RV Arbeitsplatzdrucker monochrom

Beschreibung der Beschaffung

Die Landeshauptstadt München benötigt für die städtischen Referate und Eigenbetriebe moderne, leistungsfähige, ergonomische und zuverlässige Arbeitsplatzdrucker, die dazugehörige in dem Kaufpreis inkludierte Instandhaltungsleistung über eine Laufzeit von 36 Monate, die Instandhaltung nach Aufwand außerhalb der in dem Kaufpreis inkludierter Instandhaltungsleistung, sowie die Überlassung und Pflege einer Flottenmanagementsoftware und die Entsorgung.

Der Auftragsgegenstand besteht aus einem Los.

Es soll eine Rahmenvereinbarung mit einem Wirtschaftsteilnehmer über eine Vertragslaufzeit von 24 Monaten (optionale Verlängerung um 24 Monate) ab Zuschlagserteilung, frühester Vertragsbeginn ist jedoch der 01.04.2027, geschlossen werden.

Während der gesamten Vertragslaufzeit rechnet der Auftraggeber mit folgenden Schätzmenge:
- voraussichtlich 3.000 Arbeitsplatzdrucker in Monochromdruck

Es existiert eine Höchstgrenze in Form eines Höchstwertes in Höhe von:
973.800,00 € netto zzgl. USt..
Das Vertragsverhältnis ist damit nicht nur auf die Laufzeit, sondern auch auf den Höchstwert begrenzt.

Im Einzelnen können insbesondere folgende Leistungen notwendig sein:

a) Lieferung
Der Lieferumfang der angebotenen Arbeitsplatzdrucker enthält mindestens:
• ein mit den angebotenen Arbeitsplatzdruckern kompatibles USB-Anschlusskabel nach der Spezifikation USB 2.0 (oder höher), High Speed, doppelt abgeschirmt, Länge: 5m
• jedes angebotene Gerät hat ein Netzkabel (inklusive Netzteil) für die Anbindung ans Niederspannungsnetz (Netzspannung 230 Volt +/- 10 %, Deutschland, Länge 1,5m)
• die Rücknahme der Verpackungen der gelieferten Hardware erfolgt durch den Auftragnehmer
• für die mitgelieferten Treiber und auch Software, besteht mindestens ein Internet-Link zur Bedienungsanleitung in deutscher Sprache.

b) Instandhaltung
• Die in dem Kaufpreis inkludierte Instandhaltungsleistung beträgt 36 Monate ab Lieferung.
• Die Instandhaltung nach Aufwand (Optional) außerhalb der in dem Kaufpreis inkludierten Instandhaltungsleistung erfolgt auf Basis eines Kostenvoranschlags und wird nur nach ausdrücklicher Beauftragung durch den Auftraggeber ausgeführt.
• Für zukünftige Sonderanforderungen an der angebotener Flottenmanagementsoftware werden nach Bedarf gegen Aufpreis gesonderte Unterstützungsleistungen durch qualifizierte Ansprechpartner*innen des Auftragnehmers (Optional) abgerufen.

c) Überlassung und Pflege einer Flottenmanagementsoftware
• Installation und Inbetriebnahme einer Flottenmanagementsoftware innerhalb der IT-Infrastruktur des Auftraggebers durch den Auftragnehmer.
• Pflege der angebotenen Flottenmanagementsoftware für 48 Monate durch den Auftragnehmer
• Bereitstellung von Lizenzen für 60 Monate ab Lieferung der angebotenen Arbeitsplatzdrucker durch den Auftragnehmer

d) Schulung (Optional)
• Schulung und Einweisung der städtischen Dienstkräfte in die Bedienung und Handhabung der angebotenen Hard- und Software.

e) Entsorgung
• Der Auftragnehmer übernimmt gemäß den gesetzlichen Vorgaben die Entsorgung der gelieferten Arbeitsplatzdrucker nach dem Nutzungsende. Die Entsorgung hat fachgerecht zu erfolgen.
• optional kann der Auftraggeber je nach Bedarf zusätzlich die fachgerechte Entsorgung von Arbeitsplatzdruckern aus vorhergehenden Verträgen gegen Zahlung der im Leistungsverzeichnis anzugebenden Entsorgungspauschale beauftragen.

