RV zur Erbringung von KI- Forschungs- und Beratungsleistungen im Bereich der Einsatzevaluation für alle Behörden im gesamten Ressort des Finanzministeriums des Landes NRW

Beschreibung der Beschaffung

Die zu erbringende Leistung besteht aus der Managementberatung im KI- und dem eventuell mit der Lösung verbundenem RPA-Umfeld im Hinblick auf technologische Trends in Ihrer möglichen Bedeutung für den Einsatz in der Finanzverwaltung des Landes NRW und insbesondere in der Beratung zur Umsetzung von Projekten sowie der Implementierung, der Tests und der Dokumentation von zu erstellenden Prototypen in Zusammenarbeit mit Entwicklern, der Produktion und den weiteren Fachseiten des jeweiligen Auftraggebers im Ressort.
Zudem ist in Absprache mit dem Auftraggeber erforderlich, bei der Einführung in den Produktionsbetrieb zu unterstützen.

Die Umsetzung ist in einem agilen Vorgehen geplant, wobei eine ständige Absprache und Evaluierung der Teilergebnisse mit dem Fachpersonal des Auftraggebers stattfindet. Die zu entwickelnden Lösungen müssen On-Premise-Lösungen sein, die keine Public-Cloud-Services und keine Software-as-a-Service Bestandteile von Drittanbietern beinhaltet. Der Aufbau und Betrieb der Lösungen in oder durch Nutzung einer "Private-Cloud" hingegen sind in Abstimmung mit dem Auftraggeber möglich.
Der Auftrag umfasst zusammengefasst die Ideenentwicklung, Konzeption, prototypische Entwicklung, Implementierung und Evaluierung innovativer KI basierter Lösungen. Die Leistungen sollen den Auftraggeber dabei unterstützen, neuartige KI-Methoden zu identifizieren, zu entwickeln und in produktionsnahe Umgebungen zu überführen.

Die zu erbringenden Leistungen umfassen insbesondere:

2.1 Ideen und Konzeptentwicklung

- Identifikation neuer KI-Ansätze, die über den Stand der Technik hinausgehen
- Bewertung aktueller Forschungsergebnisse hinsichtlich ihrer Anwendbarkeit
- Erstellung wissenschaftlich fundierter Konzeptpapiere

2.2 Forschungsnahe Prototypenentwicklung

- Entwicklung experimenteller KI-Modelle unter Nutzung aktueller Forschungsergebnisse
- Durchführung explorativer Experimente, inkl. Dokumentation der wissenschaftlichen Methodik
- Vergleich verschiedener Modellarchitekturen anhand wissenschaftlicher Kriterien

2.3 Implementierung und Integration

- Überführung geeigneter Prototypen in produktionsnahe Softwarekomponenten
- Entwicklung von Schnittstellen, Pipelines und Evaluationsmechanismen
- Durchführung von Robustheits-, Bias- und Performanceanalysen

2.4 Transfer wissenschaftlicher Erkenntnisse

- Regelmäßige Berichte zu relevanten Forschungstrends
- Ableitung von Handlungsempfehlungen aus internationalen Publikationen
- Durchführung von Workshops zur Vermittlung aktueller KI-Forschung

Die Auftragsforschungsleistungen im Bereich Künstliche Intelligenz (KI) für die Finanzverwaltung des Landes NRW umfasst ein breites Spektrum - von Verwaltung über Sicherheit bis hin zu strategischer Prozessoptimierung (es folgt eine nicht abschließende Aufzählung von möglichen Schwerpunktthemen und Beispielthemen):

Automatisierung & Prozessoptimierung

- Entwicklung von KI-gestützten Workflows zur Bearbeitung von Bürgeranfragen (z.?B. Chatbots, Dokumentenklassifikation)
- Automatisierte Entscheidungsunterstützung bei Anträgen sowohl des Bürgers als auch verwaltungsintern
- KI-basierte Prozessanalyse zur Identifikation ineffizienter Abläufe
- Simulation und Design neuer Verwaltungsprozesse mit KI-gestützten Modellen
- Entwicklung von KI-gestützten RPA-Automationen zur Entlastung der Mitarbeitenden bei manuellen Prozessen und Tätigkeiten sowie zur Unterstützung der Voll-Maschinellen-Veranlagung (VMV) im dezentralen Bereich
- KI- Agentensysteme als Unterstützung einer Bürgerhotline
- KI-Agenten für das Intranet
- KI gestützte Suche im Intranet

