Social-Media-Rahmenagentur für die Unabhängige Beauftragte für Fragen des sexuellen Kindesmissbrauchs (UBSKM)

Kurze Beschreibung

Die Unabhängige Beauftragte für Fragen des sexuellen Kindesmissbrauchs (UBSKM) beabsichtigt, im Wege eines Verhandlungsverfahrens mit Teilnahmewettbewerb gem. § 14 Abs. 3 Nr. 3 VgV Social-Media-Rahmenagentur für die Unabhängige Beauftragte für Fragen des sexuellen Kindesmissbrauchs (UBSKM) zu vergeben.

Beschreibung der Beschaffung

Gesucht wird/werden ein oder mehrere Unternehmen (Bewerbergemeinschaften), das vor dem Hintergrund tagesaktueller gesellschaftlicher und politischer Diskussionen in der Lage ist, die UBSKM und die Aufarbeitungskommission in ihren Themenfeldern kommunikativ sensibel und effektiv zu beraten und in ihrer Öffentlichkeitsarbeit zu unterstützen. Eine Haltung zum Themenfeld sowie ein offener Umgang damit werden vorausgesetzt. Um die inhaltlich-thematische Trennschärfe von UBSKM und Aufarbeitungskommission zu gewährleisten, sollen agenturseitig jeweils eigene Ansprechpersonen für UBSKM und Aufarbeitungskommission zur Verfügung stehen.
Der Auftragsbeginn ist ab 01. Januar 2024 geplant. Die Rahmenvereinbarung soll zunächst bis 31. Dezember 2025 geschlossen werden. Es besteht, vorbehaltlich der Verfügbarkeit entsprechender Haushaltsmittel, die Option den Vertrag maximal bis zum 31. Dezember 2027 zu verlängern. Der Budgetrahmen beträgt ca. 450 T€ jährlich. Bei Erreichen der vorgesehenen verbindlichen Höchstabnahmegrenze von 1.800.000 € vor dem Ablauf der Höchstlaufzeit endet die Rahmenvereinbarung automatisch.
Zentrale Themenfelder:
- Weiterentwicklung, Unterstützung und Durchführung der lfd. Öffentlichkeitsarbeit
- Fach-Kommunikationsberatung und Fachmedienarbeit
- Weiterentwicklung, Steuerung und Durchführung bestehender Angebote und Initiativen
- Konzeption und Umsetzung von Maßnahmen, die im Rahmen der Betreuung von Präven-tions- und Hilfeangeboten der UBSKM anfallen
- Konzeption und Umsetzung von Maßnahmen im Rahmen zukünftig möglicher Beratungs-aufgaben der Aufarbeitungskommission
- Unterstützende Werbemaßnahmen im Rahmen von Mini-Kampagnen (on- und offline)
- Online Marketing
- Veranstaltungsmanagement
- Multiplikatoren-Kommunikation
- Redaktions- und Grafikarbeiten
- Video-/Audio-Produktionen
Zentrale Aufgaben:
- Unterstützung der Öffentlichkeitsarbeit
- Allgemeine Öffentlichkeitsarbeit, Entwicklung von Kommunikationskonzepten zur Ansprache spezifischer, relevanter Zielgruppen und der sog. breiten Öffentlichkeit
- Entwicklung und Unterstützung von Maßnahmen zur Bekanntmachung der Angebote und Initiativen der UBSKM und der Aufarbeitungskommission
- Kontinuierliche Fach-Kommunikationsberatung (für Kampagnen, Initiativen und Projekte der UBSKM und der Aufarbeitungskommission)
- Unterstützung der Fachmedienarbeit (für Kampagnen, Initiativen und Projekte der UBSKM und der Aufarbeitungskommission)
- Entwicklung von Konzepten für Online- und Offline-Kommunikationsmaßnahmen der UBSKM im Bereich Prävention und Hilfe sowie im Bereich Beratung der Aufarbeitungskommission
- Entwicklung und Umsetzung von Werbemaßnahmen zur Bekanntmachung der Angebote und Initiativen von UBSKM und Aufarbeitungskommission
- Betreuung des Kampagnenbüros Kein Raum für Missbrauch der UBSKM (das auch die Präventionsangebote Schule gegen sexuelle Gewalt und Was ist los mit Jaron? umfasst)
- Konzeption und Gestaltung von Informationsmaterialien und Publikationen (z. B. Pressemappen, Flyer, Expertisen, Fachpublikationen, Berichte, barrierefreie PDFs) sowie Handling der Produktion
- Redaktionelle Unterstützung sowie allg. Recherchearbeiten bei Erstellung und Pflege von Angeboten und Projekten von UBSKM und Aufarbeitungskommission
- Gestaltung und Redaktion von Newslettern
- Veranstaltungsmanagement (Entwicklung von Veranstaltungsreihen und Unterstützung von Auftritten (z. B. bei Fachveranstaltungen und Messen, aber auch Livestreams oder Pressekonferenzen, Entwicklung von Tools z. B. für Anmeldung zu oder Auswertung von Veranstaltungen)
- Entwicklung, Unterstützung und Durchführung von kleinen Kampagnen (on- und offline)
- Ggf. Weiterentwicklung der Corporate Designs und entspr. Grafikleistungen
- Unterstützung bei der Beauftragung und Durchführung von Umfragen
- Zusammenarbeit mit Partnern/Partnerinnen und Dienstleistern/Dienstleisterinnen von UBSKM und Aufarbeitungskommission, z. B. der Rahmenagentur für Internetdienstleistun-gen, insb. im Bereich Online Marketing, Redaktion und Grafik/Webdesign
- Bereitschaft für weitere, kommunikationsnahe Leistungen Angebote einzuholen und Projekte abzuwickeln
- Umfassende Kenntnisse hinsichtlich Barrierefreiheit (gemäß BITV) und Datenschutz (DSG-VO); die Umsetzung der Barrierefreiheit kann durch Fremddienstleister geleistet werden

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

Die Bewertung der Eignung der Bewerber/Bewerberinnen erfolgt anhand der im Bewertungsraster genannten Kriterien. Die Angaben der Bewerber/Bewerberinnen werden differenziert bewertet und eine Rangfolge der Teilnahmeanträge ermittelt. Das Bewertungsraster ist den zum Download bereitgestellten Unterlagen beigefügt.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Der Bewerber/Die Bewerberin hat besondere Sorgfalt bei der Erstellung der Unterlagen walten zu lassen. Hinweis für Bewerbergemeinschaften: Die geforderten Nachweise sind für jedes Mitglied der Bewerbergemeinschaft zu erbringen. Sofern sich ein Bewerber/eine Bewerberin zum Nachweis seiner/ihrer Eignung auf die Kapazitäten eines Unterauftragnehmers beruft, hat er/sie die geforderten Nachweise auch für
das betreffende Unternehmen vorzulegen.
Die vorgegebene Reihenfolge soll eingehalten werden.
Fehlende Unterlagen können zum Ausschluss führen.
a) Kurze Darstellung des sich bewerbenden Unternehmens/ der sich bewerbenden Institution
b) Nennung der für das Unternehmen/die Institution verantwortlichen Personen
c) Eigenerklärungen zu §§ 123, 124 GWB. Der Bewerber/ Die Bewerberin hat nachzuweisen, dass auf ihn/sie keine zwingenden oder fakultativen Ausschlussgründe zutreffen. Hierzu ist mit dem Angebot eine Eigenerklärung zu den §§ 123, 124 GWB vorzulegen, die u.a. beinhaltet, dass der Bewerber/die Bewerberin sich nicht in einem Insolvenzverfahren oder vergleichbaren gesetzlichen Verfahren befindet und seinen/ihren Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie Beiträgen zur gesetzlichen Sozialversicherung ordnungsgemäß erfüllt hat. Die mit den Vergabeunterlagen zur Verfügung gestellte Anlage „Eigenerklärung_123_124“ ist hierfür zu nutzen.
d) Aktuelle Gewerbezentralregisterauskunft bzw. Eigenerklärung, dass nachweislich die Voraussetzungen für einen Ausschluss nach § 19 Abs. 1 MiLoG nicht vorliegen. Die mit den Vergabeunterlagen zur Verfügung gestellte Anlage Eigenerklärung „MiLoG“ kann genutzt werden.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Der Bewerber/Die Bewerberin hat besondere Sorgfalt bei der Erstellung der Unterlagen walten zu lassen. Hinweis für Bewerbergemeinschaften: Die geforderten Nachweise sind für jedes Mitglied der Bewerbergemeinschaft zu erbringen. Sofern sich ein Bewerber/eine Bewerberin zum Nachweis seiner/ihrer Eignung auf die Kapazitäten eines Unterauftragnehmers beruft, hat er/sie die unter Punkt a) geforderten
Nachweise auch für das betreffende Unternehmen vorzulegen.
Die vorgegebene Reihenfolge soll eingehalten werden.
Fehlende Unterlagen können zum Ausschluss führen.
a) Mitteilung des Gründungsjahrs und Darstellung der Geschäftsentwicklung der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre
b) Nachweis über Betriebs-/Berufshaftpflichtversicherungsdeckung bzw. Eigenerklärung, dass im Zuschlagsfall eine entsprechende Versicherung abgeschlossen wird

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Der Bewerber/Die Bewerberin hat besondere Sorgfalt bei der Erstellung der Unterlagen
walten zu lassen.
Die vorgegebene Reihenfolge soll eingehalten werden.
a) Der Bewerber/Die Bewerberin hat Art und Umfang der Leistungen anzugeben, die er/sie an Unterauftragnehmer/innen übertragen will und diese spätestens vor Zuschlagserteilung namentlich zu benennen.
b) Angabe bei Bewerbergemeinschaften, welches Mitglied welche Aufgaben und Themenstellungen übernimmt sowie wer als zentrale Ansprechperson fungiert
c) Zusicherung der grundsätzlichen Bereitschaft, zu ausgewählten Projekten mit weiteren externen Kommunikationsberaterinnen und -beratern zusammen zu arbeiten.
d) Bestätigung, dass Gender Mainstreaming als durchgängiges Prinzip eingehalten wird
e) Bestätigung, dass das Angebot, die eventuelle Präsentation und die Auftragsleistung in deutscher Sprache erfolgen
f) Übersicht in Form einer Liste über die in den letzten 3 Jahren geleisteten wesentlichen Arbeiten (und Aktivitäten) mit Angaben des Auftragsgegenstandes, des Auftragswertes, der Leistungszeit und der Angabe der öffentlichen und privaten Auftraggeber
g) Angabe der Namen und der beruflichen Qualifikation der Personen, die im Falle eines Zuschlags für den Auftrag zuständig sein werden
h) Zusicherung, dass die Möglichkeit der Skalierung der Teamgröße des Schlüsselpersonals (je nach Auftragsvolumen zum Auftragszeitpunkt) besteht
i) Zusicherung, dass es bei Zuschlag eine feste Ansprechperson gibt und dass diese Person kontinuierlich zur Verfügung steht und bei personellen Veränderungen keine inhaltlichen und zeitlichen Probleme im Rahmen der Unterstützung entstehen
j) Erfüllungsort ist Berlin; es ist darzulegen, wie die schnelle Leistungserbringung gesichert wird; es ist sicherzustellen, dass vor Ort genügend Personal zur Verfügung gestellt wird, um für den Auftraggeber eine schnelle und direkte Kommunikation zu ermöglichen
k) Nachweis über Kenntnisse des Styleguides der Bundesregierung
l) Nachweis über Kenntnisse hinsichtlich Barrierefreiheit (gemäß BITV) und barrierefreiem Posting auf Social Media Kanälen
m) Nachweis über Kenntnisse hinsichtlich Datenschutz (DSGVO)
n) Nachweis über Kenntnisse und Erfahrungen des Projektmanagements sowie der Instrumente, die für die Steuerung von Terminen, Kosten, Inhalt und Umfang von größeren Etats nötig sind.
o) Nachweis der Agentur oder des Schlüsselpersonals von Kompetenz in der Social Media Beratung und Unterstützung von politischen Akteuren und Initiativen.
p) Nachweis der Agentur oder des Schlüsselpersonals über Erfahrungen mit der Konzeption und Betreuung der Social Media Auftritte für eine öffentliche Verwaltung auf Landes- oder Bundesebene oder für einen vergleichbaren Auftraggeber.
q) Abschließende Benennung aller vorgesehenen Mitglieder des Kernteams und des Projektleiters mit Angabe, wer welche Leistung erbringt und Angabe ihrer Qualifikationen (Angaben zum beruflichen Werdegang und Abschluss, Erfahrungen wie z. B. entsprechende Vorarbeiten und Veröffentlichungen).
r) Für die Mitglieder des Projektteams: Nachweis der Erfahrung mit der Konzeption und Umsetzung komplexer Kampagnen. Es ist jeweils mindestens eine Referenz sowie eine aussagekräftige Beschreibung dem Vordruck Eignungsnachweise beizufügen..
s) Für die Mitglieder des Projektteams: Nachweis redaktioneller Kompetenz zur Vermittlung komplexer Sachverhalte, Nachweis durch einen entsprechenden Textauszug. Es ist jeweils mindestens eine Referenz sowie eine aussagekräftige Beschreibung dem Vordruck Eignungsnachweise beizufügen.
t) Für die Mitglieder des Projektteams: Nachweis gestalterische Kompetenz zur Vermittlung komplexer Sachverhalte, Nachweis durch einen entsprechenden Auszug. Es ist jeweils mindestens eine Referenz sowie eine aussagekräftige Beschreibung dem Vordruck Eignungsnachweise beizufügen.

a. Dieses Vergabeverfahren wird ausschließlich über die e-Vergabe-Plattform des Bundes durchgeführt.
b. Kosten für die Bewerbung, Angebotserstellung, eventuelle Präsentation und Verhandlungsrunden werden nicht erstattet.
c. Der Auftraggeber behält sich die Durchführung einer Verhandlungsrunde vor. Das erste Angebot ist verbindlich.
d. Es wird sich die Abwicklung des Verfahrens in aufeinander folgenden Phasen zwecks schrittweiser Verringerung der Zahl der zu erörternden Lösungen bzw. zu verhandelnden Angebote vorbehalten.
e. Es wird darauf hingewiesen, dass zunächst ein Teilnahmeantrag (Anlage der zur Verfügung gestellten Unterlagen) unter Beifügung der unter den Punkten III.1.1 bis III.1.3 der Bekanntmachung geforderten Nachweise und Erklärungen zu stellen ist.
f. Ergänzende Unterlagen können unter der in Punkt I.3 genannten URL heruntergeladen werden.
g. Fragen sind bis zum 29.06.2023 12:00 Uhr ausschließlich über die e-Vergabe-Plattform des Bundes (www.evergabe-online.de) einzureichen. Die Fragen und Antworten werden allen Bewerbern/Bewerberinnen in anonymisierter Form auf der e-Vergabe-Plattform des Bundes zur Verfügung gestellt.
h. Eventuelle weitere Informationen, z. B. Änderungen/Ergänzungen an den Vergabeunterlagen, Bieterfragen und Antworten, werden schnellstmöglich, spätestens 6 Kalendertage vor Ablauf der Frist zur Einreichung der Teilnahmeanträge auf der e-Vergabe-Plattform des Bundes eingestellt.
i. Die Bewerber/Bewerberinnen sind verpflichtet, sich regelmäßig zu informieren, ob die Vergabeunterlagen aktualisiert worden sind.
j. Teilnahmeanträge können ausschließlich auf der e-Vergabe-Plattform des Bundes (www.evergabe-online.de) abgegeben werden. Es wird gebeten, die Unterlagen für die Teilnahmeanträge möglichst zusammenhängend (vorzugsweise in einer Gesamtdatei im pdf-Format) einzureichen. Auf eine digitale Signatur der Unterlagen ist zu verzichten.
k. Teilnahmeanträge, die auf dem Post- bzw. Botenweg, per E-Mail oder Fax eingehen, müssen ausgeschlossen werden.
l. Die Geltendmachung eigener Allgemeiner Geschäftsbedingungen durch den Bewerber/die Bewerberin bzw. den Bieter/die Bieterin führen zum Ausschluss.
m. Mit Abgabe des Teilnahmeantrages unterliegen nicht berücksichtigte Bewerber/Bewerberinnen den Bestimmungen des § 62 VgV.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Gemäß § 160 Abs. 3 S. 1 GWB müssen erkannte Verstöße gegen Vergabevorschriften innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen beim Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben, Zentrale Vergabestelle des BMFSFJ, An den Gelenkbogenhallen 2-6, 50679 Köln gerügt werden.
Gemäß § 160 Abs. 3 S. 2 GWB müssen Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben, Zentrale Vergabestelle des BMFSFJ, An den Gelenkbogenhallen 2-6, 50679 Köln gerügt werden.
Gemäß § 160 Abs. 3 S. 3 GWB müssen Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben, Zentrale Vergabestelle des BMFSFJ, An den Gelenkbogenhallen 2-6, 50679 Köln gerügt werden.
Hilft das Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben, Zentrale Vergabestelle des BMFSFJ der Rüge nicht ab, kann ein Antrag auf Nachprüfung beim Bundeskartellamt unter der o .g. Anschrift innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Bundesamts für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben, Zentrale Vergabestelle des BMFSFJ, der Rüge nicht abhelfen zu wollen, gestellt werden.
Nach § 135 Abs. 2 GWB endet die Frist, mit der die Unwirksamkeit eines Vertrages in einem Nachprüfungsverfahren geltend gemacht werden kann, 30 Kalendertage nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als 6 Monate nach Vertragsschluss. Im Falle der Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union endet die Frist 30 Kalendertage nach dieser Veröffentlichung.