Beschreibung der Beschaffung
Die einheitliche und effiziente Betreuung der MKT an allen Liegenschaften des BMUKN in Bonn und Berlin umfasst im Regelbetrieb nach näherer Maßgabe der Leistungsbeschreibung (Dokument 03.01 der Vergabeunterlagen) alle fortlaufend zu erbringenden Leistungen, um den Medien- und Konferenztechnikbetrieb in vier Liegenschaften des BMUKN an zwei Standorten sicherzustellen:
> Stresemannstraße 128-130, 10117 Berlin
> Köthener Straße 2-3, 10963 Berlin
> Köthener Straße 4, 10963 Berlin
> Robert-Schuman-Platz 3, 53175 Bonn.
Die Leistungen im Regelbetrieb umfassen
- Pflege der Medien-, Konferenz- und Veranstaltungstechnik
- Support für Videokonferenzen und hybride Besprechungen
- Support für Veranstaltungen und Konferenzen mit Technikbedarf
- Unterstützung bei der Buchung und Organisation von virtuellen Konferenzen
- Dokumentation
- Konzeption und Planung neuer Medien- Konferenz- und Veranstaltungstechnik
- Erstellung und Pflege der Betriebsführungsunterlagen
Als standortspezifische Besonderheit ist in der Berliner Liegenschaft Stresemannstraße das Produktionsstudio Medialab eingerichtet, das durch Konzentration hochwertiger AV-Technik weitreichende Möglichkeiten zu moderner Medienproduktion und komplexen Online-Veranstaltungen in Studio-Umgebung bietet.
Im Regelbetrieb sind dort folgende Leistungen zu erbringen:
- Aufzeichnung einfaches Videostatement ohne Schnitt, ggf. Live-Chroma-Key
- Repräsentative Mehrkamera-Videokonferenz mit Hausleitungsbeteiligung
- Einfache Mehrkamera-Sendung mit erweiterter Technikeinbindung, bspw. Hausveranstaltung
- Videokonferenz mit Einbindung von Dolmetschern bzw. Remote-Dolmetschen
- Mittlere komplexe Sendung mit Moderation und Einbindung von Remote-Teilnehmern
Am Standort Bonn sind im Regelbetrieb ebenfalls
- Einfache Installationsarbeiten im medientechnischen Kontext (Aufputz-Kabelverlegung, Wand-/Deckenmontage von medientechnischen
Gerätschaften)
- Analyse von Störungen bei medientechnischen Gerätschaften
und falls möglich, Reparatur von Technik mit Bordmitteln, erforderlich.
Das Service-Zeitfenster im Regelbetrieb umfasst Montag bis Freitag von 07:00 – 19:00 Uhr. Als Kernzeit, in der die/der AN auch ohne konkrete Service-Termine zwingend präsent sein muss besteht von Montag bis Freitag von 08:00 – 16:00 Uhr.
Die Bedarfe im Regelbetrieb unterliegen Schwankungen, die sowohl saisonale Effekte widerspiegeln, als auch durch den dynamischen Politikbetrieb an sich entstehen. Entsprechend gibt es keine fest definierte Personaldecke, sondern es wird in Hinblick auf Planbarkeit zunächst ein Mindestpersonalvorhalt definiert, der die grundlegende, regelmäßige Einsatzkapazität sicherstellt.
Dieses Mindestmengengerüst beträgt zwei Techniker*innen pro Arbeitstag mit jeweils 8 Stunden (je Standort).
Um den schwankenden Anforderungen des Regelbetriebs gerecht zu werden, kann dies von der AG‘in in Abstimmung mit dem AN aufgestockt werden.
Unter Berücksichtigung aller Gegebenheiten, entsteht im Regelbetrieb ein zu erwartendes Gesamtvolumen von mindestens 600 Techniker-Stunden/Monat, welche in Abhängigkeit zur Auftragslage um bis zu 300 Stunden/Monat aufgestockt werden kann.
Für Leistungen, die überwiegend planerischer, konzeptioneller oder koordinierender Art sind, ist ein Gesamtvolumen an Planer-Stunden im Regelbetrieb mit durchschnittlich 10 Stunden/Monat anzunehmen.
Neben den Leistungen im Regelbetrieb sind sog. Abrufkontingente für Leistungen vorgesehen, die über den definierten Bedarf im Regelbetrieb hinausgehen. Insoweit handelt es sich um eine rahmenvertragliche Vereinbarung ohne Abnahmeverpflichtung, die auf einen Höchstwert gemäß der Leistungsbeschreibung begrenzt ist.
Leistungen im Rahmen von Abrufkontingenten nach Bedarf der AG’in sind
- DSGVO-konformes Stream-Hosting für Livestreams
- Komplexe Großveranstaltungen ggf. inkl. Mietmaterial
- Pressekonferenzen ggf. mit Livestream
- Videoschnitt und -nachbearbeitung und auch Regelleistungen außerhalb des Servicezeitfensters für den Regelbetrieb.