Beschreibung der Beschaffung
Ausgangssituation / Projektbeschreibung
Die Berlin University Alliance (folglich: BUA) möchte im Rahmen einer
Kommunikationskampagne ihre Sichtbarkeit signifikant erhöhen. Dazu soll ein bestehendes Kommunikationskonzept, das durch eine externe Agentur erstellt wurde, mit dem Ziel, die Sichtbarkeit der BUA am Wissenschaftsstandort Berlin substanziell zu steigern, umgesetzt werden. Die Umsetzung beinhaltet ein Strategisches Konzept, ein Kreativkonzept, ein Kanalkonzept und ein Eventkonzept. Für das Kreativkonzept sind besondere graphische Leistungen erforderlich. Eine Status Quo Analyse wurde bereits abgeschlossen.
Alle Elemente des Konzepts sind zwischen Oktober 2023 und Mai 2025 umzusetzen.
Die Projektleitung liegt in der Geschäftsstelle der Berlin University Alliance (BUA-GST).
Für die Umsetzung müssen alle Elemente der Kampagne beachtet werden. Die
Kooperationen (Locations, Paid Media usw.), Pressearbeit, unterjährige Content Produktion werden von der BUA-GST umgesetzt.
Leistungsgegenstand
1. Plan zur Umsetzung einer Kommunikations- und Marketingkampagne inklusive einer Strategie mit Finanzrahmen und detaillierter Budgetplanung
2. Detaillierter Projektplan (inklusiver Deliverables und Meilensteine) mit Entwürfen zu Teilprojektbeschreibungen und Aufgabenbereichen von relevanten Akteuren der BUA (hier insbesondere die Teilprojektbeschreibung für die Akteure
"Exzellenzclusterkommunikatoren" aber auch Kommunikationsleitungen der Verbundpartnerinnen)
Arbeitspaket 1 - Kreativ-Konzept
Dieses Arbeitspaket beinhaltet die Aufgaben rund um das Kreativ-Konzept und bildet den visuellen Rahmen der Kommunikationskampagne. Sämtliche Aktivitäten, Events und Communications sollen mit dem visual erkennbar sein und durch ein innovatives und zeitgemäßes Design die BUA im Berliner Raum visuell verankern. Ein Finanzierungsplan und das Hinzuziehen von Unterauftragnehmern muss hier abgeschätzt werden.
3.1.1. Fotografie für die Kampagnenelemente
3.1.2. Grafikdesign für Print und Digital
3.1.3. 3D Visuals für die AR-Ausstellung
3.1.4. Technische Implementierung der AR-Ausstellung
3.1.5. Plakatkampagne (Print und Citylight)
3.1.6. Creative and Art Direction
3.1.7. Campaign Content Production owned and paid media
3.1.8. Campaign Project Management
3.1.9. Social Media Distribution (paid ads)
Arbeitspaket 2 - Event-Konzept
Dieses Arbeitspaket beinhaltet die Aufgaben rund um das Event-Konzept und bildet den Rahmen für alle Aktivitäten, die in der BUA dezentral durchgeführt werden. Ein konkreter Eventmanagementplan inklusive Veranstaltungsorte, Checklisten und abgestimmten Agenden sind Bestandteil des Arbeitspakets sowie ein für die entsprechenden Maßnahmen angelegter Finanzplan und eine Budgetabschätzung.
Sämtliche Aktivitäten & Events sollen eine Einordnung finden in drei Kategorien
1. Die BUA zeigt sich mit dem Event als Vernetzer zwischen den Sphären von Politik, Wissenschaft, Wirtschaft, Kultur, Medien und Gesellschaft.
2. Der Stil des 24-h Festivals wird durch seinen Science & Art Ansatz, einen Anklang von Futurismus und der Berliner Off-Szene haben.
3. Das Format der Eventreihe folgt dem Stil gegenwärtiger Salons, d.h. es werden neben den Wissenschaftlern aus der Hauptzielgruppe 1 auch Vertreter aus anderen Sektoren und Lebensbereichen (z.B. Kunst, Kultur, Medien, Handwerk, Design) zur Teilnahme eingeladen.
Konkret umzusetzen sind:
3.2.1 Flagship Event (2x öffentliche VA für ca. 3k pax) - Großveranstaltungen mit der BUA in einer Gastgeberfunktion, ähnlich der BUA- Konferenz "Crossing Boundaries". (Das geschätzte Budget für die Flagship Events liegt jeweils bei ca. 245.000 EUR)
Events als Mittel der Live-Kommunikation, um Werte, Eigenschaften, Tonalität und Inhalte der BUA immersiv und eindrücklich zu vermitteln. Mit der Teilnahme an Events sollen sich die Zielgruppen stärker an die BUA und deren Community binden - dies dient dem nachhaltigen Aufbau von Vertrauen und Commitment. Events werden grundsätzlich als Plattformen mit Wirkungsanspruch (Purpose) geplant - zu diesem Zweck müssen sie gesamtheitlich geplant und umgesetzt werden.
3.2.2 Kuratierte BUA-Eventserie (6x interne VA für ca. 100 pax)
Die laufenden Events aus der BUA Geschäftsstelle heraus gliedern sich in die Kampagne ein und sind erkennbar durch das Key visual, das für alle BUA Events genutzt werden können.
Arbeitspaket 3 - Management, Abläufe, Detailpläne
Dieses Arbeitspaket beinhaltet das Management, Abläufe und Detailpläne. Die Koordination intern sowie mit externen Stakeholdern wird gemeinsam abgestimmt. Es wird ein signifikant hohes Koordinationsaufkommen erwartet, um Abstimmungsprozesse und die Umsetzung optimal abzuwickeln.
3.3.1. Beschreibung der Prozesse und Aufgabengebiete unter konkreter Angabe der
Übernahme von Leistungen im angegebenen Zeitrahmen
3.3.2 Beschreibung der internen Prozesse und Koordinationsleistung Meilensteine, Deliverables sowie Nachlese und Abschlussbericht
Leicht erfassbare Indikatoren für eine abgestimmte Datenbasis mit Blick auf die sich an die Umsetzung der Kommunikationskampagne anschließende Evaluationsphase.
Erstellung eines Leitfadens und ggfs. Indikatorensets sowie Messbarkeit der Indikatoren als Blaupause für den dezentralen Einsatz in der Geschäftsstelle und bei den Verbundpartnern.
Budgetobergrenze
Für die Umsetzung der Kommunikationskampagne stehen 1,1 Mio. EUR brutto zur
Verfügung.
Für die Durchführung/Ausrichtung der unter 3.2.1 genannten Großveranstaltungen steht ein gesondertes Budget zur Verfügung. Für die Planung der Großveranstaltungen sind Aufwände einzuplanen (Teil der Umsetzung der Kampagne).