SAP S/4HANA Migration

Kurze Beschreibung

Gegenstand der Leistung ist eine Rahmenvereinbarung über die Vorbereitung, Abstimmung und Durchführung der Migration der SAP-Systeme der Bundesdruckerei in eine neu aufzubauende S/4HANA-Landschaft mit der SAP Selective Data Transition (SDT) oder ähnlicher Methode.

Beschreibung der Beschaffung

Gegenstand der Leistung ist eine Rahmenvereinbarung über die Vorbereitung, Abstimmung und Durchführung der Migration der SAP-Systeme der Bundesdruckerei in eine neu aufzubauende S/4HANA-Landschaft mit der SAP Selective Data Transition (SDT) oder ähnlicher Methode. Das Projekt soll in mehreren Releases geliefert werden wobei in Release 1 nur die technische Migration des heutigen SAP ERP-Systems und dessen Daten auf das S/4HANA-System mit Produktivsetzung in 2024 im Fokus steht, alle weiteren, nicht zeitkritischen Arbeitspakete sollen in weiteren Releases geplant werden. Weitergehende Informationen zum Leistungsgegenstand können der Leistungsbeschreibung entnommen werden.

Beschreibung der Verlängerungen

Die Vertragslaufzeit verlängert sich nach der Grundlaufzeit automatisch um (1) ein weiteres Jahr ("Vertragsverlängerung"), sofern der Auftraggeber der Vertragsverlängerung nicht mit einer Frist von drei (3) Monaten zum Ende der jeweiligen Laufzeit widerspricht. Insgesamt sind zwei Vertragsverlängerungen nach Ablauf der Grundlaufzeit möglich, sodass die Gesamtvertragslaufzeit maximal 4 Jahre beträgt. Für den Fall, dass der
Höchstwert vor Ende der Vertragslaufzeit erreicht ist, endet der Vertrag, ohne dass es einer gesonderten Kündigung bedarf.

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

Die Auswahl unter den geeigneten Bewerbern erfolgt für den Fall, dass mehr als fünf Bewerber ihre grundsätzliche Eignung nachgewiesen haben. Zur Ermittlung der Punkte des jeweiligen im Vergabewettbewerb verbliebenen Bewerbers im Falle einer erforderlichen Auswahlentscheidung erfolgt die Bewertung anhand der mit dem Teilnahmeantrag eingereichten Unterlagen und den Angaben des Bewerbers zu den nachfolgend benannten und im Dokument "I.12 Wertungsmatrix zur Bewerberauswahl" weiter konkretisierten objektiven Kriterien.
(1) Vergleichbare Referenzprojekte im Bereich SAP-ERP 6.0
Die Bewerber haben mit dem Teilnahmeantrag mindestens fünf (5) mit dem ausgeschriebenen Leistungsgegenstand vergleichbare Referenzprojekte von SAP-ERP 6.0 - Projekten einzureichen. Im Zuge der Bewertung der Referenzprojekte werden diese mit Bewertungspunkten versehen. Die zu vergebenden Punkte spiegeln dabei den im Dokument "I.12 Wertungsmatrix zur Bewerberauswahl" und unter Ziff. 10 der Teilnahmebedingungen dargestellten Zielerfüllungsgrad bzw. Erwartungshorizont des Auftraggebers in Bezug auf die Referenzen wider. Pro Referenz wird mithin die Punktzahl vergeben, die in Ihrer Eignungsbewertung zu der entsprechend formulierten Bewertung / dem Zielerfüllungsgrad korrespondiert.
(2) Vergleichbare Referenzprojekte im Bereich SAP S/4HANA-Migration
Die Bewerber haben mit dem Teilnahmeantrag mindestens drei (3) mit dem ausgeschriebenen Leistungsgegenstand vergleichbare Referenzprojekte von SAP S/4HANA-Migrationen einzureichen. Im Zuge der Bewertung der Referenzprojekte werden diese mit Bewertungspunkten versehen. Die zu vergebenden Punkte spiegeln dabei den im Dokument "I.12 Wertungsmatrix zur Bewerberauswahl" und unter Ziff. 10 der Teilnahmebedingungen dargestellten Zielerfüllungsgrad bzw. Erwartungshorizont des Auftraggebers in Bezug auf die Referenzen wider. Pro Referenz wird mithin die Punktzahl vergeben, die in Ihrer Eignungsbewertung zu der entsprechend formulierten Bewertung / dem Zielerfüllungsgrad korrespondiert.
(3) Vergleichbares abgeschlossenes SAP S/4HANA-Migrationsprojekt
Die Bewerber haben mit dem Teilnahmeantrag mindestens ein (1) mit dem ausgeschriebenen Leistungsgegenstand vergleichbares und abgeschlossenes Referenzprojekt von SAP S/4HANA-Migration einzureichen. Im Zuge der Bewertung des Referenzprojektes wird dieses mit Bewertungspunkten versehen. Die zu vergebenden Punkte spiegeln dabei den im Dokument "I.12 Wertungsmatrix zur Bewerberauswahl" und unter Ziff. 10 der Teilnahmebedingungen dargestellten Zielerfüllungsgrad bzw. Erwartungshorizont des Auftraggebers in Bezug auf die Referenzen wider. Pro Referenz wird mithin die Punktzahl vergeben, die in Ihrer Eignungsbewertung zu der entsprechend formulierten Bewertung / dem Zielerfüllungsgrad korrespondiert.
(4) Anzahl beschäftigte Mitarbeiter mit Leistungsschwerpunkt SAP-ERP 6.0 Modul-Experten
Die Bewerber haben in der Bewerberselbstauskunft eine Angabe zu der Anzahl der beschäftigten deutsch-sprachigen Mitarbeiter mit Leistungsschwerpunkt SAP-ERP 6.0 Modul-Experten (SD, MM, MM-PUR, FI, CO, CRM; SRM, EWM, PP, PM, QM, CS, VIM) zu tätigen. Die Anzahl der Mitarbeiter wird entsprechend des in der Anl. I.12 "Wertungsmatrix zur Bewerberauswahl" dargestellten Erwartungshorizonts bewertet. Maximal sind 5 Punkte zu erreichen.
(5) Anzahl beschäftigte Mitarbeiter mit Leistungsschwerpunkt SAP-S4/HANA-Experten
Die Bewerber haben in der Bewerberselbstauskunft eine Angabe zu der Anzahl der beschäftigten deutsch-sprachigen Mitarbeiter mit Leistungsschwerpunkt SAP-S4/HANA-Experten (SD, MM, MM-PUR, FI, CO, CRM; SRM, EWM, PP, PM, QM, CS, VIM) zu tätigen. Die Anzahl der Mitarbeiter wird entsprechend des in der Anl. I.12 "Wertungsmatrix zur Bewerberauswahl" dargestellten Erwartungshorizonts bewertet. Maximal sind 5 Punkte zu erreichen.
Die höchstens fünf Bewerber mit der höchsten Punktzahl der erreichbaren Maximalpunktzahl von 55 Punkten werden zur Abgabe eines Angebots aufgefordert. Erfüllen mehrere Bewerber gleichermaßen die Anforderungen und übersteigt die Bewerberzahl auch nach der objektiven Auswahl entsprechend der benannten Eignungskriterien die Höchstzahl von fünf Bewerbern, erfolgt die Auswahl unter den verbleibenden gleich geeigneten Bewerbern zunächst anhand der erreichten Punktzahl bei der Bewertung der Referenzprojekte, wobei die höhere Punktzahl ausschlaggebend ist. Sollte auch dieses Kriterium nicht zu einer Entscheidung führen, erfolgt ein Losentscheid.

Zusätzliche Informationen

Der Höchstwert der Rahmenvereinbarung beträgt 8.000.000 Euro (netto). Bei Erreichen dieses Auftragsvolumens endet die Rahmenvereinbarung automatisch.
Der Auftraggeber ist nicht verpflichtet, eine bestimmte Menge oder Anzahl von Leistungen aus dem Rahmenvertrag abzurufen (keine Mindestabnahmeverpflichtung).

