Rahmenvertrag Lager-, Veranstaltungs- und Versandlogistik

Engagement Global gGmbH

Gegenstand der Vergabe ist der Abschluss eines Rahmenvertrags über die Bereitstellung eines Online Bestell- und Logistikportals sowie sämtlicher Leistungen der Lager-, Veranstaltungs- und Versandlogistik in Bezug auf Print-, Werbe- und Messematerialien, die deutschlandweit für diverse Veranstaltungen von Engagement Global bzw. Messen benötigt werden.
Die Laufzeit des Rahmenvertrags soll mit Zuschlagserteilung (voraussichtlich am 24. Oktober 2023) beginnen und zunächst mit Ablauf des 15. Dezembers 2025 enden. Engagement Global hat das einseitige Recht (die Option), den Rahmenvertrag zwei Mal jeweils um 12 Monate zu verlängern.
Zu Vertragsbeginn hat der Auftragnehmer alle Materialien von Engagement Global, die sich derzeit in dem Lager des bisherigen Auftragnehmers in Köln befinden, in das von ihm zur Verfügung zu stellende Lager (ca.140 Quadratmeter Freifläche, 45 Fachbodenregale und 29 Palettenstellplätze mit Erweiterungsoption) einzulagern. Der Standort des Lagers muss sich innerhalb des Gebietes befinden, dessen Eckpunkte durch folgende Koordinaten begrenzt werden: 52°N, 6°E / 52°N, 13°E/ 50°N, 6°E/ 50°N, 13°E. Das Gebiet wird folglich durch folgende Breiten- und Längengrade eingegrenzt: 52°N, 50°N, 13°E, 6°E.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2023-08-30. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2023-07-26.

Wer?

• Engagement Global gGmbH

Wie?

Wo?

• Köln › Bonn, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2023-07-26	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2023-07-26)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Transport- und Beförderungsdienstleistungen (außer Abfalltransport)
Referenznummer: EG-2023-1330
Kurze Beschreibung:

Gegenstand der Vergabe ist der Abschluss eines Rahmenvertrags über die Bereitstellung eines Online Bestell- und Logistikportals sowie sämtlicher Leistungen der Lager-, Veranstaltungs- und Versandlogistik in Bezug auf Print-, Werbe- und Messematerialien, die deutschlandweit für diverse Veranstaltungen von Engagement Global bzw. Messen benötigt werden. Die Laufzeit des Rahmenvertrags soll mit Zuschlagserteilung (voraussichtlich am 24. Oktober 2023) beginnen und zunächst mit Ablauf des 15. Dezembers 2025 enden. Engagement Global hat das einseitige Recht (die Option), den Rahmenvertrag zwei Mal jeweils um 12 Monate zu verlängern. Zu Vertragsbeginn hat der Auftragnehmer alle Materialien von Engagement Global, die sich derzeit in dem Lager des bisherigen Auftragnehmers in Köln befinden, in das von ihm zur Verfügung zu stellende Lager (ca.140 Quadratmeter Freifläche, 45 Fachbodenregale und 29 Palettenstellplätze mit Erweiterungsoption) einzulagern. Der Standort des Lagers muss sich innerhalb des Gebietes befinden, dessen Eckpunkte durch folgende Koordinaten begrenzt werden: 52°N, 6°E / 52°N, 13°E/ 50°N, 6°E/ 50°N, 13°E. Das Gebiet wird folglich durch folgende Breiten- und Längengrade eingegrenzt: 52°N, 50°N, 13°E, 6°E.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Transport- und Beförderungsdienstleistungen (außer Abfalltransport) 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Straßentransport/-beförderung 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Deutschland 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Sonstiges
Name des öffentlichen Auftraggebers: Engagement Global gGmbH
Postanschrift: Friedrich-Ebert-Allee 40
Postleitzahl: 53113
Postort: Bonn
Kontakt
Internetadresse: https://www.engagement-global.de/ 🌏
E-Mail: vergabestelle@engagement-global.de 📧
URL der Dokumente: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXU9YYDY15AFR5P8/documents 🌏
URL der Teilnahme: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXU9YYDY15AFR5P8 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2023-07-26 📅
Einreichungsfrist: 2023-08-30 📅
Veröffentlichungsdatum: 2023-07-31 📅
Datum des Beginns: 2023-10-24 📅
Datum des Endes: 2025-12-15 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2023/S 145-462596
ABl. S-Ausgabe: 145
Zusätzliche Informationen

