Umsetzung von zwei Fan Meeting Points zur Fußball-Europameisterschaft 2024 (UEFA EURO 2024) in Gelsenkirchen

Kurze Beschreibung

Konzeptionierung, Vorbereitung, Aufbau, Durchführung, Abbau und Nachbereitung von zwei zwei Fan Meeting Points zur Fußball-Europameisterschaft 2024 (UEFA EURO 2024) in Gelsenkirchen

Hauptstandort oder Erfüllungsort

Stadt Gelsenkirchen, 10/4.1 - Zentrale Beschaffungsstelle Wildenbruchplatz 7 45888 Gelsenkirchen Die Fan Meeting Points sollen gleichzeitig an zwei Orten im Stadtgebiet betrieben werden. Einer auf dem St. Urbanus-Kirchplatz in Gelsenkirchen-Buer und der andere auf dem Heinrich-König-Platz in der Gelsenkirchener Altstadt.

Beschreibung der Beschaffung

Gelsenkirchen ist ein Austragungsort (Host City/HC) der UEFA Fußball-Europameisterschaft 2024.
Die Stadt Gelsenkirchen als Veranstalterin/Betreiberin/Auftraggeberin (AG) beabsichtigt die Vergabe von Planung, Durchführung, laufendem Betrieb und Nachbereitung von zwei sogenannten Fan Meeting Points an einen Auftragnehmer (AN). Fan Meeting Points sind geübte Veranstaltungsformate im Fußball, um größeren Fangruppen eine Anlaufstelle vor und ggf. auch nach dem Spiel zu bieten. Auf den Meeting Points können sich die Fans sammeln, um sich auf das Spiel einzustimmen und in der Regel gemeinsam die Anreise zum Stadion anzutreten, welche auch in Form eines sog. Fan Walks erfolgen kann. Es werden in der Regel zwei Fan Meeting Points organisiert, um den Fans beider Mannschaften getrennte Anlaufstellen anzubieten.
Die beiden Fan Meeting Points sollen an den vier EURO 2024 Spieltagen in Gelsenkirchen (16./20./26./30.06.2024) als Versammlungsort und Treffpunkt für die Fans der jeweiligen Mannschaften dienen. Insgesamt handelt es sich somit um acht zu organisierende Veranstaltungen. Fan Meeting Points stellen sog. Host City Events dar und folgen den entsprechenden Regularien der EURO 2024 GmbH (vgl. Host City Rechte Sideletter). Im Vorfeld wird den Fanverbänden der Mannschaften ein Fan Meeting Point zugewiesen. Für die Fanverbände der Mannschaften soll zudem die Möglichkeit bestehen eine mobile Fanbotschaft zu betreiben.
Weitere Einzelheiten entnehmen Sie der Leistungsbeschreibung.

Beschreibung der Optionen

Weitere Veranstaltungen:
Zusätzlich zu dem Kernauftrag soll, außerhalb der Spieltage, die Möglichkeit von bis zu 22 weiteren Veranstaltungen, insgesamt auf beiden Veranstaltungsorten zusammengerechnet, im Zeitraum zwischen dem 16.06.-30.06.2024 bestehen. Hierbei soll dann die bestehende Eventinfrastruktur verwendet werden. Die Öffnungszeiten der F&B Stände soll, außerhalb der Spieltage, von 16 Uhr bis 22 Uhr erfolgen.
Weitere Einzelheiten entnehmen Sie der Leistungsbeschreibung.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Einzureichende Unterlagen:
- - Angaben zu bisherigen Erfahrungen im Bereich der Großveranstaltungen (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen): Verwenden Sie hierfür das Formular "Erfahrungen-Referenzen" (Anlage 8)
- - Möglichst drei Referenzen über vergleichbare Projekttätigkeiten (Bezeichnung des Projektes, Auftraggeber, Zeitraum der Leistungserbringung und Beschreibung der erbrachten Leistungen) (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen): Verwenden Sie hierfür das Formular "Erfahrungen-Referenzen" (Anlage 8).
- - Angaben zur eigenen Bürostruktur (Beschreibung der Unternehmensstruktur sowie der personellen und technischen Ausstattung, wie z. B. Anzahl fester und freier Mitarbeitender, Arbeitsbereiche, usw.) (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen): Verwenden Sie hierfür das Formular "Organisation" (Anlage 9).

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Einzureichende Unterlagen:
- Eigenerklärung - Ausschlussgründe (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen): Formular 521 EU
- Eigenerklärung - Sanktionen EU (T2-VOB-EU/RV-EU/VgV) (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen): Abgabe der Eigenerklärung zur Umsetzung von Artikel 5ki der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022 - Eigenerklärung Sanktionspaket 5 EU

WICHTIGE HINWEISE:
Entgegen den Ausführungen in der Anfrage zur Angebotsabgabe (VHB NRW 321 EU) und den Hinweisen zur Form der Einreichung von Interessensbestätigungen, Teilnahmeanträgen und Angeboten (VHB NRW 312/322 EU) gelten nicht die Bewerbungs- und Vertragsbedingungen des Landes NRW (VHB NRW Formular 511 EU).
Es gelten die den Ausschreibungsunterlagen beigefügten Lieferungs- und Zahlungsbedingungen der Stadt Gelsenkirchen.
Abweichend von den Lieferungs- und Zahlungsbedingungen der Stadt kann anstelle eines Skontobetrages (mindestens 2 %) für ein Zahlungsziel, das zur Berücksichtigung bei der Angebotswertung mindestens 14 Tage betragen muss, ein entsprechend reduzierter Angebotspreis mit Zahlungsziel nach GWB i. V. m. VOL/B angeboten werden.
Für die Dauer der Leistungserbringung ist der Auftragnehmer verpflichtet, gleichzeitig jede direkte oder indirekte Tätigkeit für oder im Interesse von Unternehmen oder sonstigen Dritten zu unterlassen, die an der oben genannten Maßnahme und/oder der beauftragten Leistung in welcher Art und Weise auch immer interessiert, involviert oder beteiligt sind und sein könnten.
Ein Verstoß gegen dieses Wettbewerbsverbot ist für den Auftraggeber ein wichtiger Grund, den Vertrag außerordentlich zu kündigen.
Bei der Abgabe des Angebotes einer Bietergemeinschaft müssen alle der Bietergemeinschaft zugehörigen Unternehmen der Stadt Gelsenkirchen angezeigt werden. Die Mitglieder der Bietergemeinschaft müssen sich zur Bildung einer Arbeitsgemeinschaft zur Erfüllung der ausgeschriebenen Leistung im Falle der Zuschlagserteilung auf das Angebot der Bietergemeinschaft verpflichten. Die Mitglieder der Bietergemeinschaft müssen gegenüber der Stadt Gelsenkirchen mit Angebotsabgabe ihre gesamtschuldnerische Haftung für Verbindlichkeiten aus der ausgeschriebenen Leistung erklären. Ein Mitglied der Bietergemeinschaft muss als deren bevollmächtigte/r Vertreter*in bei Abgabe des Angebotes benannt werden.
Eine Weitergabe von Leistungen an Unterauftragnehmer darf nur mit Zustimmung der Stadt Gelsenkirchen erfolgen. Der Unterauftragnehmer muss in wirtschaftlicher und technischer Hinsicht hinreichend Gewähr für die ordnungsgemäße Vertragserfüllung bieten. Der Auftragnehmer hat die Unterauftragnehmer und den Leistungsumfang der Stadt Gelsenkirchen schriftlich anzuzeigen. Ein Wechsel des Unterauftragnehmers während der Vertragslaufzeit bedarf der Zustimmung der Stadt Gelsenkirchen.
Enthalten Angebote bei der Abgabe die Angaben/Nachweise im Sinne des § 56 Abs. 2 und 4 VgV nicht, so können diese bis zum Ablauf einer zu bestimmenden Frist nachgefordert werden. Bieter, die bis Ablauf der Nachfrist die vorgenannten Angaben nicht nachgereicht haben, werden von der Wertung ausgeschlossen.
Enthalten die Vertrags- und Vergabeunterlagen nach Auffassung des Bieters Unklarheiten und/oder Fehler, so hat der Bieter unverzüglich den Auftraggeber vor Angebotsabgabe schriftlich darauf hinzuweisen.
Eine Kommunikation findet ausschließlich über das Kommunikationstool des Vergabemarktplatzes statt.
Zuschlagskriterien:
Bei der Entscheidung über den Zuschlag werden nachfolgend aufgeführte Zuschlagskriterien gem. § 127 GWB i.V.m. § 58 VgV berücksichtigt.
- Qualität und Vollständigkeit (Gewichtung 70 % ? maximal 350 Punkte)
- Preis (Gewichtung 30 % ? maximal 150 Punkte)
Bekanntmachungs-ID: CXS0Y6SY152MRW08

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Nachfolgende Fristenregelungen zur Einlegung von Rechtsbehelfen bestehen:
Es wird darauf hingewiesen, dass bei Beanstandungen im Hinblick auf das hiesige Vergabeverfahren die Bietenden Verstöße gegen Vergabevorschriften, die sie erkannt haben, gegenüber der Vergabestelle unverzüglich - d.h. abhängig von den jeweiligen Umständen des Einzelfalls maximal 10 bis 14 Tage - zu rügen haben und weiterhin Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aus der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen erkennbar sind, von den Bietenden spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Angebotsabgabe gegenüber der Vergabestelle zu rügen sind (vgl. § 160 Abs. 3 Nr. 1 - 3 GWB), damit die Bietenden für den Fall, dass der Rüge nicht abgeholfen wird, ein Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer anstreben können.
Ergeht eine Mitteilung des Auftraggebers, der Rüge nicht abhelfen zu wollen, kann der/die Bietende wegen Nichtbeachtung der Vergabevorschriften ein Nachprüfungsverfahren nur innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang vor der Vergabekammer beantragen. Nach Ablauf der Frist ist der Antrag unzulässig (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB).