Rahmenvertrag zur Weiterentwicklung des CRM- Systems (insb. der Projektedatenbank für die Fachprogramme) auf Basis von Microsoft Dynamics 365 CRM

Engagement Global gGmbH

Gegenstand der Vergabe ist der Abschluss eines Rahmenvertrags über Leistungen zur Weiterentwicklung des bestehenden CRM-Systems von Engagement Global (insbesondere der Projektedatenbank für die Fachprogramme von Engagement Global) auf Basis von Microsoft Dynamics 365 CRM

Deadline

Deadline 2026-07-27

Wer? Wie? Wo?
Geschichte der Beschaffung
Datum Dokument
2026-06-22 Auftragsbekanntmachung
Auftragsbekanntmachung (2026-06-22)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Rahmenvertrag zur Weiterentwicklung des CRM- Systems (insb. der Projektedatenbank für die Fachprogramme) auf Basis von Microsoft Dynamics 365 CRM
Referenznummer: EG-2026-0061
Kurze Beschreibung:
Gegenstand der Vergabe ist der Abschluss eines Rahmenvertrags über Leistungen zur Weiterentwicklung des bestehenden CRM-Systems von Engagement Global (insbesondere der Projektedatenbank für die Fachprogramme von Engagement Global) auf Basis von Microsoft Dynamics 365 CRM
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Art des Vertrags: Dienstleistungen
Produkte/Dienstleistungen: Softwareprogrammierung und -beratung 📦
Sonstige Beschränkungen am Erfüllungsort: Ort im Europäischen Wirtschaftsraum
Beschreibung
Interne Kennung: EG-2026-0061
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet
Beschreibung der Beschaffung:
Gegenstand der Vergabe ist der Abschluss eines Rahmenvertrags (EVB-IT Dienstvertrags) zur Weiterentwicklung des bestehenden CRM-Systems von Engagement Global auf Basis von Microsoft Dynamics 365 CRM. Das CRM-System besteht aus folgenden Teilbereichen: Kontaktmanagementsystem, Veranstaltungsmanagementsystem, Anfragenmanagementsystem sowie Trägerprüfung und insbesondere auch die Projektedatenbank. Vom Leistungsspektrum des abzuschließenden Rahmenvertrags umfasst sind folgende fünf Leistungsbereiche: - Umstieg in die Microsoft Azure Cloud, - Etablierung eines Portals zur Online-Antragstellung, - Entwicklung neuer Module und Weiterentwicklung bestehender Funktionen, - Aufbau und Weiterentwicklung von Schnittstellen zu anderen Systemen und - Weiterentwicklung und Unterstützung des bestehenden CRM-Systems. Wegen der Einzelheiten wird auf die Leistungsbeschreibung verwiesen. Die Laufzeit des Rahmenvertrags soll 48 Monate betragen und mit Zuschlagserteilung beginnen (voraussichtlich Anfang September 2026). Während der Laufzeit ist Engagement Global berechtigt, jedoch nicht verpflichtet Leistungen in einem Umfang von bis zu 184 Personentagen für Beratung/Konzeption/Projektsteuerung sowie von bis zu 798,5 Personentagen für Entwicklung/technische Umsetzung abzurufen.
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Zusätzliche Informationen:
#Besonders auch geeignet für:other-sme# Rückfragen zu den Vergabeunterlagen oder zum Vergabeverfahren können bis spätestens zum 15. Juli 2026, 12:00 Uhr ausschließlich in Textform per Nachricht über den Menüpunkt "Kommunikation" des Projektraums des Deutschen Vergabeportals zum vorliegenden Vergabeverfahren gestellt werden.
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Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Entwicklung von Software für das Kundenbeziehungsmanagement (CRM) 📦
Hauptstandort oder Erfüllungsort:
Die Leistungen können grundsätzlich vom Sitz des Auftragnehmers aus erbracht werden. Ggf kann die Teilnahme an Besprechungen am Standort von Engagement Global (in Bonn, Deutschland) vor Ort erforderlich sein.
Dauer: 48 Monate
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2026-07-27 12:00:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 58 Tage
Informationen über eine Rahmenvereinbarung oder ein dynamisches Beschaffungssystem
Rahmenvereinbarung mit mehreren Betreibern
Höchstzahl der Teilnehmer: 1
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben
Elektronische Rechnungsstellung: Zulässig
Die elektronische Bestellung wird verwendet
Elektronische Zahlung wird verwendet
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 2026-07-15 23:59:59 📅
Zusätzliche Informationen:
Engagement Global wird in dem nach § 56 VgV zulässigen Rahmen die Bieter auffordern, nicht eingereichte Unterlagen nachzureichen bzw. Unterlagen zu vervollständigen oder zu korrigieren.
Der Vertrag enthält Bedingungen zur Vertragsausführung

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Eignungskriterium: Eintragung in das Handelsregister
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
Eintragung in das Berufs- oder Handelsregister - Aktueller Nachweis über die Eintragung in das Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes, in dem das Unternehmen ansässig ist. Der Auszug/Ausdruck (eingescannte Kopie ist ausreichend) darf zum Zeitpunkt des Ablaufs der Angebotsfrist nicht älter als sechs Monate sein. (Im Fall der Bildung einer Bietergemeinschaft für jedes Mitglied gesondert vorzulegen.)
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Eignungskriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
Betriebshaftpflichtversicherung - Eigenerklärung (unternehmensbezogen), dass der Bieter über eine ausreichende Betriebshaftpflichtversicherung mit folgenden Mindestdeckungssummen pro Schadensfall (jährlich, jeweils 2-fach maximiert) verfügt bzw. eine solche im Fall der Zuschlagserteilung schließen wird: Personenschäden: 2.000.000,00 Euro, Sachschäden: 1.000.000,00 Euro und Vermögensschäden: 100.000,00 Euro. (Im Fall der Bildung einer Bietergemeinschaft für jedes Mitglied gesondert vorzulegen. Es ist auch ausreichend, wenn eine auf die Bietergemeinschaft bzw. Arbeitsgemeinschaft selbst lautende Betriebshaftpflichtversicherung geschlossen wird.)
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Eignungskriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
Erfahrung in der Weiterentwicklung von IT-Anwendungen im Bereich von Microsoft Dynamics 365 CRM unter Berücksichtigung eines servicebezogenen und benutzerfreundlichen Customizings - Erfahrung (unternehmensbezogen) in der Weiterentwicklung von IT-Anwendungen im Bereich von Microsoft Dynamics 365 CRM unter Berücksichtigung eines servicebezogenen und benutzerfreundlichen Customizings. Die Erfahrung ist nachzuweisen durch mindestens zwei Referenzprojekte im Rahmen des Aufbaus eines CRM-Systems aus den letzten drei Jahren (ab Januar 2023), die in Bezug auf Komplexität und Umfang vergleichbar mit den ausgeschriebenen Leistungen sind. Die Referenzprojekte müssen jeweils folgende Mindestanforderungen erfüllen: das CRM-System umfasste wenigstens 500 Nutzende, Customizing von mindestens zwei Modulen, es wurde mindestens eine Schnittstelle zu einem weiteren System implementiert. Die Referenzprojekte sind unter Angabe des Auftraggebers, des Zeitraums der Leistungserbringung und einer aussagekräftigen Beschreibung der erbrachten Leistungen darzustellen, aus der bei der Beschreibung des CRM-Systems insbesondere auch hervorgeht, ob die vorstehend angeführten Mindestanforderungen erfüllt wurden. Engagement Global behält sich vor, sofern erforderlich, in Bezug auf die Referenzen von den Bietern auch die Benennung von Ansprechpartnern mit Kontaktdaten zu verlangen.
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Erfahrung in der Durchführung von Migrationen von Microsoft Dynamics 365 CRM on-Premise zu einer Cloud-Lösung - Erfahrung (unternehmensbezogen) in der Durchführung von Migrationen von Microsoft Dynamics 365 CRM on-Premise zu einer Cloud-Lösung. Die Erfahrung ist nachzuweisen durch mindestens zwei Referenzprojekte aus den letzten drei Jahren (ab Januar 2023), die in Bezug auf Komplexität und Umfang vergleichbar mit den ausgeschriebenen Leistungen sind. Dabei ist insbesondere der Umgang mit der Migration von großen Datenmengen relevant (als Orientierungswert: im CRM von Engagement Global befinden sich >30.000 Organisationen, >90.000 Ansprechpersonen, ca. 10.000 Veranstaltungen, ca. 1.000 Projekte). Die Referenzprojekte sind unter Angabe des Auftraggebers, des Zeitraums der Leistungserbringung und einer aussagekräftigen Beschreibung der erbrachten Leistungen darzustellen. Die Beschreibung muss mindestens zu folgenden Punkten Angaben enthalten: Anzahl und Art der migrierten Datensätze, Angaben zu der eingesetzten Methodik. Engagement Global behält sich vor, sofern erforderlich, in Bezug auf die Referenzen von den Bietern auch die Benennung von Ansprechpartnern mit Kontaktdaten zu verlangen.
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Eignungskriterium: Techniker oder technische Stellen zur Durchführung der Arbeiten
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:
Benennung von für die Leistungserbringung vorgesehenen Personen (samt Nachweis des Erfüllens von Mindestanforderungen) - Benennung der folgenden für die Leistungserbringung vorgesehenen Personen (unter Vorlage von deren Lebensläufen, aus denen auch deren Funktion hervorgeht sowie ob es sich um Unterauftragnehmer bzw. Mitarbeitende eines Unterauftragnehmers handelt): 1. die für die Projektleitung vorgesehene Person, die folgende Mindestanforderung erfüllen muss: 1.1: Kenntnisse der deutschen Sprache, mindestens auf dem Niveau C1 des Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmens für Sprachen (www.europaeischer-referenzrahmen.de), nachzuweisen durch Eigenerklärung im Lebenslauf. 