Rahmenvertrag UX-Testing, UX-Research und UX-Beratung

Kurze Beschreibung

Der Internet-Bereich des Goethe-Instituts in München sucht Unterstützung bei der Optimierung der User Experience und Usability für Goethe.de.
Es ist beabsichtigt einen Rahmenvertag für die Dauer von vier Jahren mit dem*der Dienstleister*in zu schließen, der*die die fachlichen Anforderungen am besten erfüllt und unter Erfüllung der Eignung und Ausschluss-/Mindestkriterien aufgrund der unten genannten Bewertungskriterien das wirtschaftlichste Angebot abgibt. Vertragsgrundlage ist anliegendes Rahmenvertragsmuster (Anlage D).
Das voraussichtliche Auftragsvolumen beläuft sich auf ca. 100 Personentage pro Vertragsjahr. Der geschätzte Gesamtauftragswert beträgt 400.000 EUR netto. Der Höchstwert für den Gesamtauftragswert bei 560.000 EUR netto. Anspruch auf Abruf der Leistung bzw. Mindestabnahme von Stunden besteht nicht.
Zur Optimierung der User Experience werden auch lokale Agenturen beauftragt. Hier besteht keine Verpflichtung der Auftragsvergabe auf Grundlage des Rahmenvertrags.
Eine detaillierte Beschreibung der geforderten Leistung ist der Anlage A "Leistungsbeschreibung" zu entnehmen

Beschreibung der Beschaffung

Durch die Beratung und den Einsatz von UX-Methoden und Metriken soll die User Experience und Usability
von neuen und bestehenden Lösungen und Services erhöht werden. Die zu erbringenden Leistungen dieser
Ausschreibung liegen im UX-Testing, UX-Research und UX-Beratung.
Anbei findet sich eine Auflistung der Schwerpunkte wieder, die den Leistungsumfang darstellt:
UX Testing
- Konzeption, Durchführung und Auswertung von internationalen, qualitativen und quantitativen UX?und Usabilitytests
- Analyse der Nutzer*innenerwartungen und des Nutzer*innenverhaltens; Identifikation von Usability?Problemen sowie von Quickwins und konzeptionellen Optimierungspotenzialen
- Recruitment von Testpersonen
- Visualisierung von Lösungsansätzen und Erstellung von testbaren Clickdummys
- Methoden (Auswahl): Labor-Tests, Remote-Tests, Crowd-Usability-Tests, (Online-)Befragungen, Card?Sorting, Treetesting, Experten Reviews, Webanalytics, A/B-Testing
UX Research
- Identifikation der Nutzer*innen, ihrer Bedürfnisse und daraus resultierender Anforderungen
- Analyse von Vergleichs- oder Referenzwerten zur Identifikation von Lösungsansätzen
- Methoden (Auswahl): Interviews, (Online-)Befragungen, Fokusgruppen, Personas, Use Cases, User
Journey (Maps), Benchmark-Analysen, optional: Preisschwellen- und Conjointanalysen
UX Beratung
- Beratung zur UX-Optimierung des Gesamtprodukts, von Teilprodukten oder Teilschritten sowie zur
Personalisierung und Barrierefreiheit
- Beratung zur Vorgehensweise und zum UX-Methoden- und Metrikeneinsatz
- Beratung zur nachhaltigen Integration der Nutzer*innenzentrierung im Unternehmen und in agile
Design- und Entwicklungsprozesse
- Wissenstransfer und Training von Mitarbeitenden zur Nutzer*innenzentrierung, User Experience und
Usability
Das voraussichtliche Auftragsvolumen beläuft sich auf ca. 100 Personentage pro Vertragsjahr. Für den Fall,
dass dieses Volumen nicht erreicht wird, ist eine Haftung des Auftraggebers ausgeschlossen. Es wird
beabsichtigt einen Rahmenvertrag für die Dauer von vier Jahren zu schließen.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