Zusätzliche Informationen

Detaillierte Informationen und Unterlagen entnehmen Sie den Vergabeunterlagen.
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Bewerber-/Bieterfragen:
Eventuell auftretende Fragen sind umgehend, jedoch spätestens bis 21.10.2026, 12:00 Uhr über das eVergabe-System des Auftraggebers zu stellen. Die Adresse des eVergabe-Systems ist: https://vergabe.muenchen.de/ Auf eine Beantwortung später eingehender Fragen besteht kein Anspruch.

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Unterstützung des Auftraggebers: Hier wird insbesondere auf den Abschnitt 1.10 der Bewerbungsbedingungen verwiesen.

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Mit der Angebotsabgabe ist die vorweggenommene Zustimmung der Bieter verbunden, im Falle der Verzögerung der Zuschlagserteilung wegen eines Nachprüfungsverfahrens als am Nachprüfungsverfahren beteiligter Bieter (§ 162 GWB, ggf. i.V.m. § 174 GWB) bis vier Wochen nach Rechtskraft des letztinstanzlichen Beschlusses an sein Angebot gebunden zu sein. Beteiligte an einem Nachprüfungsverfahren, deren Angebot nicht für den Zuschlag in Betracht kommt, werden auf Wunsch aus der Bindefrist entlassen; Gleiches gilt für alle am Nachprüfungsverfahren beteiligten Bieter unter den entsprechend angewandten Voraussetzungen von § 313 BGB.

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Begründung Gesamtvergabe
Über einen Zeitraum von 4 Jahren werden schätzungsweise insgesamt rund 3.000 Arbeitsplatzdrucker benötigt. Dies entspricht jährlich etwa 750 Arbeitsplatzdruckern. Bereits 30 Tage nach Lieferung wird die Hardware bezahlt, so dass der Auftragnehmer nicht lange in Vorleistung gehen muss. Somit ist es auch für mittelständische Unternehmen mit u.U. geringerer Liquidität eine Beteiligung an der Ausschreibung möglich.
Die Aufteilung der Arbeitsplatzdrucker-Beschaffung in Fachlose soll es mitunter auch mittelständischen Unternehmen (S.o.) grundsätzlich ermöglichen, am Verfahren teilzunehmen. Die vorbereitenden Maßnahmen ergaben jedoch, dass eine Aufteilung in Fachlose für das Verfahren aus technischen Gründen nicht möglich ist.
Die Flottenmanagementsoftware kann nicht in ein weiteres Fachlos aufgeteilt werden, da diese herstellerabhängig und somit unmittelbar mit der Beschaffung der Arbeitsplatzdrucker verknüpft ist. Nur in herstellereigenen Flottenmanagement- Lösungen wird der benötigte voller Funktionsumfang angeboten. Hier ist insbesondere die wichtige und heikle Funktion " Durchführung von Firmware- Updates" hervorzuheben. Somit lässt sich die Beschaffung von Druckern und Flottenmanagement- Software nicht trennen.
Ferner werden Instandhaltungsleistungen (Vergütung im Kaufpreis inkludiert) für einen Zeitraum von 36 Monaten ab Lieferung der Arbeitsplatzdrucker, Instandhaltung nach Aufwand für einen Zeitraum von 48 Monaten ab der Lieferung der Arbeitsplatzdrucker (Vergütung nach Aufwand), sowie Serviceleistungen für die Flottenmanagementsoftware Vertragsbestandteil. Da sowohl die Instandhaltungsleistungen (Vergütung im Kaufpreis inkludiert) als auch die Serviceleistungen in dem Kaufpreis inkludiert sind, ist eine Aufteilung nach Fachlosen nicht möglich.
Somit sind wirtschaftliche und praktische Gründe gegeben, welche gegen eine Aufteilung auf Fach-bzw. Teillose sprechen. Außerdem ist ein hinreichender Wettbewerb gewahrt.

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Zuschlagskriterien:
Der Preis ist das einzige Zuschlagskriterium; alle Kriterien sind nur in den Vergabeunterlagen aufgeführt.

