Software für die Berechnung der Beiträge zur Kindertagesbetreuung

Stadt Hagen -FB 15-

Deadline

Deadline 2026-05-27

Wer?

• Stadt Hagen -FB 15-

Wie?

• Softwarepaket für Geschäftstransaktionen und persönliche Arbeitsabläufe › Softwarepaket für die Finanzanalyse and Buchhaltung
• Vernetzungssoftwarepaket › Softwarepaket für die Transaktionsverarbeitung

Wo?

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2026-04-15	Auftragsbekanntmachung
2026-05-04	Auftragsbekanntmachung
2026-05-12	Auftragsbekanntmachung
2026-05-21	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2026-04-15)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Software für die Berechnung der Beiträge zur Kindertagesbetreuung
Referenznummer: 26-0096
Kurze Beschreibung: Software für die Berechnung der Beiträge zur Kindertagesbetreuung
Art des Vertrags: Lieferungen
Produkte/Dienstleistungen: Softwarepaket und Informationssysteme 📦
Beschreibung
Interne Kennung: 26-0096
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet ✅
Beschreibung der Beschaffung:

Der Fachbereich Jugend und Soziales der Stadt Hagen möchte im Jahr 2026 das aktuelle Fach-verfahren "OK.JUG" (Kita und OGS) und "KDN.SOZIAL" (Tagespflege) durch ein neues ersetzen. Dieses neue moderne Fachverfahren soll folgende Punkte anbieten: - Erhebung der Beiträge für Kindertageseinrichtungen bzw. Kindertagesstätten - Erhebung von Verpflegungsentgelten für Kindertageseinrichtungen bzw. Kindertagesstätten - Erhebung der Beiträge für offene Ganztagsschulen - Erhebung der Beiträge für Kindertagespflegestellen - Auszahlung der Betreuungsentgelte an Kindertagespflegestellen Es werden insgesamt ca. 23 Benutzer (plus Admins) gleichzeitig in den Verfahren arbeiten, welche teilweise verschiedene Fachverfahrenszugriffe benötigen. Die genauen Anforderungen entnehmen Sie bitte dem Dokument "Leistungsverzeichnis 26-0096".

Zusätzliche Informationen: #Besonders auch geeignet für:other-sme#
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen:

Softwarepaket für die Finanzanalyse and Buchhaltung 📦

Softwarepaket für die Transaktionsverarbeitung 📦

Stadt: Hagen
Land: Deutschland 🇩🇪
Ort der Leistung: Hagen, Kreisfreie Stadt 🏙️
Dauer des Qualifizierungssystems
Unbestimmte Dauer ✅
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2026-05-27 08:00:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 65 Tage
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Elektronische Rechnungsstellung: Zulässig
Die elektronische Bestellung wird verwendet ✅
Elektronische Zahlung wird verwendet ✅
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 2026-05-15 23:59:59 📅
Zusätzliche Informationen: keine
Der Vertrag enthält Bedingungen zur Vertragsausführung ✅

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Eignungskriterium: Eintragung in das Handelsregister
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

aktueller Handelsregisterauszug (Mit dem Angebot; Mittels Dritterklärung): Hierfür besteht kein Vordruck; dieses Dokument erstellt das Handelsregister. Durch den Auszug aus dem Handelsregister weist der Bieter die erforderliche Befähigung und Erlaub-nis zur Berufsausübung nach. Das Dokument darf nicht älter als 12 Monate ab Ausschrei-bungsveröffentlichung sein. Bieter, die weder im Handelsregister noch in einem sonstigen öffentlichen Register eingetragen sind, haben auf dem Angebotsdeckblatt eine entspre-chende Eigenerklärung abzugeben

Eignungskriterium: Referenzen zu bestimmten Arbeiten
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Referenzprojekte (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Es werden drei Referenzen zu vergleichbaren Projekten gefordert. Die Vergleichbarkeit de-finiert sich wie folgt: Auftragsvolumen/Menge: Die drei Referenzprojekte müssen die Verwaltung von mindestens 5.000 aktiven Kind-Datensätzen (Stamm- und Beitragsdaten) im Bereich Kinderta-geseinrichtungen/OGS umfassen, um die Skalierbarkeit des Verfahrens für die Stadtgröße Hagens nachzuweisen. Rechtsrahmen (Landesrecht): Aufgrund der komplexen gesetzlichen Vorgaben zur Bei-tragsfreiheit (z. B. Beitragsfreiheit der letzten zwei Kindergartenjahre vor der Einschulung gemäß § 50 KiBiz) sowie der spezifischen Abrechnungslogik für Kindertagespflege in Nordrhein-Westfalen, muss mindestens eine der drei Referenzen bei einem öffentlich-rechtlichen Auftraggeber in NRW erbracht worden sein.

Eignungskriterium: Finanzkennzahlen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Bankerklärung (Mit dem Angebot; Mittels Dritterklärung): Zum Nachweis der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit ist mit dem Angebot eine aktuelle Bankauskunft bzw. Bankerklärung (nicht älter als 3 Monate ab Ausschreibungsveröffentlichung) der Hausbank vorzulegen. Bankerklärungen beinhalten Aussagen über die zwischen ihnen und dem beteiligten Unter-nehmen bestehende Geschäftsbeziehung. In den Erklärungen sollte insbesondere die ge-genwärtige Finanz- und Liquiditätslage des Unternehmens dargestellt werden. Da Verbind-lichkeiten gegenüber Dritten von einer Bankerklärung regelmäßig nicht erfasst sein können, beschränkt sich der Nachweisgehalt auf die konkrete Geschäftsbeziehung. Es wird keine Eigenerklärung akzeptiert, da gerade bei einer Bankauskunft die Objektivität eines Dritten gefragt ist. Die Vorlage einer Kopie (Scan) ist zulässig; der Auftraggeber behält sich vor, bei Zweifeln das Original einzufordern.

Eignungskriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Nachweis Betriebshaftpflichtversicherung (Mit dem Angebot; Mittels Dritterklärung): Das beteiligte Unternehmen hat eine in Umfang und Deckungshöhe dem zu vergebenden Auftrag entsprechende Betriebshaftpflichtversicherung nachzuweisen und zwar in Form ei-ner aktuellen Bestätigung der Versicherung über die Deckung. Diese Bestätigung darf zum Angebotsabgabetermin nicht älter als 12 Monate (gerechnet ab Ausschreibungsveröffentli-chung) sein. Eine Eigenerklärung ist nicht ausreichend. Die Vorlage einer Kopie (Scan) ist zulässig; der Auftraggeber behält sich vor, bei Zweifeln das Original einzufordern. Die Deckungssummen lauten wie folgt: 5 Millionen EUR für Personenschäden, 2 Millionen EUR für Sachschäden, 2 Millionen EUR für echte Vermögensschäden.

Handelsregisterauszug

Bankerklärung

Betriebshaftpflichtversicherung

Eignungskriterium: Eintragung in ein relevantes Berufsregister
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Unternehmensbeschreibung

Referenzen

Eignungskriterium: Versorgungssicherheit
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien: Erklärung nach § 123 und 124 GWB
Wichtigste Finanzierungsbedingungen und Zahlungsmodalitäten und/oder Verweis auf die einschlägigen Bestimmungen, die sie regeln: s. Lieferungs- und Zahlungsbedingungend der Stadt Hagen für IT-Aufträge
Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

Einzureichende Unterlagen: - Prüfung der Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung (Handelsregisterauszug) - Prüfung der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit (Bankerklärung, Betriebs-haftpflichtversicherung) - Prüfung der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit (Unternehmensbeschreibung, Referenzen) - Prüfung des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen gemäß §§ 123 und 124 GWB

Bedingungen für die Teilnahme
Ausschlussgrund:

Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung

Betrug

Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften

+ 19 weitere

Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens

Einstellung der gewerblichen Tätigkeit

Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung

Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren

Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels

Korruption

Schwerwiegendes berufliches Fehlverhalten

Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten

Täuschung, Zurückhaltung von Informationen, Unfähigkeit zur Vorlage erforderlicher Unterlagen oder Erlangung vertraulicher Informationen zu dem Verfahren

Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs

Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen

Verstoß gegen die in den rein innerstaatlichen Ausschlussgründen verankerten Verpflichtungen

Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen

Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Steuern

Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen

Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen

Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter

Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen

Zahlungsunfähigkeit

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Stadt Hagen -FB 15-
Nationale Registrierungsnummer: 05914-31001-55
Postanschrift: Postfach 4249
Postleitzahl: 58042
Postort: Hagen
Region: Hagen, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: it-einkauf@stadt-hagen.de 📧
Telefon: +49 23312075000 📞
Art des öffentlichen Auftraggebers
Regional- oder Kommunalbehörde
Haupttätigkeit
Allgemeine öffentliche Verwaltung
Kommunikation
Dokumente URL: https://www.vergabe.metropoleruhr.de/VMPSatellite/notice/CXTJYYDYTU7VV39T/documents 🌏
Teilnahme-URL: https://www.vergabe.metropoleruhr.de/VMPSatellite/notice/CXTJYYDYTU7VV39T 🌏
URL des Beschaffungsinstruments: https://www.vergabe.metropoleruhr.de/VMPSatellite/notice/CXTJYYDYTU7VV39T 🌏
Elektronische Einreichung: Erforderlich

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen

#Bekanntmachungs-ID: CXTJYYDYTU7VV39T# s. Vergabeunterlagen

Für Mediationsverfahren zuständige Stelle
Name: Vergabekammer Westfalen (Münster)
Nationale Registrierungsnummer: 05515-03004-07
Postanschrift: Albrecht-Thaer-Str. 9
Postleitzahl: 48147
Postort: Münster
Region: Münster, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabekammer@brms.nrw.de 📧
Telefon: +49 251411691 📞
URL: https://www.bezreg-muenster.de/themen/wirtschaft-kultur-und-kommunales/vergabekammer-westfalen 🌏
Körper überprüfen
Wie: Für Mediationsverfahren zuständige Stelle
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Wie: Name und Adressen
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren: s. § 160 GWB
Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2026-04-15+02:00 📅
Quelle: OJS 2026/S 074-261821 (2026-04-15)

Auftragsbekanntmachung (2026-05-04)

Ergänzende Informationen
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2026-05-04+02:00 📅

Änderungen
Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Nummer des Abschnitts: PROCEDURE
Neuer Wert
Text:

Ziff. 4.2.3 des EVB-IT Systemlieferungsvertrags musste angegepasst werden (Installation auf Server des Auftraggebers).

Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Änderung der Auftragsunterlagen am ✅
Datum der Änderung der Auftragsunterlagen: 2026-05-04 📅
Andere zusätzliche Informationen

Die Installation erfolgt auf dem Server des Auftraggebers und nicht auf dem Server des Auftragnehmers (wie vorher angegeben)

Hauptgrund für die Änderung: Korrektur – Beschaffer
Angaben zu Änderungen
Fassung der zu ändernden vorigen Bekanntmachung: 343e06f7-7e8e-4624-80be-6f3146321fc1-01
Quelle: OJS 2026/S 086-306202 (2026-05-04)

Auftragsbekanntmachung (2026-05-12)
Verfahren
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2026-06-01 08:00:00 📅
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 60 Tage
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 2026-05-20 23:59:59 📅

Ergänzende Informationen
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2026-05-12+02:00 📅

Änderungen
Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Nummer des Abschnitts: PROCEDURE
Neuer Wert
Text:

Bieterfragenfrist bis zum 20.05.26 Beantwortung von Bieterfragen bis zum 25.05 Angebotsfrist bis zum 01.06

Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Änderung der Auftragsunterlagen am ✅
Datum der Änderung der Auftragsunterlagen: 2026-05-12 📅
Andere zusätzliche Informationen
s. Aktenvermerk v. 12.05 (zu finden unter "Vermerke")
Hauptgrund für die Änderung: Aktualisierte Informationen
Angaben zu Änderungen
Fassung der zu ändernden vorigen Bekanntmachung: 1bd84079-1cd8-47ad-8b50-30a9e3f70d9e-01
Quelle: OJS 2026/S 092-330153 (2026-05-12)

Auftragsbekanntmachung (2026-05-21)
Verfahren
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2026-06-16 08:00:00 📅
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 59 Tage
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 2026-05-29 23:59:59 📅

Ergänzende Informationen
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2026-05-21+02:00 📅

Änderungen
Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Nummer des Abschnitts: PROCEDURE
Neuer Wert
Text:

Leistungsverzeichnis: Streichung I.3 und Spezifizierung G.3 Verlängerung der Angebotsfrist und Aktualisierung der Fristen (auch in den Dokumenten Aufforderung zur Angebotsabgabe und Vergabeunterlage) Anpassung im Anlagenverzeichnis im EVB-IT Mustervertrag (Datum zu Anlage 1 aktualisiert) Hinweis zur Handhabung des Nachweises zur Haftpflichtversicherung in der Vergabeunterlage ergänzt (Alle Änderungen in den Dokumenten sind in blauer Schriftfarbe ersichtlich.)

Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Änderung der Auftragsunterlagen am ✅
Datum der Änderung der Auftragsunterlagen: 2026-05-21 📅
Andere zusätzliche Informationen

Aufgrund von geringfügigen Anpassungen im Leistungsverzeichnis wird die Angebotsfrist verlängert.

Hauptgrund für die Änderung: Aktualisierte Informationen
Angaben zu Änderungen
Fassung der zu ändernden vorigen Bekanntmachung: 9d89c61a-b9d6-4c1a-9f71-c5c37dc817ee-01
Quelle: OJS 2026/S 098-350632 (2026-05-21)

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