1) Anschreiben Angebot (Anlage B.1.)
2) Basisinformation zum Unternehmen des Bieters (Name, Sitz, Rechtsform, Gründungsjahr, Kontaktdaten) bzw. zu den an der Bietergemeinschaft beteiligten Unternehmen (Name, Sitz, Rechtsform, Gründungsjahr, Kontaktdaten, Leistungsanteil) (soweit zutreffend) (Anlage B.2.);
3) Eigenerklärung (soweit erforderlich) der Bietergemeinschaftsmitglieder zur gesamtschuldnerischen Haftung und Benennung desjenigen, der die Bietergemeinschaft vertritt einschließlich Nachweis der Vertretungsmacht (Anlage B.3).
4) Im Fall einer Eignungsleihe (soweit zutreffend): Eigenerklärung zur Eignungsleihe, einschließlich Verpflichtungserklärung des Unterauftragnehmers/sonstigen Dritten. Im Falle der Eignungsleihe (= Inanspruchnahme der Fachkunde oder Leistungsfähigkeit eines Unterauftragnehmers oder sonstigen Dritten) hat der Bieter eine verbindliche Verpflichtungserklärung des jeweiligen Unternehmens vorzulegen, dass ihm die Mittel zur Verfügung stehen werden bzw. dass der Dritte die Leistung ausführen wird (§ 47 Abs. 1 VgV) sowie eine Erklärung der gemeinsamen Haftung des Bieters und des anderen Unternehmens für die Auftragsausführung entsprechend dem Umfang der Eignungsleihe (Anlage B.4.).
Jedes Unternehmen, dessen Kapazitäten der Bieter für die Erfüllung eines oder mehrerer Eignungskriterien in Anspruch nehmen will, muss folgende Erklärungen vorlegen:
a) Erklärungen, dass die in §§ 123, 124 GWB bzw. die in § 21 AEntG, § 98c AEntG, § 98c AufenthG, § 19 MiLoG, § 21 SchwarzArbG und § 22 LkSG genannten Ausschlussgründe nicht vorliegen bzw. Eigenerklärung für ausländische Bieter, dass keine Ausschlussgründe vorliegen, die nach den Rechtsvorschriften des jeweiligen Landes mit §§ 123, 124 GWB bzw. § 21 AEntG, § 98c AufenthG, § 19 MiLoG, § 21 SchwarzArbG und § 22 LkSG vergleichbar sind (Anlage B.5);
b) Nachweis der Eignung des Unternehmens, dessen Kapazitäten der Bieter oder Bieter für die Erfüllung eines oder mehrerer Eignungskriterien in Anspruch nehmen will, in Bezug auf die Eignungskriterien entsprechend dem Umfang der Eignungsleihe. (Verwendung des entsprechenden Formblatts (soweit vorhanden) je nachdem, welche Eignung in Anspruch genommen werden soll). Auf § 47 Abs. 1 Satz 3 VgV wird ausdrücklich hingewiesen. Erfüllt ein Unternehmen diejenigen Eignungskriterien nicht, dessen Kapazitäten der Bieter für die Erfüllung eines oder mehrerer Eignungskriterien in Anspruch nehmen will, kann der Auftraggeber vorschreiben, dass der Bieter das entsprechende Unternehmen ersetzen muss (§ 47 Abs. 2 VgV). Nimmt der Bieter die Kapazitäten eines anderen Unternehmens im Hinblick auf die wirtschaftliche oder finanzielle Leistungsfähigkeit in Anspruch, kann der Auftraggeber eine gemeinsame Haftung des Bieters und des (jeweils) anderen Unternehmens entsprechend dem Umfang der Eignungsleihe verlangen (§ 47 Abs. 3 VgV).
5)Eigenerklärung des Bieters, dass die in §§ 123, 124 GWB bzw. die in § 21 AEntG, § 98c AEntG, § 98c AufenthG, § 19 MiLoG, § 21 SchwarzArbG und § 22 LkSG genannten Ausschlussgründe nicht vorliegen bzw. Eigenerklärung für ausländische Bieter, dass keine Ausschlussgründe vorliegen, die nach den Rechtsvorschriften des jeweiligen Landes mit §§ 123, 124 GWB bzw. § 21 AEntG, § 98c AufenthG, § 19 MiLoG, § 21 SchwarzArbG und § 22 LkSG vergleichbar sind (Anlage B.5);

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

6) Angabe des Bieters bzw. der Bietergemeinschaft (ggf. einschl. der Unterauftragnehmer) der durch das/die Unternehmen erzielten Umsatzes mit vergleichbaren Dienstleistungen (netto), jeweils für die letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre (Anlage B.6)
7) Aktuelle positive Bankerklärung bzgl. der Bonität des Bieters (nicht älter als 3 Monate)
"Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung, die folgende Haftungssummen abdeckt:
-für Sachschäden bis zu 500 000 EUR je Schadensereignis,
-für Vermögensschäden bis zu 500 000
EUR je Schadensereignis,
- für Personenschäden bis zu 2 500 000 EUR je Schadensereignis.
8) Nachweis der Versicherungsdeckung gem. § 45 Abs. 4 S. 1 Nr. 2 VgV bzw. eine schriftliche Erklärung des Versicherers zur Erhöhung der Betriebshaftpflichtversicherung im Auftragsfall

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

Mindestanforderungen
9) Angabe ob Ihr Unternehmen seit mindestens zehn Jahren im Bereich der UX- und Usability-Optimierung von Webauftritten und Software-Anwendungen tätig ist. Die Jahreszahl ist anzugeben.
10) Angabe ob Ihr Unternehmen mindestens 250 Projekte im Bereich User Experience und Usability erfolgreich abgeschlossen hat
11) Angabe ob Ihr Unternehmen einen Umsatz von mind. 150.000 EUR pro Jahr im Bereich User Experience und Usability in den letzten drei Geschäftsjahren nachweisen kann
12) Angabe ob Ihr Unternehmen mehrjährige, praktische Erfahrung in der Konzeption, Durchführung und Auswertung von:
- Qualitativen (Remote-) Tests und Interviews
- Quantitativen (unmoderierten) Test und On-Site-Befragungen
- Personas, Benutzergruppenprofile, Nutzungskontextanalyse
- Use Cases, Customer Journey (Maps)
- Fokusgruppen
- Card-Sorting, Treetesting
- Datenanalyse und Auswertung von Webanalytics
- A/B-Testing
- Expertengutachten: Heuristische Evaluation, Cognitive Workthrough
- Benchmark-Analysen"
hat
13) Angabe ob Ihr Unternehmen agiles UX Testing und kontinuierliche Usabilityberatung in Form von regelmäßigen User Feedback Days o.ä. anbietet
14) Angabe ob Ihr Unternehmen für UX-/ Usability-Tests und Interviews eine Remote-Live-Übertragung sowie bei Tests vor Ort einen Beobachtungsraum anbietet
15) Angabe ob Ihr Unternehmen den Einsatz von Eye Tracking, Heatmaps, Screenrecording und Screencapture anbietet
16) Angabe ob Ihr Unternehmen in der Lage ist, kurzfristig testbare Klickdummies zu erstellen oder Klickdummies während einer Testingphase anzupassen
17) Angabe ob Ihr Unternehmen mindestens fünf festangestellte Mitarbeiter*innen im Bereich User Experience und Usability hat. Die Zahl der festangestellten Mitarbeiter*innen im Bereich UX ist anzugeben
18) Angabe ob Ihr Unternehmen eine*n feste*n, längjährigen Mitarbeiter*in als Hauptansprechpartner*in stellt, der*die mindestens fünf Jahre einschlägige Berufserfahrung hat. Angabe ob der*die Ansprechpartner*in Bedarfsfall von gleichermaßen qualifizierten Mitarbeiter*innen vertreten werden kann
19) Angabe ob alle eingesetzten Mitarbeiter*innen mit den grundlegenden Begriffen, Konzepten und Methoden der Usability und User Experience vertraut sind und ob sie eine Zertifizierung als UXQB(R) Certified Professional for Usability and User Experience (CPUX-F, CPUX-UR, CPUX-UT) oder vergleichbare Wissensstände nachweisen können
20) Angabe ob alle in Usability- und UX-Tests eingesetzten Mitarbeiter*innen eine Aus-/Weiterbildung in der Interviewführung und Moderation haben und mind. 50 erfolgreich durchgeführte Interviews nachweisen können
21) Angabe ob Ihr Unternehmen alle Leistungen auf Deutsch und Englisch anbietet
22) Angabe ob alle eingesetzten Mitarbeiter*innen muttersprachliches Niveau in Deutsch und sehr gute Englisch-Kenntnisse haben
23) Angabe ob Ihr Unternehmen seit mindestens fünf Jahren eine agile Projektmanagementstruktur einsetzt und mindestens 80% der Kundenprojekte nach agilen Methoden betreut
24) Angabe ob Ihr Unternehmen mindestens 15 Kund*innen im laufenden Geschäftsjahr betreut, und davon mindestens fünf mit internationaler Ausrichtung
25) Angabe ob Ihr Unternehmen eine langfristige Zusammenarbeit mit seinen Kund*innen nachweisen kann. Es ist der Firmenname des Kunden und die Jahreszahl anzugeben.
26) Angabe ob Ihr Unternehmen Erfahrungen mit Kund*innen im öffentlichen Dienst hat. Es ist der Firmenname des Kunden und die Jahreszahl anzugeben.
27) Angabe ob Ihr Unternehmen Erfahrungen mit IT-Sicherheit und Datenschutz hat und ob es die BSI Standards und die EU-DSGVO verfolgt
Angabe ob Sie einen hohen Schutzbedarf u.a. in der Auftragsdatenverarbeitung gewährleisten können

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Öffentliche Aufträge und Konzessionen dürfen nach dem 9. April 2022 nicht an Personen oder Unternehmen vergeben werden, die einen Bezug zu Russland im Sinne von Artikel 5k der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 aufweisen. Jeder Bieter muss daher die Erklärung zum Nichtvorliegen eines entsprechenden Russlandbezugs abgeben (Anlage B.7).Sollte es sich bei dem Bieter um eine Bietergemeinschaft handeln, so muss die Erklärung für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft gesondert abgegeben werden.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Das Verfahren für Verstöße gegen diese Vergabe richtet sich nach den Vorschriften der §§ 155 ff. des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB). Zur Wahrung der Fristen wird auf die §§ 160 ff. GWB verwiesen. Ein Nachprüfungsantrag ist insbesondere unzulässig, soweit:
1) der Antragsteller den gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat,
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens zum Ablauf der Frist zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.