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Verifizierende Teststellung:
Im Rahmen des Vergabeverfahrens wird eine verifizierende Teststellung der angebotenen Geräte durchgeführt, wobei weder für die durchzuführenden Leistungen, noch für die zeitweise Zurverfügungstellung der Geräte eine Vergütung durch den Auftraggeber erfolgt. Die Teststellung dient der Überprüfung und Bestätigung der vom Bieter schriftlich zugesicherten Angaben in seinem Angebot.
Die Termine für die Aufforderung zur Teststellung für die zwei führenden Bieter, für die Lieferung der Testgeräte und die Testphase vor Ort ergeben sich aus dem Dokument "Termine und Fristen.pdf".

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Auftragswertschätzung
Höchstwert der zukünftigen Rahmenvereinbarung: 973.800,00 € netto
Schätzwert der zukünftigen Rahmenvereinbarung: 811.500,00 € netto

Die Angabe der Bedarfe gemäß Vergabeunterlagen wurde aufgrund der aktuell vorliegenden Bedarfslage getroffen und begründet keine Abnahmeverpflichtung gegenüber dem jeweiligen Auftragnehmer.
Das dargestellte Mengengerüst beruht auf realistischen Bedarfsschätzungen des Auftraggebers und berücksichtigt die Planungen zum aktuellen Stand.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Die Beschreibung zu diesem Eignungskriterium sowie zu allen anderen Eignungskriterien und vorzulegenden Eignungsnachweisen sind vollständig in dem Dokument "Fragebogen zur Eignungspruefung.pdf" aufgeführt, das unter nachstehendem Link direkt abrufbar ist: https://vergabe.muenchen.de/NetServer/SelectionCriteria/54321-Tender-1a0ed08afa4-9dd097532048934
Alle geforderten Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen und sonstige Nachweise sind mit dem Angebot einzureichen. Dasselbe gilt für alle Unterlagen im Rahmen der Eignungsleihe.

Zusätzliche Informationen

Detaillierte Informationen und Unterlagen entnehmen Sie den Vergabeunterlagen.
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Bewerber-/Bieterfragen:
Eventuell auftretende Fragen sind umgehend, jedoch spätestens bis 21.10.2026, 12:00 Uhr über das eVergabe-System des Auftraggebers zu stellen. Die Adresse des eVergabe-Systems ist: https://vergabe.muenchen.de/ Auf eine Beantwortung später eingehender Fragen besteht kein Anspruch.

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Unterstützung des Auftraggebers: Hier wird insbesondere auf den Abschnitt 1.10 der Bewerbungsbedingungen verwiesen.

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Mit der Angebotsabgabe ist die vorweggenommene Zustimmung der Bieter verbunden, im Falle der Verzögerung der Zuschlagserteilung wegen eines Nachprüfungsverfahrens als am Nachprüfungsverfahren beteiligter Bieter (§ 162 GWB, ggf. i.V.m. § 174 GWB) bis vier Wochen nach Rechtskraft des letztinstanzlichen Beschlusses an sein Angebot gebunden zu sein. Beteiligte an einem Nachprüfungsverfahren, deren Angebot nicht für den Zuschlag in Betracht kommt, werden auf Wunsch aus der Bindefrist entlassen; Gleiches gilt für alle am Nachprüfungsverfahren beteiligten Bieter unter den entsprechend angewandten Voraussetzungen von § 313 BGB.

