SW-Pflege der IT-Systeme zum Ausweis-, Zutritts- und Identitätsmanagement im ZDF (IAM)

Zweites Deutsches Fernsehen

Deadline

Deadline 2026-08-19

Wer?

• Zweites Deutsches Fernsehen

Wie?

• IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung

Wo?

• Köln › Bonn, Kreisfreie Stadt
• Rheinhessen-Pfalz › Mainz, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2026-07-16	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2026-07-16)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: SW-Pflege der IT-Systeme zum Ausweis-, Zutritts- und Identitätsmanagement im ZDF (IAM)
Referenznummer: ZDF-127-OV-26-009
Kurze Beschreibung:

SW-Pflege der IT-Systeme zum Ausweis-, Zutritts- und Identitätsmanagement im ZDF (IAM)

Art des Vertrags: Dienstleistungen
Produkte/Dienstleistungen: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung 📦
Sonstige Beschränkungen am Erfüllungsort: Beliebiger Ort
Beschreibung
Interne Kennung: ZDF-127-OV-26-009
Beschreibung der Beschaffung:

Gegenstand der Ausschreibung sind Pflege-, Beratungs-, Customizing-, Test- und Basisleistungen im Bereich der IT-Systeme zum Ausweis-, Zutritts- und Identifikationsmanagement im ZDF sowie deren Schnittstellen.

Dauer
Datum des Beginns: 2026-10-01 📅
Datum des Endes: 2028-09-30 📅
Beschreibung
Maximale Verlängerungen: 3
Weitere Informationen zur Verlängerung:

Das ZDF hat die folgenden Optionen: - Zweimalige Verlängerung der o.g. Vertragslaufzeit um 12 Monate - Einmalige Verlängerung der Vertragslaufzeit um 3 Monate zur Einarbeitung eines neuen Auftragnehmers

Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2026-08-19 14:00:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 42 Tage
Informationen über eine Rahmenvereinbarung oder ein dynamisches Beschaffungssystem
Rahmenvereinbarung mit mehreren Betreibern ✅
Höchstzahl der Teilnehmer: 1
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Elektronische Rechnungsstellung: Zulässig
Die elektronische Bestellung wird verwendet ✅
Elektronische Zahlung wird verwendet ✅
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 2026-08-11 23:59:59 📅
Zusätzliche Informationen:

Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden. Es erfolgt eine pflichtgemäße Ermessensentscheidung, ob fehlende Angaben und Unterlagen von der ausschreibenden Stelle nachgefordert werden. Im Fall der Nachforderung müssen diese innerhalb einer Frist von 6 Werktagen nach Aufforderung bei der Vergabestelle eingegangen sein, nach fruchtlosem Fristablauf erfolgt zwingend ein Ausschluss des Angebots.

Der Vertrag enthält Bedingungen zur Vertragsausführung ✅

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Eignungskriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Erklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen - Erklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen und Maßnahmen zur Selbstreinigung gemäß § 42 Abs. 1 VgV i.V.m. §§ 123 ? 125 GWB Formular "Erklaerung_Nichtvorliegen_Ausschlussgruende"

Nachweis über die Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister - Nachweis über die Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister (z.B. Handelsregisterauszug) oder sonstige Bescheinigung oder Erklärung i.S. von Anhang XI der Richtlinie 2014/24/EU, wenn dies nach den Rechtsvorschriften des jeweiligen Niederlassungs- bzw. Herkunftsstaates Voraussetzung für die erlaubte Berufsausübung ist. Der Nachweis darf nicht älter als 6 Monate vor Veröffentlichung der EU-Bekanntmachung/Aufforderung zur Angebotsabgabe sein.

Darstellung des Bewerbers - Kurze, aussagekräftige Darstellung des Bewerbers nach den Gesichtspunkten Name, Hauptsitz und Niederlassungen, Unternehmenshistorie, organisatorischer Aufbau und Anzahl der Mitarbeiter und ihre Aufteilung in Geschäftsbereiche.

Eigenerklaerung Bezug Russland - Eigenerklärung, dass kein Verstoß gegen das 5. EU-Sanktionspakets - Artikel 5k der Verordnung (EU) 2022/576 (https://eur-lex.europa.eu/...) des Rates vom 8. April 2022 zur Änderung der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 über restriktive Maßnahmen angesichts der Handlungen Russlands, die die Lage in der Ukraine destabilisieren ? vorliegt und nicht mehr als 10% des Auftragswertes auf betroffene Unternehmen entfallen. Formular "Anlage_2_Eigenerklaerung_Bezug_Russland-0422"

Bonitätsbescheinigung - Bonitätsbescheinigung* einer Hausbank (nicht älter als 6 Monate)

Angabe, welche Teile des Auftrags als Unterauftrag vergeben werden sollen - Angabe, welche Teile des Auftrags als Unterauftrag vergeben werden sollen; beim Einsatz von Unterauftragnehmern sind Verpflichtungserklärungen von allen Unterauftragnehmern sowie die entsprechenden Eignungsnachweise und Eignungserklärungen bezogen auf ihren jeweiligen Leistungsanteil dem Angebot beizufügen. Formular 235 - "Verzeichnis_der_LeistungenKapazitaeten_anderer_Unternehmen-1217" Formular 236 - "Verpflichtungserklaerung_anderer_Unternehmen-1217"

Erklärung von Bewerbergemeinschaften über die Aufteilung der Leistungen - Erklärung von Bewerbergemeinschaften über die Aufteilung der Leistungen auf die Mitglieder der Bewerbergemeinschaft Formular 234 - "Erklaerung_Bieter_Arbeitsgemeinschaft-1217"

Eigenerklärung über den jährlichen Gesamtumsatz - Eigenerklärung über den jährlichen Gesamtumsatz in den letzten 2 abgeschlossenen Geschäftsjahre Hinweis: Bei Bietergemeinschaften und beim Einsatz von Unterauftragnehmern, bei Eignungsleihe sind die Werte getrennt anzugeben, werden für die Wertung addiert.

Eigenerklärung über die Anzahl der Beschäftigten - Eigenerklärung über die Anzahl der beschäftigten Mitarbeiter pro Jahr in den letzten 2 Jahren

Betriebshaftpflichtversicherung - Eigenerklärung des Bewerbers/des Mitglieds der Bewerbergemeinschaft, dass er dem Auftraggeber unaufgefordert innerhalb einer Frist von 7 Werktagen nachdem der Zuschlag an ihn erteilt wurde schriftlich den Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung eines in der Europäischen Union zugelassenen Versicherers vorlegen wird. Versicherungsschutz: 1. in Höhe von mindestens 5 Mio. EUR pro Schadensfall für schuldhaft verursachte Peronen- und Sachschäden besteht oder bis zum Projektstart abgeschlossen wird (keine Haftungsbeschränkung siehe Vergabe- und Vertragsunterlagen). 2. in Höhe von mindestens 1 Mio. EUR pro Schadensfall für schuldhaft verursachte Vermögensschäden besteht oder bis zum Projektstart abgeschlossen wird (keine Haftungsbeschränkung siehe Vergabe- und Vertragsunterlagen). 3. dass die Dauer des Versicherungsschutzes für die Vertragslaufzeit aufrecht erhalten wird. 4. dass die sonstigen Bedingungen des Versicherungsschutzes den allgemeinen Bedingungen innerhalb des Großkunden- und Konzerngeschäfts der in der Europäischen Union zugelassenen Versicherer entsprechen.

Eignungskriterium: Maßnahmen zur Sicherstellung der Qualität
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Auftragsverarbeitungsvereinbarung - Unterzeichnung der vom Bieter mittels der Ausfüllhilfe vervollständigten, im Rahmen des Verfahrens veröffentlichten ZDF-AV gem. Artikel 28 DS-GVO

