Rahmenvertrag für die Planung und Durchführung von Veranstaltungen

Kurze Beschreibung

Im Wege eines Rahmenvertrags für eine maximale Laufzeit von zwei Jahren ab Vertragsschluss (geplant Mitte Juli 2023) soll ein Unternehmen beauftragt werden, Veranstaltungen, Veranstaltungsreihen und Messeauftritte des Bayerischen Staatsministeriums für Familie, Arbeit und Soziales (StMAS) in den kommenden Jahren zu planen und durchzuführen. Der Rahmenvertrag soll einseitig verbindlich ausgestaltet werden, d.h. dass sich der Auftragnehmer einseitig gegenüber dem Auftraggeber verpflichtet, die vertraglich festgelegten Leistungen auf Abruf zu erbringen. Zu den zu planenden und durchzuführenden Veranstaltungen gehören insbesondere: u. a. Preisverleihungen zu vorangegangenen Wettbewerben, Gesprächsreihen/Webcoachings, Jubiläumsveranstaltungen/Feierstunden/(Staats-) Empfänge, Messeauftritte, Einweihungen sowie Tagungen/Kongresse/Auftaktveranstaltungen für neu gestartete Initiativen (Kick-offs).
Die Vorhabensbeschreibung im Einzelnen ergibt sich aus der Leistungsbeschreibung.

Beschreibung der Beschaffung

Im Wege eines Rahmenvertrags für eine maximale Laufzeit von zwei Jahren ab Vertragsschluss (geplant Mitte Juli 2023) soll ein Unternehmen beauftragt wer-den, Veranstaltungen, Veranstaltungsreihen und Messeauftritte des Bayerischen Staatsministeriums für Familie, Arbeit und Soziales (StMAS) in den kommenden Jahren zu planen und durchzuführen. Der Rahmenvertrag soll einseitig verbindlich ausgestaltet werden, d.h. dass sich der Auftragnehmer einseitig gegenüber dem Auftraggeber verpflichtet, die vertraglich festgelegten Leistungen auf Abruf zu erbringen. Zu den zu planenden und durchzuführenden Veranstaltungen gehören insbesondere: u. a. Preisverleihungen zu vorangegangenen Wettbewerben, Gesprächsreihen/Webcoachings, Jubiläumsveranstaltungen/Feierstunden/(Staats-) Empfänge, Messeauftritte, Einweihungen sowie Tagungen/Kongresse/Auftaktveranstaltungen für neu gestartete Initiativen (Kick-offs).
Die Vorhabensbeschreibung im Einzelnen ergibt sich aus der Leistungsbeschreibung.

