Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)
a) Der Anbieter muss mindestens drei Referenzen aufweisen können, bei denen eine Basissoftware, die ggf. nach DLR-Bedürfnissen anpassbar ist, seit mindestens zwei Jahren im Einsatz ist (ohne Pilotphase).
b) Die Software soll seit mindestens zwei Jahren auf dem Markt erhältlich sein.
c) Das Aufrufen der Software muss über die Browser Microsoft Edge und Mozilla Firefox erfolgen können (mit VPN-Verbindung auch von zu Hause).
d) Die Software muss per DLR-internem Server gehostet werden können. Der Bieter spezifiziert, welche Hardware-Anforderungen bezüglich CPU, RAM, Massenspeicher usw. die Software bei der geplanten Anzahl an Nutzenden hat.
e) Die Software muss mit einer Open Source-Datenbank, vorzugsweise Postgres, funktionieren. Diese Datenbank muss ebenso auf einem DLR-internen Server betrieben werden.
f) Die Software muss isoliert, ohne Internetzugang, im Intranet des DLR funktionieren. Weder darf die Software versuchen Daten ins Internet zu senden noch Daten aus diesem zu empfangen. Dies schließt Metriken zur Analyse des Verhaltens der Nutzenden ein.
g) Der Bieter stellt eine Dokumentation zur Installation und Inbetriebnahme der Software inkl. Datenbank zur Verfügung.
h) Die Software soll eine Schnittstelle nach dem OpenAPI-Standard anbieten.
i) Die Software muss inhaltlich und funktional erweiterbar sein (mindestens durch den Anbieter).
j) Rechte und Rollen der Anwender müssen individuell mit dem CoMet-System (zentrales Identity Management System des DLR auf Basis LDAP; das DLR bietet darüber u.a. für alle zentral betriebenen Anwendungen ein Single Sign-on an) verknüpfbar sein.
k) Es muss ein Workflow möglich sein für die parallele Unterzeichnung der entsprechenden Anträge im System von unterschiedlichen Personen. Dieser muss auch eine Vorprüfung anderer Personen sowie Rückfragen ermöglichen. In diesem Zuge sind individuelle Kommentare an unterschiedliche Adressaten sowie in öffentlich und vertraulich differenziert benötigt.
l) Es muss zu jedem Zeitpunkt die Möglichkeit bestehen, für den Administrator den Status des Workflows aller Unterlagen abfragen zu können.
m) Deutsche Benutzeroberfläche
n) Möglichkeit des parallelen Arbeitens mehrerer Anwender (insbes. am gleichen Vorgang) gleichzeitig.
o) Möglichkeit des Zwischenspeicherns für späteres Bearbeiten.
p) Möglichkeit des Rückgängigmachens von eingegebenen/gelöschten Daten muss gegeben sein.
q) Ausgewiesenes Versionsmanagement: Dies beinhaltet die Archivierung, die Protokollierung von Änderungen, der Wiederherstellung älterer Dateiversionen und der Zugriffskoordination.
r) Möglichkeit der Historisierung der erfassten Daten.
s) Möglichkeit der automatischen Ablage in eine differenzierte Struktur
t) Microsoft Office Schnittstelle
u) SAP Schnittstelle
v) Vergabe der Rolle/Rechte für Administrator, Anstragstellende und Organisationseinheiten
w) Formulare und Masken
- Die Antragstellenden sollen drei unterschiedliche Formulare bedienen können, die zu unterschiedlichen Zeitpunkten im Prozess an den Prozessinhaber übermittelt werden müssen.
- Verlinkungen und automatische Datenübernahme zwischen den Formularen.
- Als Startansicht soll die mittelfristige Investitionsplanung (MINP) erscheinen.
- In der Startansicht (MINP) sollen zu den eingetragenen Investitionen Verlinkungen zu GI-Skizze oder GI-Antrag möglich sein.
- MINP, GI-Skizze und GI-Antrag
x) Prozessregeln
- Prozesszeitraum-jährlicher Prozess:
Es werden bestimmte Abgabefristen für die Antragstellenden festgelegt, zu denen ein Meilenstein erreicht werden muss. Werden diese Abgabefristen überschritten, führt dies zu einem Einfrieren des Prozesses.
Es werden bestimmte Abgabefristen für die bewertenden OE festgelegt, zu denen ein Meilenstein erreicht werden muss. Werden diese Abgabefristen überschritten, führt dies zur Nichtberücksichtigung der Bewertungen.
Nur nach Rücksprache kann eine neue Frist gesetzt werden und der Prozess kann wieder bearbeitet werden bzw. die Bewertung kann eingereicht werden.
- Einreichung GI-Skizze
Die Antragstellenden können bis zu zwei Skizzen pro Planungsjahr einreichen.
Sie können jedoch nur dann zwei GI Skizzen einreichen, wenn diese in Summe unter einem definierten Euro-Betrag liegen. Andernfalls können sie nur eine GI-Skizze einreichen, diese dann ohne Kostendeckelung."
- Iteration:
"Die Antragstellenden entscheiden, wann der Antrag zur Iteration an beteiligte Organisationseinheiten von ihnen freigeschaltet wird.
Die Iteration soll ausschließlich zwischen Sender und Empfänger (zwei Parteien) erfolgen, d. h. der Verlauf inkl. Kommentierung ist nur zwischen diesen beiden sichtbar. Die Iteration muss nicht seriell erfolgen, sondern kann parallel geschehen.
In diesem Zuge sind individuelle Kommentare an unterschiedliche Adressaten sowie in öffentlich und vertraulich differenziert notwendig.
Nach erfolgreichem Iterationsprozess den Antrag zur Mitzeichnungsrunde für die beteiligten Organisationseinheiten freigeben.
- Kommentierungen von Daten zwischen Administrator und Organisationseinheiten:
Freischaltung der Daten zur Sichtbarkeit und Kommentierung für bestimmte Organisationseinheiten.
In diesem Zuge sind individuelle Kommentare an unterschiedliche Adressaten sowie in öffentlich und vertraulich differenziert benötigt.
- Mitzeichnung
"Die Mitzeichnungsmöglichkeit muss immer zuvor von VO-RI freigeschaltet werden.
Die Mitzeichnungen ergeben sich automatisch aus obligatorischen und nutzungsbedingten Mitzeichnungen. Eine Auswahl ist nicht möglich.
Es soll parallel mitgezeichnet werden können und keine serielle Abhängigkeit zwischen den Mitzeichnungen bestehen.
Alle Mitzeichnungen müssen vorliegen, um die Unterlagen von den Antragstellenden an den Genehmigenden übermitteln zu können.
y) Berichte / Reportings
- Einfrieren von vorliegenden Daten zu jedem beliebigen Zeitpunkt.
- Automatisierte Statusberichte zu jedem beliebigen Zeitpunkt mit Ausgabeformat eines Ampelsystems (Rot: Antrag angelegt, gelb: VO-RI hat zur Mitzeichnung freigegeben, grün: alle Mitzeichnungen und Anhänge liegen vor).
- Erhebung von automatisierten oder frei wählbaren, beliebigen Statistiken.
- Editierbare Daten aus allen eingereichten MINP mit allen verfügbaren Informationen (diese Daten werden „Master-MINP“ genannt).
- Editierbare Daten aus allen eingereichten GI-Skizzen mit allen verfügbaren Informationen.
- Editierbare Daten aus allen eingereichten GI-Anträgen mit allen verfügbaren Informationen (diese Daten werden „Master-GI“ genannt).
- Editierbares Datenpaket, das individuell von VO-RI eingestellt werden kann.
z) Einweisung und Abnahme
- Abnahme nach Inbetriebnahme und Übergabe/Zustimmung zur Übergabe vor Ort beim AG
- Dokumentation und Schulung
Dokumentation aller Funktionalitäten. Übergabe zum Zeitpunkt der Installation. Durchführung Schulungen zur Einweisung in das neue System.