RV Tagungshotels

Kassenärztliche Vereinigung Baden-Württemberg

Abschluss eines Rahmenvertrags über die Zurverfügungstellung von Tagungshotels und Tagungsräumlichkeiten in 5 Losen:
- Los 1: Tagungshotels mit Übernachtungsmöglichkeit und Verpflegung
- Los 2: Tagungsräume mit Catering und Konferenzservice im Raum Freiburg
- Los 3: Tagungsräume mit Catering und Konferenzservice im Raum Karlsruhe
- Los 4: Tagungsräume mit Catering und Konferenzservice im Raum Reutlingen
- Los 5: Tagungsräume mit Catering und Konferenzservice im Raum Stuttgart

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2023-10-05. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2023-08-18.

Wer?

• Kassenärztliche Vereinigung Baden-Württemberg

Wie?

Wo?

• Stuttgart › Stuttgart, Stadtkreis

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2023-08-18	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2023-08-18)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Sitzungs- und Konferenzdienstleistungen von Hotels
Referenznummer: KVBW_2023/06-0031_ZVS
Kurze Beschreibung:

Abschluss eines Rahmenvertrags über die Zurverfügungstellung von Tagungshotels und Tagungsräumlichkeiten in 5 Losen: - Los 1: Tagungshotels mit Übernachtungsmöglichkeit und Verpflegung - Los 2: Tagungsräume mit Catering und Konferenzservice im Raum Freiburg - Los 3: Tagungsräume mit Catering und Konferenzservice im Raum Karlsruhe - Los 4: Tagungsräume mit Catering und Konferenzservice im Raum Reutlingen - Los 5: Tagungsräume mit Catering und Konferenzservice im Raum Stuttgart

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Sitzungs- und Konferenzdienstleistungen von Hotels 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Sitzungs- und Konferenzdienstleistungen von Hotels 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Stuttgart, Stadtkreis 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: Kassenärztliche Vereinigung Baden-Württemberg
Postanschrift: Albstadtweg 11
Postleitzahl: 70567
Postort: Stuttgart
Kontakt
Internetadresse: https://www.kvbawue.de/ 🌏
E-Mail: kvbw-vergabestelle@kvbawue.de 📧
Telefon: +49 7117875-3002 📞
Fax: +49 7117875-483739 📠
URL der Dokumente: https://vergabeportal-bw.de/Satellite/notice/CXS0YB5Y1HGX0HLS/documents 🌏
URL der Teilnahme: https://vergabeportal-bw.de/Satellite/notice/CXS0YB5Y1HGX0HLS 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2023-08-18 📅
Einreichungsfrist: 2023-10-05 📅
Veröffentlichungsdatum: 2023-08-23 📅
Datum des Beginns: 2024-01-01 📅
Datum des Endes: 2025-10-31 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2023/S 161-510277
ABl. S-Ausgabe: 161
Zusätzliche Informationen

Auskunftsersuchen und Bieterfragen sind ausschließlich über das Bietertool "Kommunikation" auf der Vergabeplattform www.vergabeportal-bw.de einzureichen. Bieterfragen, die nach dem 26.09.2023, 12:00 Uhr eingehen, werden nicht mehr beantwortet. Der Auftraggeber weist darauf hin, dass interessierte Unternehmen im Falle von Bieterfragen und/oder notwendigen Änderungen an den Vergabeunterlagen nur kontaktiert werden können, wenn sie sich unter Angabe einer EMail-Adresse freiwillig bei der Vergabeplattform www.vergabeportal-bw.de registrieren. Soweit eine freiwillige Registrierung nicht erfolgt, können keine zusätzlichen Informationen übermittelt werden. Das Angebot ist mit den in dieser Bekanntmachung geforderten Nachweisen rechtzeitig (vgl. Ziffer IV. 2.2), elektronisch mit fortgeschrittener oder qualifizierter Signatur ausschließlich über die Vergabeplattform www.vergabeportal-bw.de einzureichen. Zur Abgabe eines Angebotes sind zwingend die Formblätter zu verwenden, die vom Auftraggeber gestellt werden. Bekanntmachungs-ID: CXS0YB5Y1HGX0HLS

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Abschluss eines Rahmenvertrags über die Zurverfügungstellung von Tagungshotels und Tagungsräumlichkeiten in 5 Losen:

