Steuerberatungs- und Abrechnungsleistungen für Auslandsentsendungen und Ortskräfte des Hessischen Rundfunks

Beschreibung der Beschaffung

Das Auftragsvolumen umfasst aktuell 6 Auslandsentsendungen. Im Jahr 2027 wird es sich um 1 Ortskraft erweitern und kann sich während der Vertragslaufzeit verändern.
Die Leistungen sind für die Länder USA, Spanien und Marokko und Deutschland für die für das jeweilige Land angegebene Zielgruppe (Auslandsentsendungen und Ortskräfte) zu erbringen.

Die Vertragslaufzeit beginnt ab dem 01.01.2027, Grundlaufzeit 2 Jahre mit der Option der zweimaligen Verlängerung. Er verlängert sich jeweils um 1 Jahr, sofern der Vertrag nicht vom Auftraggeber mit einer Frist von sechs Monaten zum Vertragsende gekündigt wird. Der Vertrag endet somit spätestens am 31.12.2030, ohne dass es einer gesonderten Kündigung bedarf.

1. Steuerung und Koordination der Leistungserbringung der Provider und ggf. der beauftragten Kooperationspartner im Ausland bzw. Entsendungsland inklusive Sicherstellung der festgelegten Qualitäts- und Servicestandards
2. Beratungsgespräch mit dem zu entsendenden Mitarbeitenden oder der ausgewählten Ortskraft, Sachverhaltsklärung zur persönlichen Einkommenssituation, Sozialversicherung, Steuern, Grundgehalt, Kinder
3. Abstimmung Finanzamt: Beantragung der erforderlichen ausländischen Steuernummern sowie weiterer Genehmigungen/Anträge/Meldungen bei den zuständigen Stellen im In- und Ausland (insbesondere Freistellungserklärung gemäß DBA/Kassenstaatsprinzip), Nachverfolgung der Vorgänge und Klärung offener Fragen
4. Abstimmung Sozialversicherungsträger: Beantragung der erforderlichen ausländischen Sozialversicherungsnummer sowie weiterer Genehmigungen/Anträge und Bescheinigungen über die Anwendung deutscher Rechtsvorschriften der sozialen Sicherheit (Certificates of Coverage/A1 Bescheinigung) und ggf. Antragstellung zur Umstellung der Krankenversicherung in eine Anwartschaftsversicherung bei den zuständigen Stellen im In- und Ausland, Nachverfolgung der Vorgänge und Klärung offener Fragen
5. Ermittlung des monatlichen Steuerbetrages im Ausland bzw. Entsendungsland unter Beachtung des Kassenstaatsprinzips, Abführen der Steuerzahlungen inklusive aller Nachweispflichten
6. Ermittlung des monatlichen Sozialversicherungs-Beitrages im Ausland bzw. Entsendungsland, Abführen der Sozialversicherungsbeiträge inklusive aller Nachweispflichten.
7. Payroll einrichten: Aufnahme neuer Mitarbeitender
8. Payroll abschließen: Abschluss ausscheidender Mitarbeitender
9. Abrechnung und Ermittlung des monatlichen Auszahlungsbetrages entsprechend der länderspezifischen Regelungen, Erstellen und Versenden der Vergütungsmitteilungen an die Ortskraft
10. Erstellen der Steuererklärung im Entsendungsjahr im Entsendungsland und in Deutschland für die Entsendungstätigkeit. Weiterleitung der Steuererklärung an die zuständige Stelle, Nachverfolgung der Vorgänge inklusive der Überprüfung des Bescheides sowie ggf. Einleiten von Widersprüchen
11. Erstellen der Steuererklärung im Jahr der Rückkehr im Entsendungsland und für die Entsendungstätigkeit inklusive Deregistrierung. Weiterleiten der Steuererklärung an die zuständige Stelle, Nachverfolgung der Vorgänge inklusive der Überprüfung des Bescheides sowie ggf. Einleiten von Widersprüchen
12. Erstellen der Steuererklärung in allen Entsendungsjahren im Entsendungsland für die Entsendungstätigkeit in den USA. Weiterleiten der Steuererklärung an die zuständige Stelle, Nachverfolgung der Vorgänge inklusive der Überprüfung des Bescheides sowie ggf. Einleiten von Widersprüchen
13. Verarbeitung der Reisedaten, auch wenn diese nicht unmittelbar über die Gehaltsabrechnung abgewickelt werden. Der Auftragnehmer nimmt die steuer- und sozialversicherungsrechtliche Bewertung der nach der jeweils geltenden hr-Reiseordnung auszuzahlenden Reisekosten in Deutschland an die Auslandsentsandten vor (Spanien, Marokko und USA).
System Hessischer Rundfunk: Reiseportal Cytric
Reisen (Hotel/Bahn/Flug) können über das Reiseportal Cytric, sowohl über die Online-Plattform der ARD als auch über die Cytric Mobile App gebucht und inklusive Verpflegungsmehraufwendungen abgerechnet werden. Die App "Cytric Mobil" ermöglicht es Reisenden zudem, bequem von unterwegs Reisemittel zu buchen, abzurechnen und zu stornieren. Die App wird von den Nutzenden
für Android- und IOS-Geräte aus dem Google-PlayShop oder aus dem Apple-App-Store heruntergeladen und auf mobilen Geräten installiert.
14. Monatliche Übermittlung vergütungsrelevanter Daten, Lohnkonten, Vergütungsnachweise und Kontenabgleiche in standardisierter, datenschutzrechtlich gesicherter Form mit elektronischer Auswertungsmöglichkeit
15. Erstellung der notwendigen Meldungen und Formulare für die Berufsgenossenschaft/Haftpflicht und evtl. anderer ausländischer Behörden und Zulieferung an den Auftraggeber
16. Antragstellung auf Versicherungspflicht in der Rentenversicherung bei Bedarf
17. Abstimmung mit einem ortsansässigen Provider im Entsendeland zum Datenzugriff sowie steuer- und sozialrechtlichen Fragen und Meldungen
18. Anstaltsspezifische Beratung und Klärung von speziellen Fragen, die nicht in der Leistungsbeschreibung abgedeckt sind. Es erfolgt eine vorherige Abklärung des normalen oder erhöhten Schwierigkeitsgrades/Aufwandes. Die Abrechnung erfolgt je angefangene Viertelstunde.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Es sind mit dem Angebot mindestens 3 Referenzen anzugeben und zu erläutern, die mit der zu vergebenden Leistung in Art und Umfang vergleichbar sind, s. dazu 3.A Anlage 11_Eigenerklärung zur Eignung:
Steuerliche Beratung international tätiger Arbeitnehmer in den Entsendungsländern USA und Spanien;
Betreuung sowie Beratungsleistungen und Payroll - Erstellung im Kontext von Entsendungen oder Ortskräften in den USA.
Berücksichtigt werden die letzten drei Geschäftsjahre (2023 - 2025), wobei eine dreijährige Marktzugehörigkeit dabei nicht zwingend erforderlich ist.
Es ist nicht erforderlich, die geforderten Kriterien bei jeder Referenz zu erfüllen. Es genügt, dass diese in der Gesamtheit bei den angegebenen Referenzen nachgewiesen werden.
Es gelten ausschließlich die Angaben der Anlage. Firmenprospekte und Präsentationsunterlagen können diese Angaben und Erklärungen nicht ersetzen.
Der Hessische Rundfunk geht grundsätzlich davon aus, dass die im Vergabeverfahren gemachten Angaben der Bieter den Tatsachen entsprechen, behält sich aber vor, in begründeten Zweifelsfällen den Referenzauftraggeber zu kontaktieren, um die Angaben zu überprüfen.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Erklärung, dass in den USA sind mindestens 2 Steuerberater sowie 1 fachkundige Person im Sozialversicherungsrecht eingesetzt sind. Das eingesetzte Personal verfügt über deutsche Sprachkenntnisse in Wort und Schrift C1 Level. S. dazu 3.B Anlage 11_Eigenerklärung zur Eignung.
Der Nachweis über die Angaben der technischen Fachkräfte wird vom Bieter durch Ausfüllen der Tabelle in der Anlage 11 und Beifügung von Fachkräfteprofilen erbracht.
Die Profile der zum Einsatz kommenden Fachkräfte sollen insbesondere den beruflichen Werdegang sowie Fachkenntnisse zum Inhalt haben, die Erfahrung der Fachkraft und die Sprachkenntnisse widerspiegeln.
Sollten die Mindestanforderungen an die technische und berufliche Leistungsfähigkeit nicht erfüllt sein, gilt der Bieter als nicht geeignet. Dies hat zwingend den Ausschluss des Bewerbers/Bieters vom Verfahren zur Folge (§ 57 Abs. 1 VgV).

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Erklärung gem. Nr. 1 der Anlage 11_Eigenerklärung zur Eignung über das Vorliegen einer MItgliedschaft in einer entsprechenden berufsständigen Kammer der international tätigen Wirtschaftsprüfer- oder Steuerberatergesellschaft sowie Erklärung über Befugnis, im jeweiligen Entsendungsland nach dem dort geltenden Recht zur unbeschränkten Hilfeleistung in Steuersachen befugt zu sein und entsprechende Berufsträger zu beschäftigen bzw. gem § 3 des Steuerberatergesetzes keine Erlaubnis zu benötigen. Auf Nachfrage kann ein Nachweis vorgelegt werden.

Zusätzliche Informationen

Der Hessische Rundfunk (hr) ist eine Anstalt des öffentlichen Rechts. Der hr beabsichtigt, den Vertrag als Grundlage für die Leistungserbringung, deren Anforderungen sich aus den Vergabeunterlagen- insbes. der Leistungsbeschreibung- ergeben, für eine Laufzeit von maximal 4 Jahren abzuschließen, dabei ist die Grundlaufzeit 2 Jahre. Der Vertragsbeginn ist der 01.01.2027. Der Vertrag beinhaltet die Beschaffung von Dienstleistungen zur steuerlichen, sozialversicherungsrechtlichen und payrollbezogenen Betreuung von Auslandsentsendungen und Ortskräften. Der Auftrag umfasst Elemente der Entgeltabrechung, von Steuererklärungen, von Sozialversicherungsleistungen, die Kommunikation mit in- und ausländischen Behörden sowie die datenschutzkonforme Bearbeitung. Leistungen sind für die Entsendeländer USA, Marokko und Spanien sowie Deutschland zu erbringen. Die Betreuung der Entsendungen und Ortskräfte erfordert eine einheitliche steuerliche, sozialversicherungsrechtliche und organisatorische Gesamtbewertung. Ein zentraler Ansprechpartner stellt eine einheitliche Steuerung, die Umsetzung einheitlicher Qualitäts-, Prozess- und Datenschutzstandards sicher.

Das Ende der Frist zur Abgabe der Bieterfragen endet am 01.10.2026 um 10 Uhr.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Ein Nachprüfungsantrag ist gemäß § 160 GWB unzulässig, soweit:

1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften von Einreichen des Nachprüfungsantrag erkannt und gegenüber dem Hessischen Rundfunk nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt,

2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachungbenannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Hessischen Rundfunk gerügt werden,

3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens b is zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem hessischen Rundfunk gerügt werden,

4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Hessischen Rundfunks, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.