Unterstützung der Internet- und Social-Media-Kommunikation im Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend (BMFSFJ)

Kurze Beschreibung

Das Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend (BMFSFJ) beabsichtigt, im Wege eines Verhandlungsverfahrens mit Teilnahmewettbewerb gem. § 14 Abs. 3 Nr. 3 VgV die Unterstützung der Internet- und Social-Media-Kommunikation im Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend (BMFSFJ) wie zu vergeben:
Los 1: Hosting und Betrieb
Los 2: Internet-Redaktion und Social-Media
Los 3: Video

Beschreibung der Beschaffung

Teillos "Hosting und Betrieb"
Dieses enthält insb. folgende Aufgaben:
- Hosting der in dieser Leistungsbeschreibung genannten und künftig zu entwickelnden Webangebote und Sonderapplikationen;
- Pflege und Weiterentwicklung der in dieser Leistungsbeschreibung genannten Webangebote im Conten Management System (CMS) CoreMedia und Sonderapplikationen;
- Konzeption und Entwicklung von neuen Mandanten-Websites im CMS CoreMedia und Sonderapplikationen;
- Fortlaufende Beratung zu technischen Innovationen und zur Optimierung der Website (z. B. Suchmaschinenoptimierung) sowie eigeninitiative Vorschläge für neue Angebote oder Funktionalitäten.
Bedarfsträger auf Seiten der Auftraggeberin sind neben dem Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend bei Bedarf auch das Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben, die Bundeszentrale für Kinder- und Jugendmedienschutz und die Bundesstiftung Mutter und Kind.
Weitergehende Informationen zum konkreten Auftragsgegenstand entnehmen Sie bitte der Anlage2_Leistungsbeschreibung.

Beschreibung der Verlängerungen

Die Rahmenvereinbarungen sollen jeweils zunächst für zwei Jahre geschlossen werden. Die Auftraggeberin behält sich die Option vor, die Verträge unabhängig voneinander zwei Mal um jeweils ein weiteres Jahr zu verlängern. Die Gesamtlaufzeit kann also maximal vier Jahre betragen. Die Laufzeit beginnt nach derzeitigem Planungsstand am 1. Oktober 2023.

Beschreibung der Optionen

1. Die Rahmenvereinbarungen sollen jeweils zunächst für zwei Jahre geschlossen werden. Die Auftraggeberin behält sich die Option vor, die Verträge unabhängig voneinander zwei Mal um jeweils ein weiteres Jahr zu verlängern. Die Gesamtlaufzeit kann also maximal vier Jahre betragen. Die Laufzeit beginnt nach derzeitigem Planungsstand am 1. Oktober 2023.
2. Optionale Beratungsleistungen
Im Folgenden werden Beratungsleistungen skizziert, die die AN optional anbieten kann. Es ist der AN freigestellt, für diese Aufgaben externen Sachverstand einzukaufen. Sofern Bewerberinnen und Bewerber die geforderten Kompetenzen vorhalten können, wird um Angabe von Referenzen gebeten. Die Referenzen fließen aber nicht in die Bewertung des Teilnahmeantrags ein.
Auch der in der Angebotsphase anzugebende Stundensatz für die optionalen Beratungsleistungen fließt nicht in die Bildung des Referenzpreises ein. Bieterinnen und Bietern, die die optionalen Beratungsleistungen vorhalten können, soll dadurch kein Nachteil bei der Ermittlung des Referenzpreises entstehen (siehe auch Anlage 12: Erläuterungen zu den Bewertungskriterien).

Beschreibung der Beschaffung

Teillos "Internet-Redaktion und Social Media"
Dieses enthält insb. folgende Aufgaben:
- Redaktionelle Betreuung der Webangebote der Auftraggeberin im CMS CoreMedia (insbesondere aber nicht ausschließlich bmfsfj.de und familienportal.de);
- Einrichtung eines Redaktionsbüros am Berliner Dienstsitz der Auftraggeberin;
- Entwicklung und Umsetzung von Social-Media-Formaten;
- Produktion von Infografiken und Social-Media-Kacheln
- Unterstützung beim Social-Media-Monitoring und Community-Management;
- Aktives Einbringen von Themenvorschlägen und Identifizieren von Kommunikationsanlässen;
- Strategische Beratung zur Social-Media-Kommunikation und Performance-Messung;
- Entwicklung und Umsetzung von Social-Media-Kampagnen, u. a. mit Influencerinnen und Influencern.
Bedarfsträger auf Seiten der Auftraggeberin sind neben dem Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend bei Bedarf auch das Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben, die Bundeszentrale für Kinder- und Jugendmedienschutz und die Bundesstiftung Mutter und Kind.
Weitergehende Informationen zum konkreten Auftragsgegenstand entnehmen Sie bitte der Anlage2_Leistungsbeschreibung.

