Support, Wartung und Weiterentwicklung des Anwendungsverbundes APPG

Kurze Beschreibung

Ziel der Ausschreibung ist der Abschluss eines EVB-IT Servicevertrages zu Support, Wartung und Weiterentwicklung des Anwendungsverbundes APPG.
In den Vertrags- und Ausschreibungsunterlagen wird der Anwendungsverbund aus PPS (Teilsystem Planung Kultur), PLUS (Teilsystem Planung Sprache) und GAP (Systemverbund Kulturförderung) unter APPG zusammengefasst.
Eine detaillierte Beschreibung der geforderten Leistung befindet sich in den Anlagen zu diesen Ausschreibungsbedingungen.

Beschreibung der Beschaffung

Übernahme der bestehenden Supportleistungen für den Betrieb, die Pflege und die Weiterentwicklung der APPG-Lösungen.
Die Beschaffung der Nutzungsrechte zur Standardsoftware Absidion und Microsoft M365 bzw. deren Lizenzen erfolgt separat durch den AG. Die Dienstleistungen zur Implementierung bzw. zur Konfiguration der Anwendung, die Leistungen zur Bereitstellung, bzw. funktionales Monitoring der Anwendung ist entsprechend den Vorgaben aus dem Servicevertrag und der Leistungsbeschreibung zu erbringen.
Die technische Überwachung der onPremises Systeminfrastruktur wird vom AG bzw. dessen RZ-Dienstleister ausgeführt.
Die Anwendungen zur Planung (PPS und PLUS) stehen nur in deutscher Sprache zur Verfügung und werden ausschließlich von den Mitarbeiter*innen des Goethe Instituts genutzt. Die Bewerber*innen der Kulturförderung nutzen die Bewerbungsplattform in aktuell über 10 Sprachen. Zusätzliche Sprachen werden im Wesentlichen durch MA des AG übersetzt.
Aufgrund der in allen Zeitzonen aktiven Anwendenden werden die Anwendungen durchgängig 24/7 genutzt. Für die Anwendungen ist jedoch keine Hochverfügbarkeit mit entsprechender Ausfallsicherheit notwendig. Für APPG ist eine normale Verfügbarkeit und ein hoher Schutzbedarf entsprechend der BSI-Klassifizierung vorgesehen.
Der Auftragnehmer verpflichtet sich auf Grundlage des EVB-IT Servicevertrages insbesondere zu folgenden Leistungen:
- Bestandsaufnahme: Einarbeitung in das bestehende System, wenn der Bewerber nicht Bestandsanbieter ist.
- Wiederherstellung der Betriebsbereitschaft
- Aufrechterhaltung der Betriebsbereitschaft
- Überlassung neuer Programmstände *(1)
- Hotline 2nd und 3rd Level Support *(2)
- Schulungen
- Weiterentwicklung des Systems und deren Schnittstellen aufgrund der Bedürfnisse des Auftraggebers
- Sonstige Serviceleistungen:
- Beratung zur Weiterentwicklung und Optimierung der bestehenden Anwendungsarchitektur
- Beratung zur Integration der Anwendung in die Infrastruktur des Goethe-Instituts und deren Schnittstellen
- Optional Migration des IT-Systems in die Cloud des Auftragnehmers, sowie Betrieb und Hosting in der Cloud oder Anbindung an eine neue Infrastruktur
*(1) Patches und Upgrades zur Standardsoftware Absidion werden durch den SW-Hersteller bereitgestellt.
*(2) Der 3rd Level Support zur Standard-SW Absidion und Microsoft wird vom Hersteller bereitgestellt

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Mindestanforderungen
1)Unternehmensdarstellung (max. 3 Seiten), insbesondere unter Nennung der Rechtsform (ggf. Konzernzugehörigkeit), Standort(e), Unternehmensstruktur, Ansprechpartner, Darstellung der Kernkompetenzen/Geschäftsfelder, des Leistungsportfolios sowie der Anzahl der festangestellten Mitarbeiter, unterschrieben, ausgedruckte oder PDF-Version
2)Eigenerklärung (soweit erforderlich) der Bewerbergemeinschaftsmitglieder zur gesamtschuldnerischen Haftung und Benennung desjenigen, der die Bewerbergemeinschaft vertritt einschließlich Nachweis der Vertretungsmacht (Anlage B3).
3) Im Fall einer Eignungsleihe (soweit zutreffend): Eigenerklärung zur Eignungsleihe, einschließlich Verpflichtungserklärung des Unterauftragnehmers/sonstigen Dritten. Im Falle der Eignungsleihe (= Inanspruchnahme der Fachkunde oder Leistungsfähigkeit eines Unterauftragnehmers oder sonstigen Dritten) hat der Bieter eine verbindliche Verpflichtungserklärung des jeweiligen Unternehmens vorzulegen, dass ihm die Mittel zur Verfügung stehen werden bzw. dass der Dritte die Leistung ausführen wird (§ 47 Abs. 1 VgV) sowie eine Erklärung der gemeinsamen Haftung des Bieters und des anderen Unternehmens für die Auftragsausführung entsprechend dem Umfang der Eignungsleihe (Anlage B4).
Jedes Unternehmen, dessen Kapazitäten der Bieter für die Erfüllung eines oder mehrerer Eignungskriterien in Anspruch nehmen will, muss folgende Erklärungen vorlegen:
a) Erklärungen, dass die in §§ 123, 124 GWB bzw. die in § 21 AEntG, § 98c AEntG, § 98c AufenthG, § 19 MiLoG, § 21 SchwarzArbG und § 22 LkSG genannten Ausschlussgründe nicht vorliegen bzw. Eigenerklärung für ausländische Bieter, dass keine Ausschlussgründe vorliegen, die nach den Rechtsvorschriften des jeweiligen Landes mit §§ 123, 124 GWB bzw. § 21 AEntG, § 98c AufenthG, § 19 MiLoG, § 21 SchwarzArbG und § 22 LkSG vergleichbar sind (Anlage B5.);
b) Nachweis der Eignung des Unternehmens, dessen Kapazitäten der Bieter oder Bieter für die Erfüllung eines oder mehrerer Eignungskriterien in Anspruch nehmen will, in Bezug auf die Eignungskriterien entsprechend dem Umfang der Eignungsleihe. (Verwendung des entsprechenden Formblatts (soweit vorhanden) je nachdem, welche Eignung in Anspruch genommen werden soll). Auf § 47 Abs. 1 Satz 3 VgV wird ausdrücklich hingewiesen. Erfüllt ein Unternehmen diejenigen Eignungskriterien nicht, dessen Kapazitäten der Bieter für die Erfüllung eines oder mehrerer Eignungskriterien in Anspruch nehmen will, kann der Auftraggeber vorschreiben, dass der Bieter das entsprechende Unternehmen ersetzen muss (§ 47 Abs. 2 VgV). Nimmt der Bieter die Kapazitäten eines anderen Unternehmens im Hinblick auf die wirtschaftliche oder finanzielle Leistungsfähigkeit in Anspruch, kann der Auftraggeber eine gemeinsame Haftung des Bieters und des (jeweils) anderen Unternehmens entsprechend dem Umfang der Eignungsleihe verlangen (§ 47 Abs. 3 VgV).
4)Eigenerklärung des Bieters, dass die in §§ 123, 124 GWB bzw. die in § 21 AEntG, § 98c AEntG, § 98c AufenthG, § 19 MiLoG, § 21 SchwarzArbG und § 22 LkSG genannten Ausschlussgründe nicht vorliegen bzw. Eigenerklärung für ausländische Bieter, dass keine Ausschlussgründe vorliegen, die nach den Rechtsvorschriften des jeweiligen Landes mit §§ 123, 124 GWB bzw. § 21 AEntG, § 98c AufenthG, § 19 MiLoG, § 21 SchwarzArbG und § 22 LkSG vergleichbar sind (Anlage B5.);
Nachweis IT Sicherheit und Datenschutz
5)Bestätigung der technisch-organisatorischen Maßnahmen entsprechend aktueller Vorgaben der EU-DSGVO und entsprechender nationaler Gesetzgebung. Gefordert ist, dass alle Fragen der Anlage H ""Maßnahmen zu EUDSGVO"" unter Ziffer 2 ""Bestätigung der technisch-organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSVGO"" mit ""Ja"" beantwortet sind.
-Gefordert wird der Nachweis der Sicherheitsstandards zu Hohem Schutzbedarf entsprechend der Empfehlungen des BSI für den Öffentlichen Dienst
6) Zertifikat ISO/IEC 27001
7) Zertifikat ISO/IEC 27017
8) Zertifikat ISO/IEC 27018