- Los 1: Tagungshotels mit Übernachtungsmöglichkeit und Verpflegung

- Los 2: Tagungsräume mit Catering und Konferenzservice im Raum Freiburg

- Los 3: Tagungsräume mit Catering und Konferenzservice im Raum Karlsruhe

- Los 4: Tagungsräume mit Catering und Konferenzservice im Raum Reutlingen

- Los 5: Tagungsräume mit Catering und Konferenzservice im Raum Stuttgart

Höchstzahl der Lose, die an einen Bieter vergeben werden: 5
Höchstzahl der Lose pro Bieter: 5
Bezeichnung des Loses: Tagungshotels mit Übernachtungsmöglichkeit und Verpflegung
Losnummer: 1
Kurze Beschreibung:

Im Rahmen der Auftragsdurchführung sind folgende Leistungen im Los 1 zu erbringen:

- Zurverfügungstellung von ausgestatteten Tagungsräumen

- Konferenzverpflegung während der Tagungsveranstaltungen, inkl. Mittagessen

- Zurverfügungstellung von Übernachtungsmöglichkeiten inkl. Frühstück und Abendessen

Die KVBW beabsichtigt pro Los mit 3 Bietern einen Rahmenvertrag abzuschließen. Die Vergabe der Einzelaufträge während der Durchführung des Vertrags erfolgt nach folgenden Kriterien:

Je Los werden zunächst alle Unternehmen bzgl. der Verfügbarkeit der vertraglich geschuldeten Leistung zum betreffenden Zeitpunkt kontaktiert. Unter denjenigen Unternehmen, bei denen die Verfügbarkeit gegeben ist, erhält dasjenige Unternehmen den Einzelauftrag, welches im Vergabeverfahren das wirtschaftlichere Angebot abgegeben hat.

Das Los 1 (Tagungshotels) umfasst folgende Mengen:

Tagungspauschalen für 2-tägige Veranstaltungen:

geschätzt: 360 Tagungspauschalen

maximal: 600 Tagungspauschalen

Übernachtungspauschalen - 1 Übernachtung:

geschätzt: 330 Übernachtungspauschalen

maximal: 550 Übernachtungspauschalen

Abendessenspauschalen:

geschätzt: 330 Abendessenspauschalen

maximal: 550 Abendessenspauschalen

Parkpauschalen:

geschätzt: 360 Parkpauschalen

maximal: 600 Parkpauschalen

Bezeichnung des Loses: Tagungsräume mit Catering und Konferenzservice im Raum Freiburg
Losnummer: 2
Kurze Beschreibung:

Im Rahmen der Auftragsdurchführung sind für das Los 2 folgende Leistungen zu erbringen:

Das Los 2 (Tagungsräume - Raum Freiburg) umfasst folgende Mengen:

Tagungspauschalen für 1-tägige Veranstaltungen:

geschätzt: 30 Tagungspauschalen

maximal: 60 Tagungspauschalen

geschätzt: 30 Parkpauschalen

maximal: 60 Parkpauschalen

Bezeichnung des Loses: Tagungsräume mit Catering und Konferenzservice im Raum Karlsruhe
Losnummer: 3
Kurze Beschreibung:

Im Rahmen der Auftragsdurchführung sind folgende Leistungen im Los 3 zu erbringen:

Das Los 3 (Tagungsräume - Raum Karlsruhe) umfasst folgende Mengen:

Bezeichnung des Loses: Tagungsräume mit Catering und Konferenzservice im Raum Reutlingen
Losnummer: 4
Kurze Beschreibung:

Im Rahmen der Auftragsdurchführung sind folgende Leistungen im Los 4 zu erbringen:

Das Los 4 (Tagungsräume - Raum Reutlingen) umfasst folgende Mengen:

Bezeichnung des Loses: Tagungsräume mit Catering und Konferenzservice im Raum Stuttgart
Losnummer: 5
Kurze Beschreibung:

Im Rahmen der Auftragsdurchführung sind folgende Leistungen im Los 5 zu erbringen:

Das Los 5 (Tagungsräume - Raum Stuttgart) umfasst folgende Mengen:

geschätzt: 80 Tagungspauschalen

maximal: 144 Tagungspauschalen

geschätzt: 80 Parkpauschalen

maximal: 144 Parkpauschalen

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: 70567 Stuttgart

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Folgende Erklärungen und Nachweise sind von den Bietern/BGen einzureichen:

1) Kopie der Anmeldungs- bzw. Eintragungsbescheinigungen zum Nachweis der ordnungsgemäßen Gewerbeanmeldung / -ummeldung bzw. Eintragung ins Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Herkunftslandes; andernfalls vergleichbarer Nachweis für die Existenz und den Gegenstand des Unternehmens des Bieters/jedes Mitglieds der BG.