Rückfragen zu den Vergabeunterlagen oder zum Vergabeverfahren können bis spätestens zum 15.08.2023, 12:00 Uhr ausschließlich per Nachricht über den Menüpunkt "Kommunikation" des Projektraums des Deutschen Vergabeportals zum vorliegenden Vergabeverfahren gestellt werden. Hierfür ist eine kostenlose Registrierung unter dem Menüpunkt "Teilnehmen" erforderlich. Nach dem genannten Datum eingehende Fragen müssen nicht mehr beantwortet werden. Antworten auf eingegangene Bieterfragen werden im Projektraum im Bereich "Kommunikation" zur Einsichtnahme bereitgestellt. Bieter, die sich registriert haben, werden über Antworten auf Bieterfragen automatisch per E-Mail informiert. Bekanntmachungs-ID: CXU9YYDY15AFR5P8

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Die Laufzeit des Rahmenvertrags soll mit Zuschlagserteilung (voraussichtlich am 24. Oktober 2023) beginnen und zunächst mit Ablauf des 15. Dezembers 2025 enden. Engagement Global hat das einseitige Recht (die Option), den Rahmenvertrag zwei Mal jeweils um 12 Monate zu verlängern.

Zu Vertragsbeginn hat der Auftragnehmer alle Materialien von Engagement Global, die sich derzeit in dem Lager des bisherigen Auftragnehmers in Köln befinden, in das von ihm zur Verfügung zu stellende Lager (ca.140 Quadratmeter Freifläche, 45 Fachbodenregale und 29 Palettenstellplätze mit Erweiterungsoption) einzulagern. Der Standort des Lagers muss sich innerhalb des Gebietes befinden, dessen Eckpunkte durch folgende Koordinaten begrenzt werden: 52°N, 6°E / 52°N, 13°E/ 50°N, 6°E/ 50°N, 13°E. Das Gebiet wird folglich durch folgende Breiten- und Längengrade eingegrenzt: 52°N, 50°N, 13°E, 6°E.

Der Rahmenvertrag Lager-, Veranstaltungs- und Versandlogistik umfasst folgende Leistungen:

1.) Online-Bestell- und Logistikportal

Die Auftragsabwicklung zwischen Engagement Global und dem Auftragnehmer bezogen auf die Auslieferungsprozesse soll über ein vom Auftragnehmer zur Verfügung zu stellendes und zu betreibendes Online-Bestell- und Logistikportal erfolgen. Speditions-, Kurier- bzw. Overnight-, Paket- und Briefversendungen werden im Bestellportal durch Mitarbeitende von Engagement Global gebucht und über dieses Portal abgewickelt. Über das Portal wird die Bestandspflege aller Print-, Werbe- und Messematerialien bewerkstelligt.

2.) Lagerlogistik

Die Lagerlogistik betrifft im weiteren Sinne die Erfassung aller Messe-, Print- und Werbematerialien. Zu den Aufgaben des Auftragnehmers gehören die Einlagerung, die Überprüfung, die Lagerhaltung, die Kommissionierung, die Verpackung und Versendung der Materialien von Engagement Global.

3.) Veranstaltungslogistik

Die Veranstaltungslogistik umfasst den Speditionsversand sowie den Kurier bzw. Overnightversand.

Mit diesen Versandarten werden Messematerialien sowie Print- und Werbematerialien versendet (Speditionsversand: maximal 235 bis maximal 279 Fahrten abhängig von jeweiligen Vertragsjahr; Kurier bzw. Overnightversand: maximal 60 bis maximal 72 Fahrten abhängig vom jeweiligen Vertragsjahr). Der Speditionsversand ist eine Direktfahrt, das heißt die Materialien werden auf direktem Weg zum Zielort gebracht. Der Kurier- bzw. Overnight-Versand ist eine Fahrt mit Umschlag, das heißt die Materialien werden über Zwischenlager zum Zielort transportiert.

Zu den Aufgaben des Auftragnehmers gehören insbesondere die fristgerechte Lieferung, Übergabe und Abholung der Materialien, die deutschlandweit für diverse Veranstaltungen und Messen von Engagement Global benötigt werden.

4.) Versandlogistik

Die Versandlogistik meint die Logistik, Organisation und Bewerkstelligung des zeitgerechten Versands von nationalen Paketversendungen von Print- und Werbematerial über 2 kg bis 31,5 kg sowie von Briefversendungen (Maxibrief plus bis 2 kg).

Mit dem Paket- und Briefversand werden ausschließlich Print- und Werbematerialien versendet (Paketversand: maximal 455 bis maximal 500 Pakete abhängig vom jeweiligen Vertragsjahr; Briefversendungen: maximal 140 bis maximal 170 Maxibriefe abhängig vom jeweiligen Vertragsjahr).

5.) Value Added Services

Die Value Added Services umfassen die Reklamationsbearbeitung, den Auf- und Abbauservice auf Veranstaltungen, das Monitoring und die Evaluation der Transport- und Materialverbrauchsdaten sowie das Umsetzen diverser Sondertätigkeiten. Zusätzlich soll ab 2025 im Rahmen des nachhaltigen Veranstaltungsmanagements gemeinsam mit der Auftraggeberin ein System erarbeitet werden, wie die Treibhausgasemissionen der Logistikleistungen gemessen und reduziert werden können.

Sondertätigkeiten sind etwa: kleine Reparaturen zur Instandsetzung des Messematerials, die Entsorgung von defektem und veraltetem Messe-, Print- und Werbematerial und weitere Sonderaufträge, wie zum Beispiel das Zählen von Veranstaltungsmaterialien während der Inventur.

Größere Instandsetzungsmaßnahmen der Veranstaltungsmaterialien werden vom Veranstaltungsteam der Auftraggeberin beauftragt. Der Auftragnehmer hat lediglich die Aufgabe, diese der Auftraggeberin zu melden.

Wegen der Einzelheiten wird auf die Leistungsbeschreibung verwiesen.

Beschreibung der Verlängerungen:

Die Laufzeit des Rahmenvertrags soll mit Zuschlagserteilung (voraussichtlich Ende Oktober 2023) beginnen und zunächst mit Ablauf des 15. Dezembers 2025 enden. Engagement Global hat das einseitige Recht (die Option), den Rahmenvertrag zwei Mal jeweils um 12 Monate zu verlängern. Die Laufzeit des Rahmenvertrags endet somit spätestens am 15. Dezember 2027. Engagement Global wird dem Auftragnehmer spätestens bis zum 15. Oktober des ablaufenden Vertragsjahres mitteilen, ob von der Verlängerungsoption Gebrauch gemacht wird.

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:

Engagement Global gGmbH Friedrich-Ebert-Allee 40 53113 Bonn Die Leistungen sind deutschlandweit zu erbringen. Der Standort des von dem Auftragnehmer bereitzustellenden Lagers muss sich innerhalb des Gebietes befinden, dessen Eckpunkte durch folgende Koordinaten begrenzt werden: 52°N, 6°E / 52°N, 13°E/ 50°N, 6°E/ 50°N, 13°E. Das Gebiet wird folglich durch folgende Breiten- und Längengrade eingegrenzt: 52°N, 50°N, 13°E, 6°E.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

III.1.1.1) Eigenerklärung über das Nichtvorliegen der Ausschlussgründe i.S.d. §§ 123, 124 GWB (Im Fall der Bildung einer Bietergemeinschaft ist die Eigenerklärung von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft abzugeben).

III.1.1.2) Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen i.S.d. Art. 5k der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 in der Fassung der Verordnung (EU) 2022/576 im Hinblick auf restriktive Maßnahmen angesichts der Handlungen Russlands, die die Lage in der Ukraine destabilisieren. (Im Fall der Bildung einer Bietergemeinschaft ist die Eigenerklärung von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft abzugeben).

III.1.1.3) Aktueller Nachweis über die Eintragung in das Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes, in dem das Unternehmen ansässig ist. Der Auszug/Ausdruck (eingescannte Kopie ist ausreichend) darf zum Zeitpunkt des Ablaufs der Angebotsfrist nicht älter als sechs Monate sein. (Im Fall der Bildung einer Bietergemeinschaft für jedes Mitglied gesondert vorzulegen.)

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

III.1.2.1) Eigenerklärung über den Gesamtumsatz und den Umsatz im Tätigkeitsbereich des Auftrags (Speditionsversand) in den letzten drei Geschäftsjahren (soweit verfügbar). Der Mindestjahresumsatz im Tätigkeitsbereich des Auftrags muss mindestens 100.000,00 Euro in einem der letzten drei Geschäftsjahre betragen. (Im Fall der Bildung einer Bietergemeinschaft bezieht sich die Anforderung des Mindestjahresumsatzes auf die einschlägigen Umsätze der Mitglieder der Bietergemeinschaft insgesamt.)

III.1.2.2) Eigenerklärung, dass der Bieter über eine ausreichende Betriebshaftpflichtversicherung mit folgenden Mindestdeckungssummen pro Schadensfall (jährlich, jeweils 2-fach maximiert) verfügt bzw. eine solche im Fall der Zuschlagserteilung schließen wird: Personenschäden: 2.000.000,00 Euro, Sachschäden: 1.000.000,00 Euro und Vermögensschäden: 100.000,00 Euro. (Im Fall der Bildung einer Bietergemeinschaft für jedes Mitglied gesondert vorzulegen. Es ist auch ausreichend, wenn eine auf die Bietergemeinschaft bzw. Arbeitsgemeinschaft selbst lautende Betriebshaftpflichtversicherung geschlossen wird.)

Technische und berufliche Fähigkeiten:

III.1.3.1) Angabe von Referenzaufträgen aus den letzten fünf Jahren (gerechnet von dem Tag der Veröffentlichung der Bekanntmachung), bei denen Leistungen erbracht wurden, die mit den ausgeschriebenen Leistungen vergleichbar sind.

Dabei sind mindestens zwei Referenzaufträge anzuführen, deren Leistungsspektrum Folgendes umfasst:

-- Einlagerung von Gütern des Auftraggebers (auch kleinteilige Güter, vergleichbar mit Messegegenständen),

-- den Versand der Güter an Bestimmungsorte des Auftraggebers per Speditionsfahrt sowie per Paketversand und/oder Briefversand (einschließlich Kommissionierung und Verpackung)

-- das verantwortliche Management der Versand- und Lagerungsprozesse durch den Auftragnehmer

Zudem ist ein Referenzauftrag anzuführen, bei dem eingelagerte Güter durch den Auftraggeber mittels einer Softwarelösung (beispielsweise Shopsystem) bestellt und die Versandaufträge abgewickelt wurden. Dies kann ein gegenüber den zuvor beschriebenen Referenzaufträgen separater Auftrag sein. Es ist aber auch ausreichend, wenn die Bestellung der eingelagerten Güter und Abwicklung der Versandaufträge mittels einer Softwarelösung Bestandteil des Leistungsspektrums eines der zuvor dargestellten Referenzaufträge war.

Die Referenzaufträge sind unter Angabe des Auftraggebers, des Leistungszeitraums sowie einer aussagekräftigen Beschreibung der erbrachten Leistungen anzuführen (wobei in Bezug auf die Referenzen zur Einlagerung, zum Versand und zum Management von Gütern in der Beschreibung auf die oben genannten Punkte einzugehen ist und insbesondere auch die Art der Güter darzustellen ist). Engagement Global behält sich vor - sofern erforderlich - sich von den Bietern auch Ansprechpartner des jeweiligen Auftraggebers mit Kontaktdaten benennen zu lassen.

III.1.3.2) Eigenerklärung zu der bei Leistungserbringung verfügbaren technischen Ausrüstung (Angaben zur Anzahl und Art der für den Speditionsversand verfügbaren Fahrzeuge - auch unter Rückgriff auf Subunternehmer)

III.1.3.3) Eigenerklärung zu dem bei Leistungserbringung verfügbaren Fachpersonal (Angaben zur Anzahl, gegliedert nach Aufgaben/Funktionen)

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 12:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2023-11-06 📅
Datum der Angebotseröffnung: 2023-08-30 📅
Zeitpunkt der Angebotseröffnung: 12:05

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Andere Art des öffentlichen Auftraggebers: gemeinnützige GmbH der Bundesrepublik Deutschland
Kontakt
Kontaktperson: Vergabestelle, Abteilung Recht
Adresse des Käuferprofils: https://www.engagement-global.de/ausschreibungen.html 🌏
Dokumente URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXU9YYDY15AFR5P8/documents 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen

Bekanntmachungs-ID: CXU9YYDY15AFR5P8

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammern des Bundes
Postanschrift: Villemombler Str. 76
Postort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 2289499-0 📞
Fax: +49 2289499-163 📠
Internetadresse: http://www.bundeskartellamt.de/DE/Vergaberecht/vergaberecht_node.html 🌏
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Es sind die Rügeobliegenheiten des § 160 Abs. 3 Satz 1 GWB und insbesondere die Frist in § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB zu beachten. § 160 Abs. 3 Satz 1 GWB lautet wie folgt:

"Der Antrag ist unzulässig, soweit

1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt;

2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden;

3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden;

4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind."

Quelle: OJS 2023/S 145-462596 (2023-07-26)

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