäß Lfd. Nr. 1 des Dokumentes "C4_Eignungsmatrix_22-0004776" i. V. m. Nr. 1 des Vordruckes 11078 II)
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Angaben zu Versicherungen (gemäß Nr. 6 des Vordruckes 11078 II i. V. m. Nr. 13.2 "C5_Vertrag EVB-IT Dienstleistung_22-0004776" (auf Basis von Ziffer 18 EVB-IT Dienstleistungs-AGB))
ENTWEDER:
Eigenerklärung des Bieters über das Bestehen einer ausreichenden (marktüblichen) Versicherung zur Absicherung potentieller Sach-, Personen- und Vermögensschäden mit folgenden Deckungssummen: für Personen- und Sachschäden i. H. v. mindestens 3.000.000 EUR, für Vermögensschäden (aus der Tätigkeit als Web-, IT- oder Telekommunikationsdienstleister - wie IT-Dienstleister, EDV-Dienstleister, IT Service Provider/TK Service Provider, Internet Provider, Cloud Computing Spezialist, SaaS Spezialist, Datenverarbeitungsbetrieb, Internet-Dienstleister, Web-Dienstleister, Internet-Agentur, Online-Dienstleister, Webserver Administrator, Webhoster usw.) i. H. v. mindestens 500.000 EUR
- jeweils je Schadensereignis -
Die Gesamtleistung für alle Versicherungsfälle eines Jahres beträgt das Zweifache dieser Deckungssummen.
ODER ALTERNATIV:
In Fällen, bei denen eine (marktübliche) Versicherung zwar besteht, der Versicherungsschutz jedoch (derzeit) nicht die geforderten Deckungssummen aufweist oder nicht alle geforderten Schadensereignisse umfasst, ist eine Erklärung des Versicherers, dass im Fall der Auftragserteilung die Deckungssummen ohne Bedingungen auf die geforderten Summen erhöht bzw. fehlende Schadensereignisse mit den geforderten Deckungssummen aufgenommen werden, zwingend mit dem Angebot einzureichen.
In BEIDEN Fällen ist ein entsprechender NACHWEIS (Versicherungsbestätigung) spätestens bei einer beabsichtigten Zuschlagserteilung der Vergabestelle dann vorzulegen.
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Angaben zu Insolvenzverfahren und Liquidation (gemäß Nr. 5, Vordruck 11078 II)

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Eigenerklärung gemäß Vordruck 11029 c:
Im Falle des Einsatzes von Unterauftragnehmern ist die Teilleistung anzugeben, welche durch Unterauftragnehmer durchgeführt wird.
(Die Verpflichtung gemäß Vordruck 11029 d ist auf gesondertes Verlangen der Vergabestelle nachzuweisen.)
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Im Falle einer Bieter-/Arbeitsgemeinschaft sind alle die Leistungen gesamtschuldnerisch ausführenden Mitglieder sowie der bevollmächtigte Vertreter der Arbeitsgemeinschaft zu benennen (gemäß Vordruck 11031).
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Angaben zu Arbeitskräften (gemäß Nr. 3, Vordruck 11078 II)
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Der Bieter muss einen ausreichenden Sachverstand sowie Erfahrungen in dem ausgeschriebenen Aufgabenbereich vorweisen können. Der Nachweis ist anhand von 3 Referenzen / konkreten Vertragsverhältnissen, welche jeweils mit der zu vergebenen Leistung (fachlich und inhaltlich) vergleichbar sind, zu erbringen. Folgende Mindestanforderungen sind definiert:
a) Vergleichbarkeit der Leistungen und Blick auf die eingesetzten Tools/Technologien und Leistungsfelder:
- für Referenzen Nrn. 1, 2 und 3 jeweils:
Umsetzung der IMAC-Prozesse:
- logistische Aufgaben wie Auslieferung und Rücknahme von Hardware
- Installation von PC-Systemen
- Verbuchung der Changes in den entsprechenden Datensenken
- Second-Level-Support für alle Arbeitsplatzkomponenten (PC/Notebook, Monitor, Drucker, Smartphone/Tablet etc.) über ein Ticketmanagementsystem
- einfache Netzwerktätigkeiten (z. B. patchen)
b) Erbringungszeitraum (von MM/JJJJ bis MM/JJJJ) und Vertragslaufzeit:
- für Referenzen Nrn. 1, 2 und 3:
Die Umsetzung des Referenzprojektes erfolgte jeweils innerhalb der letzten 5 Jahre.