Der Auszug aus dem Handelsregister / vergleichbare Nachweis darf zum Zeitpunkt des Schlusstermins für den Eingang der Angebote nicht älter als 12 Monate sein.

2) Erklärung des Einzelbieters/der Bietergemeinschaft, über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB

3) ggf. Bietergemeinschaftserklärung

4) ggf. Erklärung zum Nachunternehmereinsatz

5) ggf. Nachunternehmerverpflichtungserklärung

Die unter III.1.1) - III.1.3) verlangten Erklärungen und Nachweise sind ausschließlich unter Verwendung der Aufforderung zur Angebotsabgabe als Anlagen beigefügten Formblätter zu erbringen. Die Nachweise und Erklärungen sind bei Bietergemeinschaften von allen Mitgliedern der Bietergemeinschaft (BG) zu erbringen. Der/die Bieter/BG kann sich der Fähigkeiten anderer Unternehmen bzw. Nachunternehmen bedienen. Dabei sind 2 Konstellationen zu unterscheiden:

1. andere Unternehmen (aU), die für die Erfüllung der Anforderungen gemäß Zif. III.1.2) und III.1.3) der Bekanntmachung zur Eignungsleihe herangezogen werden und;

2. Nachunternehmen (NU), die Leistungen ausführen, ohne dass sich der Bieter zum Nachweis seiner Eignung auf den oder die Nachunternehmer beruft.

In beiden Konstellationen, müssen die Bieter/BG diese aU/NU bereits im Angebot mit Name und Anschrift benennen und ggf. die Art und den Umfang der von den NU übernommenen Teilleistungen zweifelsfrei angeben (Erklärung zum Nachunternehmereinsatz). Die Bieter/BGen müssen außerdem nachweisen, dass sie auf die Mittel des/der aU (s)/NU(s) tatsächlich zugreifen können. Dieser Nachweis erfolgt durch die Vorlage einer Eigenerklärung (Verpflichtungserklärung) des/der aU(s)/NU(s), in welcher dieser sich für den Fall der Erteilung des Zuschlags an den/die betreffende(n) Bieter/BG(en) gegenüber diesem/n unwiderruflich verpflichtet, seine Mittel während der Auftragsabwicklung zur Verfügung zu stellen.

In der ersten Konstellation müssen die Bieter/Bietergemeinschaften auf den jeweiligen Formblättern für die Eignungsnachweise im Einzelnen deutlich machen, welche Angaben von diesem/diesen anderen Unternehmen stammen. Die Verpflichtungserklärung ist im Fall der Eignungsleihe bereits mit dem Angebot vorzulegen. In der zweiten Konstellation müssen die Bieter/Bietergemeinschaften in ihrem Angebot die Art und den Umfang der von dem/den Nachunternehmer(n) übernommenen Teilleistungen zweifelsfrei angeben. Die Verpflichtungserklärung ist in diesem Fall (im Gegensatz zum Fall der Eignungsleihe) erst auf Verlangen des Auftraggebers vorzulegen.

Der Auftraggeber wird von dem für den Zuschlag vorgesehenen Bieter vor Zuschlagserteilung unter Fristsetzung von sämtlichen NU darüber hinaus die Erklärungen nach Ziff. III.1.1.) 1.) bis 3.) (siehe nachfolgend) sowie einen Versicherungsnachweis nach III.1.2.)2.) anfordern. Werden diese Unterlagen nicht vorgelegt, wird das Angebot ausgeschlossen.

Ab einer Auftragssumme von 30.000 EUR wird der Auftraggeber für den Bieter, welcher für den Zuschlag vorgesehen ist, einen Auszug aus dem Wettbewerbsregister nach § 6 WRegG beim Bundeskartellamt anfordern.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

Folgende Erklärungen und Nachweise sind von den Bietern/BGen einzureichen:

1) Erklärung über den Gesamtumsatz des Bieters/der Bietergemeinschaft und den Umsatz für die den zu vergebenden Leistungen entsprechenden Dienstleistungen in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren

2) Eigenerklärung über den Bestand/ die Erhöhung/ den Abschluss einer gültigen Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Mindestdeckungssumme je Schadensfall von 5.000.000 EUR für Personen- und Sachschäden und je Schadensfall min. 2.000.000 EUR für Vermögensschäden

