Software als Add-On-Lösung zum datenschutzkonformen Löschen in SAP HCM

AOK-Bundesverband GbR

Ziel dieser Ausschreibung ist die Beschaffung einer Software als Add-On-Lösung zum datenschutzkonformen Löschen in SAP HCM.
Die ausgeschriebene Leistung umfasst folgende Teile:
- Kauf einer Software als Add-On-Lösung zum datenschutzkonformen Löschen in SAP HCM
- Wartung und Support
- Beratung zur Inbetriebnahme und Nutzung der Software
- Beratung bei Individualanforderungen
- Schulungstag(e) für Administratoren
- Individuelles Customizing
- Anpassungen für Umstieg auf S4/Hana-HCM

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2023-05-16. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2023-04-12.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• Empleox GmbH

Wer?

• AOK-Bundesverband GbR

Wie?

Wo?

• Deutschland

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2023-04-12	Auftragsbekanntmachung
2023-07-11	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2023-04-12)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Softwarepaket und Informationssysteme
Referenznummer: 2023-04-12-SYS-FRA
Kurze Beschreibung:

Ziel dieser Ausschreibung ist die Beschaffung einer Software als Add-On-Lösung zum datenschutzkonformen Löschen in SAP HCM. Die ausgeschriebene Leistung umfasst folgende Teile: - Kauf einer Software als Add-On-Lösung zum datenschutzkonformen Löschen in SAP HCM - Wartung und Support - Beratung zur Inbetriebnahme und Nutzung der Software - Beratung bei Individualanforderungen - Schulungstag(e) für Administratoren - Individuelles Customizing - Anpassungen für Umstieg auf S4/Hana-HCM

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Lieferungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Softwarepaket und Informationssysteme 📦
Zusätzlicher CPV-Code: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Deutschland 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: AOK-Bundesverband GbR
Postanschrift: Rosenthaler Str. 31
Postleitzahl: 10178
Postort: Berlin
Kontakt
Internetadresse: http://www.aok.de 🌏
E-Mail: vergabestelle@bv.aok.de 📧
URL der Dokumente: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YDK6NTP/documents 🌏
URL der Teilnahme: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YDK6NTP 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2023-04-12 📅
Einreichungsfrist: 2023-05-16 📅
Veröffentlichungsdatum: 2023-04-17 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2023/S 075-225154
ABl. S-Ausgabe: 75
Zusätzliche Informationen

Gegenstand des EVB-IT Überlassungsvertrages ist die Überlassung von Standardsoftware auf Dauer (Verkauf) und, soweit vereinbart, die Pflege der Standardsoftware nach der Lieferung (z.B. Lieferung von Updates).

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Ziel dieser Ausschreibung ist die Beschaffung einer Software als Add-On-Lösung zum datenschutzkonformen Löschen in SAP HCM.

Die ausgeschriebene Leistung umfasst folgende Teile:

- Kauf einer Software als Add-On-Lösung zum datenschutzkonformen Löschen in SAP HCM

- Wartung und Support

- Beratung zur Inbetriebnahme und Nutzung der Software

- Beratung bei Individualanforderungen

- Schulungstag(e) für Administratoren

- Individuelles Customizing

- Anpassungen für Umstieg auf S4/Hana-HCM

Die AOK-Gemeinschaft besteht aus elf selbstständigen AOKs, ihren IT-Dienstleistern und dem AOK-Bundesverband. Durch den Einsatz moderner Informationstechnologien soll die Funktionalität, Qualität und Effizienz im SAP HCM im Personalmanagement sichergestellt werden. Die AOK-Gemeinschaft hat einen AOK HCM-Master aufgebaut, der den einzelnen AOKs verschiedene Systeme einheitlich zur Nutzung anbietet. Basis ist die Anwendung SAP HCM, die von allen AOKs zur Umsetzung der Kerngeschäftsprozesse eingesetzt wird.

Für die Umsetzung der DSGVO nutzt die AOK-Gemeinschaft die SAP-Komponente "Information Lifecycle Management" (ILM) als Lösungsansatz für das Sperren und Löschen von personenbezogenen Daten in SAP-HCM. ILM ergänzt damit produktive SAP-HCM Komponenten um die Fähigkeit, den Lebenszyklus produktiver Daten aufgrund von Regeln bzw. mit Regelwerken zu verwalten. Im Regelwerk werden die definierten Aufbewahrungsfristen in das SAP-System übernommen und analog zum Löschkonzept abgebildet.

