Rahmenvertrag für Cisco Unified Communications und Collaborationsysteme (Videokonferenzsysteme)

Universitätsklinikum Heidelberg

Gegenstand der Ausschreibung ist die Lieferung, Implementierung und Migration von Produkten bzw. Lizenzen/Subscriptions sowie der Support und die Erbringung von Dienstleistungen für die komplexe Cisco Communications und Collaboration -Infrastruktur im Konzern Universitätsklinikum Heidelberg. Die derzeit eingesetzten Infrastruktur Komponenten sollen ertüchtigt werden, bzw. sollen Erweiterrungen konsistent umgesetzt werden. Die Systeme / Systemkomponenten sollen sowohl einzeln, als auch im Rahmen von Sammelbestellungen während der Laufzeit verteilt beauftragt werden. Ebenso sollen die hierzu benötigten Dienstleistungen / Consulting zur Konzeptionierung / Erweiterungen / Migrationen / Wartungsverträge zum Betrieb der eingesetzten Systeme sukzessive während der Laufzeit der Vereinbarung beauftragt werden.

Deadline

Deadline 2026-07-13

Wer?

• Universitätsklinikum Heidelberg

Wie?

Wo?

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2026-06-11	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2026-06-11)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Rahmenvertrag für Cisco Unified Communications und Collaborationsysteme (Videokonferenzsysteme)
Referenznummer: 2026-119
Kurze Beschreibung:

Art des Vertrags: Lieferungen
Produkte/Dienstleistungen: Rundfunk- und Fernsehgeräte, Kommunikations- und Fernmeldeanlagen und Zubehör 📦
Beschreibung
Interne Kennung: 2026-119
Beschreibung der Beschaffung:

Das Zentrum für Digitalisierung und Informationstechnologie (ZDI) am Universitätsklinikum Heidelberg (UKHD) im weiteren Verlauf Auftraggeber (AG) genannt, stellt die Systeme/Infrastruktur für die Cisco Unified Communications und Collaborationsysteme (Videokonferenz- Webexplattform) bereit. Die vorhandene komplexe Infrastruktur muss im Rahmen des verfügbaren Budgets regelmäßig aktualisiert und erweitert werden. Mittlerweile sind viele Videokonferenz Raumsysteme im gesamten Konzern auf den zentralen Videokonferenzservern registriert. Ohne die zentralen Serversysteme könnten keine Videokonferenzen im Klinikum abgehalten werden. Ebenfalls besteht ein Managed Service Vertrag / Wartungsvertrag um einen 7 x 24 Betrieb der Videokonferenzplattform zu gewährleisten. Bei Ertüchtigungen und Erweiterungen dieser Infrastruktur muss die maximal mögliche Verfügbarkeit, Sicherheit und Performanz bei gleichzeitiger Minimierung der Betriebsaufwände stets gewährleistet und stringent umgesetzt werden. Hierzu suchen wir einen verlässlichen Partner, im weiteren Verlauf Auftragnehmer (AN) genannt, der in dem vorhandenen komplexen Umfeld mit entsprechendem KnowHow, die von uns nachgefragten Leistungen umfassend und kompetent im Rahmen einer längerfristig angelegten Partnerschaft erbringt. Insbesondere sind bei den Dienstleistungen als auch bei Lieferung und Support für Erweiterungen tiefgreifende Kenntnisse beim Zusammenwirken der verschiedenen bei uns zum Einsatz kommenden Hersteller und Produkte essentiell. Es soll eine Rahmenvereinbarung zur Lieferung, Implementierung und Migration von Produkten bzw. Lizenzen/Subscriptions sowie Support für Cisco Unified Communications und Collaborationsysteme abgeschlossen werden. Die Rahmenvereinbarung soll ebenfalls einen Managed Service Wartungsvertrag (7 x 24) sowie die Cisco Hard- und Softwareverlängerung der eingesetzten Komponenten enthalten. Diese Rahmenvereinbarung soll es dem Klinikum ermöglichen durch Abrufbestellungen im Rahmen einer längerfristig angelegten Partnerschaft die benötigten Produkte/Leistungen aus einer Hand zu beauftragen.

Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen:

IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung 📦

Softwarepaket und Informationssysteme 📦

Hauptstandort oder Erfüllungsort: Alle im Konzernverbundene Einrichtungen (Heppenheim / Mannheim)
Postanschrift: Im Neuenheimer Feld 672
Postleitzahl: 69120
Stadt: Heidelberg
Land: Deutschland 🇩🇪
Ort der Leistung: Heidelberg, Stadtkreis 🏙️
Dauer: 1 Jahre
Maximale Verlängerungen: 1
Weitere Informationen zur Verlängerung: einmalig um 3Jahr
Vergabekriterien
Preis ✅
Preis (Gewichtung): 80.0
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Qualität
Qualitätskriterium (Gewichtung): 20.0
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Zentrale Elemente des Verfahrens:

In der Rahmenvereinbarung ist keine Mindestabnahme vorgesehen, die im Preisblatt genannten Mengen / Volumen sind ausschließlich indikativ zu betrachten. Der Kauf erfolgt in Abrufbestellungen, die im Umfang und Zeitpunkt dem Bedarf und den Möglichkeiten des Auftraggebers entsprechen. Der Auftragnehmer kann keine Bearbeitungsgebühren oder Mindermengenaufschläge erheben. Der Auftragnehmer liefert im Rahmen von Einzelabrufen bestellte Komponenten innerhalb von 14 Tagen nach Auftragserteilung. Innerhalb einer weiteren Woche erfolgt der Aufbau inkl. Herbeiführung der Betriebsbereitschaft und der Einweisung in die Systeme. Im Allgemeinen sind folgende Leistungen vom Auftragnehmer zu erbringen: - Lieferung und Installation - Support für Hard- und Software (Neugeräte plus Bestandshardware) - Einweisung in die gelieferten Systeme - Dienstleistungen zur Beratung / Konzeption - Wartungsverträge Die Ausschreibung umfasst im wesentlichen Komponenten, Produkte und Leistungen des Herstellers Cisco. Weitere nicht explizit genannte Hersteller können während der Laufzeit der Rahmenvereinbarung hinzukommen und werden über Abrufbestellungen zu marktüblichen Projektpreisen abgewickelt. Der Leistungsumfang dieser Vereinbarung betrifft, über die angefragten Produkte hinaus, die Lieferung aller Produkte der genannten Hersteller gemäß der jeweiligen Herstellerpreisliste in der aktuell gültigen Fassung abzüglich des Rabattsatzes zu dieser Produktkategorie gemäß den vom Auftragnehmer auszufüllenden Angaben in 4. Preisblatt. Geliefert dürfen ausschließlich fabrikneue Originalprodukte des Herstellers in Originalverpackung, die vor Auslieferung auf die bezugsberechtigte Einrichtung lizensiert werden. Die zu liefernde Ware muss ausschließlich über autorisierte Vertriebswege bezogen werden. Weitere Einzelheiten sind in Anlage 2 Leistungsverzeichnis zu entnehmen.

Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2026-07-13 10:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2026-07-13 10:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote (Ort): Universitätsklinikum Heidelberg, Berliner Straße 10, 69120 Heidelberg
Bedingungen für die Öffnung der Angebote (Informationen über die befugten Personen und das Öffnungsverfahren): mind. 2 Vertreter des Auftraggebers, Bieter sind nicht zugelassen
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 90 Tage
Informationen über eine Rahmenvereinbarung oder ein dynamisches Beschaffungssystem
Rahmenvereinbarung mit mehreren Betreibern ✅
Höchstzahl der Teilnehmer: 1
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Eröffnungstermin: 2026-07-13 10:00:00 📅
Ort des Eröffnungstermins: Universitätsklinikum Heidelberg, Berliner Straße 10, 69120 Heidelberg
Zusätzliche Informationen: mind. 2 Vertreter des Auftraggebers, Bieter sind nicht zugelassen
Elektronische Rechnungsstellung: Zulässig
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 2026-06-27 23:59:59 📅
Zusätzliche Informationen:

Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.

Vergabekriterien
Gewichtungsart: Gewichtung (Punkte, genau)
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Der Vertrag enthält Bedingungen zur Vertragsausführung ✅

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Eignungskriterium: Zertifikate von unabhängigen Stellen über Qualitätssicherungsstandards
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Der Auftragnehmer muss nach ISO27001:2013 oder vergleichbar zertifiziert sein - ein entsprechender Nachweis ist dem Angebot beizulegen.

Der Auftragnehmer soll vergleichbar zur ISO45001:2018 zertifiziert sein - ein entsprechender Nachweis ist dem Angebot beizulegen.

Eignungskriterium: Zertifikate von Qualitätskontrollinstituten
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Der Auftragnehmer bestätigt das er den offiziellen Cisco Partner Status Gold nachweisen kann.

Eignungskriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Es werden drei Referenzprojekte /- Kunden nach anschließender Anforderung und in vergleichbarer Größenordnung (mit mindestens 2.000 User Lizenzen) aus den letzten fünf Jahren gefordert. Es können nur Referenzkunden aus den Bereichen Universitätsklinika oder der öffentlichen Verwaltung genannt werden. Für jede Referenz soll ein Ansprechpartner namentlich benannt werden, welcher bei Bedarf durch den AG kontaktiert werden kann. Für den Nachweis bitte jeweils entsprechende Excel Sheets nutzen.

Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

Alle im Zusammenhang mit diesem Vergabeverfahren erlangten Informationen sind vom Bieter vertraulich zu behandeln. Als vertraulich gelten insbesondere alle Unterlagen, die der Bieter über die Vergabeplattform erhält. Die vertraulichen Informationen dürfen ausschließlich für die Zusammenarbeit mit dem Universitätsklinikum Heidelberg im Zuge des Vergabeverfahrens sowie des ggf. erteilten Auftrags verwendet werden.

Bedingungen für die Teilnahme
Ausschlussgrund:

Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung

Betrug

Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften

+ 19 weitere

Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens

Einstellung der gewerblichen Tätigkeit

Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung

Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren

Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels

Korruption

Schwerwiegendes berufliches Fehlverhalten

Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten

Täuschung, Zurückhaltung von Informationen, Unfähigkeit zur Vorlage erforderlicher Unterlagen oder Erlangung vertraulicher Informationen zu dem Verfahren

Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs

Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen

Verstoß gegen die in den rein innerstaatlichen Ausschlussgründen verankerten Verpflichtungen

Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen

Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Steuern

Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen

Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen

Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter

Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen

Zahlungsunfähigkeit

Beschreibung der Ausschlussgründe:

Eigenerklärung bzgl. Artikel 5k der Verordnung (EU) 2022/576 Eigenerklärung (von allen Bewerbern / Bietern / allen Mitgliedern von Bewerber- bzw. Bietergemeinschaften) Die nachfolgende Erklärung gebe/n ich/wir verbindlich ab (ggf. zugleich in Vertretung für die lt. Teilnahmeantrag / Angebot Vertretenen auch für diese): 1. Der / die Bewerber / Bieter gehört / gehören nicht zu den in Artikel 5 k) Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 in der Fassung des Art. 1 Ziff. 23 der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022 über restriktive Maßnahmen angesichts der Handlungen Russlands, die die Lage in der Ukraine destabilisieren, genannten Personen oder Unternehmen, die einen Bezug zu Russland im Sinne der Vorschrift aufweisen, a) durch die russische Staatsangehörigkeit des Bewerbers/Bieters oder die Niederlassung des Bewerbers/Bieters in Russland, b) durch die Beteiligung einer natürlichen Person oder eines Unternehmens, auf die eines der Kriterien nach Buchstabe a zutrifft, am Bewerber/Bieter über das Halten von Anteilen im Umfang von mehr als 50%, c) durch das Handeln der Bewerber/Bieter im Namen oder auf Anweisung von Personen oder Unternehmen, auf die die Kriterien der Buchstaben a und/oder b zutrifft. 2. Die am Auftrag als Unterauftragnehmer, Lieferanten oder Unternehmen, deren Kapazitäten im Zusammenhang mit der Erbringung des Eignungsnachweises in Anspruch genommen werden, beteiligten Unternehmen, auf die mehr als 10 % des Auftragswerts entfällt, gehören ebenfalls nicht zu dem in der Vorschrift genannten Personenkreis mit einem Bezug zu Russland im Sinne der Vorschrift. 3. Es wird bestätigt und sichergestellt, dass auch während der Vertragslaufzeit keine als Unterauftragnehmer, Lieferanten oder Unternehmen, deren Kapazitäten im Zusammenhang mit der Erbringung des Eignungsnachweises in Anspruch genommen werden, beteiligten Unternehmen eingesetzt werden, auf die mehr als 10 % des Auftragswerts entfällt. Bei Bietergemeinschaften: Die Erklärung ist von jedem Mitglied einer Bietergemeinschaft separat abzugeben. Verpflichtungserklärung zum Mindestentgelt: Ich erkläre/Wir erklären, dass meinen/unseren Beschäftigten (mit Ausnahme der Auszubildenden) bei der Ausführung der Leistung ein Entgelt bezahlt wird, das mindestens den Vorgaben des Mindestlohngesetzes (MiLoG) und der gemäß § 1 Abs. 2 S. 2 MiLoG erlassenen Rechtsverordnung entspricht oder mein/unser Unternehmen in einem anderen Mitgliedstaat der EU ansässig ist und die Leistung ausschließlich im EU-Ausland mit dort tätigen Beschäftigten ausgeführt wird. - ich mir/wir uns von einem von mir/uns beauftragten Nachunternehmen oder beauftragten Verleihunternehmen eine Verpflichtungserklärung im vorstehenden Sinne ebenso abgeben lasse/lassen wie für alle weiteren Nachunternehmen und Verleihunternehmen der Nachunternehmen und Verleihunternehmen und diese dann dem öffentlichen Auftraggeber vorlege(n); oder von einem von mir/uns beauftragen Nachunternehmen eine schriftliche Versicherung geben lasse/lassen, dass dieses den Auftrag ausschließlich im Ausland mit dort tätigen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern ausführt und diese Versicherung dem öffentlichen Auftraggeber vorlege(n); - ich mich verpflichte/wir uns verpflichten sicherzustellen, dass die Nachunternehmen und Verleihunternehmen die Verpflichtungen nach den §§ 3 und 4 LTMG erfüllen, wenn sie nicht in einem anderen Mitgliedstaat ansässig sind und den Auftrag ausschließlich im Ausland mit dort tätigen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern ausführen. Ich bin mir/Wir sind uns bewusst, dass - mein/unser Unternehmen sowie die von mir/uns beauftragten Nachunternehmen und Verleihunternehmen verpflichtet sind, dem öffentlichen Auftraggeber die Einhaltung der Verpflichtung aus dieser Erklärung auf dessen Verlangen jederzeit nachzuweisen, - mein/unser Unternehmen sowie die von mir/uns beauftragten Nachunternehmen und Verleihunternehmen vollständige und prüffähige Unterlagen im vorstehenden Sinne über die eingesetzten Beschäftigten bereitzuhalten haben, - zur Einhaltung der Verpflichtungen aus dieser Erklärung zwischen dem öffentlichen Auftraggeber und meinem/ unserem Unternehmen eine Vertragsstrafe für jeden schuldhaften Verstoß vereinbart wird, - bei einem nachweislich schuldhaften Verstoß meines/unseres Unternehmens sowie der von mir/uns beauftragten Nachunternehmen und Verleihunternehmen gegen die Verpflichtungen aus dieser Erklärung den Ausschluss meines/unseres Unternehmens und die von mir/uns beauftragten Nachunternehmen und Verleihunternehmen von diesem Vergabeverfahren zur Folge hat, mein/unser Unternehmen oder die von mir/uns beauftragten Nachunternehmen und Verleihunternehmen vom öffentlichen Auftraggeber für die Dauer von bis zu drei Jahren von Vergaben des öffentlichen Auftraggebers ausgeschlossen werden kann/können, der öffentliche Auftraggeber nach Vertragsschluss zur fristlosen Kündigung aus wichtigem Grund berechtigt ist und dass ich/wir dem öffentlichen Auftraggeber den durch die Kündigung entstandenen Schaden zu ersetzen habe/haben. Bei Bietergemeinschaften: Die Erklärung ist von jedem Mitglied einer Bietergemeinschaft separat abzugeben.

Beschreibung der Ausschlussgründe

siehe Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) § 123 Zwingende Ausschlussgründe ff.

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Universitätsklinikum Heidelberg
Nationale Registrierungsnummer: 08-A8120-40
Postanschrift: Im Neuenheimer Feld 672
Postleitzahl: 69120
Postort: Heidelberg
Region: Heidelberg, Stadtkreis 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: Geschäftsbereich Konzerneinkauf und Logistikmanagement
E-Mail: vergabestelle.gb3@med.uni-heidelberg.de 📧
Telefon: +49 6221-560 📞
URL: https://www.klinikum.uni-heidelberg.de/ 🌏
Art des öffentlichen Auftraggebers
Agentur/Amt auf regionaler oder lokaler Ebene
Haupttätigkeit
Gesundheit
Kommunikation
Dokumente URL: https://vergabeportal-bw.de/Satellite/notice/CXRAYY6Y5S8/documents 🌏
Teilnahme-URL: https://vergabeportal-bw.de/Satellite/notice/CXRAYY6Y5S8 🌏
URL des Beschaffungsinstruments: https://vergabeportal-bw.de/Satellite/notice/CXRAYY6Y5S8 🌏
Elektronische Einreichung: Erforderlich

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen

#Bekanntmachungs-ID: CXRAYY6Y5S8# Der Auftraggeber behält sich eine Aufhebung des Vergabeverfahrens gem. der in § 63 Abs. 1 VgV aufgeführten Gründe vor. Für den Fall, dass das Vergabeverfahren aufgehoben wird, ist der Auftraggeber weder zur Zahlung einer Aufwandsentschädigung, noch zur Zahlung von Schadensersatz - soweit rechtlich zulässig - verpflichtet.

Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Baden-Württemberg
Nationale Registrierungsnummer: 08-A9866-40
Postanschrift: beim Regierungspräsidium Karlsruhe, Durlacher Allee 100
Postleitzahl: 76137
Postort: Karlsruhe
Region: Karlsruhe, Stadtkreis 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabekammer@rpk.bwl.de 📧
Telefon: +49 721926-8730 📞
Fax: +49 721926-3985 📠
URL: https://rp.baden-wuerttemberg.de/rpk/Abt1/Ref15/Seiten/default.aspx 🌏
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Wie: Körper überprüfen
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:

Ein Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens ist entsprechend § 160 Abs. 3 GWB unzulässig, soweit 1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrages nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.

Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2026-06-11+02:00 📅
Quelle: OJS 2026/S 112-402785 (2026-06-11)

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