Eignung Wartungsüberleitung (Pflege) - Zu Beginn der Vertragslaufzeit entstehen im Rahmen der Einarbeitung besondere Anforderungen an den Auftragnehmer bezüglich einer reibungslosen Überleitung der bis dahin von einem anderen Dienstleister durchgeführten Arbeiten. Der Bieter soll anhand einer Eigenerklärung darstellen, auf welche Weise er eine effiziente Überleitung der Leistungserbringung im Falle seiner Beauftragung sicherstellem will, so dass er sich schnell und effektiv in die Produktions-Umgebung der beschriebenen Komplexität einarbeiten und die Aufgaben gemäß den aufgeführten Anwendungen in kurzer Zeit erfolgreich übernehmen kann. Folgende Schwerpunktsetzung soll dabei beachtet werden: - Vorgehensmodell der Wissensaufnahme und Erfolgskontrolle; - Definition und Strukturierung von Arbeitspaketen, deren Inhalten, deren logische und zeitliche Abhängigkeiten; - Darstellung, wie die Abarbeitung der zuvor definierten Arbeitspakete nachvollziehbar dokumentiert werden kann; - Planung für die Regelung des Übergangs der Verantwortung für definierte Leistungen inklusive der Protokollierung des Verantwortungsübergangs dieser Leistungen; - Zeit- und Ressourcenplanung je Anwendung bzw. je Kompetenzfeld und Mitarbeiter, Aufwandsschätzung, Mindestanwesenheiten - Anforderungen an den Auftraggeber während der Einarbeitung. Die Darstellung der Eigenerklärung soll jeweils maximal 5 DIN A4 Seiten nicht übersteigen. (Schriftart Arial, Schriftgröße 11pt, Blocksatz, Zeilenabstand 1,5).

Eignung Qualitätssicherung - Der Anbieter wird aufgefordert, in einer Eigenerklärung die dauerhaften Sicherstellung der geforderten Leistung- und Lieferfähigkeit während der gesamten Vertragslaufzeit darzulegen. Folgende Schwerpunkte sollen dabei mindestens berücksichtigt werden: - Entwicklung, Aufrechterhaltung und Weiterentwicklung des für die Leistungserbringung notwendigen Know-hows bei den verschiedenen Mitarbeitern des Auftragnehmers. - Permanenter Know-how Transfer mit dem Auftraggeber inkl. kontinuierliche Fortschreibung der Dokumentationen Die Darstellung der Eigenerklärung zu 1.1 ? 1.2 soll jeweils maximal 5 DIN A4 Seiten nicht übersteigen. (Schriftart Arial, Schriftgröße 11pt, Blocksatz, Zeilenabstand 1,5).

Spezifische Eignung des Anbieters - Der Auftragnehmer erbringt die Leistung durch Personal, das entsprechend der nachstehend genannten Eignungskriterien und den vertraglichen Vereinbarungen für die Erbringung der vereinbarten Leistung qualifiziert ist. Jedes Eignungskriterium ist durch eine Referenz (nicht älter als 5 Jahre) des Bieters nachzuweisen. Für Projektreferenzen sind folgende Informationen zu erbringen: - Inhalt des Projektes - Beschreibung der durch den Bieter erbrachten Leistung mit Angaben zu Projektgröße (Personentage insgesamt und Personentage der eigenen Firma), Laufzeit, Anzahl der Projektmitglieder und eingenommener Rolle im jeweiligen Projekt - Zeitraum und Ort der Leistungserbringung - Name und Branche des Kunden/Auftraggebers - fachkundiger Ansprechpartner des Referenzunternehmens mit Kontaktadresse (Mindestangaben: Name der Firma, Name des Ansprechpartners, Firmen-Postanschrift sowie Firmen-Telefonnummer und E-Mail-Adresse des Ansprechpartners). Es ist möglich, dass eine Referenz auch mehrere Eignungskriterien abdeckt.

Allgemeine Angaben - - Angabe, welche Teile des Auftrags als Unterauftrag vergeben werden sollen; beim Einsatz von Unterauftragnehmern sind Verpflichtungserklärungen von allen Unterauftragnehmern sowie die entsprechenden Eignungsnachweise und Eignungserklärungen dem Angebot beizufügen. - Erklärung von Bewerbergemeinschaften über die Aufteilung der Leistungen auf die Mitglieder der Bewerbergemeinschaft In der Eignungsliste ist anzugeben, mit welcher Referenz welche Eignung belegt werden soll; dabei ist sicherzustellen, dass jede Eignung belegt ist. Das ZDF behält sich vor die vorgelegten Referenzen zu überprüfen.

Eignungen / Qualifikationen - Der Bieter muss nachweisen, dass er über langjährige (> 5 Jahre) praktische Berufserfahrung in der IT-Administration, Software-Betreuung und über Kenntnisse im IT-Projektmanagement verfügt.

Eignungskriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Softwarepflegeprojekten. - Erfahrung für inhaltliche, technische und organisatorische Konzeption, Planung, Durchführung und Steuerung von Softwarepflegeprojekten. Es muss mindestens eine Referenz (nicht älter als 5 Jahre) vorliegen.

Anforderungsmanagement - Anforderungsmanagement und Übertragung von fachlichen sowie regulatorischen Anforderungen in technische Spezifikationen. Es muss mindestens eine Referenz (nicht älter als 5 Jahre) vorliegen.

Präsentation von Sachverhalten - Präsentation und schriftliche Darstellung von technischen, kaufmännischen, organisatorischen und methodischen Sachverhalten. Es muss mindestens eine Referenz (nicht älter als 5 Jahre) vorliegen.

Updates und Systemtests - Erfahrung in der Planung, Durchführung und Begleitung von Updates und Systemtests in den jeweiligen technischen und organisatorischen Umgebungen. Es muss mindestens eine Referenz (nicht älter als 5 Jahre) vorliegen.

Zutritts-Kontrollsystem, DormaKaba exos 9300 oder vergleichbar - Erfahrung in der Betreuung einse Zutritts-Kontrollsystems, DormaKaba exos 9300 oder vergleichbar. Es muss mindestens eine Referenz (nicht älter als 5 Jahre) vorliegen.

Schlüsseldepot-System, Deister proxSafeCommander oder vergleichbar - Erfahrung in der Betreuung des eines Schlüsseldepot-Systems, Deister proxSafeCommander oder vergleichbar. Es muss mindestens eine Referenz (nicht älter als 5 Jahre) vorliegen.

IT-Ticket-/Inventarisierungssystem, Matrix42 Workspace Management oder vergleichbar - Erfahrung in der Betreuung des eines IT-Ticket-/Inventarisierungssystems oder vergleichbar. Es muss mindestens eine Referenz (nicht älter als 5 Jahre) vorliegen.

Facility Management System, Speedikon FM oder vergleichbar - Erfahrung in der Betreuung eines Facility Management Systems, Speedikon FM oder vergleichbar. Es muss mindestens eine Referenz (nicht älter als 5 Jahre) vorliegen.

Besonderes Behördenpostfach ComVibilia - Erfahrung in der Betreuung eines Besonderen Behördenpostfachs ComVibilia Es muss mindestens eine Referenz (nicht älter als 5 Jahre) vorliegen.

Kenntnisse Anforderungsmanagement - Kenntnisse IT-Anforderungsspezifikation (Lastenheft) und der Erstellung von fachlichen IT-Spezifikationen (Pflichtenheft). Es muss mindestens eine Referenz (nicht älter als 5 Jahre) vorliegen.

Datenbanken Oracle, MS-SQL - Erfahrung in der Betreuung der Datenbanken Oracle, MS-SQL Es muss mindestens eine Referenz (nicht älter als 5 Jahre) vorliegen.

IT Infrastructure Library (ITIL) und IT-Service Management. - Kenntnisse der IT Infrastructure Library (ITIL) und Grundlagen im IT-Service Management. Es muss mindestens eine Referenz (nicht älter als 5 Jahre) vorliegen.

BPMN und UML 2.0. - Erhebung, Analyse, Optimierung und Dokumentation von Geschäftsprozessen mit BPMN und UML 2.0. Es muss mindestens eine Referenz (nicht älter als 5 Jahre) vorliegen.

Projektmanagement Know-how - Projektmanagement Know-how. Es muss mindestens eine Referenz (nicht älter als 5 Jahre) vorliegen.

IT-Werkzeuge Projektmanagement - Einsatz von adäquaten IT-Werkzeugen zum Projektmanagement (MS-Project, -Visio sowie Word- und Excel-Checklisten). Es muss mindestens eine Referenz (nicht älter als 5 Jahre) vorliegen.

Methoden des IT-Qualitätsmanagements. - Kenntnisse der Methoden des IT-Qualitätsmanagements. Es muss mindestens eine Referenz (nicht älter als 5 Jahre) vorliegen.

Kenntnisse Client-Betriebssysteme und Office Produkten - Kenntnisse mit den Client-Betriebssystemen Windows 11 sowie den Office Produkten Microsoft 365. Es muss mindestens eine Referenz (nicht älter als 5 Jahre) vorliegen.

