Umsetzung Kommunikationskampagne Berlin University Alliance

Freie Universität Berlin Abteilung II: Finanzen, Einkauf und Stellenwirtschaft Referat II C - Zentraler Einkauf

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2023-09-25. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2023-08-25.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• futurehain GmbH

Wer?

• Freie Universität Berlin Abteilung II: Finanzen, Einkauf und Stellenwirtschaft Referat II C - Zentraler Einkauf

Wie?

• Markt- und Wirtschaftsforschung; Umfragen und Statistiken › Werbe- und Marketingdienstleistungen

Wo?

• Berlin › Berlin

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2023-08-25	Auftragsbekanntmachung
2023-12-13	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2023-08-25)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Werbe- und Marketingdienstleistungen
Referenznummer: IIC-2023-0078
Kurze Beschreibung: Umsetzung Kommunikationskampagne Berlin University Alliance
Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Werbe- und Marketingdienstleistungen 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Berlin 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: Freie Universität Berlin Abteilung II: Finanzen, Einkauf und Stellenwirtschaft Referat II C - Zentraler Einkauf
Postanschrift: Thielallee 38
Postleitzahl: 14195
Postort: Berlin
Kontakt
Internetadresse: https://www.fu-berlin.de 🌏
E-Mail: vergabe@fu-berlin.de 📧
URL der Dokumente: https://vergabekooperation.berlin/NetServer/TenderingProcedureDetails?function=_Details&TenderOID=54321-Tender-18a0757d6e3-28d8c4a7d835592b 🌏
URL der Teilnahme: http://vergabeplattform.bwb.de 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2023-08-25 📅
Einreichungsfrist: 2023-09-25 📅
Veröffentlichungsdatum: 2023-08-30 📅
Datum des Beginns: 2023-10-31 📅
Datum des Endes: 2025-05-30 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2023/S 166-524045
ABl. S-Ausgabe: 166

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Ausgangssituation / Projektbeschreibung

Die Berlin University Alliance (folglich: BUA) möchte im Rahmen einer

Kommunikationskampagne ihre Sichtbarkeit signifikant erhöhen. Dazu soll ein bestehendes Kommunikationskonzept, das durch eine externe Agentur erstellt wurde, mit dem Ziel, die Sichtbarkeit der BUA am Wissenschaftsstandort Berlin substanziell zu steigern, umgesetzt werden. Die Umsetzung beinhaltet ein Strategisches Konzept, ein Kreativkonzept, ein Kanalkonzept und ein Eventkonzept. Für das Kreativkonzept sind besondere graphische Leistungen erforderlich. Eine Status Quo Analyse wurde bereits abgeschlossen.

Alle Elemente des Konzepts sind zwischen Oktober 2023 und Mai 2025 umzusetzen.

Die Projektleitung liegt in der Geschäftsstelle der Berlin University Alliance (BUA-GST).

Für die Umsetzung müssen alle Elemente der Kampagne beachtet werden. Die

Kooperationen (Locations, Paid Media usw.), Pressearbeit, unterjährige Content Produktion werden von der BUA-GST umgesetzt.

Leistungsgegenstand

1. Plan zur Umsetzung einer Kommunikations- und Marketingkampagne inklusive einer Strategie mit Finanzrahmen und detaillierter Budgetplanung

2. Detaillierter Projektplan (inklusiver Deliverables und Meilensteine) mit Entwürfen zu Teilprojektbeschreibungen und Aufgabenbereichen von relevanten Akteuren der BUA (hier insbesondere die Teilprojektbeschreibung für die Akteure

"Exzellenzclusterkommunikatoren" aber auch Kommunikationsleitungen der Verbundpartnerinnen)

Arbeitspaket 1 - Kreativ-Konzept

Dieses Arbeitspaket beinhaltet die Aufgaben rund um das Kreativ-Konzept und bildet den visuellen Rahmen der Kommunikationskampagne. Sämtliche Aktivitäten, Events und Communications sollen mit dem visual erkennbar sein und durch ein innovatives und zeitgemäßes Design die BUA im Berliner Raum visuell verankern. Ein Finanzierungsplan und das Hinzuziehen von Unterauftragnehmern muss hier abgeschätzt werden.

3.1.1. Fotografie für die Kampagnenelemente

3.1.2. Grafikdesign für Print und Digital

3.1.3. 3D Visuals für die AR-Ausstellung

3.1.4. Technische Implementierung der AR-Ausstellung

3.1.5. Plakatkampagne (Print und Citylight)

3.1.6. Creative and Art Direction

3.1.7. Campaign Content Production owned and paid media

3.1.8. Campaign Project Management

3.1.9. Social Media Distribution (paid ads)

Arbeitspaket 2 - Event-Konzept

Dieses Arbeitspaket beinhaltet die Aufgaben rund um das Event-Konzept und bildet den Rahmen für alle Aktivitäten, die in der BUA dezentral durchgeführt werden. Ein konkreter Eventmanagementplan inklusive Veranstaltungsorte, Checklisten und abgestimmten Agenden sind Bestandteil des Arbeitspakets sowie ein für die entsprechenden Maßnahmen angelegter Finanzplan und eine Budgetabschätzung.

Sämtliche Aktivitäten & Events sollen eine Einordnung finden in drei Kategorien

1. Die BUA zeigt sich mit dem Event als Vernetzer zwischen den Sphären von Politik, Wissenschaft, Wirtschaft, Kultur, Medien und Gesellschaft.

2. Der Stil des 24-h Festivals wird durch seinen Science & Art Ansatz, einen Anklang von Futurismus und der Berliner Off-Szene haben.

3. Das Format der Eventreihe folgt dem Stil gegenwärtiger Salons, d.h. es werden neben den Wissenschaftlern aus der Hauptzielgruppe 1 auch Vertreter aus anderen Sektoren und Lebensbereichen (z.B. Kunst, Kultur, Medien, Handwerk, Design) zur Teilnahme eingeladen.

Konkret umzusetzen sind:

3.2.1 Flagship Event (2x öffentliche VA für ca. 3k pax) - Großveranstaltungen mit der BUA in einer Gastgeberfunktion, ähnlich der BUA- Konferenz "Crossing Boundaries". (Das geschätzte Budget für die Flagship Events liegt jeweils bei ca. 245.000 EUR)

Events als Mittel der Live-Kommunikation, um Werte, Eigenschaften, Tonalität und Inhalte der BUA immersiv und eindrücklich zu vermitteln. Mit der Teilnahme an Events sollen sich die Zielgruppen stärker an die BUA und deren Community binden - dies dient dem nachhaltigen Aufbau von Vertrauen und Commitment. Events werden grundsätzlich als Plattformen mit Wirkungsanspruch (Purpose) geplant - zu diesem Zweck müssen sie gesamtheitlich geplant und umgesetzt werden.

3.2.2 Kuratierte BUA-Eventserie (6x interne VA für ca. 100 pax)

Die laufenden Events aus der BUA Geschäftsstelle heraus gliedern sich in die Kampagne ein und sind erkennbar durch das Key visual, das für alle BUA Events genutzt werden können.

Arbeitspaket 3 - Management, Abläufe, Detailpläne

Dieses Arbeitspaket beinhaltet das Management, Abläufe und Detailpläne. Die Koordination intern sowie mit externen Stakeholdern wird gemeinsam abgestimmt. Es wird ein signifikant hohes Koordinationsaufkommen erwartet, um Abstimmungsprozesse und die Umsetzung optimal abzuwickeln.

3.3.1. Beschreibung der Prozesse und Aufgabengebiete unter konkreter Angabe der

Übernahme von Leistungen im angegebenen Zeitrahmen

3.3.2 Beschreibung der internen Prozesse und Koordinationsleistung Meilensteine, Deliverables sowie Nachlese und Abschlussbericht

Leicht erfassbare Indikatoren für eine abgestimmte Datenbasis mit Blick auf die sich an die Umsetzung der Kommunikationskampagne anschließende Evaluationsphase.

Erstellung eines Leitfadens und ggfs. Indikatorensets sowie Messbarkeit der Indikatoren als Blaupause für den dezentralen Einsatz in der Geschäftsstelle und bei den Verbundpartnern.

Budgetobergrenze

Für die Umsetzung der Kommunikationskampagne stehen 1,1 Mio. EUR brutto zur

Verfügung.

Für die Durchführung/Ausrichtung der unter 3.2.1 genannten Großveranstaltungen steht ein gesondertes Budget zur Verfügung. Für die Planung der Großveranstaltungen sind Aufwände einzuplanen (Teil der Umsetzung der Kampagne).

