RV WLAN-Komponenten 2023

Kurze Beschreibung

Die MPG hat Bedarf an Lieferleistungen von WLAN-Komponenten verschiedener Hersteller und weiteren Leistungen hierzu.
Vor diesem Hintergrund erfolgt dieses Vergabeverfahren mit dem Ziel, sechs (6) Auftragnehmer zu finden, die auf Abruf aus der Rahmenvereinbarung den Auftraggeber mit WLAN-Komponenten versorgen. Dem Auftraggeber kommt es dabei in besonderem Maße auf eine Herstellervielfalt an, sodass mit Angebotsabgabe eine Bindung des Bieters an den angebotenen Hersteller erfolgen muss und Zuschläge nicht auf Angebote von mehreren Bietern mit demselben Hersteller erfolgen.
Der Leistungsumfang setzt sich aus folgenden Leistungskomponenten zusammen:
• Bereitstellung, Anbindung und Betrieb eines Online-Shops für MPG (inkl. Rechercheshop)
• Veräußerung und Lieferung von WLAN-Komponenten inklusive zugehörigem Zubehör (wobei das Zubehör isoliert bestellbar ist)
• Erbringung von Instandhaltungsleistungen (Serviceleistungen)

Beschreibung der Beschaffung

Alle Anlagen- und Kapitelverweise beziehen sich auf die Vergabeunterlage:
Gegenstand der Ausschreibung ist die Beschaffung von WLAN-Komponenten verschiedener Hersteller mittels Rahmenvereinbarungen mit mehreren Wirtschaftsteilnehmern. Ziel des Vergabeverfahrens ist es daher, bis zu sechs (6) Rahmenvertragspartner (RV-Partner) zu finden, die den Auftraggeber bei Bedarf bei der Auswahl von WLAN-Komponenten unterstützen und ihn damit versorgen.
Die Beschaffung erfolgt zur Deckung des Bedarfs der bestehenden heterogenen Systemlandschaften in den unterschiedlichen Instituten und Einrichtungen. Das von der MPG be-nötigte und in diesen Vergabeunterlagen beschriebene Produktportfolio muss von den künftigen Auftragnehmern angeboten werden und über eine
Anbindung des Online-Shops an das SRM-System der MPG abrufbar sein.
Das von der Max-Planck-Gesellschaft benötigte und von den RV-Partner anzubietende Produktportfolio lässt sich durch folgenden fünf Geräteklassen mit jeweils marktüblichen Anforderungen und Ausstattungsmerkmalen charakterisieren, die in den Wettbewerb gestellt werden (vgl. Kapitel 5.2):
Geräteklasse 1a: Virtueller WLAN-Controller "Softwareausführung"
Geräteklasse 1b: WLAN-Controller "Hardware Appliance"
Geräteklasse 2a: Indoor Access Point Low Density
Geräteklasse 2b: Indoor Access Point High Density
Geräteklasse 2c: Outdoor Access Point
Mit umfasst vom hiesigen Vergabeverfahren und damit Vergabegegenstand sind neben der Lieferung von WLAN-Komponenten auch Instandhaltungsleistungen sowie die Beschaffung von Zubehör (z.B. optische Transceiver, Patchkabel, Antennen) aus einem vielfältigen Sortiment. Das Zubehör muss auch isoliert bestellbar sein.
Nicht Gegenstand der vorliegenden Ausschreibung sind dagegen die Beschaffung von Netzwerkkomponenten (Switches, Router), da diese von anderen Rahmenvereinbarungen abgedeckt werden.
Ergänzende Leistungen in Bezug auf die WLAN-Komponenten:
Die Beratungsleistung zur Konfiguration und Architektur werden in zwei Bereiche unterteilt und abgegrenzt. Der Bieter muss beide Bereiche anbieten.
Punktuelle Konfigurationsberatung: Es muss eine Konfigurationsberatung als Konfigurations-Option im Online-Shop wählbar sein. Wählt der Bedarfsträger diese aus, so nimmt ein Systemberater des Auftragnehmers Kontakt zum Bedarfsträger auf und berät ihn hinsichtlich der optimalen Konfiguration. Der Systemberater unterstützt den Bedarfsträger punktuell bei einzelnen Fragestellungen. Sind die Anforderungen
des Bedarfsträgers komplexer, so hat der Systemberater die Möglichkeit mit dem Bedarfsträger eine Architekturberatung zu vereinbaren. In diesem Fall wird der Prozess für Architekturberatung durchzuführen, d.h. insbesondere müssen die Kosten der Beratung vorab bestimmt werden. Als Ergebnis der punktuellen Konfigurationsberatung kann unter Umständen eine Konfigurationsempfehlung
resultieren, die auch Systemkomponenten enthält, die im Online-Shop nicht selektiert werden können, aber für die Funktion eines Systems zwingend notwendig sind. Bei den Komponenten ist im Einzelfall zu begründen, warum nur mit diesen eine korrekte Funktion sichergestellt werden kann. Zur Preisbildung in diesem Fall siehe Kap. 4.3.
Die punktuelle Konfigurationsberatung wird als üblicher Akquisitionsaufwand nicht separat vergütet.
Architekturberatung: Neben der punktuellen Konfigurationsberatung muss vom Auftragnehmer auch eine
Beratungsleistung zu Systemarchitektur (u.a. Flächendeckungs- bzw. Roamingkonzepte) angeboten werden. Diese Beratung ist durch einen qualifizierten Systemarchitekten auszuführen und umfasst insbesondere die Planung der Integration, Anpassung (Customizing), Konfiguration (des Systems) und Herbeiführung der Betriebsbereitschaft. Der Systemarchitekt hat die Ergebnisse der Beratungsleistung in einer Architekturempfehlung schriftlich auszuarbeiten. Die Architekturempfehlung muss dabei mindestens folgende Bestandteile umfassen/aufweisen:
Darstellung der Anforderungen des Kunden,
Lösungsbeschreibung inkl. Skizze,
Durchzuführende Arbeitsschritte bis zur Herbeiführung der Betriebsbereitschaft inkl. Aufwendungen in Stuunden für den Systemarchitekt bzw. -techniker
Artikelliste mit Kurzbeschreibung der einzelnen Artikel und deren benötigte Anzahl
Ausführliche Beschreibung der Artikel inklusive Abbildung und Detailangaben, wie Abmessungen, Leistungsdaten etc.
Die vom Systemarchitekten geplanten Tätigkeiten werden in der Umsetzung vom Systemtechniker ausgeführt.
Daher ist im Preisblatt für den Systemarchitekten und für den Systemtechniker jeweils ein separater Tagessatz anzugeben, der für die Vertragslaufzeit fix ist. Der Systemarchitekt muss in seiner Planung alle Angebotsbestandteile (z.B. System, War-tung, Kosten für die Architekturberatung, Kosten für den Systemtechniker vor Ort) einkal-kulieren und im Systempreis einzeln darstellen. Zur Bildung des Preises in
diesem Fall siehe Kap. 4.3.

