RV Konferenz- und Veranstaltungsdienstleister

Beschreibung der Beschaffung

Für die optimale technische Veranstaltungsbetreuung verschiedener Veranstaltungsformate (Präsenz, Digital und Hybrid), sowie Videoproduktionen wird ein Dienstleister benötigt, der die notwendige technische Ausstattung (Veranstaltungstechnik) sowie langjährige Erfahrungswerte und die Expertise zur Verfügung stellen, den betriebsbereiten Zustand zu garantieren, die Technik während der Veranstaltung zu bedienen und zu überwachen sowie nach Abschluss der Veranstaltung abzubauen. Es ist beabsichtigt, mit einem geeigneten Dienstleistungsunternehmen eine Rahmenvereinbarung abzuschließen, in der alle wesentlichen Bedingungen für die späteren Abrufe (Einzelbeauftragungen pro Veranstaltung) festgelegt werden.

Der Auftrag umfasst das vollumfängliche Projektmanagement von Veranstaltungen der Konrad-Adenauer-Stiftung e.V. unter Einbeziehung der bereits fest installierten Technik des Hauses am Standort Berlin.

Umfang der Leistung ist die Erbrinung und Bereitstellung von Video- und Tonlivestreaming, Simultandolmetschtechnik, Kameraführung, Lichtsetzung, Regie, Bildmischung, Bühnenbau, Dekorationsbau, Veranstaltungsmobiliar sowie das Bereitstellen eines fertig gemischten Videostreams im Corporate Design des Auftraggebers.

Die Bereitstellung eines Audiomitschnitts ist bei jeder Veranstaltung unabdinglich. In Absprache mit dem Auftraggeber kann auch eine Aufzeichnung von Video und Ton inklusive Pre- und Postproduktion von Video und Audiodaten sowie die Bereitstellung der Produzierten Dateien gewünscht sein.

Weiterhin umfasst der Auftrag das Aufsetzen von digitalen Veranstaltungen sowie digitale Zuschaltungen von Referenten aus dem In- und Ausland in hybride und digitale Formate, Projektabhängig auch mit Simultandolmetschung. Die umfängliche Bereitstellung gängiger Lizenzen und Zugänge, z.B. Zoom und MS Teams wird vorausgesetzt und können nur zum Teil von der Auftraggeberin gestellt werden.

Ein weiterer Bestandteil des Auftrags ist die Konzeption, Produktion und Umsetzung von digitalen Eventportalen und Videos in Form von Interviews, Features oder ähnlichen Kurzproduktionen. Die Konzeption und Redaktion erfolgt in enger Abstimmung mit dem Auftraggeber und beinhaltet auch das Einspielen von Musik, Sprechtext, Bauchbinden, weiterem Bildmaterial und die Erstellung von Animationen.

Für eine Beteiligung des Publikums an den Veranstaltungsformaten der KAS stellt der Auftragnehmer ein Portfolio an interaktiven Tools (z.B. Abstimmungen für hybride Veranstaltungen, Live-Transkription mit Übersetzung) mit entsprechenden Lizenzen zur Verfügung. Die Beratung und Abstimmung des Einsatzes dieser Tools erfolgt auch hier in enger Abstimmung mit dem Auftraggeber.

Der Auftraggeber stellt dem Auftragnehmer eigene hauseigene Technik zur Verfügung. Diese muss verpflichtend genutzt werden. Für den zusätzlichen Bedarf an Veranstaltungstechnik, die nicht von der Auftraggeberin abgedeckt werden kann, stellt der Auftragnehmer hochwertige und zuverlässige Technik sowie entsprechend qualifiziertes Personal bereit.

Während des Ausschreibungsverfahrens findet ein verpflichtender Vororttermin statt.

Die Veranstaltungen finden in der Regel in einem Zeitfenster von 8.00 Uhr bis 22.00 Uhr statt, verlaufen in der Regel ein - bis zweistündig sowie auch an Wochenenden und Feiertagen.

