technische Betreuung von Veranstaltungen und Ausstellungen

Akademie der Künste

Art der Leistung ist die Bereitstellung von technischem Personal im Bereich Licht, Ton, Video und Büh-ne für Veranstaltungen und Ausstellungen in der Akademie der Künste Berlin. Dies beinhaltet für Veran-staltungen / Ausstellungen: Auf- und Abbau, Betreuung, technische, organisatorische und künstlerische Beratung, Beleuchtungskonzepte, Livemitschnitte (Ton und Video), Lagerhaltung, Kleinreparatur von Technik, und DGUV-V3 Elektroprüfungen.

Deadline

Deadline 2026-11-17

Wer?

• Akademie der Künste

Wie?

• Dienstleistungen in den Bereichen Erholung, Kultur und Sport

Wo?

• Berlin › Berlin
• Köln › Bonn, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2026-10-13	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2026-10-13)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: technische Betreuung von Veranstaltungen und Ausstellungen
Referenznummer: V220-2026-08
Kurze Beschreibung:

Art des Vertrags: Dienstleistungen
Produkte/Dienstleistungen: Dienstleistungen in den Bereichen Erholung, Kultur und Sport 📦
Geschätzter Wert ohne MwSt: 1 800 000 EUR 💰
Informationen über Lose
Dieser Vertrag ist in Lose unterteilt ✅
Höchstzahl der Lose, die an einen Bieter vergeben werden können: 3
Angebote können für eine maximale Anzahl von Losen eingereicht werden: 3

1️⃣
Interne Kennung: 1
Titel: Technische Betruung von Veranstaltungen
Beschreibung der Beschaffung:

Die Planung der Veranstaltung sowie die Beschreibung der technischen Anforderung werden vom Fachbereich Veranstaltungen (FBV) der AdK vorgenommen. Die Planung der Licht- und Medientechnik bei Ausstellungsprojekten sowie die Beschreibung der tech-nischen Anforderung werden vom Fachbereich Ausstellungen (FBA) der AdK vorgenommen. Der FBV erstellt für jede Veranstaltung eine Beauftragung für den Personalbedarf aller Gewerke mit genauen Angaben für die Anfangseinsatzzeiten sowie der geplanten Einsatzdauer. Diese Beauftragung wird in der Regel 14-21 Tage, spätestens zwei Tage, vor der Veranstaltung dem Auftragnehmer (AN) per Mail übermittelt. Diese gilt als Beauftragung so lange keine abweichende Änderung dem AN mitgeteilt wird. Der AN muss in der Lage sein, im Einzelfall auch in kurzer Reaktionszeit (zwei Stunden), zusätzli-ches Personal zur Verfügung stellen zu können. Gleiches Verfahren gilt für den FBA für Ausstellungsprojekte der Akademie der Künste. Auf einen namentlich benannten, gleichbleibenden Ansprechpartner beim AN wird bestanden. Regelmä-ßige interne Besprechungen (Turnus 4-6 Wochen) in der AdK über Technikaspekte oder Personalfragen des AN zwischen dem Ansprechpartner des AN und den Verantwortlichen des FBV/FBA sind nach Ab-sprache und bis zu 2 Stunden Dauer unentgeltlich zu leisten. Die Ansprechbarkeit des AN muss darüber hinaus über Mail oder Telefon zwischen 8.00 bis 20.00 Uhr täglich gewährleistet sein. Der AN ist vertrag-lich verpflichtet, die AdK hinsichtlich technisch organisatorischer Belange zu den geplanten Veranstal-tungen zu beraten. Der AN berät bei Kalkulation und Koordination des Einsatzes benötigter Technik unter Berücksichtigung der bereits in der AdK vorhandenen Technik. Nach jeder Veranstaltung wird vom AN ein Veranstaltungskurzbericht in Bezug auf Technische Vorkommnisse im Rahmen des Veranstal-tungsablaufes per E-Mail an den FBV versendet. Der AN gewährleistet die personelle Besetzung der einzelnen Fachgewerke. Die personelle Besetzung muss fachlich den Anforderungen der Leistungsbeschreibung entsprechen. Die genannten Personen müssen in der Lage sein, eigenverantwortlich und selbstbestimmt die Veranstaltungen in Rücksprache mit den Künstler*innen und gemäß der Zeit- und Technikplanung der beauftragenden Abteilung (FBV oder FBA) unter Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen umzusetzen. Der AN übermittelt dem FBV/FBA einen wöchentlichen Personaleinsatzplan, jeweils spätestens Mitt-woch für die darauffolgende Woche, beginnend ab Montag, sowie eine Vorschau auf die darauffolgen-den zwei bis vier Wochen. Im Personaleinsatzplan ist zu der jeweiligen Veranstaltung, benannt mit Zeit und Raum, die fachliche und zeitliche Einteilung der Mitarbeiter*in ersichtlich zugeordnet. Veränderter Personalbedarf wird vom Fachbereich durch eine aktualisierte Beauftragung an den AN per Mail mitge-teilt und vom AN in Form eines aktualisierten Personaleinsatzplans per Mail innerhalb des laufenden Arbeitstages bestätigt. Personal- bzw. Einsatzzeitveränderungen werden im Personaleinsatzplan farblich hervorgehoben. Die Kontakte der Techniker*innen sind in folgender Form aktuell dem FBV /FBA be-reitzustellen: 1. Eine Kontaktliste der Techniker*innen mit Funknummer und Mailadresse 2. Eine Liste der Techniker*innen mit Foto und Name 3. Eine Techniker*innenliste mit Geburtsdatum und -ort (für Sicherheitschecks bei VIP-Veranstaltungen)