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:

Berlin University Alliance

10178 Berlin

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

1) Eigenerklärung zur Eignung VgV, Wirt-124 EU

2) Bieterangaben Wettbewerbsregister

3) BVB und Erklärung zur Frauenförderung (Teil A), Wirt-2141

4) Eigenerklärung der Bieter- und Bewerbergemeinschaft

5) Eigenerklärung Nachunternehmen

6) Eigenerklärung Bieterselbstauskunft

optional:

- Unterauftragsnehmer-Eignungsleihe, Wirt-235

- Verpflichtungserklärung anderer Unternehmen, Wirt-236

7) Folgende Dokumente müssen mit Abgabe des Teilnahmeantrags nicht eingereicht werden, sie gelten mit Abgabe des signierten elektronischen Angebots als gelesen und akzeptiert:

- BVB über Kontrollen und Sanktionen nach BerlAVG (Teil B), Wirt-2144

- BVB über Umweltschutzanforderungen (Teil A), Wirt-2145

- BVB zum Mindeststundenentgelt und zur Tariftreue - (Teil A), Wirt 214

- BVB zur Verhinderung von Benachteiligungen (Teil A), Wirt-2143

- Einhaltung restriktiver Maßnahmen Wirt-124-1

- Eigenerklärung zum Datenschutz

8) Teilnahmeantrag

Technische und berufliche Fähigkeiten:

9) Vom Bewerber ist eine Vorstellung des für die Auftragserfüllung vorgesehenen Projektteams, inkl. Ausweisung der Qualifikationen und Erfahrungen in Hinblick auf den Leistungsgegenstand der jeweiligen Teammitglieder, einzureichen.

(Die Beschreibung ist in freier Form dem Teilnahmeantrag beizulegen, ggf. Lebensläufe je Teammitglied)

10) Vom Bewerber ist eine Projektleitung zu bestimmen, die Erfahrungen und Qualifikationen im Management und der Koordination von Umsetzungs- bzw. Strategieprojekten, die mit dem Leistungsgegenstand vergleichbar sind, hat. Zum Nachweis der Erfahrungen und Qualifikationen sind mindestens 3 erfolgreich umgesetzte Projekte nachzuweisen.

(Die Beschreibung ist in freier Form dem Teilnahmeantrag beizulegen, ggf. Lebenslauf)

11) Vom Bewerber sind zwei Referenzen vorzulegen, die einen Auftrag über die nachfolgend genannten Leistungsschwerpunkte umfassen:

a. Auftrag über die Gestaltung einer Sichtbarkeitskampagne zu (z.B. historisch) wissenschaftsnahen Themen bzw. Bereichen.

b. Auftrag, der das Umsetzen und Bereitstellen von Lösungen für die (kostengünstige) Umsetzung eines Konzeptes nachweist

c. Auftrag über die Erstellung eines Key Visuals zu einem wissenschaftsnahen Thema in den Digitalen Kanälen und Printmedien

d. Auftrag über die Innovative Gestaltung von Großveranstaltungen im Bereich der Wissenschaften.

Die vorgenannten Kriterien 1. bis 4. können anhand von einer oder mehreren Aufträgen nachgewiesen werden, wenn eine Referenz nicht alle Leistungsschwerpunkte abdeckt. Je Kriterium sind zwei Referenzen nachzuweisen.

Für die nachzuweisenden Referenzen sind Referenzbeschreibungen inkl. Grafiken / Screenshots / Links / Printprojekte / Präsentationsfolien o.Ä. der Kampagnen einzureichen.

(Die Beschreibung ist in freier Form dem Teilnahmeantrag beizulegen)

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Mindestzahl der Bewerber: 3
Höchstzahl der Bewerber: 4
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:

Die Auswahl wird anhand von folgenden Bewertungskriterien

vorgenommen:

- Die Qualifikationen und Erfahrungen der Teammitglieder werden bewertet. Folgende Qualifikationen und Erfahrungen werden positiv bewertet:

a. Erfahrungen im Projektmanagement

b. Erfahrungen in der Umsetzung von Kommunikationskampagnen

c. Erfahrungen in der Koordination verschiedener Stakeholder und Akteure in der Umsetzung einer Kommunikationskampagne

(Gewichtung: 60 %)

(vgl. Nr. III.1, Nr. 9)

- Die Referenzbeschreibungen werden positiv bewertet, wenn die eingereichte Referenz einen Auftrag

a. über die erfolgreiche Umsetzung einer Marketingkampagne auf Basis eines bestehenden Kommunikationskonzepts

und/oder

b. über die Gestaltung einer Sichtbarkeitskampagne an öffentlichen Einrichtungen (Öffentlicher Auftraggeber)

zum Leistungsgegenstand hatte.

(Gewichtung: 40 %)

(vgl. Nr. III.1, Nr. 11)

Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 23:59
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Referat II C - Zentraler Einkauf
Adresse des Käuferprofils: https://vergabekooperation.berlin 🌏
Dokumente URL: https://vergabekooperation.berlin/NetServer/TenderingProcedureDetails?function=_Details&TenderOID=54321-Tender-18a0757d6e3-28d8c4a7d835592b 🌏

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Landes Berlin
Postanschrift: Martin-Luther-Str. 105
Postort: Berlin
Postleitzahl: 10825
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 309013-8316 📞
E-Mail: vergabekammer@senweb.berlin.de 📧
Fax: +49 309013-7613 📠
Internetadresse: http://www.berlin.de/sen/wirtschaft/wirtschaft/wirtschaftsrecht/ 🌏
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Freie Universität Berlin
Postanschrift: Thielallee 38
Postleitzahl: 14195
Telefon: +49 3083853314 📞
E-Mail: vergabe@fu-berlin.de 📧
Fax: +49 30838453314 📠
Quelle: OJS 2023/S 166-524045 (2023-08-25)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2023-12-13)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Umsetzung Kommunikationskampagne Berlin University Alliance
Referenznummer: IIC-2023-0078
Art des Vertrags: Dienstleistungen
Produkte/Dienstleistungen: Werbe- und Marketingdienstleistungen 📦
Beschreibung
Interne Kennung: LOT-0000
Beschreibung der Beschaffung:

Leistungsgegenstand 1. Plan zur Umsetzung einer Kommunikations- und Marketingkampagne inklusive einer Strategie mit Finanzrahmen und detaillierter Budgetplanung 2. Detaillierter Projektplan (inklusiver Deliverables und Meilensteine) mit Entwürfen zu Teilprojektbeschreibungen und Aufgabenbereichen von relevanten Akteuren der BUA (hier insbesondere die Teilprojektbeschreibung für die Akteure "Exzellenzclusterkommunikatoren" aber auch Kommunikationsleitungen der Verbundpartnerinnen)

Postanschrift: Thielallee 38
Postleitzahl: 14195
Stadt: Berlin
Land: Deutschland 🇩🇪
Ort der Leistung: Berlin 🏙️
Vergabekriterien
Preis ✅
Preis (Gewichtung): 100.00
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0000

Verfahren
Art des Verfahrens
Verhandlungsverfahren mit vorherigem Aufruf zum Wettbewerb ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Vergabekriterien
Gewichtungsart: Gewichtung (Prozentanteil, genau)

Auftragsvergabe
Ein Auftrag/Los wird vergeben ✅
Los-Identifikationsnummer: LOT-0000
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 1
Anzahl der auf elektronischem Wege eingegangenen Angebote: 1
Anzahl der eingegangenen Angebote von KMU: 1
Leiter der anbietenden Partei ✅
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0000
Name und Anschrift des Auftragnehmers
Name: futurehain GmbH
Nationale Registrierungsnummer: DE329613792
Postanschrift: Grünberger Str. 17a
Postleitzahl: 10243
Postort: Berlin
Region: Berlin 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: matyas.kovacs@gmail.com 📧
Telefon: +49 1756857180 📞
Staatsangehörigkeit des Eigentümers: Deutschland 🇩🇪
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Kleines Unternehmen

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Freie Universität Berlin Abteilung II: Finanzen, Einkauf und Stellenwirtschaft Referat II C - Zentraler Einkauf
Nationale Registrierungsnummer: DE 811304768
Postanschrift: Thielallee 38
Postleitzahl: 14195
Postort: Berlin
Region: Berlin 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: Referat II C - Zentraler Einkauf
E-Mail: vergabe@fu-berlin.de 📧
Telefon: +49 30 838 53314 📞
URL: https://www.fu-berlin.de 🌏
Federführendes Mitglied ✅
Adresse des Käuferprofils: https://vergabekooperation.berlin 🌏
Art des öffentlichen Auftraggebers
Einrichtung des öffentlichen Rechts
Haupttätigkeit
Bildung

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Region: Berlin 🏙️
URL: http://www.berlin.de/sen/wirtschaft/wirtschaft/wirtschaftsrecht/ 🌏
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Nationale Registrierungsnummer: DE 811304768
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2023-12-13+01:00 📅
Quelle: OJS 2023/S 241-757429 (2023-12-13)

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