Cybersecurity & Datenschutz

- Entwicklung von KI-Systemen zur Erkennung und Abwehr von Cyberangriffen (z.?B. Anomalieerkennung in Netzwerken)
- Forschung zu datenschutzkonformen KI-Modellen (z.?B. Federated Learning, Differential Privacy)
- Risikoanalyse von KI-Anwendungen gemäß EU-KI-Verordnung
- Auftragsforschung zur sicheren Nutzung generativer KI in Behörden

Qualitätssicherung & Betriebsstabilität

- KI-gestützte Monitoring-Systeme zur Überwachung von IT-Infrastrukturen
- Prognosemodelle zur Vorhersage von Systemausfällen oder Wartungsbedarf
- Validierung und Auditierung von KI-Modellen hinsichtlich Fairness, Robustheit und Transparenz


Datenanalyse & Prognose

- Entwicklung von Prognosemodellen für Bevölkerungsentwicklung, Verkehrsströme oder Energiebedarf in Bezug auf Steuerprognosen (Einnahmen, Ausfälle, Verschiebungen)
- KI-basierte Analyse öffentlicher Daten zur Unterstützung politischer Entscheidungsprozesse
- Forschung zu semantischer Datenverknüpfung und Ontologien für Verwaltungsdaten

Sprachverarbeitung & Dokumentenanalyse

- Automatisierte Extraktion von Informationen aus Gesetzestexten, Bescheiden oder Gutachten
- Entwicklung von KI-Systemen zur Übersetzung und barrierefreien Kommunikation im Einsatzbereich der Finanzverwaltung
- Forschung zu KI-gestützter Textgenerierung für Verwaltungsakte

Ethik, Recht & Governance

- Auftragsstudien zur ethischen Bewertung von KI-Einsatz in der Verwaltung
- Unterstützung bei der vergaberechtlich konformen Beschaffung von KI-Systemen
- Entwicklung von Leitlinien, Compliance und Governance-Modellen für den behördlichen KI-Einsatz
- Forschung zu Akzeptanz und Vertrauen in KI-Systeme bei Bürger:innen und Mitarbeitenden

Spezialanwendungen

- KI-basierte Betrugserkennung
- Einsatz von KI zur Optimierung von Notfallmanagement und Krisenreaktion
- Entwicklung von KI-Agenten zur Unterstützung interner Schulungen und Wissensmanagement

Fraud Detection / Risikosysteme

- KI-basierte Klassifikationsmodelle zur Verbesserung, Optimierung und Entlastung der Mitarbeitenden der FV erstellten
- KI-basierte Fallauswahl für Prüfungszwecke
- KI-basierte Klassifikationsmodelle für die Aufdeckung von Steuerbetrug

Ausgeschrieben wird eine Auftragsforschung / Beratungsleistung mit einer Laufzeit vom 01.08.2026 bis zum 30.08.2030. In diesem Zeitraum soll ein Pool von 4 Personen vorgehalten werden, um die Abrufzeiten und die

Zusätzliche Informationen

Es gelten die gesetzlichen Bestimmungen des § 56 Abs. 2, 3 VgV. Der Auftraggeber behält sich vor, fehlende Unterlagen nachzufordern. Werden fehlende Unterlagen nachgefordert und nicht innerhalb der vom Auftraggeber gesetzten Frist eingereicht, führt dies zu einem Ausschluss des Angebots. Die Nachforderung von leistungsbezogenen Unterlagen, die die Wirtschaftlichkeitsbewertung der Angebote anhand der Zuschlagskriterien betreffen, ist ausgeschlossen.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Referenznachweis: Anlage Beschreibung von Referenzen (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Dem Angebot ist mindestens eine konkrete Referenz über ein Projekt des Bieters innerhalb der letzten drei Jahre beizufügen. Dieses Projekt muss inhaltlich und dem Volumen nach mit dem dieser Ausschreibung zugrundliegenden Projekt vergleichbar sein. Die Vergleichbarkeit muss anhand der Angaben des Bieters überprüfbar sein.