Die Erhöhung / der Abschluss hat spätestens unverzüglich nach Erhalt des Zuschlagsschreibens zu erfolgen. Der Nachweis ist dem Auftraggeber nach Erhalt des Zuschlagsschreibens / nach Erhöhung / nach Abschluss unverzüglich ohne weitere Aufforderung vorzulegen/ zuzusenden

Mindeststandards: zu 2) mindestens die genannten Deckungssummen
Technische und berufliche Fähigkeiten:

1) Erklärung des Bieters /der Bietergemeinschaft über die Anzahl des Gesamtpersonals der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre und die Anzahl der Mitarbeiter, die in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren für entsprechende Dienstleistungen eingesetzt worden sind

2) zwei vergleichbar Referenzaufträge aus den letzten fünf abgeschlossenen Geschäftsjahren je Los unter Angabe von Auftraggeber, Ausführungszeitraum und Ansprechpartner, inkl. Telefonnummer

3) Benennung des/der zentralen Ansprechpartner*in inkl. einer Vertretung für die Dauer der vertraglichen Zusammenarbeit inkl. Kontaktdaten

Mindeststandards:

zu 2) für Los 1 zwei Referenzen mit folgenden Anforderungen:

- Zurverfügungstellung von Tagungsräumen für min. 2 durchgeführte zweitägige Veranstaltungen

- hierbei jeweils Zurverfügungstellung von Tagungsräumen für min. 8 Personen

- außerdem hierbei Zurverfügungstellung von Mittagessen und Konferenzverpflegung für jede Veranstaltung

- außerdem hierbei jeweils Zurverfügungstellung von einem Hotelzimmer pro Person zur Übernachtung (inkl. Frühstück) für min. 8. Personen für 1 Nacht

zu 2) für Lose 2 bis 5 zwei Referenzen je Los mit folgenden Anforderungen:

- Zurverfügungstellung von Tagungsräumen für min. 2 durchgeführte eintägige Veranstaltungen

Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

Rechtsform der Bietergemeinschaft, an die der Auftrag vergeben wird: gesamtschuldnerisch haftend mit bevollmächtigtem Vertreter. Der Auftraggeber weist darauf hin, dass die Bildung einer Bietergemeinschaft unzulässig ist, sofern damit eine wettbewerbsbeschränkende Vereinbarung gemäß § 1 GWB getroffen wird.

Es gilt das Landestariftreue- und Mindestlohngesetz Baden-Württemberg. Der/die Bieter/Bietergemeinschaft hat mit dem Angebot folgende Erklärungen & Nachweise abzugeben:

1) Verpflichtungserklärung zur Tariftreue und Mindestentlohnung LTMG BaWü

2) Datenschutz- und Vertraulichkeitserklärung

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Anzahl der in Betracht zu ziehenden Teilnehmer: 3
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 10:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2023-12-31 📅
Datum der Angebotseröffnung: 2023-10-05 📅
Zeitpunkt der Angebotseröffnung: 10:00

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Zentrale Vergabestelle
Adresse des Käuferprofils: https://www.kvbawue.de/ueber-uns/ausschreibungen/laufende-ausschreibungen/ 🌏
Dokumente URL: https://vergabeportal-bw.de/Satellite/notice/CXS0YB5Y1HGX0HLS/documents 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen

Das Angebot ist mit den in dieser Bekanntmachung geforderten Nachweisen rechtzeitig (vgl. Ziffer IV. 2.2), elektronisch mit

fortgeschrittener oder qualifizierter Signatur ausschließlich über die Vergabeplattform www.vergabeportal-bw.de einzureichen. Zur Abgabe eines Angebotes sind zwingend die Formblätter zu verwenden, die vom Auftraggeber gestellt werden.

Bekanntmachungs-ID: CXS0YB5Y1HGX0HLS

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium Karlsruhe
Postanschrift: Durlacher Allee 100
Postort: Karlsruhe
Postleitzahl: 76137
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 7219268730 📞
E-Mail: vergabekammer@rpk.bwl.de 📧
Fax: +49 7219263985 📠
Internetadresse: https://rp.baden-wuerttemberg.de/ 🌏
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Ein Nachprüfungsantrag zur Vergabekammer ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung

des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB). Erkennt ein Bewerber

Verstöße gegen Vergabevorschriften, so hat er diese innerhalb von 10 Tagen nach Kenntniserlangung gegenüber dem

Auftraggeber zu rügen. §§ 134 und 160 Abs. 3 GWB bleiben unberührt.

Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Wie: Körper überprüfen
Quelle: OJS 2023/S 161-510277 (2023-08-18)

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