Zusätzliche Informationen

Die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots erfolgt nach der Erweiterten Richtwertmethode nach UfAB 2018 mit einem Schwankungsbereich von 15 Prozent und dem Schwerpunkt Leistung. Zur Ermittlung der Gesamtwertungspunktzahl für die Qualität der angebotenen Leistung wird die Qualität des mit dem Angebot (als Musterprojekt) vorzulegenden Veranstaltungskonzepts „Bayern.Gemeinsam.Stark. - Freiheit schützen.Für ein Zusammenleben in Respekt und Frieden“ bewertet. Die Bieter haben dieses Konzept über „Eigene Anlagen“ im Bieterassistenten hochzuladen (als Teil einer einheitliche PDF-Datei mit sämtlichen anderen in den Bieterhinweisen geforderten Dokumenten). Nähere Einzelheiten zu den Anforderungen an das Konzept für das Musterprojekt sowie zu den Zuschlagskriterien ergeben sich nur aus den Vergabeunterlagen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Referenzen aus verschiedenen Leistungskategorien wie folgt:
Referenzen Kategorie 1: Angabe von mindestens sechs Referenzprojekten in den letzten drei Jahren bezogen auf Konzeption, Organisation und Umsetzung von reinen Präsenzveranstaltungen mit mehr als 80 TN, die über ein Rahmenprogramm verfügen, sowie bei mindestens zwei dieser Referenzprojekte eine filmische Veranstaltungsdokumentation und/oder Preisträgerfilme. Ein einfaches Streaming (ohne Interaktionsmöglichkeit) schließt den Charakter als „reine“ Präsenzveranstaltung nicht aus. Die Referenz-Aufträge müssen abgeschlossen sein. Einzelaufträge aus einem Rahmenvertrag können als Referenz angegeben werden. Rahmenverträge selbst zählen hingegen nicht als Referenz. Referenzprojekte, die zu den Kategorie 1 bis 4 angegeben werden, dürfen nicht in einer anderen Kategorie (einem anderen Template) der Kategorien 1 bis 4 erneut angegeben werden.
Referenzen Kategorie 2: Angabe von mindestens sechs Referenzprojekten in den letzten drei Jahren bezogen auf Konzeption, Organisation und Umsetzung von hybriden und/oder rein digitale Veranstaltungen mit einem Antwort-/Frage-Teil, der beide Zuschauergruppen die Möglichkeit zur Fragestellung gibt, sowie einem weiteren interaktiven Element, das sowohl die Teilnehmenden in Präsenz- als auch die online-Zuschauer einbindet (z.B. digitales Voting). Weiter muss belegt sein, dass die Umsetzung der Veranstaltung mit größerem technischen Aufwand verbunden war (z.B. mehrere Kameras mit Videoregie, Zuschaltung von Referenten, Einbindung von mehreren Video- oder Audiosequenzen, Break-Out-Sessions). Die Referenz-Aufträge müssen abgeschlossen sein. Einzelaufträge aus einem Rahmenvertrag können als Referenz angegeben werden. Rahmenverträge selbst zählen hingegen nicht als Referenz. Referenzprojekte, die zu den Kategorie 1 bis 4 angegeben werden, dürfen nicht in einer anderen Kategorie (einem anderen Template) der Kategorien 1 bis 4 erneut angegeben werden.
Referenzen Kategorie 3: Angabe von mindestens vier Referenzprojekten in den letzten drei Jahren bezogen auf Konzeption, Organisation und Umsetzung von Messe-/Veranstaltungsständen. Die Referenz-Aufträge müssen abgeschlossen sein. Einzelaufträge aus einem Rahmenvertrag können als Referenz angegeben werden. Rahmenverträge selbst zählen hingegen nicht als Referenz. Referenzprojekte, die zu den Kategorie 1 bis 4 angegeben werden, dürfen nicht in einer anderen Kategorie (einem anderen Template) der Kategorien 1 bis 4 erneut angegeben werden.
Referenzen Kategorie 4: Angabe von mindestens zwei Referenzprojekten in den letzten sechs Jahren bezogen auf Konzeption und Umsetzung von Wanderausstellungen. Die Referenz-Aufträge müssen abgeschlossen sein. Einzelaufträge aus einem Rahmenvertrag können als Referenz angegeben werden. Rahmenverträge selbst zählen hingegen nicht als Referenz. Referenzprojekte, die zu den Kategorie 1 bis 4 angegeben werden, dürfen nicht in einer anderen Kategorie (einem anderen Template) der Kategorien 1 bis 4 erneut angegeben werden.
Referenzen Kategorie 5: Angabe von mindestens sechs Referenzprojekten in den letzten drei Jahren bezogen auf die Konzeption, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen Wettbewerben und/oder Messeauftritte für eine EU-, oberste Bundes- oder oberste Landesbehörde oder vergleichbar. Die Referenz-Aufträge müssen abgeschlossen sein. Einzelaufträge aus einem Rahmenvertrag können als Referenz angegeben werden. Rahmenverträge selbst zählen hingegen nicht als Referenz. Referenzprojekte, die zu den Kategorie 1 bis 4 angegeben wurden, dürfen in der Kategorie 5 erneut angegeben werden, sofern sie zugleich die Voraussetzungen der Kategorie 5 erfüllen.

Der Auftraggeber verlangt die wahrheitsgemäße Angabe folgender Erklärungen (deren vollständiger Inhalt sich nur aus den Vergabeunterlagen ergibt):
- Eigenerklärungen betreffend das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen (wie insbesondere nach §§ 123, 124 GWB),
- Angabe zur Struktur der Bietenden,
- Erforderliche Angaben zur Einholung eines Gewerbezentralregisterauszugs und Wettbewerbsregisterauszugs,
- Eigenerklärung betreffend russische Unternehmen,
- ggf. Eigenerklärung für Unterauftragnehmer,
- Erklärung zur Einhaltung der ILO-Kernarbeitsnormen,
- Scientology-Schutzerklärung.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Es wird auf § 160 GWB hingewiesen:
§ 160 Einleitung, Antrag
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.