Stadt Barsinghausen - Umsetzung und Betrieb eines Druck- und Kopierkonzeptes

Stadt Barsinghausen

Die Stadt Barsinghausen beabsichtigt auf der Basis dieses Vergabeverfahrens die Umsetzung und Betrieb eines Druck- und Kopierkonzeptes neu zu vergeben.

Deadline

Deadline 2026-08-03

Wer?

• Stadt Barsinghausen

Wie?

• Büromaschinen, Büromaterial und Zubehör, außer Computern, Druckern und Möbeln › Fotokopier- und Offsetdruckgeräte
• Softwarepaket mit Druckdienstprogrammen › Druckerpuffer-Softwarepaket
• Wartung und Reparatur von Reprografiegeräten › Wartung von Fotokopiergeräten

Wo?

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2026-07-02	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2026-07-02)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Stadt Barsinghausen - Umsetzung und Betrieb eines Druck- und Kopierkonzeptes
Referenznummer: VC0052
Kurze Beschreibung:

Die Stadt Barsinghausen beabsichtigt auf der Basis dieses Vergabeverfahrens die Umsetzung und Betrieb eines Druck- und Kopierkonzeptes neu zu vergeben.

Art des Vertrags: Lieferungen
Produkte/Dienstleistungen: Fotokopier- und Offsetdruckgeräte 📦
Informationen über Lose
Dieser Vertrag ist in Lose unterteilt ✅
Höchstzahl der Lose, die an einen Bieter vergeben werden können: 2
Angebote können für eine maximale Anzahl von Losen eingereicht werden: 2

1️⃣
Interne Kennung: 1
Titel: Umsetzung und Betrieb eine Druck- und Kopierkonzeptes
Beschreibung der Beschaffung:

Bereitstellung und den Betrieb eines Druck- und Kopierkonzeptes für die Stadt Barsinghausen im Rahmen eines Betreibermodells. Gegenstand des Loses ist die Lieferung, Bereitstellung, Installation, Inbetriebnahme und der laufende Betrieb von Druck- und Multifunktionssystemen für Verwaltungs- und Schulstandorte einschließlich Wartung, Instandhaltung, Störungsbeseitigung, Verbrauchsmaterialversorgung, Entsorgung verbrauchter Materialien sowie Abrechnung auf Grundlage von Grundmietentgelten und Serviceklickpreisen. Die Systeme sind in die vorhandene IT- und Netzwerkinfrastruktur des Auftraggebers einzubinden und müssen eine hohe Verfügbarkeit, eine verlässliche Servicequalität, energieeffizienten Betrieb sowie eine wirtschaftliche und verursachungsgerechte Nutzung unterstützen. Einfache Scan-Funktionen, insbesondere Scan-to-E-Mail und Scan-to-Folder, sind geräteseitig bereitzustellen. Die Multifunktionssysteme müssen darüber hinaus technisch geeignet sein, in die separat ausgeschriebene Softwarelösung aus Los 2 für Druckmanagement, Follow-Me-Print und OCR-Scan eingebunden zu werden.

Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Wartung von Fotokopiergeräten 📦
Hauptstandort oder Erfüllungsort: keine
Postanschrift: Bergamtstr. 5
Postleitzahl: 30890
Stadt: Barsinghausen
Land: Deutschland 🇩🇪
Ort der Leistung: Region Hannover 🏙️
Dauer: 72 Monate
Vergabekriterien
Kostenkriterium (Name): Preisblatt C20 / C21
Kostenkriterium (Gewichtung): 50.0
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Kriterienkatalog C30 / C31
Qualitätskriterium (Gewichtung): 50.0
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001

2️⃣
Interne Kennung: 2
Titel: Bereitstellung und Implementierung einer Softwarelösung für Druckmanagement, Follow-Me-Print und OCR-Scan
Beschreibung der Beschaffung:

Die Stadt Barsinghausen verfolgt mit der Neubeschaffung des Druck- und Kopierkonzeptes sowieder ergänzenden Softwarelösung das Ziel, die Druck-, Kopier- und Scanprozesse in der Verwaltung und an den Schulstandorten technisch zu modernisieren und organisatorisch zu vereinheitlichen. Die allgemeinbildenden Schulen der Stadt Barsinghausen verfügen über eigenständige IT- Umgebungen und autarke breitbandige Internetanschlüsse. Eine geschützte WAN-Anbindung der Schulstandorte an das Rathaus bzw. an die zentrale Verwaltungsinfrastruktur besteht nicht. Vor diesem Hintergrund soll die Bereitstellung zentraler Druckmanagement- und Follow-Me-Print- Funktionen nicht von einer klassischen Standortvernetzung über WAN abhängig gemacht werden. Mit der flächendeckenden Bereitstellung leistungsfähiger Internetanschlüsse an den Schulstandorten besteht die Möglichkeit, zentrale Softwarefunktionen über eine Cloud- Betriebsumgebung standortübergreifend bereitzustellen. Diese Architektur unterstützt die Einbindung der Schulen in ein einheitliches Druck- und Scanmodell, ohne dass hierfür eine direkte Netzwerkkopplung mit dem Rathaus erforderlich ist. Die Softwarelösung aus Los 2 soll daher so ausgelegt sein, dass die hierfür vorgesehenen Multifunktionssysteme der Verwaltungs- und Schulstandorte über die jeweilige lokale Internetanbindung an die zentrale Softwarelösung angebunden werden können. Die Authentisierung, die sichere Druckfreigabe, die Verwaltung von Druckaufträgen sowie die erweiterten Scan- und OCR-Funktionen sollen standortübergreifend nutzbar sein.

Produkte/Dienstleistungen: Druckerpuffer-Softwarepaket 📦
Dauer: 48 Monate
Maximale Verlängerungen: 2
Weitere Informationen zur Verlängerung:

Abschluss eines EVB-IT-Vertrages mit einer Laufzeit von 48 Monaten, sowie einer automatischen Verlängerung um jeweils 12 Monate, sollte der Vertrag nicht 6 Monate vor Vertragsende schriftlich gekündigt werden. Nach Ablauf von 72 Monate endet der Vertrag ohne das es einer Kündigung bedarf.

Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0002
Umfang der Beschaffung
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen:

Druckerpuffer-Softwarepaket 📦

Wartung von Fotokopiergeräten 📦

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Zentrale Elemente des Verfahrens:

Los 1: Die Stadt Barsinghausen verfolgt mit der Realisierung eines Druck- und Kopierkonzeptes nachfolgende Zielsetzungen: - Optimierung des Druck- und Kopieroutputs, - Austausch / Modernisierung aller Druck- und Multifunktionssysteme, - Reduzierung der Anzahl der Druckertreiber auf ein Minimum, - Sicherung eines hochwertigen Farbdrucks, - Einbindung aller Verwaltungssysteme in die vorhandene Netzwerkinfrastruktur, - Abrechnung der Dienstleistung auf Basis von Grundmietpreisen zzgl. eines Serviceklickpreises, - Energieeffizienz nach TEC-Werten, Die Stadt Barsinghausen erwartet eine hohe Verfügbarkeit der Systeme und eine verlässliche, gleichbleibende Servicequalität. Los 2: Mit der separaten Beschaffung der Softwarelösung für Druckmanagement, Follow-Me-Print und OCR-Scan verfolgt die Stadt Barsinghausen insbesondere folgende strategische Ziele: - Bereitstellung einer einheitlichen Softwareumgebung für Druckmanagement, Follow-Me-Print, sichere Druckfreigabe und OCR-gestützte Scanprozesse, - Schaffung einer zentralen Plattform, die sowohl für die Verwaltung als auch für dieallgemeinbildenden Schulen der Stadt Barsinghausen genutzt werden kann, - Entkopplung der Softwarelösung von der Beschaffung der Druck- und Multifunktionssysteme, um eine möglichst herstellerübergreifende und zukunftsfähige Nutzung sicherzustellen, - Unterstützung eines standortübergreifenden Druckmodells auf Grundlage der jeweils vorhandenen Internetanbindungen, insbesondere für Schulstandorte ohne direkte WAN- Anbindung an das Rathaus, - nutzerbezogene Authentisierung und Freigabe von Druckaufträgen an hierfür berechtigten Multifunktionssystemen.

Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2026-08-03 10:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2026-08-03 10:15:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote (Ort): Es handelt sich um keine öffentliche Submission
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 8 Wochen
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Eröffnungstermin: 2026-08-03 10:15:00 📅
Ort des Eröffnungstermins: Es handelt sich um keine öffentliche Submission
Elektronische Rechnungsstellung: Zulässig
Die elektronische Bestellung wird verwendet ✅
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 2026-07-27 23:59:59 📅
Zusätzliche Informationen:

Der Auftraggeber behält sich vor, fehlende Erklärungen und Nachweise, die explizit gefordert sind, nachzufordern. Die Bieter haben keinen Anspruch auf Nachforderungen / Nachreichungen von Unterlagen.

Vergabekriterien
Gewichtungsart: Gewichtung (Punkte, genau)
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Der Vertrag enthält Bedingungen zur Vertragsausführung ✅

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Eignungskriterium: Maßnahmen zur Sicherstellung der Qualität
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

1.3.1 Wie viele Mitarbeiter stehen im Bereich Druck- und Kopierlösungen insgesamt zur Verfügung? (Informationskriterium)

1.3.2 Der Bieter hat zu erklären, dass er im Auftragsfall mindestens einen geeigneten Servicestandort innerhalb eines Umkreises von maximal 250 km Fahrstrecke zur Stadt Barsinghausen vorhält oder spätestens bis zum Leistungsbeginn einrichtet. (Ausschlusskriterium)

1.3.3 Angabe der WEEE Reg.Nummer (Ausschlusskriterium)

Eignungskriterium: Umweltmanagementmaßnahmen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

1.3.4 Nachweis über die Erfüllung der EU-ROHS-Vorgaben, vom Anbieter oder des jeweiligen Herstellers der angebotenen Systeme. (Ausschlusskriterium)

1.3.5 Es sind mindestens drei vergleichbare abgeschlossene Referenzen (Ausschlusskriterium) mit der beigefügten Anlage "Referenzen" bereitzustellen. (Ausschlusskriterium)

Wichtigste Finanzierungsbedingungen und Zahlungsmodalitäten und/oder Verweis auf die einschlägigen Bestimmungen, die sie regeln: siehe Angebotsbedingungen
Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung: keine
Bedingungen für die Teilnahme
Ausschlussgrund:

Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung

Betrug

Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften

+ 19 weitere

Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens

Einstellung der gewerblichen Tätigkeit

Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung

Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren

Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels

Korruption

Schwerwiegendes berufliches Fehlverhalten

Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten

Täuschung, Zurückhaltung von Informationen, Unfähigkeit zur Vorlage erforderlicher Unterlagen oder Erlangung vertraulicher Informationen zu dem Verfahren

Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs

Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen

Verstoß gegen die in den rein innerstaatlichen Ausschlussgründen verankerten Verpflichtungen

Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen

Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Steuern

Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen

Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen

Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter

Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen

Zahlungsunfähigkeit

Beschreibung der Ausschlussgründe:

Es gelten die Ausschlussgründe nach §122 GWB, §123 GWB, § 124 GWB sowie nach §42 VgV. außerdem: Ausschlussgründe aus Artikel 5k der Verordnung EU 2022/576 (Nr. 833/2024 in der aktuellen Fassung) - Verbot von Auftragserteilungen an russische Staatsangehörige / Unternehmen / Lieferanten. Der Auftraggeber schließt Unternehmen zu jedem Zeitpunkt des Vergabeverfahrens von der Teilnahme aus, soweit dieser Kenntnis über das unbedingte Vorliegen von Ausschlussgründen erlangt. Hierzu ist die Eigenerklärung Russland-Sanktionen (Anlage B17_V1) vorzulegen.

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Stadt Barsinghausen
Nationale Registrierungsnummer: DE115507381
Postanschrift: Bergamtstr. 5
Postleitzahl: 30890
Postort: Barsinghausen
Region: Region Hannover 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: IT-Einkauf
E-Mail: melanie.sandvoss@barsinghausen.de 📧
Telefon: +49 5105-774-2450 📞
URL: http://www.barsinghausen.de 🌏
Art des öffentlichen Auftraggebers
Regional- oder Kommunalbehörde
Haupttätigkeit
Allgemeine öffentliche Verwaltung
Kommunikation
Dokumente URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4DEUMX40/documents 🌏
Teilnahme-URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4DEUMX40 🌏
URL des Beschaffungsinstruments: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4DEUMX40 🌏
Elektronische Einreichung: Erforderlich

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen

#Bekanntmachungs-ID: CXP4DEUMX40# Die Eignungsnachweise unter Nr. III.2 sind vollständig mit der Bewerbung einzureichen. Die Ergänzung um weitere Unterlagen steht Ihnen frei. Liegen Nachweise und Erklärungen nicht rechtzeitig vor, kann die Bewerbung wegen Unvollständigkeit ausgeschlossen werden. Ausländische Bieter haben gleichwertige Bescheinigungen ihres Herkunftslandes vorzulegen. Bei fremdsprachigen Bescheinigungen ist eine beglaubigte Übersetzung in die deutsche Sprache beizufügen. Im Falle einer Bietergemeinschaft sind die Eignungsnachweise unter III.2.1 bis III. 2.3 für jedes Mitglied der Gemeinschaft mit dem Angebot vorzulegen. Des weiteren ist eine Erklärung abzugeben, dass die Mitglieder der Bietergemeinschaft gesamtschuldnerisch haften. Es ist anzugeben, welches Mitglied im Verfahren als Bevollmächtigter auftritt. Seit dem 18.10.2018 müssen sämtliche Auftraggeber EU-weite Vergabeverfahren vollständig elektronisch durchführen. Dies umfasst auch die Pflicht, Angebote nur noch in elektronischer Fassung entgegenzunehmen. Schriftliche Beiträge in Papierform dürfen nicht mehr akzeptiert werden. Auch die Abwicklung über E-Mail ist nicht zulässig.

Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Niedersachsen beim Nds. Ministerium für Wirtschaft, Verkehr und Bauen
Nationale Registrierungsnummer: T:04131153308
Postanschrift: Auf der Hude 2
Postleitzahl: 21339
Postort: Lüneburg
Region: Lüneburg, Landkreis 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: Vergabekammer
E-Mail: vergabekammer@mw.niedersachsen.deueringen.de 📧
Telefon: +49 4131-153308 📞
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:

Informationen über die Überprüfungsfristen: 1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. (2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht. (3) Der Antrag ist unzulässig, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt. Organisation, die weitere Informationen bereitstellt: Stadt Barsinghausen

Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2026-07-02+02:00 📅
Quelle: OJS 2026/S 126-457342 (2026-07-02)

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