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

Die Bewertung der Eignung der Bewerber/Bewerberinnen erfolgt anhand der im Bewertungsraster genannten Kriterien. Die Angaben der Bewerber/Bewerberinnen werden differenziert bewertet und eine Rangfolge der Teilnahmeanträge ermittelt. Das Bewertungsraster ist den zum Download bereitgestellten Unterlagen beigefügt.

Beschreibung der Optionen

Die Rahmenvereinbarungen sollen jeweils zunächst für zwei Jahre geschlossen werden. Die Auftraggeberin behält sich die Option vor, die Verträge unabhängig voneinander zwei Mal um jeweils ein weiteres Jahr zu verlängern. Die Gesamtlaufzeit kann also maximal vier Jahre betragen. Die Laufzeit beginnt nach derzeitigem Planungsstand am 1. Oktober 2023.

Beschreibung der Beschaffung

Teillos „Video“
Dieses enthält insb. folgende Aufgaben:
- Produktion von Video-Beiträgen zur Terminen der Hausleitung;
- Produktion von Image-Filmen und (animierten) Erklär-Filmen;
- Durchführung von Live-Streams;
- Produktion von sonstigen Video- und Audio-Formaten.
Bedarfsträger auf Seiten der Auftraggeberin sind neben dem Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend bei Bedarf auch das Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben, die Bundeszentrale für Kinder- und Jugendmedienschutz und die Bundesstiftung Mutter und Kind.
Weitergehende Informationen zum konkreten Auftragsgegenstand entnehmen Sie bitte der Anlage2_Leistungsbeschreibung.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Der Bewerber/Die Bewerberin hat besondere Sorgfalt bei der Erstellung der Unterlagen walten zu lassen. Hinweis für Bewerbergemeinschaften: Die geforderten Nachweise sind für jedes Mitglied der Bewerbergemeinschaft zu erbringen. Sofern sich ein Bewerber/eine Bewerberin zum Nachweis seiner/ihrer Eignung auf die Kapazitäten eines Unterauftragnehmers beruft, hat er/sie die geforderten Nachweise auch für
das betreffende Unternehmen vorzulegen.
Die vorgegebene Reihenfolge soll eingehalten werden.
Fehlende Unterlagen können zum Ausschluss führen.
Für alle drei Lose:
a) Kurze Darstellung des sich bewerbenden Unternehmens/ der sich bewerbenden Institution
b) Nennung der für das Unternehmen/die Institution verantwortlichen Personen
c) Eigenerklärungen zu §§ 123, 124 GWB. Der Bewerber/ Die Bewerberin hat nachzuweisen, dass auf ihn/sie keine zwingenden oder fakultativen Ausschlussgründe zutreffen. Hierzu ist mit dem Angebot eine Eigenerklärung zu den §§ 123, 124 GWB vorzulegen, die u. a. beinhaltet, dass der Bewerber/die Bewerberin sich nicht in einem Insolvenzverfahren oder vergleichbaren gesetzlichen Verfahren befindet und seinen/ihren Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie Beiträgen zur gesetzlichen Sozialversicherung ordnungsgemäß erfüllt hat. Die mit den Vergabeunterlagen zur Verfügung gestellte Anlage „Eigenerklärung_123_124“ ist hierfür zu nutzen.
d) Aktuelle Gewerbezentralregisterauskunft bzw. Eigenerklärung, dass nachweislich die Voraussetzungen für einen Ausschluss nach § 19 Abs. 1 MiLoG nicht vorliegen. Die mit den Vergabeunterlagen zur Verfügung gestellte Anlage Eigenerklärung „MiLoG“ kann genutzt werden.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Der Bewerber/Die Bewerberin hat besondere Sorgfalt bei der Erstellung der Unterlagen walten zu lassen. Hinweis für Bewerbergemeinschaften: Die geforderten Nachweise sind für jedes Mitglied der Bewerbergemeinschaft zu erbringen. Sofern sich ein Bewerber/eine Bewerberin zum Nachweis seiner/ihrer Eignung auf die Kapazitäten eines Unterauftragnehmers beruft, hat er/sie die unter Punkt a) geforderten
Nachweise auch für das betreffende Unternehmen vorzulegen.
Die vorgegebene Reihenfolge soll eingehalten werden.
Fehlende Unterlagen können zum Ausschluss führen.
Für alle drei Lose:
a) Mitteilung des Gründungsjahrs und Darstellung der Geschäftsentwicklung der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre
b) Nachweis über Betriebs-/Berufshaftpflichtversicherungsdeckung bzw. Eigenerklärung, dass im Zuschlagsfall eine entsprechende Versicherung abgeschlossen wird

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Der Bewerber/Die Bewerberin hat besondere Sorgfalt bei der Erstellung der Unterlagen
walten zu lassen.
Die vorgegebene Reihenfolge soll eingehalten werden.
Für alle drei Lose:
a) Der Bewerber/Die Bewerberin hat Art und Umfang der Leistungen anzugeben, die er/sie an Unterauftragnehmer/innen übertragen will und diese spätestens vor Zuschlagserteilung namentlich zu benennen.
b) Angabe bei Bewerbergemeinschaften, welches Mitglied welche Aufgaben und Themenstellungen übernimmt sowie wer als zentrale Ansprechperson fungiert
c) Bestätigung, dass das Angebot, die eventuelle Präsentation und die Auftragsleistung in deutscher Sprache erfolgen
d) Erfüllungsort ist Berlin. Es ist darzulegen, wie die schnelle Leistungserbringung gesichert wird, ggf. muss ein Servicebüro in Berlin eingerichtet werden.
e) Bestätigung, dass Gender Mainstreaming als durchgängiges Prinzip eingehalten wird
Zusätzlich für Los 1:
f) Referenzen für genau drei Projekte im Bereich hochverfügbares und hochsicheres Hosting von Webangeboten mit Nennung des Auftragsgegenstandes, des Leistungszeitraums, des Nettoauftragsvolumens (in den sieben Stufen: bis 10.000 Euro; bis 50.000 Euro; bis 100.000 Euro; bis 300.000 Euro; bis 500.000 Euro; bis 1 Millionen; über 1 Millionen) und einer Ansprechperson beim Auftraggeber. Bevorzugt anzugeben sind Referenzen für Projekte im Auftrag öffentlicher Behörden
g) Referenzen für genau drei Projekte im Bereich (Neu-)Konzeption und (Neu-)Entwicklung einer komplexen Website mit Nennung des Auftragsgegenstandes, des Leistungszeitraums, des Nettoauftragsvolumens (in den sieben Stufen: bis 10.000 Euro; bis 50.000 Euro; bis 100.000 Euro; bis 300.000 Euro; bis 500.000 Euro; bis 1 Millionen; über 1 Millionen) und einer Ansprechperson beim Auftraggeber. Bevorzugt anzugeben sind Referenzen für Projekte im Auftrag öffentlicher Behörden
h) Referenzen der für die Auftragsdurchführung vorgesehenen Personen für die in der Leistungsbeschreibung genannten Rollen:
aa. Technische Projektleitung (s. 3.3.1)
bb. Projektmanagement (s. 3.3.2)
cc. Konzeption (s. 3.3.3)
dd. Content Management (technisch) (s. 3.3.4)
ee. (Web)Design (s. 3.3.5)
ff. Web- und Software-Entwicklung (s. 3.3.6)
gg. Web-Administration (s. 3.3.7)
hh. Schulungsleitung CMS-Schulungen (3.1.5)
ii. Optional: Datenschutz und Datensicherheit (s. 3.3.7.1)
jj. Optional: Open-Data (s. 3.3.7.2)
kk. Optional: Barrierefreiheit (s. 3.3.7.3)
Zusätzlich für Los 2:
f) Referenzen für genau drei Projekte im Bereich hochverfügbares und hochsicheres Hosting von Webangeboten mit Nennung des Auftragsgegenstandes, des Leistungszeitraums, des Nettoauftragsvolumens (in den sieben Stufen: bis 10.000 Euro; bis 50.000 Euro; bis 100.000 Euro; bis 300.000 Euro; bis 500.000 Euro; bis 1 Millionen; über 1 Millionen) und einer Ansprechperson beim Auftraggeber. Bevorzugt anzugeben sind Referenzen für Projekte im Auftrag öffentlicher Behörden
g) Referenzen für genau drei Projekte im Bereich Internet-Redaktion mit Nennung des Auftragsgegenstandes, des Leistungszeitraums, des Nettoauftragsvolumens (in den sieben Stufen: bis 10.000 Euro; bis 50.000 Euro; bis 100.000 Euro; bis 300.000 Euro; bis 500.000 Euro; bis 1 Millionen; über 1 Millionen) und einer Ansprechperson beim Auftraggeber. Bevorzugt anzugeben sind Referenzen für Projekte im Auftrag öffentlicher Behörden
h) Referenzen für genau drei Projekte im Bereich Social-Media-Redaktion mit Nennung des Auftragsgegenstandes, des Leistungszeitraums, des Nettoauftragsvolumens (in den sieben Stufen: bis 10.000 Euro; bis 50.000 Euro; bis 100.000 Euro; bis 300.000 Euro; bis 500.000 Euro; bis 1 Millionen; über 1 Millionen) und einer Ansprechperson beim Auftraggeber. Bevorzugt anzugeben sind Referenzen für Projekte im Auftrag öffentlicher Behörden
i) Referenzen der für die Auftragsdurchführung vorgesehenen Personen für die in der Leistungsbeschreibung genannten Rollen:
aa. Redaktionelle Projektleitung (s. 3.2.1 der Leistungsbeschreibung)
bb. Projektmanagement (s. 3.2.2)
cc. Text- und Social-Media-Redaktion (s. 3.2.3)
dd. Content Management (redaktionell) (s. 3.2.4)
ee. Kommunikationsdesign (s. 3.2.5)
ff. Konzept und Beratung (s. 3.2.6)
Zusätzlich für Los 3:
f) Eigenerklärung, dass die unter 2.2 der Leistungsbeschreibung aufgeführten Allgemeinen Vorgaben eingehalten werden.
g) Referenzen für genau drei Projekte im Bereich Video-Redaktion mit Nennung des Auftragsgegenstandes, des Leistungszeitraums, des Nettoauftragsvolumens (in den sieben Stufen: bis 10.000 Euro; bis 50.000 Euro; bis 100.000 Euro; bis 300.000 Euro; bis 500.000 Euro; bis 1 Millionen; über 1 Millionen) und einer Ansprechperson beim Auftraggeber. Bevorzugt anzugeben sind Referenzen für Projekte im Auftrag öffentlicher Behörden
h) Referenzen für genau drei Projekte im Bereich Livestreaming mit Nennung des Auftragsge-genstandes, des Leistungszeitraums, des Nettoauftragsvolumens (in den sieben Stufen: bis 10.000 Euro; bis 50.000 Euro; bis 100.000 Euro; bis 300.000 Euro; bis 500.000 Euro; bis 1 Millionen; über 1 Millionen) und einer Ansprechperson beim Auftraggeber. Bevorzugt anzugeben sind Referenzen für Projekte im Auftrag öffentlicher Behörden
i) Referenzen der für die Auftragsdurchführung vorgesehenen Personen für die in der Leistungsbeschreibung genannten Rollen:
aa. Projektleitung Video (s. 3.2.1)
bb. Projektmanagement (s. 3.2.2)
cc. Video-Redaktion (s. 3.2.3)
dd. Kommunikationsdesign (s. 3.2.4)
Der Auftraggeber legt Wert auf eine qualitative hohe Erfüllung der Aufgabe. Die Bewertung der Eignung der Bewerber/Bewerberinnen erfolgt anhand der in der Anlage „Bewertungsraster Eignung“ genannten Kriterien. Für die Einreichung der geforderten Unterlagen ist die Anlage „Vordruck Eignungsnachweise“ zu verwenden.

a. Dieses Vergabeverfahren wird ausschließlich über die e-Vergabe-Plattform des Bundes durchgeführt.
b. Kosten für die Bewerbung, Angebotserstellung, eventuelle Präsentation und Verhandlungsrunden werden nicht erstattet.
c. Der Auftraggeber behält sich die Durchführung einer Verhandlungsrunde vor. Das erste Angebot ist verbindlich.
d. Es wird sich die Abwicklung des Verfahrens in aufeinander folgenden Phasen zwecks schrittweiser Verringerung der Zahl der zu erörternden Lösungen bzw. zu verhandelnden Angebote vorbehalten.
e. Es wird darauf hingewiesen, dass zunächst ein Teilnahmeantrag (Anlage der zur Verfügung gestellten Unterlagen) unter Beifügung der unter den Punkten III.1.1 bis III.1.3 der Bekanntmachung geforderten Nachweise und Erklärungen zu stellen ist.
f. Ergänzende Unterlagen können unter der in Punkt I.3 genannten URL heruntergeladen werden.
g. Fragen sind bis zum 08.05.2023 12:00 Uhr ausschließlich über die e-Vergabe-Plattform des Bundes (www.evergabe-online.de) einzureichen. Die Fragen und Antworten werden allen Bewerbern/Bewerberinnen in anonymisierter Form auf der e-Vergabe-Plattform des Bundes zur Verfügung gestellt.
h. Eventuelle weitere Informationen, z. B. Änderungen/Ergänzungen an den Vergabeunterlagen, Bieterfragen und Antworten, werden schnellstmöglich, spätestens 6 Kalendertage vor Ablauf der Frist zur Einreichung der Teilnahmeanträge auf der e-Vergabe-Plattform des Bundes eingestellt.
i. Die Bewerber/Bewerberinnen sind verpflichtet, sich regelmäßig zu informieren, ob die Vergabeunterlagen aktualisiert worden sind.
j. Teilnahmeanträge können ausschließlich auf der e-Vergabe-Plattform des Bundes (www.evergabe-online.de) abgegeben werden. Es wird gebeten, die Unterlagen für die Teilnahmeanträge möglichst zusammenhängend (vorzugsweise in einer Gesamtdatei im pdf-Format) einzureichen. Auf eine digitale Signatur der Unterlagen ist zu verzichten.
k. Teilnahmeanträge, die auf dem Post- bzw. Botenweg, per E-Mail oder Fax eingehen, müssen ausgeschlossen werden.
l. Die Geltendmachung eigener Allgemeiner Geschäftsbedingungen durch den Bewerber / die Bewerberin bzw. den Bieter / die Bieterin führen zum Ausschluss.
m. Mit Abgabe des Teilnahmeantrages unterliegen nicht berücksichtigte Bewerber/Bewerberinnen den Bestimmungen des § 62 VgV.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Gemäß § 160 Abs. 3 S. 1 GWB müssen erkannte Verstöße gegen Vergabevorschriften innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen beim Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben, Zentrale Vergabestelle des BMFSFJ, An den Gelenkbogenhallen 2-6, 50679 Köln gerügt werden.
Gemäß § 160 Abs. 3 S. 2 GWB müssen Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben, Zentrale Vergabestelle des BMFSFJ, An den Gelenkbogenhallen 2-6, 50679 Köln gerügt werden.
Gemäß § 160 Abs. 3 S. 3 GWB müssen Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben, Zentrale Vergabestelle des BMFSFJ, An den Gelenkbogenhallen 2-6, 50679 Köln gerügt werden.
Hilft das Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben, Zentrale Vergabestelle des BMFSFJ der Rüge nicht ab, kann ein Antrag auf Nachprüfung beim Bundeskartellamt unter der o.g. Anschrift innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Bundesamts für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben, Zentrale Vergabestelle des BMFSFJ, der Rüge nicht abhelfen zu wollen, gestellt werden.
Nach § 135 Abs. 2 GWB endet die Frist, mit der die Unwirksamkeit eines Vertrages in einem Nachprüfungsverfahren geltend gemacht werden kann, 30 Kalendertage nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als 6 Monate nach Vertragsschluss. Im Falle der Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union endet die Frist 30 Kalendertage nach dieser Veröffentlichung.