Zusätzliche Informationen

Direktlink zu den Eignungskriterien: https://xvergabe.de/NetServer/SelectionCriteria/54321-Tender-19c22e417bc-a4f1c23e2731d0d

Konkretisierung der Dauer der Bindefrsit (BT-98): Bindefrist endet am 31.08.2026.

Beschreibung der Optionen

Die RV kann zweimalig um jeweils weitere 12 Monate durch die AG verlängert werden, indem sie dies mindestens drei Monate vor dem jeweiligen Vertragsende schriftlich anzeigt. Hierbei handelt es sich um ein einseitiges Gestaltungsrecht der AG.

Aus dem Optionsrecht resultiert kein Anspruch der AN auf Inanspruchnahme der Option.

Fragebogen zur Eignungsklärung:
- Eigenerklärung zur Zuverlässigkeit
- ggf. Erklärung Bewerber-/Bietergemeinschaft
- ggf. Verpflichtungserklärung Nachunternehmer
- Erklärung Wettbewerbsregisterauskunft
- Referenzen (drei Referenzprojekte):
Der Bieter hat seine technische und berufliche Leistungsfähigkeit durch die Vorlage von drei geeigneten Referenzen nachzuweisen.

Als Referenzen gelten abgeschlossene oder laufende Einzelaufträge sowie konkrete Leistungsabrufe aus Rahmenvereinbarungen, sofern diese dem Auftragsgegenstand nach Art, Umfang und Komplexität vergleichbar sind.

Die referenzierten Leistungen müssen innerhalb der letzten drei Jahre (gerechnet ab dem Ablauf der Angebotsfrist) erbracht worden sein.

Bei Referenzen aus Rahmenvereinbarungen sind konkrete, exemplarische Einzelabrufe bzw. Veranstaltungen zu benennen, anhand derer die Vergleichbarkeit beurteilt werden kann. Die bloße Angabe einer Rahmenvereinbarung ohne Beschreibung konkreter Leistungen ist nicht ausreichend.

Für jede Referenz sind mindestens folgende Angaben zu machen:

- Auftraggeber (anonymisierte Angabe zulässig, sofern eine Überprüfung möglich bleibt)
- Vertragsart (Einzelauftrag oder Abruf aus einer Rahmenvereinbarung)
- Beschreibung der konkret erbrachten Leistungen
- Art der Veranstaltung(en) (z. B. Präsenz, hybrid, digital)
- Leistungszeitraum
- Größenordnung der durchgeführten Veranstaltungen
- Rolle des Bieters (Hauptauftragnehmer / Unterauftragnehmer)

Die Auftraggeberin behält sich vor, die Angaben zu den Referenzen stichprobenartig zu überprüfen.

- Eigenerklärung Sanktionen Russland
- Eigenerklärung Mitarbeiterprofil Projektleiter (Nachweise können nachgefordert werden)
Ausbildung/Abschluss
- Nachweisbare Qualifikation durch einschlägige Berufserfahrung (mind. 6 Jahre).

Berufserfahrung
- Mindestens 2 Jahre Erfahrung in der Leitung komplexer Projekte mit Bezug zur ausgeschriebenen Projektleitung.

Sprachkenntnisse
- Deutsch mind. C1
- Englisch mind. B1

- Nachweis Vor-Ort-Termin mit Geheimhaltungserklärung

Während des Ausschreibungsverfahrens, in der Zeit vom 04.05.2026 - 29.05.2026, findet ein verpflichtender Vororttermin statt. Der Termin ist bis zum 27.05.2026 per E-Mail an susanne.kophal@kas.de zu vereinbaren. Angebote ohne nachweisbaren Ortstermin werden vom Verfahren ausgeschlossen. Der Termin ist zwingend, da für die Bieterseite ein zutreffende Kalkulation sonst nicht möglich ist.

Es besteht kein Anspruch auf einen Mindestauftag. Alle angegebenen Zahlen sind Schätzwerte auf Basis der Vergangenheit. Geschätzter Auftragswert 150.000,00 € brutto p.a..

Der veröffentlichte Vertrag und der dazugehörige AVV ist mit Teilnahme am Verfarhen akzeptiert.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, kann ein Nachprüfverfahren bei der Vergabekammer beantragt werden (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB).