Umschläge für Versand Briefwahlunterlagen/Wahlbenachrichtigungen für das Bundesland Hessen

Kurze Beschreibung

Herstellung und Lieferung von Umschlägen für den Versand der Briefwahlunterlagen und der Wahlbenachrichtigungen für die am 9. Juni 2024 stattfindende Wahl zum 10. Europäischen Parlament

Beschreibung der Beschaffung

Herstellung und Lieferung von Umschlägen [ca. 2.737.000 Stk. Briefumschläge mit Fenster im Format DIN C4 in 100 g/m² Offset weiß für den Versand der Briefwahlunterlagen und ca. 4.500.000 Stk. Briefumschläge mit Fenster im Format DIN C6/5 (DIN Lang) in 75 g/m² RC-Papier grau für den Versand der Wahlbenachrichtigungen] für die am 9. Juni 2024 stattfindende Wahl zum 10. Europäischen Parlament. Die Auslieferung der Umschläge für den Versand der Briefwahlunterlagen und der Wahlbenachrichtigungen muss sehr kurzfristig erfolgen. Auf eine zügige Abwicklung/Auslieferung bei dem Auftragnehmer ist zu achten. Von beiden Positionen sind dem Landeswahlleiter (Auftraggeber) Korrekturabzüge und Muster vorzulegen.
Alle Umschläge (auch nicht vorhersehbare Nachlieferungen) müssen eine einheitliche Färbung haben. Es muss sichergestellt sein, dass die Gummierung (Klebung) der Umschläge so beschaffen ist, dass eine zuverlässige Schließung sichergestellt ist. Vor der Hauptproduktion der Umschläge sind zu jeder Position Briefumschläge zu Testzwecken zur Verfügung zu stellen [Pos. 1 ca. 120 Stück der Deutschen Post AG; Pos. 2 ca. 30.000 Stück einem Weiterverarbeitungsdienstleister; der Weiterverarbeitungsdienstleister ist derzeit noch nicht bekannt, dieser wird dem Auftragnehmer nach Zuschlagserteilung frühzeitig mitgeteilt]. Die Auslieferung der Umschläge zu Position 1 erfolgt in unterschiedlichen Stückzahlen direkt an die 421 Kommunen in Hessen. Hier ist bei dem anzubietenden Nettopreis der Position 1 auch der entsprechende Versand (Lieferung) einzukalkulieren. Die Kreiswahlleiterinnen, Kreiswahlleiter, Stadtwahlleiterinnen und Stadtwahlleiter teilen dem Auftragnehmer die entsprechenden Lieferadressen (mit Ansprechpartnern) in den Gemeinden mit. Daher ist es erforderlich, im Auftragsfall, zügig Verbindung mit den Kreiswahlleiterinnen, Kreiswahlleiter, Stadtwahlleiterinnen und Stadtwahlleiter aufzunehmen. Die Auslieferungstermine sind unmittelbar mit den Gemeinden abzustimmen und unbedingt einzuhalten. Der Verteilerschlüssel wird zur Zeit noch ermittelt und wird im Auftragsfall durch den Auftraggeber mitgeteilt. Die Auslieferung der Umschläge zu Position 2 erfolgt ggf. in unterschiedlichen Stückzahlen direkt an max. 4 Abladestellen in Deutschland. Die Auslieferung ist mit dem Dienstleister für die Weiterverarbeitung der Umschläge abzustimmen (dieser wird nach Zuschlagserteilung dem Auftragnehmer frühzeitig durch den Auftraggeber mitgeteilt). Die Auslieferung aller Lieferpositionen muss am 12. April 2024 (eintreffend) abgeschlossen sein. Daher wird für die Ausführungsfristen der Beginn für 01.03.2024 und für das Ende der Ausführung der 12.04.2024 festgelegt.
Nach Auftragserteilung wird dem Auftragnehmer vom Auftraggeber ein Umschlagmuster mit den erforderlichen Aufdrucken (Absenderangabe, Service Premium Adress) zur Verfügung gestellt. Es ist der Service Response Plus der Deutschen Post AG zu nutzen. Hierzu muss auf die Briefumschläge zum Versand der Briefwahlunterlagen (Pos. 1) ein Postmatrixcode aufgedruckt werden, der ein dynamisches Element enthält. Es muss gewährleistet sein, dass der Auftragnehmer in der Lage ist, einen solchen Datamatrix Code zu erzeugen, um diesen aufdrucken zu können. Für Rückfragen stehen hier Mitarbeiter der Deutschen Post AG zur Verfügung. Eine Freigabe und Zertifizierung der generierten Codes durch die Deutsche Post AG ist zwingend notwendig. Zu diesem Zweck sind 120 Testumschläge von dem Auftragnehmer dem Zertifizierungsservice der Deutschen Post AG zu übersenden. Erst nach Vorliegen der abschließenden Freigabe durch den Marketingservice der Deutschen Post AG kann mit der Herstellung der Gesamtauflage der Briefumschläge (Pos. 1) begonnen werden. Die im Leistungsverzeichnis genannten Abnahmemengen können aufgrund nicht vorhersehbarer Ereignisse nicht eindeutig vorhergesehen werden (beispielsweise durch Pandemien, Anzahl der beantragten Briefwahlunterlagen durch die Wähler, u.d.G.), daher sind Mehr- oder Mindermengen möglich. Bei den genannten Mengen handelt es sich um Erfahrungswerte aus den letzten Wahlen (Europa-, Bundestags- bzw. Landtagswahlen). Ein Anspruch auf Abnahme der genannten Mengen besteht nicht. Die Leistungen werden nach dem tatsächlichen Bedarf beauftragt. Die angegebenen Mengen dienen lediglich zur Kalkulation des Angebotes und werden für die preisliche Wertung der Angebote berücksichtigt. Eine Abrechnung erfolgt auf Basis der tatsächlich gelieferten Mengen zu den hier festgelegten Preisen. Dem Auftraggeber steht zudem ein einseitiges Leistungsbestimmungserweiterungsrecht bis zu 20,00 % der Netto-Gesamtangebotssumme aus diesem Vergabeverfahren als Mehrbedarf (quantitative Leistungserweiterung) zu.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

- Referenzen (siehe Vordruck):
Eine Liste mit geeigneten Referenzen über die in den letzten 3 Jahren erbrachten wesentlichen Leistungen mit folgenden Angaben:
- Art der Leistung
- Umfang
- Empfänger (öffentliche und/oder private Empfänger) der Leistung
- Ansprechpartner, Telefon, E-Mail-Adresse
- Erbringungszeitpunkt
- Wert
Referenzen sind dann geeignet, wenn diese in Art und Umfang dem hier zu vergebenden Auftrag entsprechen. Dies bezieht sich insbesondere auf die Herstellung und Lieferung von Umschlägen für den Versand von Briefwahlunterlagen und Wahlbenachrichtigungen für Europawahlen, Bundes- bzw. Landtagswahlen. Um einen ausreichenden Wettbewerb sicherzustellen, wird darauf hingewiesen, dass auch Referenzen berücksichtigt werden, die mehr als 3 Jahre, jedoch nicht länger als 5 Jahre, zurückliegen.
Die obenstehenden Angaben können auch ohne Verwendung des beiliegenden Vordruckes auf einer eigenen Anlage des Bieters gemacht werden.

Die Vergabeunterlagen werden ausschließlich elektronisch zur Verfügung gestellt und können von der Vergabeplattform des Landes Hessen unter https://www.vergabe.hessen.de kostenfrei heruntergeladen werden.
Mit dem Angebot sind weiter einzureichen (näheres hierzu ist den Vergabeunterlagen zu entnehmen):
- Verpflichtungserklärung Tariftreue/Mindestentgelt (siehe Vordruck)
- Erklärung zu Russland-Sanktionen (siehe Vordruck)
- ein entsprechender Musterumschlag je Position ist kostenlos bis zum Angebotstermin (Ende der Angebotsfrist) an die Geschäftsstelle des Landeswahlleiters für Hessen im Hessischen Ministerium des Innern und für Sport, Friedrich-Ebert-Allee 12 in 65185 Wiesbaden, Ansprechpartner: Herr Zeißler zur Bemusterung zu übermitteln. Die Muster sind mit der Vergabenummer, Firmenname (Bieter) und entsprechende Positionsnummer des Leistungsverzeichnisses zu kennzeichnen. Die Muster sind wesentliche Bestandteile des Angebots. Diese sind zwingend bis spätestens zum Ende der Angebotsfrist an die benannte Adresse einzureichen; eine Nachforderung ist ausgeschlossen. Ein nicht zum Angebotsfristende eingereichtes Muster führt zum Ausschluss des Angebots.
- auf gesondertes Verlangen:
Auf gesonderte Aufforderung durch die Vergabestelle ist vom Bieter ein Konzept zur Auftragsausführung einzureichen. Aus diesem muss hervorgehen, wie seitens des Bieters sichergestellt wird, dass die Auslieferung der Umschläge für die Briefwahlunterlagen und der Wahlbenachrichtigungen termingerecht erfolgen kann und alle Anforderungen der Leistungsbeschreibung [besonders Ausschluss von Farbabweichungen bei den Umschlägen, einwandfreie Selbst- und Nassklebung (Verschlussklebung), fehlerfreie Drucktexte (inkl. Postmatrixcodeaufdruck)] erfüllt werden können.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Auf die Rügepflichten gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nrn. 1 bis 4 GWB wird ausdrücklich hingewiesen, insbesondere auf die Frist des § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB. Danach ist ein Antrag auf Nachprüfung unzulässig, soweit nach Eingang der Mitteilung der Vergabestelle, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, mehr als 15 Kalendertage vergangen sind.