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Begründung Gesamtvergabe
Über einen Zeitraum von 4 Jahren werden schätzungsweise insgesamt rund 3.000 Arbeitsplatzdrucker benötigt. Dies entspricht jährlich etwa 750 Arbeitsplatzdruckern. Bereits 30 Tage nach Lieferung wird die Hardware bezahlt, so dass der Auftragnehmer nicht lange in Vorleistung gehen muss. Somit ist es auch für mittelständische Unternehmen mit u.U. geringerer Liquidität eine Beteiligung an der Ausschreibung möglich.
Die Aufteilung der Arbeitsplatzdrucker-Beschaffung in Fachlose soll es mitunter auch mittelständischen Unternehmen (s.o.) grundsätzlich ermöglichen, am Verfahren teilzunehmen. Die vorbereitenden Maßnahmen ergaben jedoch, dass eine Aufteilung in Fachlose für das Verfahren aus technischen Gründen nicht möglich ist.
Die Flottenmanagementsoftware kann nicht in ein weiteres Fachlos aufgeteilt werden, da diese herstellerabhängig und somit unmittelbar mit der Beschaffung der Arbeitsplatzdrucker verknüpft ist. Nur in herstellereigenen Flottenmanagement- Lösungen wird der benötigte voller Funktionsumfang angeboten. Hier ist insbesondere die wichtige und heikle Funktion "Durchführung von Firmware- Updates" hervorzuheben. Somit lässt sich die Beschaffung von Druckern und Flottenmanagement- Software nicht trennen.
Ferner werden Instandhaltungsleistungen (Vergütung im Kaufpreis inkludiert) für einen Zeitraum von 36 Monaten ab Lieferung der Arbeitsplatzdrucker, Instandhaltung nach Aufwand für einen Zeitraum von 48 Monaten ab der Lieferung der Arbeitsplatzdrucker (Vergütung nach Aufwand), sowie Serviceleistungen für die Flottenmanagementsoftware Vertragsbestandteil. Da sowohl die Instandhaltungsleistungen (Vergütung im Kaufpreis inkludiert) als auch die Serviceleistungen in dem Kaufpreis inkludiert sind, ist eine Aufteilung nach Fachlosen nicht möglich.
Somit sind wirtschaftliche und praktische Gründe gegeben, welche gegen eine Aufteilung auf Fach-bzw. Teillose sprechen. Außerdem ist ein hinreichender Wettbewerb gewahrt.

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Zuschlagskriterien:
Der Preis ist das einzige Zuschlagskriterium; alle Kriterien sind nur in den Vergabeunterlagen aufgeführt.

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Verifizierende Teststellung:
Im Rahmen des Vergabeverfahrens wird eine verifizierende Teststellung der angebotenen Geräte durchgeführt, wobei weder für die durchzuführenden Leistungen, noch für die zeitweise Zurverfügungstellung der Geräte eine Vergütung durch den Auftraggeber erfolgt. Die Teststellung dient der Überprüfung und Bestätigung der vom Bieter schriftlich zugesicherten Angaben in seinem Angebot.
Die Termine für die Aufforderung zur Teststellung für die zwei führenden Bieter, für die Lieferung der Testgeräte und die Testphase vor Ort ergeben sich aus dem Dokument "Termine und Fristen.pdf".

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Auftragswertschätzung
Höchstwert der zukünftigen Rahmenvereinbarung: 973.800,00 € netto
Schätzwert der zukünftigen Rahmenvereinbarung: 811.500,00 € netto

Die Angabe der Bedarfe gemäß Vergabeunterlagen wurde aufgrund der aktuell vorliegenden Bedarfslage getroffen und begründet keine Abnahmeverpflichtung gegenüber dem jeweiligen Auftragnehmer.
Das dargestellte Mengengerüst beruht auf realistischen Bedarfsschätzungen des Auftraggebers und berücksichtigt die Planungen zum aktuellen Stand.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Um eine Korrektur des Vergabeverfahrens zu erreichen, kann ein Nachprüfungsverfahren bei der Vergabekammer geführt werden, solange durch den Auftraggeber ein wirksamer Zuschlag nicht erteilt ist. Ein Vertrag (Zuschlag) kann erst abgeschlossen werden, nachdem der Auftraggeber die unterlegenen Bewerber/Bieter über den beabsichtigten Zuschlag gem. § 134 GWB informiert hat und 15 Kalendertage bzw. bei Versendung der Information per Fax oder auf elektronischem Weg 10 Kalendertage vergangen sind.
Es wird darauf hingewiesen, dass bei Beanstandungen im Hinblick auf das hiesige Vergabeverfahren die Bewerber/Bieter Verstöße gegen Vergabevorschriften, die sie erkannt haben, gegenüber dem Auftraggeber innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen zu rügen haben und weiterhin Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung und/oder erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, von den Bewerbern/Bietern spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Abgabe der Teilnahmeanträge (Teilnahmefrist) oder Angebote (Angebotsfrist) gegenüber dem Auftraggeber zu rügen sind (vgl. § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 bis Nr. 3 GWB), damit die Bewerber/Bieter für den Fall, dass der Rüge nicht abgeholfen wird, ein Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer anstreben können.
Sofern der Auftraggeber einer Rüge nicht abhilft, kann der betreffende Bewerber/Bieter nur innerhalb von längstens 15 Kalendertagen nach Eingang der entsprechenden Mitteilung des Auftraggebers diesbezüglich ein Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer einleiten (vgl. § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB).