Unterstützungsleistungen zur Einführung der ITSM Standardsoftware Cherwell Service Manager (CSM)

Beschreibung der Beschaffung

Der Auftraggeber plant eine Ablösung der Remedy-basierten IT-Services.
Das Vorhaben ITSM Arbeitsplatz hat zum Ziel, einen Standard ITSM-Arbeitsplatz auf Basis der Standardsoftware CSM (Cherwell Service Manager der Firma Ivanti Cherwell Software, LLC).
Die IT-Service-Management-Prozesse im Land Hessen und HZD basieren auf dem de-facto Standard ITIL.
Damit wird die Basis für ein flexibles und zukunftsorientiertes IT-Service Management in der HZD und für die Hessische Landesverwaltung geschaffen. Aktuell ist der Pilot für das Incident Management mit der Finanzverwaltung und HZD produktiv.
Zur vollständigen Etablierung dieses Standards werden Unterstützung in folgenden Bereichen benötigt:
• Weitere Konfiguration der Standard-Software
• Implementierung Problem, Change und Configuration Management
• Rollout aller Komponenten in alle Landeseinheiten
• Weiterentwicklung der im Pilot des Projekts ITSM Arbeitsplatz entwickelten Lösungen.
Das Projekt Asset Management-Produkte auf Cherwell-Basis hat eine grundlegende Modernisierung der veralteten, heute auf Remedy implementierten Anwendungen E-Bestand und Anlageninventur zum Ziel.
Es ist zudem geplant, die Software auch für weitere ITSM-Bedarfe in der hessischen Landesverwaltung zu verwenden (z.B. eigene Servicesupport-Strukturen von Ressorts, Konfigurationsmanagement).
Ausgeschrieben werden Unterstützungsleistungen zur Weiterführung und Erweiterung der Einführung der ITSM Standardsoftware Cherwell Service Manager (CSM). Dies umfasst die weitere Ausgestaltung eines Standard IT Service Management Ar-beitsplatzes in der HZD und im Land Hessen auf Basis der Standard-Software Cherwell Service Manager (CSM).
Es sollen Change und Configuration Management finalisiert werden, sowie eine Cherwell-Umgebung für das Asset Management zur Ablösung von Remedy etabliert werden. Darüber hinaus sind Beratungs- und Implementierungsleistungen für Landes-Einheiten zu erbringen, die den Aufbau einer individuellen Cherwell-Umgebung in Betracht ziehen.
Zusätzlich wird eine Betriebs- und Beratungsunterstützung für komplexere Problemstellungen des Produktivsystems benötigt.

Beschreibung der Verlängerungen

Nach Ablauf der Mindestvertragslaufzeit von 24 Monaten. Danach verlängert sich der Rahmenvertrag um jeweils ein weiteres Jahr, wenn nicht der Auftraggeber spätestens drei Monate vor Ablauf der jeweiligen Vertragslaufzeit kündigt. Der Rahmenvertrag endet spätestens nach Ablauf von 48 Monaten nach Zuschlagserteilung.

Zusätzliche Informationen

Die Leistungen aus dieser Rahmenvereinbarung können bis zu einem Höchstwert von 12.734.568,00 Euro (netto) bei einer maximalen Laufzeit von vier Jahren abgerufen werden. Ist dieser Höchstwert erreicht, endet diese Rahmenvereinbarung, ohne dass es einer gesonderten Kündigung bedarf.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Insgesamt mind.3 Referenzen, dabei mind.eine Referenz je Aufgabenschwerpunkt, für unten stehende Aufgabenschwerpunkte mit nachfolgend aufgeführten Kriterien. Aufgabenschwerpunkt(AS)1 "Implementierung":mind.eineReferenz aus den letzten drei Jahren (Stichtag "Ablauf der Angebotsfrist") mit Anforderungen: Einführung eines CSM-Systems mit:•Umfang von mind 600PT/ •Mind4 Umgebungen (Produktion, Referenz, Test, Entwicklung)/•Cherwell Release ab Version 10.4.2dimensioniert für>1500 User /•Mind4 zusammen am CSM-System arbeitende Berater/•Nutzung von Kundenportalen/•Mehrere Mandanten ) (> 2)in einer Instanz/ Berechtigungskonzept mit Abbildung einer mehrstufigen Supportorganisation über mehrere Mandanten und Prozesse hinweg. Berücksichtigung Grundsatz "Jeder darf nur das sehen, was für die Erfüllung seiner Aufgaben benötigt wird." /•Einsatz SQL und Powershell-Skripten für Datenimport /•AD-Anbindung/•Schnittstellen via E-Mail, RestAPI, WebHook /•Hoher Schutzbedarf (nach BSI) für Sicherheit und Datenschutz.Folgende Aufgaben wurden erfüllt:Pos1:Beratung und Umsetzung von kundenspezif.Nutzungsszenarien im Cherwell Service Manager (CSM)/ Pos2:Entwicklung (Konfiguration) und Test von CSM Releases/Versionen/ Inkrementen/Pos 3:Erarbeitung CSM Policies zur Konfiguration, Betriebsmodellen, Dokumentation, CSM Rollen + Rechten/Pos4:Unterstützung Import komplexer Stammdaten-Szenarien/Pos5:Erarbeitung Berechtigungskonzept mit großer Komplexität (relevant ist die Darstellung der Mandanten oben + lt Fußnote (S.Referenzblatt)/Pos6:Dokumentation + Wissenstransfer zu CSM Konfigurationen an interne Entwickler des Auftraggebers/Pos7:Dokumentation + Wissenstransfer der CSM Konfiguration zum Betrieb an das Kunden Betriebsteam /Pos8:Mitwirkung Erstellung von Schulungsunterlagen für CSM Konfigurationen/Pos9:Beratung + Umsetzung kundenspezifischer Nutzungsszenarien im Cherwell Service Manager (CSM).Mind die Positionen 1-5 wurden in einem einzigen Referenzprojekt bearbeitet. Pos.6-9 können in einem/mehreren Referenzen bearbeitet worden sein. Insg.müssen alle genannten Aufgaben erfüllt sein.Ansonsten führt dies zu Nichterfüllung der Anforderungen an die Referenz. AS2 "Unterstützung Betrieb": mind 1 Referenz aus den letzten drei Jahren (Stichtag "Ablauf der Angebotsfrist") mit Anforderungen: Produktive CSM-Umgebung (mindestens 2 Ebenen) mit Inhalt + Umfang: o > 500 User + /o mehrere Mandanten/o mind Businessobjekt Incident Management/o Berechtigungskonzept mit Abbildung einer mehrstufigen Supportorganisation über mehrere Mandanten und Prozesse hinweg. Berücksichtigung Grundsatz "Jeder darf nur das sehen, was für die Erfüllung seiner Aufgaben benötigt wird.Es wurden folgende Aufgaben/Anforderungen erfüllt: Pos 10: Unterstützung Betrieb bei komplexen Störungen/Pos 11:Weiterentwicklungen produktives CSM-System/Pos 12:Unterstützung Planung zur Weiterentwicklung Systemverbund + produktives System/Pos 13:Entwicklung/ Weiterentwicklung Betriebswerkzeuge zum Betrieb der Systemumgebung/Pos 14:Unterstützung Betrieb bei Pflege od. Erstellung Betriebsdokumentation/Pos 15:UnterstützungRelease Management (Upgrades Cherwell und Content)/Pos 16:Wissensaufbau Betrieb. AS3 "Archiv":mind 1Referenz mitAnforderungen: Einführung einer CSM-Umgebung: oCherwell Release ab Vers 10.4.2/ o> 500 User/oMehrere Mandanten mit getrennten + unterschiedlichen Sichtbarkeiten/ oBerechtigungskonzept mit Abbildung mehrstufiger Supportorg. über mehrere Mandanten + Prozesse hinweg. Berücksichtigung Grundsatz"Jeder darf nur das sehen, was für die Erfüllung seiner Aufgaben benötigt wird" oHoher Schutzbedarf (nach BSI). Es wurden folgende Aufgaben erfüllt:Pos 17:Verantwortliche Konzeptionierung + Implementierung CSM Ticket-Archiv für>50.000 Tickets p.a. via Datenbanklink/-anbindung.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Es wird darauf hingewiesen, dass die Bieter sowie deren Nachunternehmen und Verleihunternehmen, soweit diese bereits bei Angebotsabgabe bekannt sind, die erforderlichen Verpflichtungserklärungen (Datei "Verpflichtungserklaerung_oeff_AG") zur Tariftreue und zum Mindestentgelt nach dem Hessischen Vergabe- und Tariftreuegesetz (HVTG) vom 12.07.2021, (GVBl. S. 338) mit dem Angebot abzugeben haben. Die Verpflichtungserklärung bezieht sich nicht auf Beschäftigte, die bei einem Bieter, Nachunternehmer und Ver-leihunternehmen im EU-Ausland beschäftigt sind und die Leistung im EU-Ausland erbringen.

