Beschreibung der Beschaffung
Die Elbphilharmonie ist ein Konzerthaus von Weltrang und ein Publikumsmagnet. Architektur und verwendete Materialien stellen höchste Ansprüche an die Aufrechterhaltung eines einwandfreien Erscheinungsbildes. Zur Sicherstellung dieser spezifischen Anforderungen ist ein professioneller Dienstleister erforderlich, welcher über ausreichende Erfahrung in der Reinigung von Veranstaltungsstätten und Konzerthäusern verfügt. An den Auftragnehmer werden hohe Anforderungen an die Organisation der Leistungserbringung, die Verfügbarkeit und Qualifikationen des eingesetzten Personals sowie sein Selbstverständnis in Bezug auf die zu erbringenden Leistungen in der Elbphilharmonie gestellt.
Die entscheidenden räumlichen Kernelemente des Konzertbereiches bilden der Große Saal im 12. OG (2.150 Plätze), der Kleine Saal im 10. OG (550 Plätze) sowie das Kaistudio 1 im 2. OG (150 Plätze). Neben dem Kaistudio 1 befinden sich weitere Veranstaltungsräume für das umfangreiche Education-Programm der Elbphilharmonie.
Die Weinberg-Architektur des Großen Saales sowie die Wandverkleidung bestehend aus Akustikelementen aus Naturgips und Altpapier stellen ein stilprägendes Element dar.
Alle Konzertsäle verfügen neben großzügigen Foyers mit gastronomischen Bereichen über Backstage-Bereiche mit Künstlergarderoben, Einspielräumen etc. Im 12. OG befindet sich eine Cafeteria für Künstler, Mitarbeiter und Gäste, und im 13. und 20. OG (mit Dachterrasse) befinden sich zwei VIP-Lounges, die als exklusive Aufenthaltsräume für VIPs in Konzertpausen sowie für Empfänge und ähnliche Veranstaltungen genutzt werden.
Der Shop auf der Plaza sowie der Konzertkassenbereich im Nordgang (EG) der Elbphilharmonie gehören ebenfalls zu den Reinigungsbereichen.
Eine detaillierte Darstellung der Flächen (pro Raum) befindet sich in der Kalkulationsdatei für Los 1.
1) Aufgrund des Veranstaltungsbetriebes bilden 10 flexible veranstaltungsabhängige Szenarien den Kernbestandteil des Reinigungskonzeptes. Ausgangspunkt hierfür ist, dass alle Räumlichkeiten zu den Betriebszeiten grundsätzlich in einem re-präsentativ gereinigten Zustand sein sollen.Zu jedem Szenario (z.B. Konzert im Großen Saal) gehören festgelegte Räume sowie bestimmte Reinigungsleistungen, die sich aus den Vergabeunterlagen ergeben (insbes. Reinigungsmatrix, Kalkulationsdatei, Leistungsbeschreibung).
2) Daneben erfolgt eine veranstaltungsunabhängige regelmäßige Unterhaltsreinigung festgelegter Raumgruppen. In diesem Bereich (Büros etc.) kann mit herkömmlichen Raumgruppen, vorhersehbarem Arbeitsaufwand und feststehenden Arbeitstagen gearbeitet werden.
3) Darüber hinaus gibt es eine sogenannte Permanentreinigung, zum einen durch (zwei) Tageskräfte, die regelmäßig von 9-20 Uhr anwesend sein sollen sowie ggf. bis Veranstaltungsende und zum anderen für (Innen-)Glasflächen durch weitere Tageskräfte in der Regel von 7-12 Uhr. Die Tageskräfte sind für die Beseitigung von Störmeldungen, Eigenkontrollen sowie Überwachung des Sauberkeitszustands einschließlich Reinigungsleistungen zuständig; die Glasreinigungskräfte für die Entfernung von Griffspuren an allen Glas- und Spiegelflächen.
4) Als weitere Position wird eine "Hausdame" benötigt, die eine Kontrollfunktion im Backstage-Künstler-Bereich wahrnimmt. Sie sorgt dafür, dass in den Künstler-Garderoben ein gleichbleibend hohes Qualitätsniveau in Bezug auf Sauberkeit und Ordnung gewährleistet ist. Die Hausdame wird in der Regel für einen etwa fünfstündigen Einsatz von 7-12 Uhr benötigt, wenn die Solisten-Garderoben gebucht werden.
Sonderreinigungen werden stets gesondert nach Absprache gebucht. Mögliche Inhalte sind z.B. die Reinigung von Leuchtkörpern.
Für die Kalkulation des Angebotes wird für die Szenarien ein Preis pro Reinigung vereinbart, der den jeweiligen Pauschalpreis für ein Szenario ergibt. Für die Unterhaltsreinigung nach Raumgruppen ergeben sich aus den Angaben der Leistungswerte sowie der Stundenverrechnungssätze anhand der zu reinigenden Flächen und Häufigkeiten Preise pro Tag, die Grundlage der späteren Abrechnung sind. Für die Tageskräfte und die Hausdame sind Stundenverrechnungssätze anzugeben. Ferner ist ein Gesamtjahrespreis für die eingesetzte Objektleitung anzugeben.
Aus der Multiplikation der Tagespreise (für Werk, Sonn- und Feiertage) mit der Anzahl der jeweiligen Ausführungstage im Jahr ergibt sich der jeweilige Jahres-Angebotspreis. Dieser dient allerdings lediglich als Grundlage für den Vergleich der Angebote und ist daher nicht als Pauschalpreis zu verstehen.
Für die Elbphilharmonie ist eine Objektleitung einzusetzen, die für die Erfüllung der qualitativen Anforderungen der Auftraggeberin verantwortlich ist. Der Objektleitung ist direkte Ansprechperson der Auftraggeberin in allen Belangen der beauftragten Reinigungsleistungen und mindestens einmal wöchentlich vor Ort (Jour fixe) sowie täglich von 8-18 Uhr telefonisch erreichbar.
Alle Parkettböden sind aufgrund ihrer Beschaffenheit mit Ölseife zu behandeln, wobei die den Vergabeunterlagen beigefügte Pflegeanleitung zu beachten ist.
Basierend auf der Erfahrung der Auftraggeberin wird von einer ausschließlich manuellen Reinigung in der Elbphilharmonie ausgegangen. Der Einsatz von Maschinen ist dementsprechend nicht gewünscht.
Den Vergabeunterlagen sind Pläne des Konzertbereiches beigefügt, der sich auf über 20 Etagen erstreckt. Aufgrund der komplexen Logistik des Gebäudes ist eine Besichtigung des Objekts Bedingung für die Abgabe eines Angebots.
Weitere detaillierte Angaben, insbesondere auch zur Qualitätssicherung, befinden sich in der Leistungsbeschreibung für Los 1 sowie in den Ausführungsbestimmungen zu Los 1 und 2. Die Räume und Reinigungsleistungen sind darüber hinaus den Dateien Reinigungsmatrix Elbphilharmonie und Kalkulationsdatei für die Elbphilharmonie zu entnehmen.