Rahmenvereinbarung zur Einrichtung eines Fahrradleasingangebotes für die Mitarbeitenden der Stadt Seelze

Kurze Beschreibung

Einrichtung einer Rahmenvereinbarung zur Einrichtung eines Fahrradleasingangebots für die Mitarbeitenden der Stadtverwaltung Seelze nach dem Tarifvertrag zur Entgeltumwandlung zum Zwecke des Leasings von Fahrrädern im kommunalen öffentlichen Dienst (TV-Fahrradleasing) im Rahmen eines Offenen Verfahrens. Dafür werden über einen Anbieter Fahrräder geleast, welche im Rahmen der Entgeltumwandlung durch die Mitarbeitenden der Stadt Seelze bezahlt werden.

Beschreibung der Beschaffung

Die Stadt Seelze beabsichtigt für die Mitarbeitenden der Stadt Seelze das Angebot eines Radleasings im Wege der Entgeltumwandlung zum Zwecke des Leasings von Fahrrädern im kommunalen öffentlichen Dienst (TV-Fahrradleasing) einzuführen. Mit dem Thema Radleasing für die Mitarbeitenden möchte die Stadt Seelze ihren Zielen des Klimaschutz-Vorbildes nachkommen und außerdem einen Beitrag zur Mobilitätswende leisten. Gleichzeitig ist dies ein Mitarbeitendenwunsch, dem die Stadtverwaltung gerne nachkommen möchte.
Der wichtigste Faktor ist daher, dass das angebotene Radleasing für die teilnehmenden Mitarbeitenden gegenüber einem Direktkauf wirtschaftlich vorteilhaft sein muss.
Das Angebot des Leasinggebers muss daher die in der Leistungsbeschreibung und dem Leistungsverzeichnis genannten Voraussetzungen erfüllen.
Der Auftraggeber schließt hierfür auf Grundlage dieser Rahmenvereinbarung die jeweiligen Einzel-Leasingverträge mit dem Auftragnehmer/der Auftragnehmerin ab. Der Auftraggeber vereinbart entsprechende Nutzungs- und Überlassungsverträge mit den Rechten und Pflichten der Mitarbeitenden und regelt die Gehaltsumwandlung. Leasingnehmer wird der Auftraggeber. Der Auftraggeber ist dabei an die Vorgaben des Tarifvertrages zur Entgeltumwandlung zum Zwecke des Leasings von Fahrrädern im kommunalen öffentlichen Dienst (TV-Fahrradleasing) vom 25.10.2020 gebunden.
Für den Start des Angebots voraussichtlich zum 01.08.2023 sucht der Auftraggeber einen erfahrenen und verlässlichen Partner, der die nachstehend benannten Leistungen erbringen soll.
Der sich ergebende tatsächliche Bedarf ist nicht bekannt. In einer Umfrage im Januar 2023 haben rd. 45 Mitarbeitende grundsätzliches Interesse am Fahrradleasing geäußert. Da die Stadt jedoch kontinuierlich wächst und ggf. das Interesse weiter steigern könnte und die Rahmenvereinbarung für drei Jahre mit der Verlängerungsoption für ein weiteres Jahr laufen soll, kann der sich ergebende tatsächliche Bedarf ändern.
Dieser Rahmenvertrag tritt mit Erteilung des Zuschlags der Auftraggeberin auf das Angebot des Auftragnehmenden, voraussichtlich am 01.08.2023, in Kraft und gilt zunächst bis zum 31.07.2026.
Verlängerungsoption um 12 Monate bis 31.07.2027 durch schriftliche Erklärung bis spätestens drei Monate vor dem Ende der Laufzeit, vgl. § 21 Abs. 6 VgV.
Die Leistungen werden in Form eines Rahmenvertrags vergeben. Das geschätzte Auftragsvolumen beträgt ca. 180.000 EUR (brutto). Dieses geschätzte Auftragsvolumen wird hiermit nicht festgelegt, d.h. es kann höher oder geringer ausfallen.
Nähere Informationen entnehmen Sie bitte der Leistungsbeschreibung und dem Leistungsverzeichnis sowie den weiteren Vergabeunterlagen.