Beschreibung der Beschaffung

Postanschrift: Hanseatenweg 10
Postleitzahl: 10557
Stadt: Berlin
Land: Deutschland 🇩🇪
Ort der Leistung: Berlin 🏙️
Dauer: 24 Monate
Maximale Verlängerungen: 2
Weitere Informationen zur Verlängerung: zweimal um jeweils ein Jahr maximale Gesamtlaufzeit ist auf 4 Jahre begrenzt
Vergabekriterien
Preis ✅
Preis (Gewichtung): 50.0
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Firmenpräsentation
Qualitätskriterium (Gewichtung): 30.0
Preis (Gewichtung): 10.0
5.0
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001

2️⃣
Interne Kennung: 2
Titel: Technische Betreuung von Analogfilmveranstaltungen (35 mm / 16 mm)
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0002

3️⃣
Interne Kennung: 3
Titel: Technische Betreuung von Ausstellungen
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0003

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2026-11-17 09:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2026-11-17 10:00:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 68 Tage
Informationen über eine Rahmenvereinbarung oder ein dynamisches Beschaffungssystem
Rahmenvereinbarung mit mehreren Betreibern ✅
Höchstzahl der Teilnehmer: 3
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben
Eröffnungstermin: 2026-11-17 10:00:00 📅
Elektronische Rechnungsstellung: Zulässig
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 2026-10-28 23:59:59 📅
Zusätzliche Informationen:

Die Akademie der Künste behält sich das Recht zur Entscheidung vor, ob fehlende, unvollständige oder fehlerhafte Unterlagen nachgefordert werden oder nicht.

Vergabekriterien
Gewichtungsart: Gewichtung (Punkte, genau)

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Akademie der Künste
Nationale Registrierungsnummer: 992-80044-18
Postanschrift: Hanseatenweg 10
Postleitzahl: 10557
Postort: Berlin
Region: Berlin 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: Vergabestelle
E-Mail: vergabe@adk.de 📧
Telefon: +49 3020057-2134 📞
Fax: +49 3020057-1518 📠
URL: https://www.adk.de/ 🌏
Art des öffentlichen Auftraggebers
Einrichtung des öffentlichen Rechts
Haupttätigkeit
Freizeit, Sport, Kultur und Religion
Kommunikation
Dokumente URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4DC9MWLV/documents 🌏
Teilnahme-URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4DC9MWLV 🌏
URL des Beschaffungsinstruments: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4DC9MWLV 🌏
Elektronische Einreichung: Erforderlich

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen
#Bekanntmachungs-ID: CXP4DC9MWLV#
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Bund
Nationale Registrierungsnummer: 991-02380-92
Postanschrift: Kaiser-Friedrich-Str. 16
Postleitzahl: 53113
Postort: Bonn
Region: Bonn, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: info@bundeskartellamt.bund.de 📧
Telefon: +49 2289499-0 📞
Fax: +49 2289499-400 📠
URL: https://www.bundeskartellamt.de 🌏
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:

Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung oder in den Vergabeunterla- gen erkennbar sind, sind spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Ange- botsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rü- gen. Im Übrigen sind Verstöße gegen Vergabevor- schriften innerhalb einer Frist von zehn Kalender- tagen nach Kenntnis gegenüber dem Auftraggeber zu rügen.

Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2026-10-13+02:00 📅
Quelle: OJS 2026/S 199-708477 (2026-10-13)

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