Zusätzliche Informationen

Der Vertragsbeginn erfolgt mit Zuschlagserteilung. Nach Vertragsbeginn soll eine Vorlaufzeit von vier (4) Wochen folgen, in der die Anbindung an das eProcurement-System der MPG durchgeführt wird. Der beabsichtigte Leistungsbeginn und damit auch der Zeitpunkt der Betriebsbereitschaft des Online-Shops ist der 29.11.2023.

Die Basis-Vertragslaufzeit beträgt zwei Jahre (24 Monate), gerechnet ab dem Zeitpunkt des Leistungsbeginns, zuzüglich der ca. 4-wöchigen Vorlaufzeit zwecks Herstellung der Betriebsbereitschaft des Online-Shops.

Die gesamte Vertragslaufzeit beträgt maximal 5 Jahre (60 Monate), gerechnet ab dem Zeitpunkt des Leistungsbeginns, zuzüglich der Vorlaufzeit. Zum bzw. nach Ablauf der Basis-Vertragslaufzeit steht dem Auftraggeber jährlich ein ordentliches Kündigungsrecht zu (jährliche Kündigungsoption). Macht der Auftraggeber von seinem Kündigungsrecht keinen Gebrauch, läuft der Vertrag nach Ablauf der Basis-Vertragslaufzeit noch maximal 3 Jahre (36 Monate) weiter (Optionslaufzeit).

Will der Auftraggeber von der Kündigungsoption Gebrauch machen, muss er den Vertrag gegenüber dem Auftragnehmer in Schriftform gemäß 126 BGB kündigen. Die Kündigungsfrist beträgt jeweils drei (3) Monate zum nächstmöglichen Kündigungstermin.

Das Recht beider Vertragsparteien, den Vertrag aus wichtigem Grund zu kündigen, ist hiervon unbenommen.

Auf der Grundlage der Erfahrungen des Auftraggebers aus den letzten Jahren und unter Berücksichtigung der zu erwartenden Entwicklungen in den kommenden Jahren wird das Auftragsvolumen insgesamt auf 3,5 Mio. Euro pro Jahr geschätzt. Damit beträgt das geschätzte Gesamtauftragsvolumen dieser Vergabemaßnahme über die maximal mögliche Vertragslaufzeit insgesamt 17,5 Mio. Euro (SchätzmengeSchätzwert). Das maximale Abrufvolumen über alle Rahmenvereinbarungen hinsichtlich des vorliegenden offenen Verfahrens "Rahmenvereinbarung - WLAN-Komponenten für die Generalverwaltung, Institute und Einrichtungen der Max-Planck-Gesellschaft (RV WLAN-Komponenten 2023)" beträgt insgesamt höchstens 20 Mio. Euro über die maximale Vertragsdauer (Höchstmenge).

Es besteht keine (Mindest-)Abnahme- oder (Mindest-)Bestellverpflichtung des Auftraggebers. 132 GWB bleibt unberührt.