Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien
Kurze Selbstdarstellung (Eigenerklärung des Bieters zu seinen Unternehmensdaten, Rechtsform, Gründungsjahr und -ort, Management, Standorte. Mitarbeitende etc.),
Darstellung der fachlichen Schwerpunkte des Bieters (Kernkompetenzen),
Darstellung (inkl. namentlicher Vorstellung) der verantwortlichen Leitung des Bieters sowie der Personen des Kernteams einschließlich
Darstellung deren Berufserfahrung im Bereich Veranstaltungsmanagement,
Darstellung der Projektleiterin / des Projektleiters, die/ der fest und voraussichtlich für die Dauer der gesamten Laufzeit der Rahmenvereinbarung für den Auftraggeber zuständig sein wird und über mindestens 5 Jahre Berufserfahrung im beschriebenen Auftragsgegenstand verfügen muss,
Darstellung des Projektteams, das regelmäßig für den Auftraggeber tätig sein wird und dessen Mitglieder alle über Erfahrung im beschriebenen Auftragsgegenstand verfügen müssen,
Benennung der Aufgaben, die die Projektleitung und die einzelnen Teammitglieder wahrnehmen werden.
Es werden Anforderungen an die technische Ausstattung des Bieters gestellt. Die Anforderungen ergeben sich im Einzelnen aus der Leistungsbeschreibung. Mit der Angebotsabgabe ist die vorbereitete Eigenerklärung des Bieters zur technischen Ausstattung unterschrieben einzureichen.
Mit Angebotsabgabe ist die Angabe, welche Teile des Auftrags das Unternehmen unter Umständen als Unteraufträge zu vergeben beabsichtigt darzulegen.
Referenzen:
Eine (1) Referenz vergleichbar zum Veranstaltungstyp 1 (Solinger Integrationskonferenz) der Leistungsbeschreibung:
- Eine (1) Referenz des Bieters / der Bietergemeinschaft über die Durchführung von einer mit dem Veranstaltungstyp 1 - Solinger Integrationskonferenz - mit bis zu 1.000 teilnehmenden Personen (siehe Punkt II.1.1 der Leistungsbeschreibung) vergleichbaren Veranstaltung aus den Jahren 2019 bis 2023 (wünschenswert wären Erfahrungen mit Auftraggebern der öffentlichen Hand) unter Angabe des Auftragsinhalts und, sofern keine rechtlichen Gründe entgegenstehen, des Auftragswertes sowie der Ansprechperson beim Auftraggeber.
Zwei (2) Referenzen vergleichbar zum Veranstaltungstyp 3 der Leistungsbeschreibung (Veranstaltungen bis 100 Teilnehmenden):
- Zwei (2) Referenzen des Bieters / der Bietergemeinschaft über die Durchführung von mindestens zwei mit dem Veranstaltungstyp 3 - (öffentlichkeitswirksame) Veranstaltungen in Form von Fachtagungen, Workshops, Besprechungen mit bis zu 100 Teilnehmenden (siehe Punkt II.1.3 der Leistungsbeschreibung) - vergleichbaren Veranstaltungen aus den Jahren 2019 bis 2023 (wünschenswert wären Erfahrungen mit Auftraggebern der öffentlichen Hand) unter Angabe des Auftragsinhalts und, sofern keine rechtlichen Gründe entgegenstehen, des Auftragswertes sowie der Ansprechperson beim Auftraggeber.
Eine (1) Referenz zu einer Großveranstaltung:
- Eine (1) Referenz des Bieters / der Bietergemeinschaft zur Konzeption, Planung, Steuerung und Durchführung einer Großveranstaltung (vergleichbar eines Stadtfestes, o.ä.) aus den Jahren 2019 bis 2023 (wünschenswert wären Erfahrungen mit Auftraggebern der öffentlichen Hand) unter Angabe des Auftragsinhalts und, sofern keine rechtlichen Gründe entgegenstehen, des Auftragswertes sowie der Ansprechperson beim Auftraggeber.
Hinweis: Bieter, die über keine Erfahrungsnachweise durch Referenzen verfügen (z.B. neu gegründete Unternehmen) haben darauf hinzuweisen und können sich der Eignungsleihe bedienen.
Detaillierte Projektpläne und Kalkulationen (Budgetplanungen) für eine (1) tatsächlich organisierte Veranstaltung mit bis zu 1.000 Teilnehmenden insgesamt aus den Kategorien "analog", "digital" oder "hybrid":
- Detaillierte Projektpläne und Kalkulationen (Budgetplanungen) aus den Jahren 2021 bis 2023 für eine (1) tatsächlich organisierte Veranstaltung mit bis zu 1.000 Teilnehmenden insgesamt, die den beschriebenen Kategorien "analog", "digital" oder "hybrid" (siehe Veranstaltungstypen II.1) ähnlich war. Gefordert sind aussagekräftige und bei Bedarf anonymisierte Ausarbeitungen, die vom Bieter selbst in der Praxis genutzt wurden.
Arbeitsprobe
Konzeptionierung, und Gestaltung einer funktionierenden Landingpage für eine fiktive Präsenzveranstaltung des Ministeriums im Landesdesign, über die sich 100 erwartete Teilnehmende an- und ggf. wieder abmelden können. Folgende Programmpunkte sind anzunehmen:
- Moderation
- Impulsvorträge durch Referent:innen
- Rede Ministerin
- Talkrunde mit Möglichkeit für das Publikum, eigene Fragen zu stellen
- Fünf parallel stattfindende Workshops
- Abschluss im Plenum
Über die Landingpage sollen die Teilnehmenden die Möglichkeit erhalten, sich für einen der fünf Workshops anmelden zu können.
- Ausführungskonzept zur Umsetzung einer hybriden Veranstaltung für eine Fachkonferenz mit 200 Teilnehmenden (100 Teilnehmende in Präsenz, 100 Teilnehmende digital zugeschaltet) in der Zeit von 10.00 bis 14.30 Uhr mit Beteiligungsmöglichkeiten der Teilnehmenden.
Als Programmpunkte sind anzunehmen:
10.00 Uhr Eröffnung durch die Moderation
10.05 Uhr Grußwort Ministerin
10.30 Uhr Impulsreferat zum Thema (inkl. PowerPoint)
11.00 Uhr moderierter Austausch mit 5 Podiumsteilnehmenden
12.00 Uhr Mittagspause mit der Möglichkeit zum Networking
12.30 Uhr Austausch in drei parallel stattfindenden moderierten Foren zu unterschiedlichen Themen mit der Möglichkeit zu Kleingruppenarbeit
14.00 Uhr Präsentation der Forenergebnisse im Plenum
14.20 Uhr Schlusswort Ministerin
14.30 Uhr Ende des Fachtages
Im Ausführungskonzept sollen Herangehensweise, die Ausführung und die einzelnen Arbeitsschritte ausformuliert dargestellt werden. Wünschenswert wäre es, wenn zudem Social Media Posts (Sharepic, Reel, o.ä.) zur Ankündigung und Begleitung der Veranstaltung entwickelt und eingereicht werden und ein Vorschlag zur Dokumentation der Veranstaltung unterbreitet wird.