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

(1) ausgefüllte "Bewerberselbstauskunft", unter zwingenden Angaben insbesondere zu Unternehmenssitz,
Steuernummer und Umsatz-Steuer-Ident-Nummer, gesetzliche Vertreter, Gesellschafter und Höhe der
Gesellschafteranteile, wirtschaftlich Berechtigte, Konzernstruktur;
(2) Auszug aus dem Handelsregister, der den zum Zeitpunkt der Teilnahmefrist aktuellen Stand wiedergibt und
nicht älter als sechs Monate (bezogen auf den Zeitpunkt der Teilnahmefrist) ist;
(3) Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gemäß Formblatt;
(4) Eigenerklärung zum Nichtvorliegen eines Russland-Bezugs gemäß Formblatt
Die Eigenerklärung zum Nichtvorliegen eines Russland-Bezugs muss noch nicht, aber kann bereits mit dem
Teilnahmeantrag eingereicht werden. Sofern diese Erklärung noch nicht mit Abgabe des Teilnahmeantrags
vorgelegt wird, wird der Auftraggeber von demjenigen Bieter, dessen Angebot für die Zuschlagserteilung
vorgesehen ist, diese Erklärung vor Zuschlagserteilung innerhalb einer angemessenen Nachfrist in Textform abfordern. Wird die Erklärung dann nicht oder nicht fristgerecht vorgelegt, muss das Angebot in der zweiten
Phase des Vergabeverfahrens ausgeschlossen werden.
(5) Auszug aus dem Wettbewerbsregister und Gewerbezentralregister (nicht vom Bewerber vorzulegen)
Der Auftraggeber ist verpflichtet, vor der Erteilung des Zuschlags abzufragen, ob im Wettbewerbsregister
Eintragungen zu demjenigen Bieter vorliegen, an den der Auftrag vergeben werden soll, um zu prüfen, inwiefern
für diesen Bieter Gründe für den Ausschluss vom Vergabeverfahren bestehen. Der Auftraggeber wird deshalb
hinsichtlich desjenigen Bieters, dessen Angebot für die Zuschlagserteilung vorgesehen ist, einen Auszug aus
dem Wettbewerbsregister abfordern.
Ebenso behält sich der Auftraggeber vor, hinsichtlich desjenigen Bieters, dessen Angebot für die
Zuschlagserteilung vorgesehen ist, einen Auszug aus dem Gewerbezentralregister gemäß § 150a GewO
abzufordern und zu prüfen, inwiefern Gründe zum Ausschluss des Bieters vorliegen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

(6) ausgefüllte "Bewerberselbstauskunft"; unter zwingenden Angaben insbesondere zu
a) Netto-Gesamtumsatz (in EUR) der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre;
(Sollte das Unternehmen noch keine drei Jahre bestehen, sind die Angaben seit Unternehmensgründung zu tätigen);
b) Netto-Umsatz (in EUR) hinsichtlich mit zum ausgeschriebenen Leistungsgegenstand vergleichbaren Leistungen der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre;
(Sollte das Unternehmen noch keine drei Jahre bestehen, sind die Angaben seit Unternehmensgründung zu tätigen);
Als vergleichbar gelten Leistungen, die die Durchführung der Migration der SAP-Systeme in eine neu aufzubauende S/4HANA-Landschaft mit der SAP Selective Data Transition (SDT) oder ähnlicher Methode beinhalten und die in Umfang, Art und Schwierigkeitsgrad den in der Leistungsbeschreibung dargestellten Anforderungen entsprechen.
Bitte beachten: Es wird ein Mindestumsatz von durchschnittlich 10.000.000 EUR gefordert. Beträgt der Netto-Gesamtumsatz im Bereich SAP -Beratung/-Dienstleistung in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren weniger als 10.000.000 EUR im Durchschnitt, führt das Nichterfüllen dieser Anforderung zum Ausschluss des betroffenen Teilnahmeantrags vom weiteren Vergabeverfahren.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

(7) ausgefüllte "Bewerberselbstauskunft", unter zwingenden Angaben insbesondere zu
a) Vertragsverhältnissen zum Unternehmen und etwaigen persönlichen/dienstlichen Beziehungen zu Mitarbeitern der Bundesdruckerei
b) Gesamtanzahl der in den letzten drei abgeschlossenen Kalenderjahren jeweils durchschnittlich im Unternehmen des Bewerbers beschäftigten Arbeitnehmer;
(Sollte das Unternehmen noch keine drei Jahre bestehen, sind die Angaben seit Unternehmensgründung zu tätigen);
b) Anzahl der in den letzten drei abgeschlossenen Kalenderjahren jeweils im Unternehmen des Bewerbers in den SAP Business Units beschäftigten Arbeitnehmer, welche zum ausgeschriebenen Leistungsgegenstand vergleichbare Leistungen erbringen;
(Sollte das Unternehmen noch keine drei Jahre bestehen, sind die Angaben seit Unternehmensgründung zu tätigen);
Als vergleichbar gelten Leistungen, die die Durchführung der Migration der SAP-Systeme in eine neu aufzubauende S/4HANA-Landschaft mit der SAP Selective Data Transition (SDT) oder ähnlicher Methode beinhalten und die in Umfang, Art und Schwierigkeitsgrad den in der Leistungsbeschreibung dargestellten Anforderungen entsprechen.
Bitte beachten: Es wird eine Mindestanzahl an Beschäftigten in den SAP Business Units von 100 Mitarbeitern pro Jahr erwartet. Bei der Anzahl handelt es sich um eine Mindestanforderung, deren Nichterfüllung zum Ausschluss des betroffenen Teilnahmeantrags vom weiteren Vergabeverfahren führt.
c) Nachweis der SAP Partnerschaft ERP and SAP S/4HANA. Ein entsprechendes gültiges Zertifikat ist mit dem Teilnahmeantrag einzureichen.
8. Referenzerklärungen gemäß den Formblättern I.5.1 bis I.5.3 "Referenzerklärung"
a. Referenzen (mindestens fünf) aus den letzten fünf (5) Jahren von SAP-ERP 6.0 - Projekten, zum Nachweis, dass Erfahrung in den geforderten Modulanforderungen gem. Pkt. 2.3.1 Leistungsbeschreibung vorhanden ist. Dabei kann der Einzelmodulbezug durch unterschiedliche Projekte nachgewiesen werden.
Hierbei werden projektbezogen folgende Angaben erwartet:
- Kurzbeschreibung (max. 2 DIN-A4 Seiten) des SAP-Verfahrens und des Anwendungsbereichs/-umfelds,
- Erster Zeitpunkt der Inbetriebnahme/Aufnahme des Wirkbetriebs,
- Aufwand zur Umsetzung des Vorhabens beim Bieter in Personentagen,
- Kennzahlen zur Nutzung des SAP-Verfahrens (Anzahl Nutzer, Anzahl Buchungen etc.).
Bitte beachten: Die Referenzen dürfen ab Ablauf der Teilnahmefrist nicht älter als fünf Jahre sein (Projektabschluss) oder noch laufend, wobei der Schwerpunkt der Leistung bereits abgeschlossen sein muss.
Die Referenzen dürfen in der Dauer der Projekttätigkeit mind. 100 PT in einem Zeitraum von 6 Monaten nicht unterschreiten. Bei der Vorgabe der Projekttage (PT) handelt es sich um eine Mindestanforderung, deren Nichterfüllung zum Ausschluss des betroffenen Teilnahmeantrags vom weiteren Vergabeverfahren führt.
b. Referenzen (mindestens drei) aus den letzten fünf (5) Jahren aus dem Bereich SAP S/4HANA-Migrationen. Dabei kann der Einzelmodulbezug durch unterschiedliche Projekte nachgewiesen werden.
Die Referenzen müssen in Summe Erfahrungen in folgenden Bereichen nachweisen:
- in vergleichbarem Umfeld (siehe Modulanforderungen gem. Pkt. 2.3.1 Leistungsbeschreibung),
- in vergleichbarer Art (Migration aus einem SAP ERP 6.0 System) und
- in vergleichbarer Größenordnung,
sowie mit mindestens folgenden Angaben:
- Kurzbeschreibung (max. 2 DIN-A4 Seiten) des Projektes mit Angaben zur Projektlaufzeit (Datum Beginn/Datum Ende),
- Dienstleistungs- und Entwicklungsaufwand in Personentagen, der durch den Bewerber geleistet wurde,
- Besondere Herausforderungen im Rahmen des Migrationsprojekts,
- Vorgehensweise, Methodik und eingesetzte Werkzeuge,
- Angabe des Auftraggebers mit Kontaktdaten.
Bitte beachten: Die Referenzen dürfen ab Ablauf der Teilnahmefrist nicht älter als fünf Jahre sein (Projektabschluss) oder noch laufend, wobei der Schwerpunkt der Leistung bereits abgeschlossen sein muss.
Die Referenzen dürfen in der Dauer der Projekttätigkeit mind. 100 PT in einem Zeitraum von 6 Monaten nicht unterschreiten. Bei der Vorgabe der Projekttage (PT) handelt es sich um eine Mindestanforderung, deren Nichterfüllung zum Ausschluss des betroffenen Teilnahmeantrags vom weiteren Vergabeverfahren führt.
c. Referenz (mindestens eine) aus den letzten fünf (5) Jahren über ein abgeschlossenes SAP S/4HANA-Migrationsprojekt unter Verwendung einer technisch unterstützten, automatisierten Übernahme von Daten und Systemkonfigurationen (Repository), SAP SDT (R) oder vergleichbar.
Die Referenz muss Erfahrungen in folgenden Bereichen nachweisen:
- Automatisierung und Monitoring von Datentransformation und -migration
- Datenselektionsmöglichkeiten z.B. nach zeitlichen oder organisatorischen Regeln
- Stammdatenmapping inkl. Belegreferenzen
- prüfungssichere Dokumentation
Bitte beachten: Die Referenz darf ab Ablauf der Teilnahmefrist nicht älter als fünf Jahre sein (Projektabschluss). Die Referenzen darf in der Dauer der Projekttätigkeit mind. 50 PT in einem Zeitraum von 6 Monaten nicht unterschreiten. Bei der Vorgabe der Projekttage (PT) handelt es sich um eine Mindestanforderung, deren Nichterfüllung zum Ausschluss des betroffenen Teilnahmeantrags vom weiteren Vergabeverfahren führt.
jeweils unter Angabe:
- der Bezeichnung der Leistung(en)
- des Auftraggebers der Referenz (nebst den hierzu geforderten Angaben im Formblatt "Referenzerklärung"),
- der Beschreibung der Referenzleistung(en),
- des Leistungserbringers
- des Referenzumfangs in Projekttagen,
- des ungefähres Auftragsvolumens (Umsatz)
und
- des Leistungszeitraums.
Es ist möglich Referenzprojekte einzureichen, die mehrere der geforderten Referenzanforderungen abdecken. Die Bewertung erfolgt für jede Referenzanforderung separat (s. Dokument "I.12 Wertungsmatrix zur Bewerberauswahl".
Die Referenzerklärungen sind grundsätzlich unter Benennung der auf dem entsprechenden Formblatt geforderten Angaben zum Auftraggeber (Name und Anschrift, Branche/Bereich des Auftraggebers und Ansprechpartner nebst Kontaktdaten) einzureichen. Auf die konkrete Benennung des Auftraggebers (Name und Anschrift) sowie des Ansprechpartners (Name und Kontaktdaten) kann ausnahmsweise verzichtet werden, wenn diesen Angaben eine Vertraulichkeitsverpflichtung des Bieters gegenüber dem Referenzauftraggeber entgegensteht. In diesem Fall ist der Auftraggeber so konkret wie möglich zu umschreiben und im Referenz-Formblatt auf das Bestehen einer Vertraulichkeitsverpflichtung hinzuweisen.
Bitte beachten: Bei der Anzahl der Referenzen handelt es sich jeweils um Mindestanforderungen, deren Nichterfüllung zum Ausschluss des betroffenen Teilnahmeantrags vom weiteren Vergabeverfahren führt.

Die Teilnahmeanträge sind grundsätzlich ausschließlich elektronisch in Textform über das Online-Vergabeportal
DTVP einzureichen. Die Vergabeunterlagen werden kostenfrei ausschließlich über den oben genannten Link
zur Verfügung gestellt.
Für den Abruf der Unterlagen ist keine Registrierung notwendig; eine solche wird aber insbesondere im
Hinblick auf die Versendung zusätzlicher Bewerberinformationen dringend empfohlen. Bitte beachten Sie,
dass eine Registrierung jedoch keine vollumfängliche Gewähr für eine durchgängige Benachrichtigung
bei neuen Informationen bieten kann. Die Bewerber werden daher gebeten, den Posteingang des Online-Vergabeportals eigenständig in regelmäßigen Abständen auf etwaige Änderungen oder neue Informationen
zum Vergabeverfahren zu prüfen.
Für die Abgabe eines Teilnahmeantrags ist eine Registrierung zwingend. Diese ist kostenfrei.
Der Teilnahmeantrag muss vollständig sein und die in den Teilnahmebedingungen unter Punkt 19. "Übersicht der mit dem Teilnahmeantrag einzureichenden
Unterlagen" genannten Unterlagen umfassen. Unvollständige Teilnahmeanträge können unberücksichtigt
bleiben. Der Auftraggeber behält sich vor, bis zum Ablauf einer von ihm gesetzten angemessenen Nachfrist Erklärungen und Nachweise nachzufordern.
Bekanntmachungs-ID: CXP4YVW6G7M

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Das deutsche Vergaberecht regelt die Frist für die Einlegung von Rechtsbehelfen in § 160 Abs. 3 GWB.
Dort heißt es:
"Der Antrag ist unzulässig, soweit:
1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis
zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis
zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Die Frist zur Abgabe eines Teilnahmeantrags endet in diesem Verfahren gemäß Ziffer IV.2.2), so dass erkannte
oder erkennbare Vergaberechtsverstöße gegenüber dem Auftraggeber bis zu diesem Zeitpunkt gerügt worden
sein müssen.