Skalierbare KI-Lösung zur automatisierten Metadatenanreicherung technischer Unterlagen des Baubestandswerks (MetaBBW)

Kurze Beschreibung

Gegenstand der Ausschreibung ist die Konzeption, (Weiter-)
Entwicklung und Bereitstellung einer KI-gestützten Verarbeitungslösung zur
automatisierten Verarbeitung und Metadatenanreicherung von technischen Unterlagen
(im Folgenden: KI-Pipeline) der WSV des Bundes sowie die Umsetzung der
technischen Erschließung von technischen Unterlagen (TUs) Die Wasserstraßen-und
Schifffahrtsverwaltung des Bundes (WSV) verfügt über einen umfangreichen Bestand
technischer Unterlagen (TU), der bisher größtenteils unstrukturiert vorliegt und nur
eingeschränkt in der Organisation nutzbar ist. Die TUs sind grundsätzlich in einem
Dokumentenmanagementsystem DVtU (Digitale Verwaltung technischer Unterlagen)
zu führen und dort mit Metadaten zu versehen. Die manuelle Metadatenvergabe führt
jedoch dazu, dass bereits überführte Bestände häufig unvollständige oder
inkonsistente Metadaten aufweisen, was die Auffindbarkeit erheblich einschränkt. Ein
erheblicher Teil der Unterlagen ist bislang noch nicht in das System überführt worden,
da die manuelle Erfassung mit hohem Aufwand verbunden ist. Die TU sind zudem
inhaltlich und strukturell stark heterogen und umfassen unterschiedliche
Bauwerksarten (z. B. Schleusen, Wehre, Brücken, Kanäle), Dokumenttypen (z. B.
Konstruktionspläne, Gutachten), Formate (PDF, DGN, TIFF), Layouts (z. B. Tabellen,
Fließtexte, gescannte Pläne), Umfänge (z. B. Anzahl der Seiten und Dateigröße) sowie
unterschiedliche Qualitätsstufen der Digitalisierung. Diese Heterogenität erschwert eine
einheitliche strukturierte Verarbeitung und Erschließung
(d. h. Metadatenanreicherung) sowie die Auffindbarkeit der Dokumente erheblich und
stellt eine wesentliche fachliche und organisatorische Herausforderung dar. In
Verbindung mit dem überwiegend manuellen Metadatenprozess führt dies zu hohen
operativen Aufwänden, Kapazitätsengpässen und einer eingeschränkten
Wiederverwendbarkeit der Informationen. Vor diesem Hintergrund möchte der
Auftraggeber in diesem Vergabeverfahren die Konzeption, (Weiter-)Entwicklung und
Bereitstellung einer KI-gestützten Lösung zur automatisierten Metadatenanreicherung
ausschreiben.