Die Vertragslaufzeit des Referenzprojektes muss jeweils wenigstens 2 Jahre betragen haben.
c) Vergleichbarkeit des Vertragsvolumens:
- für Referenzen Nrn. 1 und 2:
Die Vergleichbarkeit des Volumens ist jeweils bei >= 100.000 Euro (netto) gegeben.
- für Referenz Nr. 3:
Die Vergleichbarkeit des Volumens ist bei >= 50.000 Euro (netto) gegeben.
d) Referenzgeber bzw. Empfänger der Leistungen
- für Referenzen Nrn. 1, 2 und 3:
jeweils Beschreibung des Auftraggebers mit stets den folgenden Mindestangaben:
Name und Ort, Branche, Ansprechpartner für eine mögliche Kontaktaufnahme mit mindestens folgenden Daten: Funktion, E-Mail-Funktionsadresse bzw. -Postfach und Telefonnummer der Zentrale
(gemäß Lfd. Nrn. 2 bis 4 des Dokumentes "C4_Eignungsmatrix_22-0004776" i. V. m. Nr. 2 des Vordruckes 11078 II)

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

Zur Überprüfung der Referenzen sind sowohl die Referenzgeber als auch die Kontaktdaten ihrer Ansprechpersonen zu benennen. Es ist ggf. beabsichtigt, die Verifizierung einer Referenz per E-Mail oder Telefon durchzuführen. Reichen Sie daher nur Referenzen ein, bei denen die Referenzgeber zu einer Bestätigung gegenüber der Deutschen Bundesbank bereit sind. Können Referenzen nicht verifiziert werden, behält sich die Deutsche Bundesbank vor, diese Referenzen als nicht wertungsfähig zu behandeln, was zum Ausschluss führen kann.
Bitte beachten Sie, dass jede Referenz jeweils kumulativ alle Mindestanforderungen (A-Kriterien) erfüllen muss.
Die Eignung ist gegeben, wenn alle Mindestanforderungen (= Ausschlusskriterien bzw. A-Kriterien) vollumfänglich erfüllt sind.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Der Auftragnehmer gewährleistet, dass er über hinreichend qualifizierte Kapazitäten zur ordnungsgemäßen Durchführung der anstehenden Tätigkeiten verfügt (siehe auch II.2.4)).
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Sämtliche Kommunikation und Dokumentation im Rahmen der Aufgabenerfüllung erfolgt ausschließlich in deutscher Sprache auf Geschäftsniveau. Als Maßstab ist der europäische Referenzrahmen (CEFR) nach der Stufe B2 anzusetzen.
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Der Auftragnehmer gewährleistet, dass auf Anforderung eine Verfügbarkeit/Bereitstellung der entsprechend dem Vertragszweck und der jeweiligen Aufgabenstellung qualifizierten Personen an den Standorten des Auftraggebers bundesweit (detaillierte Angaben siehe II.2.3) innerhalb von vier Wochen erfolgt.
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Der Auftragnehmer benennt einen zentralen Ansprechpartner ("Single Point of Contact") zur Abstimmung von Leistungspaketen, Termin- und Leistungsplänen als auch Priorisierungen sowie zur Koordinierung der Einsatzplanung aller beim Auftraggeber bundesweit zum Einsatz kommenden Personen.
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Anforderungen an die drei obligatorisch einzureichenden Konzepte sind der Anlage "C7_Vertrag EVB-IT Dienstleistung_Anlage 5 Bewertungsmatrix_22-0004776" zu entnehmen.