Beschreibung der Verlängerungen

Die Vertragslaufzeit der Rahmenvereinbarung mit dem Auftragnehmer beträgt 36 Monate mit der Option um Vertragsverlängerung auf 48 Monate durch schriftliche Erklärung bis spätestens drei Monate vor dem Ende der Laufzeit, vgl. § 21 Abs. 6 VgV.
Die Vertragslaufzeit beginnt voraussichtlich am 01.08.2023 und endet voraussichtlich am 31.07.2026, ohne dass es einer separaten Kündigung bedarf.
Die auf dieser Rahmenvereinbarung beruhenden einzelnen Leasingverträge haben im Regelfall jeweils eine feste Laufzeit von 36 Monaten.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Bitte reichen Sie folgende Unterlagen ein:
- Aktueller Auszug aus dem Handelsregister (in Abhängigkeit zur Unternehmensform)
- Aktueller Nachweis zur Eintragung in ein Berufsregister (Handwerksrolle, HWK, IHK, LWK etc.)

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Bitte reichen Sie folgende Unterlagen ein:
- Eigenerklärung zur Eignung Liefer- / Dienstleistungen (Formblatt VHB 124 LD) oder alternativ Angabe einer Präqualifizierungsnummer (PQ-Nr.)
- Eigenerklärung zur Zahlung eines Mindestentgelts (§ 4 Abs. 1 NTVergG)
- Nachweis zur Gewerbeanmeldung
- Aktueller Auszug aus dem Handelsregister (in Abhängigkeit zur Unternehmensform)
- Aktueller Nachweis zur Eintragung in ein Berufsregister (Handwerksrolle, HWK, IHK, LWK etc.)
- Aktuelle Unbedenklichkeitsbescheinigung der Krankenkasse(n)
- Qualifizierte aktuelle Unbedenklichkeitsbescheinigung der Berufsgenossenschaft
- Aktuelle Bescheinigung in Steuersachen vom Finanzamt
- Gültiger Nachweis einer (Berufs-)Haftpflichtversicherung
Im Falle der Beauftragung von Nachunternehmern, sind folgende Nachweise von jedem Nachunternehmer auszufüllen und einzureichen:
- Eigenerklärung zur Eignung Eignung Liefer- / Dienstleistungen (Formblatt VHB 124 LD) oder alternativ Angabe einer Präqualifizierungsnummer (PQ-Nr.)
- Eigenerklärung zur Zahlung eines Mindestentgelts (§ 4 Abs. 1 NTVergG)
- Eigenerklärung_Russlandsanktionen_EU

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Auf gesondertes Verlangen der Vergabestelle sind:
zwei Referenznachweise entsprechend den Angaben des Formblattes VHB 124-LD (Eigenerklärung zur Eignung Liefer- / Dienstleistungen) oder der Präqualifizierung vorzulegen.
Der Anbieter muss bereits über Erfahrungen mit Fahrrad-Leasingmodellen und erprobte Konzepte bei Arbeitgebern verfügen, die in der Größenordnung wie der Stadtverwaltung (rund 550 Mitarbeitende) verfügen.
Dazu sind zwei vergleichbare Referenzobjekte vorzulegen. Die Zahl der Mitarbeitenden im Referenzprojekt muss min. 300 betragen. Der Abschluss des Rahmenvertrags darf nicht früher als 2017 gewesen sein. Der Auftraggeber behält sich vor, beim Referenzgeber entsprechende Erkundigungen einzuholen. Hierzu ist eine Auskunftsperson zu benennen.

Die Zentrale Vergabestelle wickelt das gesamte Vergabeverfahren in elektronischer Form über die Vergabeplattform DTVP ab. Insbesondere erfolgen die Kommunikation zwischen Zentraler Vergabestelle und Bietenden sowie die Einreichung von Angeboten ausschließlich in elektronischer Form über den Projektraum des Verfahrens. Einzelheiten entnehmen Sie bitte den nachfolgenden Regelungen.
Angebote werden in Textform entgegengenommen. Sofern in diesem Dokument oder den sonstigen Vergabeunterlagen unterschriebene Dokumente gefordert werden, reichen eingescannte Unterlagen und Unterschriften als PDF aus.
Zur Nutzung der Vergabeplattform zur Abgabe elektronischer Angebote sind lediglich ein aktueller Internet-Browser sowie ein Internetzugang erforderlich. Hierbei werden ausschließlich HTML- und Javascript-konforme Standardtechnologien und keinerlei Add-Ons/Plugins oder sonstige ggf. (sicherheits-)kritische Technologien verwendet.
Um sicherzustellen, dass alle Teilnehmenden am Vergabeverfahren automatisch über Änderungen an den Vergabeunterlagen informiert werden und die Antworten auf Fragen der Teilnehmenden erhalten, sollten Interessenten sich auf der Vergabeplattform für das Vergabeverfahren registrieren (freiwillige Registrierung). Es obliegt ausschließlich den Teilnehmenden, durch geeignete organisatorische Maßnahmen sicherzustellen, dass das bei der Registrierung angegebene E-Mail-Postfach kontinuierlich überwacht wird. Ohne Registrierung kann der Erhalt vorstehender Informationen nicht gewährleistet werden. Unternehmen, die von der Möglichkeit der freiwilligen Registrierung keinen Gebrauch machen, müssen sich selbstständig im Projektraum auf der Vergabeplattform informieren, ob Vergabeunterlagen zwischenzeitlich geändert wurden oder ob die Zentrale Vergabestelle Fragen zum Vergabeverfahren beantwortet hat. Das Risiko, ein Angebot auf Grundlage veralteter Vergabeunterlagen oder Informationen abzugeben, liegt ohne erfolgte Registrierung beim Teilnehmenden. Die Registrierung für die Vergabeplattform ist für Unternehmen vollständig kostenfrei.
Die Vergabeunterlagen werden ausschließlich über das Online-Vergabeportal DTVP (www.dtvp.de) bereitgestellt. Eine Registrierung ist keine Pflicht, die Vergabeunterlagen können ohne diese abgerufen werden. Da die Kommunikation mit Bietern jedoch ebenfalls über dieses Portal erfolgt, wird eine Registrierung empfohlen.
Es wird darauf hingewiesen, dass Bieterfragen spätestens bis sechs Kalendertage (17.05.2023) vor Ablauf der Angebotsfrist gestellt werden müssen, damit noch eine zeitnahe Beantwortung dieser Bieterfragen im Vergabeportal DTVP erfolgen kann. Das vollständige Angebot ist inklusive aller Anlagen über das elektronische Vergabeportal zu übermitteln.
Zur Eröffnung zugelassen, sind nur Angebote, die bis zum Ablauf der Angebotsfrist (25.05.2023, 10:45 Uhr) elektronisch über das DTVP abgegeben worden sind.
Das Angebot ist durch den Bieter inklusive aller Anlagen über das elektronische Vergabeportal abzugeben. Das Formblatt VVB 633 - Angebotsschreiben - Liefer-/Dienstleistungen, sowie "Leistungsverzeichnis - Preisblatt + Kriterienkatalog" müssen ausgefüllt bei der Angebotsöffnung vorliegen.
Maßgeblich für die Auswertung ist das hierüber vorgelegte Angebot. Bei der elektronischen Abgabe der Angebote genügt die einfache Textform nach § 126b BGB. Eine Angebotsabgabe mittels E-Mail, Fax oder postalisch ist nicht zulässig.
Bitte reichen Sie Ihr Angebot ausschließlich über das dafür beim elektronischen Vergabeportal vorgesehene Bietertool, und nicht als Nachricht über das Kommunikationstool ein. Andernfalls kann es unmittelbar zum Ausschluss des Angebots kommen!
Das Übermittlungsrisiko für die Rechtzeitigkeit eines Angebotes trägt der Bieter.
Nebenangebote/Änderungsvorschläge sind nicht zugelassen. Es ist nur ein Hauptangebot zugelassen.
Dieser Rahmenvertrag tritt mit Erteilung des Zuschlags der Auftraggeberin auf das Angebot des Auftragnehmenden, voraussichtlich am 01.08.2023, in Kraft und gilt zunächst bis zum 31.07.2026.
Verlängerungsoption um 12 Monate bis 31.07.2027 durch schriftliche Erklärung bis spätestens drei Monate vor dem Ende der Laufzeit, vgl. § 21 Abs. 6 VgV.
Die Leistungen werden in Form eines Rahmenvertrags vergeben. Das geschätzte Auftragsvolumen beträgt ca. 180.000 EUR (brutto). Dieses geschätzte Auftragsvolumen wird hiermit nicht festgelegt, d.h. es kann höher oder geringer ausfallen.
Nähere Informationen entnehmen Sie bitte den weiteren Vergabeunterlagen.
Um entsprechende Beachtung wird gebeten.
Bekanntmachungs-ID: CXVHYDDYWTXM2M4S

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Bitte berücksichtigen Sie, dass die Vergabekammer ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag einleitet und ein Antrag gem. § 160 Abs. 3 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) unzulässig ist, soweit
(1.) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrages anerkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat,
(2.) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
(3.) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
(4.) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Die Rechtsbehelfsfristen und Präklusionsbestimmungen gem. §160 Abs. 3 GWB sind zwingend zu beachten.