Gegenstand der Ausschreibung:
Beschreibung: Gegenstand der Ausschreibung ist die Konzeption, (Weiter-)
Entwicklung und Bereitstellung einer KI-gestützten Verarbeitungslösung zur
automatisierten Verarbeitung und Metadatenanreicherung von technischen Unterlagen
(im Folgenden: KI-Pipeline) der WSV des Bundes sowie die Umsetzung der
technischen Erschließung von technischen Unterlagen (TUs). Der Auftragnehmer
konzipiert eine technische Lösung/KI-Pipeline zur KI-gestützten Verarbeitung
einschließlich der erforderlichen Infrastruktur und muss für diese im Anschluss
Bereitstellungs-, Betriebs-, Support-, und Wartungsleistungen sowie bei Bedarf
Weiterentwicklungsleistungen erbringen. Die KI-Pipeline umfasst eine webbasierte
Benutzeroberfläche für Endanwender. Über diese Benutzeroberfläche müssen dieErschließung der TUs sowie die Einsicht, Prüfung, Korrektur und Freigabe der
erzeugten Ergebnisse und Metadaten möglich sein. Die KI-Pipeline muss für große
Datenmengen skalierbar sein. Ein Teil der TUs ist bereits mit Metadaten versehen und
in das Dokumentmanagementsystem der WSV (Digitale Verwaltung technischer
Unterlagen, kurz DVtU) integriert, weist allerdings eine unzureichende oder fehlerhafte
Metadatenqualität auf. Ein anderer Teil der TUs ist noch nicht im
DVtU integriert und noch nicht mit Metadaten versehen. Deshalb muss die KI-Pipeline
die folgenden zwei Anwendungsfälle unterstützen:
a. Erschließung neuer TUs - Automatisierte Metadatenanreicherung (höhere Priorität) -mindestens 200.000, maximal 1.200.000 TUs (Leistungsteil A) Für TUs, die noch nicht
in der DVtU vorhanden sind, müssen automatisiert Metadaten erzeugt werden. Die
KlPipeline
muss dabei insbesondere:
- die Unterlagen automatisiert verarbeiten und mit Metadaten anreichern,
- definierte Metadaten extrahieren und die Ergebnisse strukturiert ausgeben
Forsetzung unter Ziffer 5.1.

Beschreibung der Beschaffung

- sowie die Unterlagen und zugehörigen Metadaten in die DVtU überführen.
Für diesen Anwendungsbereich ist ein "Human-in-the-Loop"-Ansatz verpflichtend
vorzusehen, sodass erzeugte Metadaten und Verarbeitungsergebnisse vor der
Übernahme geprüft, korrigiert und freigegeben werden können.
b. Optimierung bestehender Metadaten
- mindestens 20.000, maximal 1.000.000 TUs (Leistungsteil B) Für TUs, die bereits in
der DVtU vorhanden sind, jedoch eine unzureichende oder fehlerhafte
Metadatenqualität aufweisen, muss die KI-Pipeline eine Optimierung der vorhandenen
Metadaten unterstützen.
Dies umfasst insbesondere die Erkennung unvollständiger oder inkonsistenter
Metadaten, die Durchführung fachlicher Plausibilitätsprüfungen, die Harmonisierung
von Schreibweisen, die Erkennung potenzieller Dubletten sowie die Generierung
fachlicher Korrekturvorschläge. Hierzu müssen bestehende TUs einschließlich
vorhandener Metadaten aus der DVtU exportiert, analysiert und durch die KI-Pipeline
verarbeitet werden können. Die geänderten bzw. optimierten Metadaten müssen durch
fachkundige Personen auf Seiten des Auftraggebers überprüft, korrigiert und
freigegeben werden können. Auch in diesem Anwendungsbereich
ist ein "Human-in-the-Loop"-Ansatz verpflichtend vorzusehen. Das Projekt wird agil und
in mehreren Stufen durchgeführt. Der Auftraggeber beauftragt den Auftragnehmer mit
Zuschlag verbindlich mit folgenden Leistungen:
- Konzeption, Entwicklung und Bereitstellung einer betriebsfähigen Grundlösung der
Verarbeitungslösung/KI-Pipeline für die neu zu erschließenden Metadaten
(Leistungsteil A) innerhalb der ersten sechs Monate nach Zuschlag. Die Grundlösung
muss den Human-in-the-Loop-Ansatz beinhalten, die Qualitätskriterien nach sechs
Monaten aus Tabelle 1 der Leistungsbeschreibung beinhalten, und in der Lage sein die
TUs zu verarbeiten und die Metadaten und die TUs in die DVtU zu
überführen,
- Bereitstellung, Betrieb, Wartung und Support für die Grundlösung der
Verarbeitungslösung/KI-Pipeline für ein Jahr (ab Monat sieben nach Zuschlag),
- Umsetzung der Erschließung von 200.000 TUs (ab Monat sieben nach Zuschlag),
- Weiterentwicklungsleistungen für die technische Verarbeitungslösung/KI-Pipeline in
Höhe von 100 Personentagen (ab Monat sieben nach Zuschlag).
Die folgenden Leistungen sind als optionale (Teil-)Leistungen ausgestaltet, die der
Auftraggeber nach Zuschlag nach Maßgabe der vertraglichen Regelungen abrufen darf:
- Zusätzliche Weiterentwicklungsleistungen für die technische Verarbeitungslösung
/KlPipelineinHöhe von 250 Personentagen,
- Umsetzung der Erschließung von weiteren 2.000.000 TUs,
- Weitere Bereitstellung, Betrieb, Wartung und Support für technische
Verarbeitungslösung/KI-Pipeline ab Monat 19 nach Zuschlag (insgesamt 30 Mal um
jeweils einen weiteren Monat verlängerbar).
Der Auftragnehmer muss die optionalen Leistungen - optional und nach
Zwischenentscheidungen des Auftraggebers über die tatsächliche Ausführung -erbringen. Der Auftraggeber darf die optionalen Leistungen einzeln oder als
Gesamtpaket beauftragen. Einzelheiten ergeben sich aus dem Vertrag und der
Leistungsbeschreibung. Im Rahmen eines vorherigen Projektes hat der Auftraggeber
eine KI-gestützte Software eines externen Unternehmens getestet und genutzt. Die
Ergebnisse dieses Vorprojektes sind für den Auftragnehmer für die von ihm zu
erbringende Leistung nutzbar. Der Auftraggeber hat mit der Bereitstellung der
Vergabe- und Vertragsunterlagen (insbesondere durch die Vorberichte, Anlagen zur
Leistungsbeschreibung) alle Maßnahmen ergriffen, die erforderlich und angemessen
sind, um einen Informations- und Wissensvorsprung dieses Unternehmens aus dem
vorherigen Projekt zu vermeiden. Insbesondere hat er den Bietern - soweit zulässig -die wesentlichen Arbeitsergebnisse anonymisiert zur Verfügung gestellt, um einen
Informations- und Wissensvorsprung des Unternehmens zu vermeiden. Das
Unternehmen war nicht in die Konzeption und Abläufe dieses Vergabeverfahrens
eingebunden.

Beschreibung der Optionen

Der Vertrag sieht ein stufenweises Vorgehen
vor. Folgende optionale (Teil-)Leistungen darf der Auftraggeber nach
Zuschlag abrufen:
- Zusätzliche Weiterentwicklungsleistungen für die technische
Verarbeitungslösung/KI-Pipeline in Höhe von 250 Personentagen,
- Umsetzung der Erschließung von weiteren 2.000.000 TUs,
- Weitere Bereitstellung, Betrieb, Wartung und Support für technische
Verarbeitungslösung/KlPipeline ab Monat 19 nach Zuschlag (insgesamt 30
Mal um jeweils einen weiteren Monat verlängerbar).

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Mit dem Angebot sollen die Bieter möglichst folgende
Unterlagen vorlegen (bei Bietergemeinschaften von jedem Mitglied):
a) Eigenerklärung aus der hervorgeht, dass keine zwingenden
Ausschlussgründe im Sinne des § 123 GWB vorliegen;
b) Eigenerklärung aus der hervorgeht, dass keine fakultativen
Ausschlussgründe im Sinne des § 124 GWB vorliegen;
c) Eigenerklärung aus der hervorgeht, dass der Bieter nicht zu den Artikel
5k) Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 12/2014 833/2014 in der Fassung
des Art. 1 Ziff. 16 der Verordnung (EU) 2025/2033 des Rates vom 23.
Oktober 2025 über restriktive Maßnahmenangesichts der Handlungen
Russlands, die die Lage in der Ukraine destabilisieren, genannten
Personen oder Unternehmen zählt;
d) Eigenerklärung über die Eintragung in ein Berufsregister
(Handelsregister oder Handwerksrolle oder ein vergleichbares Register des
Herkunftslandes).
Die Bieter geben die vorgenannten Erklärungen (außer c)) durch Ausfüllen
und Einreichen des Formblattes "Eigenerklärung zur Eignung"
(Formblatt133/333b-L /F)
ab, welches ihnen via eVergabe-Plattform zur Verfügung gestellt wird. Die
Eigenerklärung zu Russland-Sanktionen (c)) geben die Bieter durch
Ausfüllen und Einreichen des Formblatts 140 ab, welches ihnen ebenfalls
via eVergabe-Plattform zur Verfügung gestellt wird.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Mit dem Angebot sollen die Bieter möglichst folgende
Unterlagen vorlegen. Bei Bietergemeinschaften ist es ausreichend, wenn
nur ein Mitglied der Bietergemeinschaft die Unterlagen einreicht:
Eigenerklärung mit Angabe der Gesamtumsätze der letzten drei
abgeschlossenen Geschäftsjahre.
Die Bieter geben die vorgenannte Erklärung durch Ausfüllen und Einreichen
des Formblatts "Eigenerklärung zur Eignung" (Formblatt 133/333 b-L/F) ab,
welches ihnen via eVergabe-Plattform zur Verfügung gestellt wird.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Mit dem Angebot sollen die Bieter möglichst folgende
Unterlagen vorlegen. Bei Bietergemeinschaften ist es ausreichend, wenn
nur ein Mitglied der Bietergemeinschaft die Unterlagen einreicht:
Eigenerklärung mit Angabe der Umsätze der letzten drei abgeschlossenen
Geschäftsjahre mit Leistungen, die mit dem vorliegenden
Auftragsgegenstand vergleichbar sind (insbesondere Übernahme,
Weiterentwicklung und Neuaufbau von KI-Pipelines).Die Bieter geben die vorgenannte Erklärung durch Ausfüllen und Einreichen
des Formblatts "Eigenerklärung zur Eignung" (Formblatt 133/333 b-L/F) ab,
welches ihnen via eVergabe-Plattform zur Verfügung gestellt wird.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Mit dem Angebot sollen die Bieter möglichst folgende
Unterlagen vorlegen. Bei Bietergemeinschaften ist es ausreichend, wenn
nur ein Mitglied der Bietergemeinschaft dieUnterlagen einreicht:
Eigenerklärung, dass der Bieter über eine Betriebshaftpflichtversicherung
von mindestens 1.500.000 Euro für Personenschäden und 1.500.000 Euro
für Sachschäden verfügt oder eine solche im Auftragsfall vor Beginn der
Leistungserbringung abschließt. Die Maximierung der Ersatzleistung muss
mindestens das Zweifache der Versicherungssumme betragen.
Die Bieter geben die vorgenannte Erklärung durch Ausfüllen und Einreichen
des Formblatts "Eigenerklärung zur Eignung" (Formblatt 133/333 b-L/F) ab,
welches ihnen via eVergabe Plattform zur Verfügung gestellt wird.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Mit dem Angebot sollen die Bieter möglichst folgende
Unterlagen vorlegen. Bei Bietergemeinschaften ist es ausreichend, wenn
nur ein Mitglied der Bietergemeinschaft die Unterlagen einreicht:
Eigenerklärung mit Angabe der durchschnittlichen jährlichen
Beschäftigtenzahl des Unternehmens und der Zahl seiner Führungskräfte
für die letzten drei
abgeschlossenen Geschäftsjahre.
Die Bieter geben die vorgenannte Erklärung durch Ausfüllen und Einreichen
des Formblattes "Eigenerklärung zur Eignung" (Formblatt 133/333 b-UF)
ab, welches ihnen via eVergabe-Plattform zur Verfügung gestellt wird.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Mit dem Angebot sollen die Bieter möglichst folgende
Unterlagen vorlegen. Bei Bietergemeinschaften ist es ausreichend, wenn
nur ein Mitglied der Bietergemeinschaft die Unterlagen einreicht:
Eigenerklärung mit Angabe von Referenzen des sich bewerbenden
Unternehmens über in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren
(2023, 2024, 2025)
erbrachte Leistungen, die mit den unter Ziffer 5.1 beschriebenen
Leistungen vergleichbar sind (insbesondere Übernahme, Weiterentwicklung
und Neuaufbau von KI-Pipelines), unter Nennung der folgenden Angaben:
Projektname / Auftraggeber / Zeitraum, Auftragsvolumen,
Kurzbeschreibung und Umfang, Kerntechnologien und Methoden, Rolle und
Beitrag des Bieters, Ergebnisse und Leistungsmetriken, Relevanz für das
Projekt.
Mit den Referenzen sollen die Bieter insbesondere in den folgenden
Bereichen Erfahrung nachweisen:
- Optical CharacterRecognition (OCR), Natural Language Processing (NLP)
und Large-Language-Models (LLM);
- Entwicklung, Anpassung oder Skalierung von KI-gestützten
Verarbeitungssystemen;
- Relevante fachlichen Qualifikationen und Zertifizierungen (z.B. im Bereich
Machine Learning);
- Mitwirkung an komplexen IT-, Forschungs- oder Entwicklungsprojekten im
KI-Umfeld, idealerweise mit Schwerpunkt auf intelligenterDokumentenverarbeitung und
automatisierter Informationsgewinnung;
- Zusammenarbeit mit verschiedenen Stakeholdern, insbesondere im
öffentlichen Sektor und mit fachlichen Domänenexperten;
- Hybride Projektmethoden, insbesondere der Kombination aus agilen und
klassischen Vorgehensmodellen.
Die Referenzprojekte müssen in den letzten drei abgeschlossenen
Geschäftsjahren abgeschlossen worden sein oder sich seit mindestens
sechs Monaten in der Umsetzung befinden. Start Ups dürfen - sofern keine
bzw. nur wenige abgeschlossene Aufträge vorliegen - als
Eignungsnachweis auch Erfahrungen ihrer Mitarbeiter mit der zu
vergebenden Leistung (insbesondere Übernahme, Weiterentwicklung und
Neuaufbau von KlPipelines) angeben.
Start Ups definiert der Auftraggeber angelehnt an die Definition des
European Startup Monitors als Unternehmen, die jünger als 8 Jahre sind,
sich durch innovative Produkte, Dienstleistungen und/oder
Geschäftsmodelle auszeichnen und auf starkes Wachstum ausgerichtet
sind.
Die Bieter geben die vorgenannten Erklärungen durch Ausfüllen und
Einreichen des Formblattes "Eigenerklärung zur Eignung" (Formblatt 133
/333 b-UF) ab, welches ihnen via eVergabe-Plattform zur Verfügung
gestellt wird. Für die Referenzen verwenden die Bieter zudem die Anlage
"Referenzen der Bieter", welche ihnen ebenfalls via eVergabe-Plattform zur
Verfügung gestellt wird.

Zusätzliche Informationen

Zusätzliche Informationen: Zusätzliche Informationen: 1) Das Angebot ist
ausschließlich elektronisch über
die elektronische Vergabe-Plattform des Bundes "e-Vergabe" (www.
evergabeonline.de) einzureichen. Dazu ist die Registrierung auf der eVergabe-Plattform unter http://www.evergabe-online.de notwendig. Die Anforderungen
finden Sie unter www.evergabe-online.info Nutzungsvoraussetzungen für
Unternehmen);
2) Alle weiteren Informationen und Unterlagen in diesem Verfahren erhalten die
Bieter ausschließlich über die eVergabe-Plattform des Bundes (www.
evergabeonline.de). Der Auftraggeber wird alle Fragen und Antworten über die
eVergabe-Plattform des Bundes anonymisiert zur Verfügung stellen;
3) Auf der eVergabePlattform des Bundes (www.evergabe-online.de) stehen den
Bietern sämtliche Informationen und Formblätter zur Verfügung, die sie
für die Einreichung eines Angebots benötigen. Das Angebot ist unter
Berücksichtigung dieser Informationen und unter Verwendung der
bereitgestellten Formblätter
einzureichen;
4) Ein Bieter kann sich zum Nachweis seiner wirtschaftlichen und finanziellen
sowie technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit (Ziffer 5.1.9 der
Bekanntmachung) auf die Kapazitäten anderer Unternehmen (z. B. auf einen
Nachunternehmer oder ein konzernverbundenes Unternehmen) berufen (sog.Eignungsleihe). Die Unternehmen sind im Verzeichnis der Leistungen anderer
Unternehmer (Formblatt 392-UF) zu benennen. Daneben soll der Bieter durch
eine Verpflichtungserklärung dieses Unternehmens nachweisen, dass ihm
dessen Kapazitäten im Auftragsfall tatsächlich zur Verfügung stehen. Diese
Verpflichtungserklärung legt der Bieter in Form des ausgefüllten Formblatts 393-Lseinem Angebot bei (siehe zur Eignungsleihe auch das den Vergabeunterlagen
beigefügte Rahmendokument);
5) Die Bildung von Bietergemeinschaften ist nur bis zur Abgabe des Angebots
möglich. Bietergemeinschaften fügen das Formblatt 401-UF ihrem Angebot bei.
Die Abgabe von Angeboten durch Bietergemeinschaften ist nur bei
gesamtschuldnerischer Haftung mit bevollmächtigtem Vertreter zulässig. 6)
Zugelassen zum Vergabeverfahren werden nur Wirtschaftsteilnehmer aus der EU
und aus Drittländern, die eine internationale Übereinkunft mit der Union über die
Gewährleistung des gleichen und wechselseitigen Zugangs zu öffentlichen
Aufträgen geschlossen haben (wie etwa das Übereinkommen über das
öffentliche Beschaffungswesen (GPA)). 7) Mehrfachbewerbungen, als
Einzelbieter sowie als Mitglied einer/mehrerer Bietergemeinschaft/en, sind nicht
zulässig. Soweit mehrere Unternehmen im Rahmen der Vergabe miteinander
kooperieren, behält sich der Auftraggeber vor, Nachweise dafür zu fordern, dass
die Kooperation als Ganzes sowie die Teilnahme der einzelnen Unternehmen an
der Kooperation zulässig ist, insbesondere keine unzulässige
wettbewerbsbeschränkende Abrede getroffen wurde.
8) Der Auftraggeber behält sich vor, Unterlagen im Rahmen des § 56 Abs. 2 VgV
nachzufordern. Hierauf besteht kein Rechtsanspruch.
9) Dauer, während der das Angebot gültig bleiben muss: 2 Monate

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Die Einlegung von Rechtsbehelfen
richtet sich nach den Vorschriften der §§ 155 ff. des Gesetzes gegen
Wettbewerbsbeschränkungen (GWB). Zur Wahrung der
Fristen wird auf die §§ 160 ff. GWB verwiesen. Insbesondere weisen wir
daraufhin, dass der Nachprüfungsantrag gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB
spätestens 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers,
einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, zu stellen ist. Vergabeverstöße sind gemäß
§ 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen, nachdem
der Bieter den Verstoß erkannt hat, beim Auftraggeber zu rügen.
Vergabeverstöße, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, sind
gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 GWB spätestens bis zum Ablauf derAngebotsfrist beim Auftraggeber zu rügen. Stelle, die Auskünfte über die
Einlegung von Rechtsbehelfen erteilt, ist ebenfalls die Vergabekammer des
Bundes in 53113 Bonn, vk@bundeskartellamt.bund.de