1.2: mindestens zwei Jahre Projektleitungserfahrung in IT-Projekten, davon mindestens ein Jahr mit Schwerpunkt auf CRM-Systemen, nachzuweisen durch entsprechende Angaben im Lebenslauf sowie durch die Darstellung mindestens eines Referenzprojektes aus den letzten drei Jahren (ab Januar 2023) im Lebenslauf, bei dem die Person die Projektleitung innehatte. Das/die Referenzprojekt/e muss/müssen entweder Leistungen der Weiterentwicklung von IT-Anwendungen im Bereich von Microsoft Dynamics 365 CRM unter Berücksichtigung eines servicebezogenen und benutzerfreundlichen Customizings im Rahmen des Aufbaus eines CRM-Systems zum Gegenstand haben, die in Bezug auf Komplexität und Umfang vergleichbar mit den ausgeschriebenen Leistungen sind (Mindestvoraussetzung: CRM-System umfasste wenigstens 500 Nutzende, Customizing von mindestens zwei Modulen, Implementierung von mindestens einer Schnittstelle zu einem weiteren System). Oder Leistungen betreffend die Durchführung von Migrationen von Microsoft Dynamics 365 CRM on-Premise zu einer Cloud-Lösung, die in Bezug auf Komplexität und Umfang vergleichbar mit den ausgeschriebenen Leistungen sind (insbesondere hinsichtlich der Anzahl der migrierten Datensätze). Die/das Referenzprojekt/e ist/sind darzustellen unter Angabe des Auftraggebers, des Zeitraums der Leistungserbringung und einer aussagekräftigen Beschreibung der erbrachten Leistungen, aus der auch hervorgeht, ob die oben angeführten Mindestanforderungen erfüllt sind bzw. bei Migrationsleistungen: die Anzahl der migrierten Datensätze sowie die eingesetzte Methodik. Engagement Global behält sich vor, sofern erforderlich, in Bezug auf die von den Bietern für die Projektleitung angegebenen Referenzen auch die Benennung von Ansprechpartnern mit Kontaktdaten zu verlangen. 1.3: Zertifizierung im Projektmanagement (akzeptiert werden Zertifikate zu IPMA, PMP, CAMP, PRINCE2 oder SCRUM) 2. Gegebenenfalls - neben der Projektleitung - weitere für den Bereich Beratung/Konzeption/ Projektsteuerung vorgesehene Personen, die folgende Mindestanforderungen erfüllen müssen: 2.1: Kenntnisse der deutschen Sprache, mindestens auf dem Niveau C1 des Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmens für Sprachen (www.europaeischer-referenzrahmen.de), nachzuweisen durch Eigenerklärung im Lebenslauf. 2.2: mindestens zweijährige Berufserfahrung im Bereich Beratung/Konzeption/Projekt-steuerung im Kontext von IT-Projekten, nachzuweisen durch entsprechende Angaben im Lebenslauf 3. die für den Bereich Entwicklung/technische Umsetzung vorgesehenen Personen, die folgende Mindestanforderungen erfüllen müssen: 3.1: mindestens zweijährige Berufserfahrung im Bereich Entwicklung/technische Umsetzung von IT-Projekten, nachzuweisen durch entsprechende Angaben im Lebenslauf. 3.2: Die Entwickler*innen müssen über eine Zertifizierung in Microsoft Dynamics 365 verfügen. (mindestens Microsoft Certified: Dynamics 365 Fundamentals oder Microsoft Certified: Dynamics 365 Fundamentals Customer Engagement Apps).
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Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung:
Mit Angebotsabgabe sind von den Bietern zum Nachweis des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen folgende Erklärungen einzureichen: - Eigenerklärung zum Nichtvorliegen der Ausschlussgründe i.S.d. §§ 123, 124 GWB (im Fall der Bildung einer Bietergemeinschaft ist die Eigenerklärung von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft abzugeben). - Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen i.S.d. Art. 5k der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 in der Fassung der Verordnung (EU) 2025/2033 im Hinblick auf restriktive Maßnahmen angesichts der Handlungen Russlands, die die Lage in der Ukraine destabilisieren. (Im Fall der Bildung einer Bietergemeinschaft für jedes Mitglied gesondert vorzulegen.)
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Bedingungen für die Teilnahme
Ausschlussgrund:
Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung
Betrug
Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften
+ 19 weitere
Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens
Einstellung der gewerblichen Tätigkeit
Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung
Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren
Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels
Korruption
Schwerwiegendes berufliches Fehlverhalten
Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten
Täuschung, Zurückhaltung von Informationen, Unfähigkeit zur Vorlage erforderlicher Unterlagen oder Erlangung vertraulicher Informationen zu dem Verfahren
Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs
Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen
Verstoß gegen die in den rein innerstaatlichen Ausschlussgründen verankerten Verpflichtungen
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Steuern
Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen
Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen
Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter
Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen
Zahlungsunfähigkeit