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Im Zuge der Leistungserbringung ist ein Zugriff auf und die Nutzung von IT-Ressourcen des Auftraggebers notwendig; vor Aufnahme der Tätigkeiten ist somit eine Verpflichtungserklärung gemäß "D2_Vertrag EVB-IT Dienstleistung_Anlage 3 Verpflichtungserklärung Nutzung IT-Ressourcen_22-0004776" pro einzusetzende Person nach den Maßgaben der Anlage "B3_Vertrag EVB-IT Dienstleistung_Anlage 2 Nutzungsbedingungen und Datenschutzhinweis IT-Ressourcen_22-0004776" obligatorisch.
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Der Einsatz beim Auftraggeber setzt jeweils voraus, dass den für die Zuverlässigkeitsüberprüfung (vgl. "D3_Vertrag EVB-IT Dienstleistung_Anlage 6 Eigenerklärung zur Zuverlässigkeitsüberprüfung_22-0004776") zuständigen Stellen keine Erkenntnisse über die einzusetzenden Personen vorliegen, die aus Gründen der Sicherheit einem Zutritt zur und einer Leistungserbringung bei der Deutschen Bundesbank entgegenstehen.
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Eigenerklärung im Zusammenhang mit EU Sanktions-VO Russland (gemäß Dokument "C3_Eigenerklärung Bezug zu Russland_22-0004776")
Erläuterung:
Mit der am 8. April 2022 im EU-Amtsblatt veröffentlichten Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022 zur Änderung der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 (Sanktions-VO) über restriktive Maßnahmen angesichts der Handlungen Russlands, die die Lage in der Ukraine destabilisieren, wurden seit Ausbruch des russischen Angriffskriegs gegen die Ukraine erstmals auch Sanktionen erlassen, die die Vergabe und die Ausführung öffentlicher Aufträge und Konzessionen ab Erreichen der EU-Schwellenwerte nach § 106 GWB unmittelbar und ohne weitere nationale Umsetzungsrechtsakte betreffen.
Wegen des Art. 5k Abs. 1 Verordnung (EU) Nr. 833/2014 gilt ein Zuschlagsverbot für noch nicht erteilte öffentliche Aufträge im Oberschwellenbereich, die im Zusammenhang mit russischen Personen, Organisationen und Einrichtungen stehen.
Angebote und/oder Teilnahmeanträge von Unternehmen, die eine entsprechende Erklärung NICHT abgeben, SIND von der Wertung AUSZUSCHLIESSEN (siehe insb. § 57 Abs. 1 Nr. 2 VgV).
Weitergehende Informationen können dem Rundschreiben des BMWK entnommen werden:
https://www.bmwk.de/Redaktion/DE/Downloads/P-R/rundschreiben-anwendung-russland-sanktionen-bereich-vergabe-offentlicher-auftrage-und-konzessionen.pdf?__blob=publicationFile&v=4

Rechtzeitig angeforderte Auskünfte müssen bis spätestens 13.07.2023 (cob) bei der Vergabestelle vorliegen. Danach eingehende Anfragen können grundsätzlich nicht mehr beantwortet werden. Fragen zum laufenden Verfahren sind ausschließlich über die Projektraumrubrik "Kommunikation" der Vergabeplattform DTVP zu stellen. Die Antworten sowie alle weiteren verfahrensrelevanten Informationen werden von der Vergabestelle ebenfalls nur dort bereitgestellt.
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Angebote sind über die Vergabeplattform im entsprechenden Projektraum über das Bietertool im Reiter "Angebote" einzureichen.
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Rechnungen sind in elektronischer Form in Sinne der E-Rechnungsverordnung (ERechV) auszustellen und über die Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE) unter Verwendung der Leitweg-ID (wird bei Zuschlagserteilung bekannt gegeben) einzureichen.
Bekanntmachungs-ID: CXP4Y6363UW