Die Vergleichbarkeit ist gegeben, wenn das Referenzprojekt folgende Merkmale erfüllt:

- Konzeption und/oder Implementierung von KI-Lösungen,

- Entwicklung, Anpassung oder Etablierung lokaler KI-Modelle unter Einhaltung
von nationalen Vorgaben (OZG 2.0, SDG) und unter Berücksichtigung von Anforderungen an Datensouverenität und Rechtssicherheit,

- Umsetzung unter Einhaltung rechtlicher und regulatorischer Anforderungen,
insbesondere im Bereich Datenschutz und IT-Sicherheit,

- Konzeption und Umsetzung von Cloud-Architekturen,

- Aufbau oder Implementierung von DevOps-Strukturen,

- Zusammenarbeit mehrerer Organisationseinheiten oder Behörden

Bei den Referenzen sind die entsprechenden Kontaktdaten (Auftraggeber, Anschrift, Ansprechpartner mit Telefonnummer und E-Mail-Adresse) anzugeben. Mit Angabe der Referenz bestätigt der Bieter, vom Referenzauftraggeber das Einverständnis eingeholt zu haben, den Auftrag als Referenz in diesem Vergabeverfahren mit den vom Auftraggeber geforderten Informationen angeben zu dürfen, andernfalls wird/werden die Referenz/en nicht bewertet.
Mit der Angabe eines Ansprechpartners des Referenzgebers und dessen Kontaktdaten bestätigt der Bieter, dass sich der Ansprechpartner des Referenzauftraggebers einverstanden erklärt hat, vom Auftraggeber mittels der angegebenen Kontaktmöglichkeiten kontaktiert werden zu dürfen. Auf Verlangen des Auftraggebers weist der Bieter das Einverständnis des Ansprechpartners des Referenzauftraggebers nach.
Es wird auf die Anlage "Beschreibung von Referenzen" verwiesen. Diese muss zwingend für jedes angegebene Referenzprojekt ausgefüllt und mit den Angebotsunterlagen eingereicht werden.
Die Aussagen dazu sind durch entsprechende Belge, Referenzen, Beschreibung der
Einrichtungen, der technischen Ausstattung sowie des Teams zu belegen.

Der Auftraggeber behält sich vor, fehlende Unterlagen nachzufordern. Nicht beigebrachte
Unterlagen führen zum Ausschluss des Angebots.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Beschreibung der Einrichtung, der technischen Ausstattung sowie des Teams (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Der Bieter muss über eine eigene Forschungseinrichtung, Prüflabore, Rechenzentren, Versuchszentren oder Kooperationen mit Universitäten verfügen. Ebenso muss er über ein eigenes Research-Team für Machine Learning und NLP verfügen. Der Nachweis ist durch Vorlage einer Beschreibung der Einrichtung, der technischen Ausstattung sowie des Teams zu erbringen.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Unterauftragsvergabe/Eignungsleihe (Formulare 533/534 EU) (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Angabe, welche Teile des Auftrags das Unternehmen unter Umständen durch Dritte bzw. als/durch Unteraufträge/ eine Eignungsleihe zu vergeben beabsichtigt.

Unteraufträge:
Beabsichtigt der Bieter, Teile der Leistung von Unterauftragnehmern ausführen zu lassen, muss er in seinem Angebot Art und Umfang der durch die Unterauftragnehmer auszuführenden Leistungen angeben und die vorgesehenen Unterauftragnehmer benennen.

Sollten Auftragsteile an andere Unternehmen vergeben werden (Unteraufträge nach § 36 VgV), ist das Formular 533b EU auszufüllen und dem Angebot beizufügen.
Eine Beauftragung oder ein Wechsel eines Unterauftragnehmers nach dem Zuschlag ist nur mit Zustimmung des Auftraggebers möglich.


Eignungsleihe:
Beabsichtigt der Bieter, sich bei der Erfüllung eines Auftrages im Hinblick auf die erforderliche wirtschaftliche, finanzielle, technische oder berufliche Leistungsfähigkeit anderer Unternehmen zu bedienen (Eignungsleihe), so muss er die hierfür vorgesehenen Kapazitäten im Angebot benennen (Formular 534a EU).

Der Bieter hat nachzuweisen, dass ihm die erforderlichen Kapazitäten der anderen Unternehmen zur Verfügung stehen und diese Unternehmen geeignet sind. Die Eignung und die Leistungsfähigkeit dieser Unternehmen (Eignungsleihe) sind gemäß Formular 325 EU nachzuweisen.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Anlage Qualifikationsprofil (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Der Bieter muss zur Erfüllung des vorliegenden Zuschlagskriteriums aussagekräftige Profile der zu benennenden Berater einreichen, aus denen sich anhand von umfassend beschrieben persönlichen Projektreferenzen, Schulungen, Zertifikaten oder anderweitig erworbenen Fähigkeiten die geforderten Qualifikationen (Inhalte) und Erfahrungen (zeitlicher Umfang) eindeutig ableiten lassen.

