Ticketingsoftware

Beschreibung der Beschaffung

Die Kultur Ruhr GmbH in ihrer heutigen Form entstand 2001 auf Anregungen der Internationalen Bauausstellung Emscher Park (1989-1999). Sie zeichnet sich durch die Produktion und Vermittlung zeitgenössischer und spartenübergreifender Kunst in der gesamten Kulturmetropole Ruhr aus.
Die Kultur Ruhr GmbH besteht derzeit aus vier eigenständigen Programmsäulen: Ruhrtriennale, Chorwerk Ruhr, Tanzlandschaft Ruhr und Urbane Künste Ruhr. Mit dem jüngsten Programmbereich Urbane Künste Ruhr, seit Ende 2011, knüpft die Kultur Ruhr GmbH an die Schlüsselerfahrungen der Kulturhauptstadt RUHR.2010 an. Für jede Säule der Kultur Ruhr GmbH wird eine eigene künstlerische Leitung bestellt. Somit erhält jeder Bereich eine inhaltliche Eigenständigkeit, die auch nach außen sichtbar wird. Urbane Künste Ruhr, Chorkwerk Ruhr und Pact Zollverein im Rahmen von Tanzlandschaft Ruhr tragen zur Ruhrtriennale mit künstlerischen Projekten bei.
Im Rahmen des Projekts schreibt die Kultur Ruhr GmbH das Ticketing für sämtliche Projekte in den nächsten sechs Jahren aus. Die speziellen Anforderungen an das Vertriebssystem ergeben sich insbesondere aus dem geplanten Geschäftsmodell:
- Die Kultur Ruhr GmbH veranstaltet jährlich die Ruhrtriennale. In einem Zeitraum von 6 Wochen werden 120 - 140 Vorstellungstermine an 10-20 Lokationen durchgeführt.
- Insgesamt werden ca. 50.000 Tickets p.a. abgesetzt. Es wird von einer Mindestabnahme i.H.v. 25.000 Tickets pro Jahr ausgegangen.
- Zusätzlich ist die Kultur Ruhr GmbH auch verantwortlich für die Vermarktung der Urbane Künste Ruhr mit bis zu ca. 2.000 Tickets p.a.
- Weiter vertreibt die Kultur Ruhr GmbH die Veranstaltungen des Chorwerks Ruhr mit bis zu ca. 1.000 Tickets p.a.
Mit diesem Projekt wird das Thema Ticketing umfassend weiterentwickelt. So sollen neben der Administration, Durchführung und Abwicklung des Verkaufs von einzelnen Eintrittskarten für Veranstaltungen auch weitere Produkte wie Abonnements, Packages, Mitgliedschaften und Festivalpässe, Artikel, Führungen, Tageseintritte und Fundraisingaktivitäten über die Ticketingsoftware abgewickelt werden. Entsprechend dem eigenen Innovationsanspruch im Hause sollen alle Transaktionen auch eigenständig online von Kund:innen durchgeführt werden können.
Mittels Business-Intelligence-Funktionalitäten in der Software werden die Analysemöglichkeiten der Daten aus dem Ticketing idealerweise deutlich verbessert, um so eine bessere Basis für strategisch relevante Entscheidungen sowie die Bearbeitung von Kund:innensegmenten zur Verfügung zu haben.
Auch soll es künftig möglich sein über Customer-Relationship-Funktionalitäten in der Ticketing-Software die komplette Kommunikation mit relevanten Kontakten aus den Bereichen Presse, Politik, Freundeskreis und ähnlichen sowie die vollumfängliche Verwaltung für Permissions für Newsletter und vertriebsfördernde Mailings mit integrierten CRM-Funktionalitäten abzubilden.
Nachdem die Kultur Ruhr GmbH zwar ganzjährig über ein Kernteam im Vertrieb verfügt, dieses aber nicht die Kapazitäten für den vollumfänglichen Vertriebsservice hat, wird der Service für telefonische Anfragen sowie die Abwicklung von diversen Tätigkeiten den Webshop betreffend ebenfalls im Rahmen des Projekts vergeben.

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

Sollte die Durchführung des Teilnahmewettbewerbs ergeben, dass mehr Bewerber grundsätzlich geeignet sind, als zur Abgabe eines Angebots aufgefordert werden sollen, so wird die Auftraggeberin die Bewerber auswählen, welche die nachfolgend aufgeführten Eignungsvoraussetzungen am besten erfüllen. Um dies zu ermitteln, wird die Auftraggeberin die nachfolgend beschriebene Bewertung vornehmen. Die Auftraggeberin wird eine Bewertungsmatrix verwenden, bei der ein Bewerber maxi-mal 1.000 Punkte erreichen kann. Von diesen 1.000 Punkten entfallen
- maximal 200 Punkte entfallen auf die Unterlagen gemäß Ziffer III.1.2), wobei jeweils maximal 100 Punkte auf die Angaben nach Ziffer III.1.2 a) und III.1.2 b) entfallen.
- maximal 800 Punkte auf die Unterlagen gemäß Ziffer III.1.3),
wobei hiervon maximal
100 Punkte auf die Angaben zu den Mitarbeitern nach Ziffer III.1.3 a),
400 Punkte auf die Unterlagen zu den Referenzangaben nach Ziffer III.1.3 b) und 300 Punkte auf die Unterlagen zum Schlüsselpersonal nach Ziff. III.1.3 c).
Bei der Bewertung der Referenzangaben nach Ziffer III.1.3 b) werden bewertet:
- Vergleichbarkeit der Art der Leistungen, einschließlich etwaiger besonderer Um-stände der Leistungserbringung (max. 200 Punkte),
- Vergleichbarkeit des Umfangs erbrachten Leistungen (max. 150 Punkte),
- Umfang der vom Bewerber selbst erbrachten Leistungen (max. 50 Punkte).
Bei der Bewertung des Schlüsselpersonals entfallen jeweils 150 Punkte auf die in Ziff. III.1.2 c) benannten Funktionen.
Im Rahmen der vorgenannten Gewichtung werden die vorgenannten Unterlagen be-wertet. Die Bewertung der benannten Unterlagen wird anhand des nachfolgenden Bewertungsmaßstabes erfolgen:
5 Punkte: Der Bewerber erfüllt das jeweilige Merkmal vollständig und uneinge-schränkt;
4 Punkte: Punkteabzug, da die Erklärungen und Angaben des Bewerbers zum jewei-ligen Merkmal vereinzelt bzw. geringfügige Defizite und Schwächen aufweisen;
3 Punkte: Punkteabzug, da die Erklärungen und Angaben des Bewerbers zum jewei-ligen Merkmal mehrere bzw. nicht lediglich geringe Defizite und Schwächen aufwei-sen;
2 Punkte: Punkteabzug, da die Erklärungen und Angaben des Bewerbers zum jewei-ligen Merkmal weiterreichende bzw. gewichtige Defizite und Schwächen aufweisen oder: Die Erklärungen und Angaben des Bewerbers enthalten zum jeweiligen Merk-mal nur wenige wertungsfähige Aussagen;
1 Punkt: Punkteabzug, da die Erklärungen und Angaben des Bewerbers zum jewei-ligen Merkmal insgesamt bzw. schwerwiegende Defizite und Schwächen aufweisen;
0 Punkte: Punkteabzug, da die Erklärungen und Angaben des Bewerbers zum jewei-ligen Merkmal in allen Belangen ungenügend bzw. unzureichend sind, oder: Die Erklärungen und Angaben des Bewerbers enthalten zum jeweiligen Merkmal keine wertungsfähigen Angaben.
Die Auftraggeberin wird Teilnahmeanträge unberücksichtigt lassen, die bei einer Bewertung weniger als 600 Punkte erreichen. Ebenso wird die Auftraggeberin Teil-nahmeanträge unberücksichtigt lassen, die bei einem der vorgenannten Bewer-tungskriterien nach dem ebenfalls vorgenannten Bewertungsmaßstab 0 oder 1 Punkt erhalten.
Die Ermittlung des Punkteergebnisses für jede Unterlage erfolgt durch die Verwen-dung eines Gewichtungsfaktors, mit dem bei einer Bewertung mit 5 Punkten die jeweilige maximale Punktezahl entsprechend der prozentualen Gewichtung erzielt werden kann.
Sollte sich aufgrund der Bewertung ergeben, dass durch eine mehrfache Belegung einer Rangstelle die vorgenannte Höchstzahl der zur Angebotsabgabe zuzulassen-den Bewerber überschritten wird, wird die Auftraggeberin alle Bewerber mit einer erfolgreichen Rangstelle berücksichtigen.
Teilt ein:eine ausgewählte:r Bewerber:in bis zum Schlusstermin für die Abgabe des Erstangebots mit, von einer Angebotsabgabe abzusehen, so behält sich die Auf-traggeberin vor, ursprünglich nicht berücksichtigte Bewerber:innen entsprechend der Reihen- und Rangfolge der Bewertung der Teilnahmeanträge nachträglich zur Abgabe eines Angebots einzuladen.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

a) Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen: Der Bewerber er-klärt,
aa) dass der:die Bewerber:in in den letzten zwei Jahren nicht aufgrund eines Ver-stoßes gegen Vorschriften (z. B. § 23 AEntG, § 21 MiLoG oder Vorschriften wegen illegaler Beschäftigung von Arbeitskräften), die zu einer Eintragung im Gewerbezent-ralregister geführt hat, mit einer Freiheitsstrafe von mehr als drei Monaten oder einer Geldstrafe von mehr als 90 Tagessätzen oder einer Geldbuße von mehr als 2.500 EUR belegt worden ist.
bb) dass der:die Bewerber:in nicht zahlungsunfähig ist, dass über das Vermögen des:der Bewerbers:in kein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares Verfahren beantragt oder eröffnet worden ist, dass die Eröffnung eines solchen Verfahrens mangels Masse nicht abgelehnt worden ist, sich der:die Bewerber:in nicht im Ver-fahren der Liquidation befindet oder seine Tätigkeit eingestellt hat, § 124 Abs. 1 Nr. 2 GWB..
cc) dass der:die Bewerber:in im Rahmen der beruflichen Tätigkeit nicht nachweislich eine schwere Verfehlung begangen hat, durch die die Integrität des Bewerbers in Frage gestellt wird, § 124 Abs. 1 Nr. 3 GWB; das Verhalten einer rechtskräftig verur-teilten Person ist einem Unternehmen zuzurechnen, wenn diese Person als für die Leitung des Unternehmens Verantwortliche:r gehandelt hat; dazu gehört auch die Überwachung der Geschäftsführung oder die sonstige Ausübung von Kontroll-befugnissen in leitender Stellung, § 123 Abs. 3 GWB entsprechend. Die Auftragge-berin behält sich vor, beteiligte Unternehmen nach § 124 GWB auszuschließen, wenn einer der dort genannten fakultativen Ausschlussgründe vorliegt. Die Nennung der vorliegend unter Ziffer III.1.1) a) der Bekanntmachung benannten Ausschluss-gründe ist daher nicht abschließend.
dd) dass der Bewerber seinen Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern, abgaben oder Beiträgen zur Sozialversicherung nachge-kommen ist.
ee) dass kein zwingender Ausschlussgrund nach § 123 GWB vorliegt.
ff) dass kein Verbot einer Auftragsvergabe an den:die Bewerber:in nach Art. 5k der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 über restriktive Maßnahmen angesichts der Handlun-gen Russlands, die die Lage in der Ukraine destabilisieren, vorliegt.
b) Benennung der Handelsregisternummer oder eine gleichwertige eindeutige Unter-nehmensbezeichnung einer zuständigen Verwaltungsbehörde oder eines Gerichts des Herkunftslandes des:der Bewerbers:in.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

a) Eigenerklärung zum Umsatz des:der Bewerbers:in (EUR, netto), der auf Leistun-gen entfällt, die mit den vorliegend ausgeschriebenen Leistungen vergleichbar sind, aufgeteilt für die letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre.
b) Eigenerklärung zum Gesamtumsatz des:der Bewerbers:in (EUR, netto), aufgeteilt für die letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre.

Der angegebene jährliche Umsatz für vergleichbare Leistungen im Geschäftsjahr 2022 nicht unter 500.000,00 EUR p.a. (ohne Umsatzsteuer) liegen.
Für die Einhaltung der vorgenannten Mindestbedingungen werden bei allen Koope-rationsformen nach Ziffer VI.3 a) die Angaben der benannten Unternehmen addiert.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

a) Benennung der Anzahl der in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren jahresdurchschnittlich beim:bei der Bewerber:in beschäftigten Arbeitskräfte (für jedes Geschäftsjahr getrennt als FTE), gegliedert nach Berufsgruppen sowie nach Anzahl.
b) Angaben zu realisierten oder laufenden Referenzprojekten des:der Bewerbers:in aus den vor der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung vergangenen 3 Jahren, bei denen in Art und Umfang mit der vorliegend ausgeschriebenen Leistung ver-gleichbare Leistungen durchgeführt wurden, jeweils mit Angaben zu:
- Bezeichnung der Referenz
- Name und Adresse der Auftraggeberin
- Nennung eines Ansprechpartners bei der Auftraggeberin (bleibt vorbehalten)
- Kurzbeschreibung des Referenzobjektes (Festivalveranstalter, Theater, andere Kultureinrichtung oder sonstiges Objekt)
- Kurzbeschreibung der Art der erbrachten Leistungen (Ticketing, Hotline, Service, CRM, Schulung) und besonderen Umständen (Datenmigration oder Schnittstellen-entwicklung erfoderlich)
- Kurzbeschreibung des Umfangs der erbrachten Leistungen mit Angaben je zu An-zahl der Lizenzen, ca.-Auftragssumme (EUR, netto), Anzahl der verkauften Tickets pro Jahr, Anzahl der eingesetzten IT-Projektmanager, Anzahl der durchschnittlich eingesetzten Programmierer, Anzahl der durchschnittlich eingesetzten Consultants
- Zeitraum der Leistungserbringung
- Angaben zu Eigenleistung bzw. Kooperation mit Angaben dazu, welche Leistungen als Eigenleistung erbracht wurden und wie hoch der Eigenleistungsanteil in % war.
c) Verbindliche Benennung des im Auftragsfall vorgesehenen Schlüsselpersonals in Textform für die Projektleitung und die stellvertretende Projektleitung mit An-gaben zum Namen, Angaben über die beruflichen Qualifikationen und Weiterbil-dungen sowie zu personenbezogenen Referenzprojekten. Diese Referenzen müssen nicht im Unternehmen des Bewerbers erworben worden sein. Zu den personenbezogenen Referenzen werden Angaben erwartet zu: Bezeichnung der Referenz, Kurzbeschreibung nach Art, Umfang und Zeitraum des Projektes, v.a. Beschreibung der Haupttätigkeit des:der Auftraggebers:in, Anzahl der verkauf-ten Tickets, Leistungszeitraum; Aufgabenstellung der Person im Projekt, Funk-tion der Person im Projekt, Leistungszeitraum der Person im Projekt, ggf. sons-tige Angaben.

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

a) Zu Ziff. III.1.3 b):
Der:Die Bewerber:in muss seine besondere Erfahrung dadurch nachweisen, dass zusätzlich zu den in Ziffer III.1.3 b) genannten Anforderungen folgende Mindestanforderungen erfüllt werden:
- Mindestens drei Referenzen über vergleichbare Leistungen
- Mindestens eine Referenz mit einer Ticketanzahl pro Jahr von mehr als 50.000 Tickets
- Mindestens eine (weitere) Referenz mit einer Ticketanzahl pro Jahr von mehr als 40.000 Tickets.
b) Zu Ziff. III.1.3 c):
Die beiden benannten Personen müssen über mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in vergleichbaren Positionen und Tätigkeiten verfügen.

a) Zu Kooperationsformen im vorliegenden Vergabeverfahren:
Die unter Ziffer III.1.1) bis Ziffer III.1.3) benannten Unterlagen sind bei Vorliegen einer Bewerbergemeinschaft für jedes Mitglied der Bewerbergemeinschaft in ei-nem gesonderten Bewerbungsbogen vorzulegen.
Beabsichtigt der:die Bewerber:in oder ein Mitglied einer Bewerbergemeinschaft, sich zum Nachweis der wirtschaftlichen und finanziellen oder technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit auf andere Unternehmen (z. B. durch Subunter-nehmer) zu berufen, so sind die unter Ziffer III.1.2) bis III.1.3) benannten Unter-lagen für die anderen Unternehmen insoweit in einem gesonderten Bewer-bungsbogen vorzulegen, als die Bezugnahme auf die Leistungsfähigkeit Dritter erfolgt. Zusätzlich hat der Bewerber gesondert mit dem Teilnahmeantrag die Verpflichtungserklärung der anderen Unternehmen vorzulegen, nach deren Inhalt die rechtlich und tatsächlich abgesicherte Verfügbarkeit über die entsprechen-den Ressourcen der Dritten nachgewiesen wird. Zusätzlich sind zum Nichtvor-liegen von Ausschlussgründen von eignungsleihenden Unternehmen die Erklä-rungen nach Ziff. III.1.1 a) abzugeben.
Bei einer Bezugnahme auf Kapazitäten eines anderen Unternehmens im Hinblick auf die wirtschaftliche oder finanzielle Leistungsfähigkeit ist durch dieses ausdrücklich zu bestätigen, dass es mit dem Bewerber im Auftragsfall gemein-sam für die Auftragsdurchführung entsprechend dem Umfang der Eignungslei-he haftet.
Beabsichtigt der:die Bewerber:in, im Hinblick auf vorzulegende Nachweise für die erforderliche berufliche Leistungsfähigkeit wie Ausbildungs- oder Befähi-gungsnachweise oder die einschlägige berufliche Erfahrung (Referenzen) die Kapazitäten anderer Unternehmen in Anspruch zu nehmen, so ist durch dieses ausdrücklich zu bestätigen, dass es die Leistungen als Subunternehmer im Auf-tragsfall erbringen wird, für die diese Kapazitäten benötigt werden.
b) Die Teilnahmeanträge sind in allen Bestandteilen in deutscher Sprache einzu-reichen; bei fremdsprachigen Dokumenten in deutscher Übersetzung.
c) Die Auftraggeberin hat für die Einreichung der Teilnahmeanträge einen Bewer-bungsbogen erstellt. Dieser ist für die Einreichung der Teilnahmeanträge zu verwenden. Der Bewerbungsbogen ist über die Vergabeplattform des Deut-schen Vergabeportals unter https://www.evergabe.nrw.de/ herunterzuladen. Eine vorherige Registrierung auf v. g. Vergabeplattform ist erforderlich.
Die Teilnahmeanträge müssen bis zum Schlusstermin (s. Ziffer IV.2.2) über die Vergabeplattform in Textform eingereicht werden.
d) Erläuterung zum Ablauf des Verhandlungsverfahrens:
Die Auftraggeberin behält sich vor, die nach Ziffer I.3 veröffentlichten informa-torischen Vergabeunterlagen anzupassen und den ausgewählten Bewerbern eine überarbeitete Fassung der Vergabeunterlagen, insbesondere der Leistungsbe-schreibung zur Verfügung zu stellen.
e) Die in dieser Bekanntmachung enthaltenen Zeitangaben stehen unter dem Vor-behalt der Anpassung und Aktualisierung.
f) Anfragen von interessierten Unternehmen müssen bis spätestens 10 Kalender-tage vor dem Schlusstermin für die Einreichung der Teilnahmeanträge über die Vergabeplattform der Auftraggeberin eingereicht werden.
g) Datenschutz: Der:Die Bewerber:in hat die Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung, des Bundesdatenschutzgesetzes sowie anderer geltender Gesetze zum Schutz personenbezogenen Daten einzuhalten. Für die Übermitt-lung personenbezogener Daten an die Auftraggeberin trägt der:die Bewerber:in die datenschutzrechtliche Verantwortung und hat entsprechend die Rechtmä-ßigkeit sicherzustellen (z.B. durch Einholung von Einwilligungen bei Angaben natürlicher Personen).
Bekanntmachungs-ID: CXS9YYDY16T3UC7U