Prozesse Gebäudemanagement - Kenntnisse der Anforderungen an IT-Prozesse und Abläufe im Bereich Gebäudemanagement und der damit verbundenen Aufgabenstellungen. Es muss mindestens eine Referenz (nicht älter als 5 Jahre) vorliegen.

Prozesse Zutrittsmanagement - Kenntnisse der Anforderungen an IT-Prozesse und Abläufe im Bereich der Zutrittsmanagement und der damit verbundenen Aufgabenstellungen. Es muss mindestens eine Referenz (nicht älter als 5 Jahre) vorliegen.

Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

Bei einer Bietergemeinschaft: Gesamtschuldnerisch haftend mit bevollmächtigtem Vertreter

Bedingungen für die Teilnahme
Ausschlussgrund: Verstoß gegen die in den rein innerstaatlichen Ausschlussgründen verankerten Verpflichtungen
Beschreibung der Ausschlussgründe: Gemäß Eigenerklärung Nichtvorliegen Ausschlussgründe (siehe Vergabeunterlagen)

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Zweites Deutsches Fernsehen
Nationale Registrierungsnummer: DE 149 065 327
Postanschrift: ZDF-Straße 1
Postleitzahl: 55127
Postort: Mainz
Region: Mainz, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: tem@zdf.de 📧
Telefon: +49 61317012765 📞
Art des öffentlichen Auftraggebers
Agentur/Amt auf regionaler oder lokaler Ebene
Haupttätigkeit
Allgemeine öffentliche Verwaltung
Kommunikation
Dokumente URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXVHYMUYT1HJ8VKC/documents 🌏
Teilnahme-URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXVHYMUYT1HJ8VKC 🌏
URL des Beschaffungsinstruments: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXVHYMUYT1HJ8VKC 🌏
Elektronische Einreichung: Erforderlich

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen

#Bekanntmachungs-ID: CXVHYMUYT1HJ8VKC# 1) Die Vergabeunterlagen werden ausschließlich auf der externen Vergabeplattform zum Download zur Verfügung gestellt. Nach dem aktuellen Vergaberecht darf der öffentliche Auftraggeber für den Zugang zu den Vergabeunterlagen keine Registrierung verlangen, eine freiwillige Registrierung ist jedoch zulässig. Wenn Sie sich vollständig registrieren, hat dies für Sie den Vorteil, dass Sie automatisch über eventuelle Änderungen der Vergabeunterlagen und über Fragen und Antworten informiert werden. Registrieren Sie sich nicht, müssen Sie die Vergabeplattform regelmäßig selbständig auf eventuelle Änderungen der Vergabeunterlagen und Fragen sowie Antworten zu den Fragen kontrollieren 2) Bieterfragen sind ebenfalls über die Vergabeplattform einzureichen. 3) Die Angebotsabgabe ist nur elektronisch (ausschließlich über die Vergabeplattform) möglich. 4) Die geforderten Nachweise sind gemäß dieser Bekanntmachung vorzulegen.

Für Mediationsverfahren zuständige Stelle
Name: Ministerium für Wirtschaft, Verkehr, Landwirtschaft und Weinbau
Nationale Registrierungsnummer: 07-0001801100000-05
Postanschrift: Stiftsstraße 9
Postleitzahl: 55116
Postort: Mainz
Region: Mainz, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabekammer.rlp@mwvlw.rlp.de 📧
Telefon: 06131 16-0 📞
URL: https://mwvlw.rlp.de/ 🌏
Körper überprüfen
Wie: Für Mediationsverfahren zuständige Stelle
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:

Sollten Sie eine Rüge erheben, die der Auftraggeber zurückweist, muss ein auf die Rüge gestützter Nachprüfungsantrag spätestens am 15. Kalendertag nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der Vergabekammer eingehen (§ 160 Abs. 3 S.1 Nr. 4 GWB). Vorsorglich wird auch auf die Fristen gemäß § 134 Abs. 1 und 2, § 135 Abs. 2 sowie § 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 bis 3 GWB hingewiesen.

Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2026-07-16+02:00 📅
Quelle: OJS 2026/S 136-494642 (2026-07-16)

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