Es wird auf die "Anlage Qualifikationsprofil" verwiesen. Diese muss zwingend für jeden angebotenen Kandidaten ausgefüllt und mit den Angebotsunterlagen eingereicht werden.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Es gelten die Vertrags- und Vergabebedingungen des Landes Nordrhein-Westfalen in der aktuell gültigen Fassung, mit veröffentlicht in diesem Projektforum unter den Vergabeunterlagen. Auch im Falle des Zuschlags, werden die AGB´s vom Bewerber/Bieter nicht anerkannt, sollten diese auf Schriftstücke/Dokumente wie Teilnahmeanträgen/Angeboten, Rechnungen oder Lieferscheine abgebildet sein.

Einzureichenden Unterlagen sind dem Formular 325 EU zu entnehmen.

Zusätzliche Informationen

#Bekanntmachungs-ID: CXS7YY6YTP6KH249#


1) Sämtliche Vergabeunterlagen stehen kostenlos auf der Vergabeplattform zum Download zur Verfügung (Link siehe EU-Bekanntmachung Abschnitt "5.1.11. Auftragsunterlagen"). Die Unterlagen sind ausschließlich digital über die Vergabeplattform (Vergabemarktplatz NRW) fristgerecht einzureichen. Angebote, die verspätet eingehen, können nicht berücksichtigt werden. Ebenso wird die gesamte Kommunikation im Vergabeverfahren ausschließlich über den Vergabemarktplatz des Landes NRW unter www.evergabe.nrw.de durchgeführt.
2) Bei Widersprüchen zwischen verschiedenen Bekanntmachungstexten ist allein der im EU-Amtsblatt veröffentlichte Text maßgeblich.
3) Fragen werden ausschließlich über die Vergabeplattform www.vergabe.nrw.de beantwortet. Mündliche/ Telefonische Anfragen oder Anfragen per Post oder E-Mail können aus Gründen der Dokumentationspflicht und der Gleichbehandlung nicht beantwortet werden. Sofern die Antworten auf Bieterfragen für alle Bieter von Interesse sein können, werden sie in anonymisierter Form allen zur Verfügung gestellt.
4) Bei diesem Verfahren handelt es sich um ein vollständig elektronisches Verfahren. Bitte verwenden Sie für den Upload Ihrer Unterlagen ausschließlich den eingerichteten Submissionskanal der Vergabeplattform. Die Unterlagen dürfen ohne Aufforderung von der Vergabestelle (z. B bei einer Nachforderung) in keinem Falle per Mail oder über die Bieterkommunikation zugesendet werden, da diese dann nicht ordnungsgemäß submittiert werden können. Bei Verstößen gegen den vorgeschriebenen Weg der Einreichung der Unterlagen, führt dies zum sofortigen formalen Ausschluss.
5) Bietergemeinschaften sind zugelassen. Bietergemeinschaften finden nur Berücksichtigung, wenn mit dem Angebot ein Verzeichnis der Mitglieder der Gemeinschaft mit Bezeichnung des bevollmächtigten Vertreters eingereicht wird (s. beigefügtes Formular 531 EU). Bietergemeinschaften müssen die im Formular 325 EU genannten Nachweise für jedes Mitglied erbringen.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Unternehmen haben einen Anspruch auf Einhaltung der Bieter und Bewerber schützenden Bestimmungen über das Vergabeverfahren gegenüber dem öffentlichen Auftraggeber, dem Rechenzentrum der Finanzverwaltungdes Landes Nordrhein-Westfalen (RZF NRW).
Sieht sich ein am Auftrag interessiertes Unternehmen durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften in seinen Rechten verletzt, ist der Verstoß innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen beim RZF NRW zu rügen (§ 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB).
Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, und gegen solche, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Angebotsabgabe gegenüber dem RZF NRW gerügt werden (§ 160 Abs. 3 Nr. 2 und 3 GWB).
Teilt das RZF NRW dem Unternehmen mit, der Rüge nicht abhelfen zu wollen, besteht die Möglichkeit, innerhalb von fünfzehn Kalendertagen einen Antrag auf Nachprüfung bei der Vergabekammer zu stellen (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB).