Beschreibung der Beschaffung
Zur Organisation, Verwaltung und Abwicklung der Fort- und Weiterbildung für die Lehrenden in Mecklenburg-Vorpommern wird derzeitig eine Datenbank genutzt, die den Anforderungen in vielerlei Hinsicht nicht mehr entsprechen kann. Um die bestehenden Defizite auszugleichen, werden gegenwärtig mehrere Programme bedient, die auch in der Summe nicht den Bedarfen gerecht werden, sodass zusätzlich großer händischer Arbeitsaufwand entsteht.
Die Arbeitsschritte u.a.
- Suche nach Referenten und Durchführungsorten,
- Anlegen der Veranstaltungen im System,
- Erstellen von Verträgen, Ausschreibungen für die Öffentlichkeit zur Anmeldung für die Veranstaltungen,
- Teilnehmerverwaltung,
- Kennzeichnen der Anwesenheiten,
- Erstellen der Teilnahmebescheinigungen,
- Speicherung aller Daten und Erstellen von Statistiken
sollen für die ca. 5.000 jährlich ausgerichteten Events in einer Gesamtlösung durchzuführen und mit anderen Systemen, wie z.B. der Lernmanagementplattform itslearning der itslearning GmbH, zu koppeln sein.
Im Programm ISY-MV (Integriertes Schulmanagement System des Landes MV) entsteht eine komplexe IT-Infrastruktur aus mehreren Komponenten, bestehend aus verschiedenen Softwarelösungen mit unterschiedlichen Aufgaben. Die Seminarverwaltung soll in die vorhandene und geplante Infrastruktur passen und mit den Komponenten über definierte Schnittstellen kommunizieren können.
Es braucht zeitnah eine zeitgemäße Komplettlösung als Managementsystem, mit der der gesamte Prozess der Organisation, Verwaltung und Abwicklung der Fort- und Weiterbildung für die Lehrenden in Mecklenburg-Vorpommern abbildbar ist. Dieses Managementsystem muss sowohl die derzeitig überschaubaren Aufgaben datenschutzkonform bewältigen, aber auch offen für zukünftig notwendig werdende Erweiterungen sein.
Vorgesehen ist die dauerhafte Überlassung der Software (inkl. Pflege/Support) durch den späteren Auftragnehmer. Die zentralen Komponenten der Software werden im Auftrag des Auftraggebers durch die Datenverarbeitungszentrum Mecklenburg-Vorpommern GmbH, Lübecker Straße 283, 19059 Schwerin (DVZ M-V GmbH) betrieben.
Neben der Bereitstellung und der Pflege und des Supports der Software wird die zu schließende Rahmenvereinbarung insbesondere auch die folgenden Leistungen vorsehen:
- Migrationsunterstützung (soweit erforderlich),
- Schulung von Anwendern u. Administratoren, auf Anforderung durch den Auftraggeber in Form von Präsenzschulungen oder (digitalen) Remoteschulungen; ausgeschlossen sind ausschließlich "Lernvideos",
- Softwareanpassungen
- ggf. Unterstützung bei der Installation und Einrichtung der Software
Vor diesem Hintergrund wird beabsichtigt, einen Rahmenvertrag mit einem Wirtschaftsteilnehmer für die Dauer von 24 Monaten zu schließen, der sich automatisch (maximal jedoch zweimal) um 12 Monate verlängert, soweit der Auftraggeber nicht spätestens 4 Wochen vor Ablauf der Mindestvertragslaufzeit bzw. des Folgevertragsjahres kündigt. Die maximal mögliche Rahmenvertragslaufzeit beträgt somit 48 Monate. Den Rahmenvertrag schließt das Land Mecklenburg-Vorpommern, vertreten durch das Ministerium für Bildung und Kindertagesförderung im eigenen Namen und auf eigene Rechnung ab.
Der Auftraggeber geht von einer Mindestabnahmemenge von 10 Lizenzen für Fortbildungskoordinatoren aus.
Die Obergrenzen betragen für die gesamte Rahmenvertragslaufzeit:
- Lizenzen für 50 Fortbildungskoordinatoren und 30.000 Teilnehmer,
- Softwareanpassungen/Weiterentwicklungen in Höhe von 20 Personentagen pro Rahmenvertragsjahr,
- Schulungen für 25 Fortbildungskoordinatoren pro Rahmenvertragsjahr.
Der spätere Auftragnehmer kann aus den o.g. Obergrenzen keine Abnahmepflichten des Auftraggebers ableiten.