Mindestanforderungen:
10) Aktuelle positive Bankerklärung bzgl. der Bonität (nicht älter als 3 Monate) (ist beizulegen)
11) Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung in Höhe von mindestens 1.000.000 EUR je Schadensereignis
12) Nachweis IT-Vermögensschadenhaftpflichtversicherung
13) Eigenerklärung über den Umsatz mit vergleichbaren Leistungen (Anlage B6)
Von dem Bieter bzw. der Bietergemeinschaft (ggf. einschl. der Unterauftragnehmer) ist der durch das/die Unternehmen erzielte Umsatz mit vergleichbaren Dienstleistungen (netto), jeweils für die letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre anzugeben.
Die Angabe des Umsatzes für Unterauftragnehmer ist nur im Rahmen der Eignungsleihe verpflichtend, soweit der Bieter diese Kapazität des Unterauftragnehmers in Anspruch nehmen möchte

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

14) Nachweis zur ggf. späteren optionalen Nutzung des IT-Systems in Ihrer Cloud über SaaS, ob Mitarbeiter Erfahrung von drei oder mehr Jahren haben
15) Angabe darüber wie viele Mitarbeiter in den definierten Schlüsselpositionen (Projektleiter*in, Projektkoordinator*in (technisch und fachlich), technische*r Umsetzungsexpert*in und Anwendungstrainer*in) im Unternehmen mit einer Betriebszugehörigkeit von mehr als 3 Jahren verfügen
16) Angabe ob bereits eine bestehenden Anwendung übernommen wurde, die in eine größere Systemlandschaft integriert ist
17) Angabe ob Projekte in international verteilten Organisationen mit komplexen Prozessen/Strukturen durchgeführt wurden
18) Angabe zu mehrjährigen Kenntnissen und Implementierungserfahrung mit der Software Absidion
A. Themenschwerpunkt: Projekt- und Planungssoftware
19) Angabe ob das Projektende nicht länger als 3 Jahre zurück liegt
20) Angabe ob Auftritt als Hauptimplementierungspartner im Referenzprojekt
21) Angabe ob die Möglichkeit bestand, im Referenzprojekt mehrjährige Projektbudgets zu planen und anzupassen
22) Angabe ob Fehler im Projekt in vertretbarer Zeit gelöst wurden (Gründe, die Sie nicht zu vertreten haben, werden nicht berücksichtigt.)

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

Mindestanforderungen
23) Angabe ob mindestens 5 Mitarbeiter, die im fachlichen Umfeld zur Beratung und Implementierung von Lösungen im Umfeld der geplanten Planungs- und Kulturförderungs-Anwendungen tätig sind
24) Angabe ob die erforderlichen festangestellten Ressourcen in den definierten Schlüsselpositionen (Projektleiter*in, Projektkoordinator*in (technisch und fachlich), technische*r Umsetzungsexpert*in und Anwendungstrainer*in) siehe auch "Teil 2 Projektmitarbeiter") während der voraussichtlichen Vertragslaufzeit bereitgestellt werden können
25) Angabe ob eine mindestens 10 Jahre Implementierungserfahrung im Umfeld .Net / MS-SQL / SharePoint und min. 3 Jahre Implementierungserfahrung zur M365 / Teams / SharePoint Online besteht
26) Nachweis über die Qualifizierung der ausführenden Mitarbeiter für die Anbindung der Planungs- und Kulturförderungssysteme zu den Finanzprozessen SAP-FICO und SAP-BI Schnittstelle (Partnerstatus oder ersatzweise die entsprechende SAP Qualifikation ist nachzuweisen)
Referenzprojekte
27) Nachweis von insgesamt 3 Referenzprojekte - für jeden Themenschwerpunkt mind. 1 Referenzprojekt, welche den folgenden geforderten Kriterien des Auftraggebers genügen
A. Themenschwerpunkt: Projekt- und Planungssoftware
28) Angabe der Kontaktdaten des Referenzkunden (gem. Tabellenblatt Teil 3 "Kontaktdaten Referenzk.") 29) Angabe ob mit der Anwendung im Referenzprojekt die externen und internen Projekte eines internationalen Unternehmens in vergleichbarer Größenordnung (mindestens 1000 Projekte) geplant und umgesetzt wurden
30) Angabe ob mit der Anwendung im Referenzprojekt Schnittstellen zu SAP ( Module Projektmanagement, SAP-FI, SAP-BI) angeboten wurden
B) Themenschwerpunkt: Kulturförderung - Öffentlicher Sektor
31)Angabe der Kontaktdaten des Referenzkunden (gem. Tabellenblatt Teil 3 "Kontaktdaten Referenzk.")
Anpassungen:
32) Angabe ob in einem Referenzprojekt zur Kulturförderung flexible Anpassungen und Weiterentwicklungen von Antragsprozessen nach sich ändernden Förderrichtlinien vorgenommen wurden und ob Workflows im Referenzprojekt auch durch dazu autorisierte Admins des Kunden selbst hinzugefügt und angepasst werden können
Flexibles Jurierungssystem:
33) Angabe ob es in einem Referenzprojekt ein flexibles Jurierungssystem, über welches externe und interne Juroren (DSGVO-Verordnungs-konform) nach eingebbaren Kriterien gewichtete Bewertungen zu den Kulturförderanträgen abgegeben werden können
Berechtigungskonzept:
34) Angabe ob im Referenzprojekt ein flexibles Berechtigungskonzept für unterschiedliche Berechtigungsebenen und unterschiedliche Kulturbereiche entsprechend der Sicherheitsrichtlinien des BSI etabliert wurde
Ticketerfassungssystem:
35) Angabe ob ein zentrales integriertes Ticketerfassungssystem im Referenzprojekt zur Verfügung gestellt wird
Kontaktmanagementsystem:
36) Angabe ob Sie im Referenzprojekt zentrales mit der Anwendung verknüpftes Kontaktmanagementsystem (CRM) haben
37) Angabe ob im Referenzprojekt die externen und internen Bewerbungen von Personen/Gruppen/Agenturen im öffentlichen Sektor (mit hohem Schutzbedarf und Umsetzung EU-Datenschutz) verarbeitet wurden
Schriftzeichen:
38) Angabe ob im Referenzprojekt die Anwendung in mindestens einem nicht-europäischen Zeichensatz (wie z.B. arabisch, chinesisch, japanisch) parallel zu DE abgebildet wurde (DE = deutsch, EN = englisch)"
C)Themenschwerpunkt: Kulturförderung -allgemein
39) Angabe der Kontaktdaten des Referenzkunden (gem. Tabellenblatt Teil 3 "Kontaktdaten Referenzk.")
40) Angabe ob Sie im Referenzprojekt (Anwendung für ""Kulturförderung allgemein"") flexible Anpassungen und Weiterentwicklungen, insbesondere neue Workflows auch durch dazu autorisierte Admins selbst hinzufügen und administrieren können
Flexibles Jurierungssystem:
41) Angabe ob es in einem Referenzprojekt ein flexibles Jurierungssystem gibt, über welches externe und interne Juroren (DSGVO-Verordnungs-konform) nach eingebbaren Kriterien gewichtete Bewertungen zu den Kulturförderanträgen abgeben können
Berechtigungskonzept:
42) Angabe ob im Referenzprojekt ein flexibles Berechtigungskonzept für unterschiedliche Berechtigungsebenen und unterschiedliche Kulturbereiche entsprechend der Sicherheitsrichtlinien des BSI etabliert wurde
Ticketerfassungssystem:
43) Angabe ob ein zentrales integriertes Ticketerfassungssystem im Referenzprojekt zur Verfügung gestellt w
Kontaktmanagementsystem:
44) Angbe ob Sie im Referenzprojekt zentrales mit der Anwendung verknüpftes Kontaktmanagementsystem (CRM)haben
45) Angabe ob im Referenzprojekt die externen und internen Bewerbungen von Personen/Gruppen/Agenturen mit hohem Schutzbedarf und Umsetzung EU-Datenschutz) verarbeitet wurden
Schriftzeichen:
46) Angabe ob im Referenzprojekt die Anwendung in mindestens einem nicht-europäischen Zeichensatz (wie z.B. arabisch, chinesisch, japanisch) parallel zu DE abgebildet wurde (DE = deutsch, EN = englisch)"
Projektmitarbeiter*innen
Projektmitarbeiter*in 1: Projektleiter*in
47) Angabe zu Deutschkenntnissen in Wort und Schrift auf Niveau C1 oder höher
48) Angabe zu Erfahrung mit Planungs- und Kulturförderprojekten von Mindestens 3 Jahre in der Beratung zu komplexen IT-Anwendungen
49) Angabe zu Erfahrung mit Planungs- und Kulturförderprojekten Mindestens 3 Jahre als Projektleiter / ÖD oder gemeinnützige Organisation
50) Angabe zu Erfahrung mit Planungs- und Kulturförderprojekten als Projektleiter*in bei Systemübernahme
Projektmitarbeiter*in 2: Projektkoordinator*in (technisch und fachlich) für die Planungssysteme
51) Angabe zu Deutschkenntnisse in Wort und Schrift auf Niveau C1 oder höher
52) Angabe zu Englischkenntnisse in Wort und Schrift auf Niveau B1 oder höher
53) Angabe zu Erfahrung mit Planungs- und Kulturförderprojekten von Mindestens 3 Jahre als Projektkoordinator*in einem Planungssystem
54) Angabe zu Erfahrung mit Planungs- und Kulturförderprojekten als Projektkoordinator*in bei Systemübernahme
Projektmitarbeiter*in 3: Projektkoordinator*in (technisch und fachlich) für die Kulturförderung
55) Angabe zu Deutschkenntnisse in Wort und Schrift auf Niveau C1 oder höher
56) Angabe zu Englischkenntnisse in Wort und Schrift auf Niveau B1 oder höher
57) Angabe zu Erfahrung mit Planungs- und Kulturförderprojekten von Mindestens 3 Jahre Erfahrung als Projektkoordinator*in Kulturförderung?
58) Angabe zu Erfahrung mit Planungs- und Kulturförderprojekten als Projektkoordinator*in bei Systemübernahme
Projektmitarbeiter*in 4: Techn. Umsetzungsexpert*in für die Planungssysteme
59) Angabe zu Deutschkenntnisse in Wort und Schrift auf Niveau B2 oder höher
60) Angabe zu Erfahrung mit Planungs- und Kulturförderprojekten als techn. Umsetzungsexpert*in in einem Planungssystem
Projektmitarbeiter*in 5: Techn. Umsetzungsexpert*in für die Kulturförderung
61) Angabe zu Deutschkenntnisse in Wort und Schrift auf Niveau B2 oder höher
62) Angabe zu Erfahrung mit Planungs- und Kulturförderprojekten als techn. Umsetzungsexpert*in einem Kulturförderungsprojekt
Projektmitarbeiter*in 6: Anwendungstrainer*in
63) Angabe zu Deutschkenntnisse in Wort und Schrift auf Niveau C1 oder höher
64) Angabe zu Englischkenntnisse in Wort und Schrift auf Niveau B1 oder höher
65) Angabe zu Erfahrung mit Planungs- und Kulturförderprojekten als Anwendungstrainer*in einem Planungssystem
66) Angabe zu Erfahrung mit Planungs- und Kulturförderprojekten als Anwendungstrainer*in einem Kulturförderungsprojekt
67) Angabe zu Erfahrung mit Planungs- und Kulturförderprojekten als Anwendungstrainer*in bei Systemübernahme

Bedingungen für die Vertragserfüllung

1) Öffentliche Aufträge und Konzessionen dürfen nach dem 9. April 2022 nicht an Personen oder Unternehmen vergeben werden, die einen Bezug zu Russland im Sinne von Artikel 5k der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 aufweisen. Jeder Bewerber muss daher die Erklärung zum Nichtvorliegen eines entsprechenden Russlandbezugs abgeben (Anlage B7). Sollte es sich bei dem Bewerber um eine Bietergemeinschaft handeln, so muss die Erklärung für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft gesondert abgegeben werden.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Das Verfahren für Verstöße gegen diese Vergabe richtet sich nach den Vorschriften der §§ 155 ff. des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB). Zur Wahrung der Fristen wird auf die §§ 160 ff. GWB verwiesen. Insbesondere weisen wir darauf hin, dass der Nachprüfungsantrag gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB unzulässig ist, wenn nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, mindestens 15 Kalendertage vergangen sind. Vergabeverstöße sind gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 GWB grundsätzlich innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen, nachdem der Bieter den Verstoß erkannt hat, beim Auftraggeber zu rügen.