In der Praxis zeigt sich, dass das Löschen im SAP ILM komplex und vielschichtig ist. Änderungen müssen in jedem der über 70 zur Verfügung gestellten Archivierungsobjekte vorgenommen werden. Für die AOK stellt das SAP ILM somit aus technischer und prozessualer Sicht keine ganzheitliche Lösung dar, mit der insbesondere die wiederkehrenden Jahreswechseltätigkeiten durchgeführt werden können.

Im Rahmen der vorliegenden Ausschreibung wird somit basierend auf SAP ILM eine Software zur Datenlöschung als ergänzendes Tool gesucht, welches aus technischer und prozessualer Sicht eine ganzheitliche Lösung bietet und so die Anforderungen aus der DSGVO sicherstellt.

Der SAP AOK HCM-Master ist das zentrale Entwicklungssystem und basiert auf dem SAP Standard für den öffentlichen Dienst. Die Entwicklungen für die AOK-Gemeinschaft werden von der AOK Systems GmbH darüber umgesetzt und allen AOKs, dem AOK-Bundesverband und deren IT-Dienstleistern zur Verfügung gestellt. Über den AOK-Master werden ebenfalls die Support Packages der SAP bereitgestellt. Dazu stehen jährlich 4 fest definierte Releasetermine zur Verfügung. Zusätzlich werden notwendige Anpassungen über monatliche Feature-Release (Transporte) ausgeliefert.

Das Software-Systemhaus der Auftraggeberinnen ist die AOK Systems GmbH. Die AOK Systems entwickelt und pflegt die SAP-HCM-Systemlandschaft der AOK-Gemeinschaft so-wie weitere IT-Anwendungen. Für die Implementierung einer Software als Add-On-Lösung zum datenschutzkonformen Löschen ist ihre Mitarbeit in Bezug auf Softwarebereitstellung und alle weiteren technischen Fragen unerlässlich.

Jede AOK, der AOK-Bundesverband und die IT-Dienstleister halten eigene Systeme vor (Vorproduktion, Produktions- und ggf. Sandboxsystem). Die AOKs nehmen die kassenindividuellen Erweiterungen und Customizing in eigener Verantwortung vor. Die Software des AOK-Masters wird durch Produkte einzelner SAP Partner ergänzt, zum Teil auch kassen- (AOK-) individuell.

Perspektivisch ist der Umstieg auf S4/Hana on premise geplant.

Dauer: 48 Monate
Beschreibung der Verlängerungen:

Der Auftragnehmer verpflichtet sich, beginnend mit dem Tag nach der Lieferung der Standardsoftware jeweils

unbefristet, mindestens jedoch für die Dauer von 48 Monaten (Mindestvertragsdauer) neue Programmstände zu

überlassen und ggf. sonstige Leistungen im Rahmen der Pflege zu erbringen.

Zusätzliche Informationen:

Gegenstand des EVB-IT Überlassungsvertrages ist die Überlassung von Standardsoftware auf Dauer (Verkauf)

und, soweit vereinbart, die Pflege der Standardsoftware nach der Lieferung (z.B. Lieferung von Updates).

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

(1) Sofern vorhanden oder zur Eintragung verpflichtet:

Aktueller Nachweis zur Eintragung in das einschlägige Berufs- oder Handelsregister des Niederlassungsstaats des Bieters/des Mitglieds der Bietergemeinschaft (nicht älter als 6 Monate vom Tag der Angebotsfrist gerechnet). Bieter mit Firmensitz außerhalb Deutschlands haben den Nachweis der Eintragung in ein vergleichbares Register von Stellen des Herkunftslandes in deutscher beglaubigter Übersetzung einzureichen;

(2) Eigenerklärung, dass keiner der Ausschlussgründe der §§ 123, 124 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) vorliegt.

(3) Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von "Russlandsanktionen"

Der Bewerber erklärt, dass er nicht:

a) russische(r) Staatsangehörige(r), in Russland ansässige natürliche Person oder in Russland niedergelassene juristische Person, Organisation oder Einrichtung ist,

b) eine juristische Person, Organisation oder Einrichtung ist, deren Anteile zu über 50 % unmittelbar oder mittelbar von einer der unter Buchstabe a genannten Organisationen gehalten werden, oder

c) eine natürliche oder juristische Person, Organisation oder Einrichtung ist, die im Namen oder auf Anweisung einer der unter Buchstabe a oder b genannten Organisationen handelt,

d) Kapazitäten von Unterauftragnehmern, Lieferanten oder Unternehmen in Anspruch nimmt, auf die mehr als 10 % des Auftragswerts entfällt, soweit diese Unterauftragnehmer, Lieferanten oder Unternehmen ihrerseits unter Buchstabe a bis c fallen.

Es wird bestätigt und sichergestellt,

dass auch während der Vertragslaufzeit keine als Unterauftragnehmer, Lieferanten oder Unternehmen, deren Kapazitäten im Zusammenhang mit der Erbringung des Eignungsnachweises in Anspruch genommen werden, beteiligten Unternehmen eingesetzt werden, auf die mehr als 10 % des Auftragswerts entfällt, soweit diese Unterauftragnehmer, Lieferanten oder Unternehmen ihrerseits unter Buchstabe a bis c fallen.

Weiter erklärt der Bieter, dass er den jeweiligen Auftraggeberinnen in allen Gebietslosen, in denen ihm ggf. ein Auftrag erteilt wird, unverzüglich Mitteilung machen wird,

(1) sobald und soweit einer der vorstehend unter Buchstaben a) bis d) genannten Tatbestände aufgrund einer Änderung der Umstände nach Abgabe dieser Eigenerklärung auf ihn zutrifft und/oder,

(2) sobald und soweit er zukünftig von "Russlandsanktionen", insbesondere solchen nach der VO (EU) Nr. 833/2014 (auch in zukünftigen Fassungen), betroffen sein sollte.

(a) Hinweis Bietergemeinschaften:

Im Fall der Bildung einer Bietergemeinschaft sind die zuvor genannten Unterlagen von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft einzureichen. Zusätzlich ist die Erklärung einer Bietergemeinschaft mit dem Angebot einzureichen.

(b) Hinweis Eignungsleihe:

Im Fall der Eignungsleihe ist die "Eigenerklärung, dass keiner der Ausschlussgründe der §§ 123, 124 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) vorliegt" für jedes Drittunternehmen zu erbringen. Zusätzlich sind folgende Unterlagen für jedes Drittunternehmen, dessen Kapazitäten der Bieter in Anspruch nimmt, mit dem Angebot einzureichen:

- Verzeichnis der einzusetzenden Dritt- und Unterauftragnehmer,

- Verpflichtungserklärung des benannten Dritt-/Unterauftragnehmers gegenüber dem Bieter .

Im Fall des Einsatzes von Unterauftragnehmern ist die "Eigenerklärung, dass keiner der Ausschlussgründe der §§ 123, 124 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) vorliegt" für jeden Unterauftragnehmer, dessen Kapazitäten der Bieter in Anspruch nimmt, einzureichen. Zusätzlich sind folgende Unterlagen je Unterauftragnehmer einzureichen:

- Verpflichtungserklärung des benannten Dritt-/Unterauftragnehmers gegenüber dem Bieter (Ist spätestens vor Zuschlagserteilung einzureichen!).

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

(1) Berufs- und/oder Betriebshaftpflichtversicherung:

Der Bieter erklärt mit Einreichung seines Angebotes, dass er spätestens 8 (acht) Wochen nach Zuschlag

der Auftraggeberin nachweist, dass er über eine im Rahmen und Umfang marktübliche Berufs- und/oder Betriebshaftpflichtversicherung oder eine vergleichbare Versicherung aus einem Mitgliedsstaat der EU oder des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) verfügt.

(a) Hinweis Bietergemeinschaften:

Im Fall der Bildung einer Bietergemeinschaft ist die Berufs- und/oder Betriebshaftpflichtversicherung von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft nachzuweisen. Diese Erklärung ist, soweit vorgesehen, datiert, unterschrieben und mit dem Unternehmensstempel versehen vom jeweiligen Mitglied der Bietergemeinschaft mit dem Angebot einzureichen.

Mindeststandards:

o.g. im Rahmen und Umfang marktübliche Berufs- und/oder Betriebshaftpflichtversicherung

Technische und berufliche Fähigkeiten:

(1) Als Beleg der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit des Bewerbers sind mindestens zwei mit dem Auftragsgegenstand vergleichbare Referenzleistungen, die innerhalb der letzten drei Jahre erbracht wurden und mit dem zu vergebenden Auftrag nach Art, Umfang und Schwierigkeitsgrad vergleichbar sind, einzureichen.

Vergleichbar ist eine Referenzleistung, wenn es sich um den Betrieb einer Software als Add-On-Lösung zum datenschutzkonformen Löschen in SAP HCM handelt, die nach Möglichkeit im Bereich des öffentlichen Dienstes eingesetzt wird.

(2) Erfüllung der Muss-Anforderungen an die Software: Darstellung im Rahmen des Leistungskonzeptes

(a) Hinweis Bietergemeinschaften:

Im Fall der Bildung einer Bietergemeinschaft können die zuvor genannten Erklärungen gemeinsam erbracht

werden. Dabei sind die Erklärungen jeweils auf den Leistungsteil zu beziehen, den das jeweilige Mitglied der

Bietergemeinschaft übernommen hat.

(b) Hinweis Eignungsleihe:

Im Fall der Eignungsleihe sind die zuvor genannten Erklärungen für jedes Drittunternehmen insoweit zu

erbringen, wie der Gegenstand der Eignungsleihe betroffen ist. Zusätzlich sind folgende Angebotsunterlagen für

jedes Drittunternehmen, dessen Kapazitäten der Bieter in Anspruch nimmt, einzureichen:

- Verzeichnis der einzusetzenden Dritt- und Unterauftragnehmer,

- Verpflichtungserklärung des benannten Dritt-/Unterauftragnehmer gegenüber dem Bieter

Mindeststandards:

Zu (1) Referenzen: Zwei mit dem Auftragsgegenstand vergleichbare Referenzleistungen, die innerhalb der letzten drei Jahre erbracht wurden. Dabei sind Angaben zum Auftraggeber, Leistungszeitraum, Branche zu machen sowie eine Beschreibung und Erläuterung der Tätigkeit bei dem Auftrag sowie des Umfangs des Auftrages hinsichtlich des Betriebs einer Software als Add-On-Lösung zum da-tenschutzkonformen Löschen in SAP HCM. Außerdem muss angegeben werden, ob es sich um einen öffentlichen Auftraggeber handelt.

Zu (2) Muss-Anforderungen: Die folgenden Mussanforderungen müssen erfüllt werden:

-Die Add-On-Lösung muss in SAP HCM integriert sein bzw. mindestens darauf aufsetzen.

-Der Einstieg in das Tool muss innerhalb der SAP-Umgebung erfolgen.

-Die Add-On-Lösung zur Datenlöschung muss mindestens für den aktuellen SAP-Softwarestand (SAP ECC 6.0. EHP8) verfügbar sein.

-Die Add-On-Lösung muss in deutscher Sprache angeboten werden.

-Das Tool muss die aktuellen Anforderungen des Datenschutzes nach der DSGVO erfüllen.

-Eine Einführungsschulung für die Admins muss durch den Anbieter der Software erfolgen.

-Die funktionale und technische Dokumentation der Software muss in deutscher Sprache zur Verfügung stehen.

-Support muss direkt durch den Anbieter in deutscher Sprache über alle Level hinweg erfolgen.

-Das Tool muss kundenindividuelle Anpassungen (z.B. eigene Infotypen) unter Beachtung von unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen zulassen.

-Es muss das SAP HCM Rollen und Berechtigungskonzept durch das Tool benutzt werden.

-Die Komplettlöschung einer oder mehrerer Personalfälle muss möglich sein.

-Voneinander abhängige Infotypen/Tabellen müssen sowohl bei der Teil- und Komplettlöschung im Tool berücksichtigt werden.

-Eine Teillöschung des Personalfalls mit Aufbewahrung der ausgewählten Datensätze, inkl. kundenindividueller Infotypen und Tabellen muss möglich sein.

-Einzelne und mehrere Personalnummern müssen für die teilweise Löschung auswählbar sein.

-Vor dem Lösch-Produktivlauf muss ein Testlauf gestartet werden können.

-Die Aufbewahrungsfrist muss mit Bezugspunkten (z.B. Beginn oder Ende eines Jahres) flexibel definiert werden, unter Berücksichtigung jahresübergreifender Datensätze.

-Die Teil- und Komplettlöschung kann im Vorfeld durch Parameter wie Mitarbeiter, Abrechnungskreis, Personengruppen definiert werden.

-Test- und Löschläufe müssen für Dokumentationszwecke protokolliert werden.

-Fehlermeldungen, während der Test- und Produktivläufe, müssen angezeigt und protokolliert werden.

-Erfolgreich gelöschte Personalfälle müssen revisionssicher auswertbar sein.

-Für die Löschung gesperrte Personalnummern (Infotyp 3264) müssen inklusiv gesperrter Zeiträume auswertbar sein.

Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

Der Versicherungsschutz ist bis zum Ende des Vertrages und darüber hinaus bis zur Verjährung sämtlicher

Mängelansprüche aufrechterhalten.

Kommt der Auftragnehmer dieser Verpflichtung nicht nach, ist der Auftraggeber nach erfolgloser angemessener

Fristsetzung zur Kündigung des Vertrages berechtigt, wenn ihm ein Festhalten am Vertrag nicht mehr zuzumuten ist.

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 10:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Datum der Angebotseröffnung: 2023-05-16 📅
Zeitpunkt der Angebotseröffnung: 10:00

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Name des öffentlichen Auftraggebers: AOK Baden - Württemberg
Postanschrift: Presselstraße 19
Postort: Stuttgart
Postleitzahl: 70191
Name des öffentlichen Auftraggebers: AOK Bayern - Die Gesundheitskasse
Postanschrift: Carl-Wery-Str. 28
Postort: München
Postleitzahl: 81739
Name des öffentlichen Auftraggebers: AOK Bremen/Bremerhaven
Postanschrift: Bürgermeister - Smidt - Straße 95
Postort: Bremen
Postleitzahl: 28195
Name des öffentlichen Auftraggebers: AOK - Die Gesundheitskasse in Hessen
Postanschrift: Basler Str. 2
Postort: Bad Homburg
Postleitzahl: 61352
Name des öffentlichen Auftraggebers: AOK - Die Gesundheitskasse für Niedersachsen
Postanschrift: Hildesheimer Str. 273
Postort: Hannover
Postleitzahl: 30519
Name des öffentlichen Auftraggebers: AOK Nordost - Die Gesundheitskasse
Postanschrift: Brandenburger Straße 72
Postort: Potsdam
Postleitzahl: 14467
Name des öffentlichen Auftraggebers: AOK NordWest. Die Gesundheitskasse
Postanschrift: Kopenhagener Str. 1
Postort: Dortmund
Postleitzahl: 44269
Name des öffentlichen Auftraggebers: AOK PLUS - Die Gesundheitskasse für Sachsen und Thürigen
Postanschrift: Sternplatz 7
Postort: Dresden
Postleitzahl: 01067
Name des öffentlichen Auftraggebers: AOK Rheinland/Hamburg - Die Gesundheitskasse
Postanschrift: Kasernenstraße 61
Postort: Düsseldorf
Postleitzahl: 40213
Name des öffentlichen Auftraggebers: AOK Rheinland - Pfalz/Saarland - Die Gesundheitskasse
Postanschrift: Virchowstraße 30
Postort: Eisenberg
Postleitzahl: 67304
Name des öffentlichen Auftraggebers: AOK Sachsen-Anhalt - Die Gesundheitskasse
Postanschrift: Lüneburger Str. 4
Postort: Magdeburg
Postleitzahl: 39106
Kontakt
Internetadresse: www.aok.de 🌏
Dokumente URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YDK6NTP/documents 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen
Bekanntmachungs-ID: CXP4YDK6NTP

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Bundes beim Bundeskartellamt
Postanschrift: Villemombler Straße 76
Postort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland 🇩🇪
Fax: +49 2289499163 📠
Quelle: OJS 2023/S 075-225154 (2023-04-12)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2023-07-11)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Referenznummer: BüvA_2023-04-12-SYS-FRA
Gesamtwert des Auftrags: 1 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2023-07-11 📅
Veröffentlichungsdatum: 2023-07-14 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2023/S 134-428665
Verweist auf Bekanntmachung: 2023/S 075-225154
ABl. S-Ausgabe: 134

Verfahren
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Qualität
Qualitätskriterium (Gewichtung): 60%
Preis (Gewichtung): 40%

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2023-07-10 📅
Name: Empleox GmbH
Postanschrift: Ferdinand-Braun-Straße 24
Postort: Heilbronn
Postleitzahl: 74074
Land: Deutschland 🇩🇪
Gesamtwert des Auftrags: 1 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 2

Referenz
Zusätzliche Informationen
Bekanntmachungs-ID: CXP4YDK6QSB
Quelle: OJS 2023/S 134-428665 (2023-07-11)

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