Eine Beschreibung der zu vergebenden Leistung steht auf der Vergabeplattform des Landes Hessen (https://vergabe.hessen.de) zur Verfügung und muss dort heruntergeladen werden.
Die Vergabestelle weist an dieser Stelle bereits darauf hin, dass für den für den Zuschlag in Aussicht genommenen Bieter, Mitglieder einer Bietergemeinschaft sowie die von ihm im Vergabeverfahren gemeldeten Unterauftragnehmer eine Abfrage bei Korruptions- und Vergaberegistern, insbesondere bei der Informationsstelle nach § 17 Abs. 4 HVTG bei der Oberfinanzdirektion Frankfurt am Main, vorgenommen wird. Ebenso wird von dem für den Zuschlag in Aussicht genommenen Bieter gemäß § 19 Abs. 4 MiLoG vor Zuschlagserteilung eine Auskunft aus dem Wettbewerbsregister angefordert.
Eigenerklärung zu zwingenden Ausschlussgründen nach § 123 GWB:
Der Bieter hat die Eigenerklärung zu den zwingenden Ausschlussgründen nach § 123 GWB ausgefüllt mit seinem Angebot vorzulegen.
(Datei "Eigenerklaerung_Ausschlussgruende_Par_123_GWB")
Eigenerklärung zu fakultativen Ausschlussgründen nach § 124 GWB:
Der Bieter hat die Eigenerklärung zu den fakultativen Ausschlussgründen nach § 124 GWB ausgefüllt mit seinem Angebot einzureichen.
(Datei "Eigenerklaerung_Ausschlussgruende_Par_124_GWB")
Bei Bietergemeinschaften hat jedes Mitglied der Bietergemeinschaft die jeweilige Erklärung in der entsprechenden Form einzureichen. Bei Einsatz von Unterauftragnehmern hat jeder Unterauftragnehmer die jeweilige Erklärung in der entsprechenden Form einzureichen.
Eigenerklärung Artikel 5k EU-Verordnung 833/2014:
Der Bieter hat zusätzlich die Eigenerklärung zum Artikel 5k der EU-Verordnung 833/2014 ausgefüllt mit seinem Angebot einzureichen. Bei Bietergemeinschaften hat jedes Mitglied der Bietergemeinschaft die Erklärung in der entsprechenden Form einzureichen.
(Datei "Eigenerklaerung Artikel 5k EU-Verordnung 833-2014")
Den Zuschlag erhält der Bieter mit dem wirtschaftlichsten Angebot in Bezug auf den Preis (Zuschlagskriterium = 100% Preis). Entscheidend ist hier die Gesamtangebotssumme (brutto), die sich aus den Summen der entsprechenden Positionen im Preisblatt (Datei "Preisblatt") ergibt. Werden mehrere Angebote mit dem gleichen Preis abgegeben, entscheidet das Los über den Zuschlag.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

§ 160 GWB Einleitung, Antrag
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der
Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit
1.der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2.Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3.Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4.mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.