Softwarepaket für die Unternehmensressourcenplanung (ERP)

Universität zu Köln, Der Kanzler, Abteilung Einkauf

Bezeichnung des Auftrags durch den Auftraggeber: Einführung eines integrierten ERP-Systems mit den Funktionalitäten kaufmännische Finanzbuchhaltung, Haushaltsmanagement, Projekt- und Fördermittelverwaltung, Kosten- und Leistungsrechnung sowie Einkauf/Beschaffung. Die Hochschulwirtschaftsführungsverordnung (HWFVO) des Landes Nordrhein-Westfalen stellt den Hochschulen des Landes Nordrhein-Westfalen frei, ihre Rechnungslegung nach kaufmännischen Grundsätzen einzurichten. Es gelten dann sinngemäß die Regelungen des HGBs (§ 10 Abs. 1 HWFVO); 2. Mit dem Ziel, die stetige Erfüllung ihrer Aufgaben sicherzustellen, vorausschauend zu planen und die wirtschaftliche und effektive Verwendung ihrer Mittel sicherzustellen (§ 5 Abs. 2 HG), beabsichtigt die Universität zu Köln (UzK), deshalb das kaufmännische Rechnungswesen einzuführen. Hintergrund ist auch, dass nach dem Gesetz über die Hochschulen des Landes Nordrhein-Westfalen (Hochschulgesetz - HG) für die Universitäten die Möglichkeit besteht, zur Deckung von Ausgaben Kredite aufzunehmen. Dies setzt voraus, dass das Rechnungswesen nach kaufmännischen Grundsätzen geführt wird und ein testierter Jahresabschluss vorliegt; 3. Das neu zu konzipierende kaufmännische Rechnungswesen soll eine einheitliche und integrierte Datenbasis bereitstellen und, unter Erfüllung der zahlungsorientierten Berichtspflichten, die bisherige kamerale Haushaltsführung ablösen. Spezifische Anforderungen der UzK sind die Einführung einer kaufmännischen Finanzbuchhaltung mit integrierter Anlagenbuchhaltung, einer integrierten Beschaffungsfunktionalität, die dezentrale Beschaffungsvorgänge unterstützt, einer integrierten Fördermittel- und Projekteverwaltung, eines bedarfsorientierten Standardberichtswesens, einer Kosten- und Leistungsrechnung mit Kostenträgerrechnung sowie einer integrierten Liquiditätsplanung; 4. Im Zuge des Modellversuches "Dezentrales Liegenschaftsmanagement" übernimmt die Universität zu Köln seit 2007 zusätzlich zum Betrieb der Gebäude selbstverantwortlich die Planung, Umsetzung und Überwachung von Baumaßnahmen. Deshalb benötigt die UzK ein professionelles Baukosten- und Bewirtschaftungscontrolling, das entweder integriert oder über eine Schnittstelle mit dem ERP-System zu verbinden ist. Zur Unterstützung einer professionellen Personalwirtschaft (ohne Lohn- und Gehaltsabrechnung) soll diese entweder integriert oder über eine Schnittstelle ans ERP-System angebunden werden; 5. Mit dem Start des Projektes BILANZ hat die UzK die notwendigen Voraussetzungen zur Einführung des kaufmännischen Rechnungswesens geschaffen. In einem ersten Schritt wurden die kameralen Ist-Hochschulprozesse dokumentiert, in kaufmännische Soll-Prozesse weiterentwickelt und hieraus eine differenzierte Leistungsbeschreibung (funktionaler Anforderungskatalog) erarbeitet; 6. Im Leistungsumfang dieser Vergabe enthalten sind die Überlassung der Lizenzrechte, die für die Implementierung erforderlichen Unterstützungsleistungen (Software-Anpassung, Produktivsetzung, Schulung, Startbetreuung, Dokumentation) sowie Software-Pflege und Wartung eines integrierten ERP-Systems mit oben angeführten Funktionalitäten, unter Gewährleistung der Konformität mit den einschlägigen steuer-, handels- und verwaltungsrechtlichen Vorschriften; 7. Zur Implementierung des ERP-Systems ist ein separates Teilprojekt vorgesehen. Vom Anbieter wird erwartet, dass er innerhalb der bestehenden Projektstruktur des Gesamtprojektes BILANZ mit dem Projektteam der UzK sowie dem betriebswirtschaftlichen Berater vertrauensvoll zusammenarbeitet; 8. Die UzK strebt die Erstellung der Eröffnungsbilanz zum 1.1.2011 an; 9. Folgendes Mengengerüst liegt gegenwärtig zugrunde: 10 Kapitel, 200 Titel und 9 963 Konten sowie jährlich etwa 260 000 Buchungen und ca. 200 000 zahlungswirksame Buchungen. Gegenwärtig arbeiten ca. 500 Mitarbeiter in der zentralen Verwaltung der UzK.

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2009-11-12. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2009-10-14.

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