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Engagement Global gGmbH
Nationale Registrierungsnummer: 992-80047-09
Postanschrift: Friedrich-Ebert-Allee 40
Postleitzahl: 53113
Postort: Bonn
Region: Bonn, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: Engagement Global
E-Mail: vergabestelle@engagement-global.de 📧
Telefon: +49228207172141 📞
URL: https://www.engagement-global.de/ 🌏
Art des öffentlichen Auftraggebers
Einrichtung des öffentlichen Rechts
Haupttätigkeit
Allgemeine öffentliche Verwaltung
Kommunikation
Dokumente URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXU9YYDYT33WHYVX/documents 🌏
Teilnahme-URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXU9YYDYT33WHYVX 🌏
URL des Beschaffungsinstruments: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXU9YYDYT33WHYVX 🌏
Elektronische Einreichung: Erforderlich

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen
#Bekanntmachungs-ID: CXU9YYDYT33WHYVX#
Körper überprüfen
Name: Vergabekammern des Bundes
Nationale Registrierungsnummer: t:022894990
Postanschrift: Kaiser-Friedrich-Straße 16
Postleitzahl: 53113
Postort: Bonn
Region: Bonn, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vk@bundeskartellamt.bund.de 📧
Telefon: +4922894990 📞
Fax: +492289499-163 📠
URL: http://www.bundeskartellamt.de 🌏
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:
Es sind die Rügeobliegenheiten des § 160 Abs. 3 Satz 1 GWB und insbesondere die Frist in § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB zu beachten. § 160 Abs. 3 Satz 1 GWB lautet wie folgt: "Der Antrag ist unzulässig, soweit 1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt; 2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden; 3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden; 4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind."
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Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2026-06-22+02:00 📅
Quelle: OJS 2026/S 120-433175 (2026-06-22)