a) Registrierung, Anforderung Teilnahmeunterlagen, Vergabeunterlagen: Die interessierten Unternehmen haben sich zur Teilnahme am Vergabeverfahren auf der e-Vergabe-Plattform des Bundes (
www.evergabe-online.de) zu registrieren und über die dort bereit gestellte Web-Anwendung „ANA-Web“ ihre Teilnahme für das Vergabeverfahren zu aktivieren, sofern dies (z.B. in einem nicht offenen oder Verhandlungsverfahren) nicht bereits im Rahmen eines Teilnahmewettbewerbs geschehen ist. Die Registrierung umfasst mindestens die eindeutige Bezeichnung des Unternehmens und eine aktive E-Mail-Adresse, unter der das Unternehmen während des Vergabeverfahrens erreichbar ist. Den Interessenten obliegt es, die Registrierung und Aktivierung der Teilnahme am Vergabeverfahren unverzüglich ab Kenntnis vom Vergabeverfahren vorzunehmen. Etwaige Antworten auf Bieterfragen, zusätzliche Informationen sowie Änderungen, Ergänzungen und Aktualisierungen der Vergabeunterlagen wird nur registrierten Teilnehmern über die e-Vergabe-Plattform mitgeteilt. Unterlässt ein Interessent die rechtzeitige Registrierung und Teilnahmeaktivierung, so liegt das sich daraus ergebende Risiko unvollständiger, veralteter oder verspäteter Informationen bei ihm.
b) Anfragen sind schriftlich über die e-Vergabeplattform des Bundes zu stellen. Anfragen werden telefonisch nicht beantwortet. Auskünfte und ergänzende Informationen, die für die Bearbeitung des Teilnahmeantrages von Bedeutung sind, teilt der Auftraggeber über die e-Vergabeplattform des Bundes mit.
c) Anfragen von interessierten Unternehmen müssen bis spätestens 7 Kalendertage vor Ablauf der Frist zur Einreichung der Teilnahmeanträge in schriftlicher Form bei der Kontaktstelle gemäß Ziffer I.1) vorliegen.
d) entfällt
e) Beabsichtigt der Bewerber oder ein Mitglied einer Bewerbergemeinschaft, sich zum Nachweis der wirtschaftlichen und finanziellen oder technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit auf andere Unternehmen (z. B. durch Subunternehmer) zu berufen, so sind die unter Ziffer III.1.2) bis III.1.3) benannten Unterlagen für die anderen Unternehmen insoweit vorzulegen, als die Bezugnahme auf die Leistungsfähigkeit Dritter erfolgt. Zusätzlich hat der Bewerber mit dem Teilnahmeantrag die Verpflichtungserklärung der anderen Unternehmen (Formblatt 393) vorzulegen, nach deren Inhalt die rechtlich und tatsächlich abgesicherte Verfügbarkeit über die entsprechenden Ressourcen der Dritten nachgewiesen wird.
f) Bei einer Bezugnahme auf Kapazitäten eines anderen Unternehmens im Hinblick auf die wirtschaftliche oder finanzielle Leistungsfähigkeit ist durch dieses ausdrücklich zu bestätigen, dass es mit dem Bewerber im Auftragsfall gemeinsam für die Auftragsdurchführung entsprechend dem Umfang der Eignungsleihe haftet.
g) Fragen, Auskünfte zur e-Vergabe-Plattform: Technische Fragen der Bieter im Zusammenhang mit der e-Vergabe-Plattform des Bundes sollen die Bieter vorrangig anhand der auf
www.evergabe-online.info bereitgestellten Informationen und/oder über die technische Hotline der e-Vergabe-Plattform klären. Bei technischen Störungen ist von den Bietern umgehend die technische Hotline zu kontaktieren. Die technische Hotline (ServiceDesk) steht zu den unter
www.evergabe-online.de (Kontakt) angegebenen Geschäftszeiten zur Verfügung unter der Telefonnummer: +49 (0) 228 / 99 610 - 1234 oder per E-Mail an:
support@bescha.bund.de.
h) Prüfung der Vergabeunterlagen: Durch die Abgabe des Angebotes erklärt der Bieter, dass er die Vergabeunterlagen vollständig durchgearbeitet und geprüft hat und anerkennt. Enthalten die Vergabeunterlagen nach der Auffassung des Bieters Unklarheiten, Lücken, Widersprüche oder Fehler, die die Erstellung des Angebotes einschließlich der Preisermittlung beeinflussen können, oder hat der Bieter Zweifel an der rechtlichen, fachlichen oder rechnerischen Richtigkeit der Vergabeunterlagen (insgesamt „Fehler“ genannt), so hat er den Kontakt unter I.1 sofort über die Vergabeplattform in Textform zu informieren; um möglichst frühzeitig vor Angebotsabgabe eine Klärung im noch laufenden Vergabeverfahren herbeizuführen. Der Bieter kann sich auf einen solchen Fehler später im Vergabeverfahren und in der Auftragsausführung nicht mehr berufen, wenn er den Fehler nicht binnen zehn Kalendertagen ab Kenntnis des Fehlers oder im Falle der Erkennbarkeit des Fehlers nicht spätestens bis zum Ablauf der Angebotsfrist mitgeteilt hat, es sei denn, der Bieter hat die unterlassene Mitteilung nicht zu vertreten. Als erkennbar gelten Fehler, die ein durchschnittlich sorgfältiger, fachkundiger und mit dem Gegenstand der Vergabe vertrauter Bieter erkennen kann, es sei denn, dass aufgrund der individuellen subjektiven Kenntnisse und Fähigkeiten des Bieters ein höherer Maßstab anzulegen ist, dann gilt dieser. Im Falle einer Verlängerung der Angebotsfrist ist deren ursprünglich festgelegter Ablauf (ohne Berücksichtigung der Verlängerung) maßgeblich. § 160 Abs. 3 GWB bleibt unberührt. Sofern die Vergabeunterlagen den Bietern uneingeschränkt und direkt zum elektronischen Abruf bereitgestellt werden, obliegt es den (auch registrierten) Bietern, die zum Abruf bereitgestellten Vergabeunterlagen wiederholt und jedenfalls vor Angebotsabgabe nochmals zu prüfen. Etwaige Antworten auf Bieterfragen, zusätzliche Informationen sowie Änderungen, Ergänzungen und Aktualisierungen der Vergabeunterlagen können bis sieben Kalendertage (bei beschleunigten Verfahren gemäß § 20 Abs. 3 Nr. 1 VgV vier Kalendertage) vor Ablauf der Angebotsfrist erfolgen. § 20 Abs. 3 Nr. 2 VgV bleibt unberührt. Den Bietern obliegt es, ihre Angebote möglichst nicht vor diesem Zeitpunkt (vorzeitig) abzugeben. Sofern ein Angebot dennoch vorzeitig abgegeben wurde, ist der Bieter verpflichtet, die letztgültigen Vergabeunterlagen (nach dem vorgenannten Zeitpunkt) nochmals zu prüfen und, sofern erforderlich, sein Angebot anzupassen bzw. erneut einzureichen. Unterbleibt eine entsprechende Anpassung/Erneuerung führt dies zwingend zum Ausschluss des Angebotes, wenn dies in den Vergabeunterlagen ausdrücklich vorgesehen ist oder ein anderer zwingender Ausschlussgrund vorliegt (z.B. unzulässige Änderung der letztgültigen Vergabeunterlagen infolge der unterbliebenen Anpassung/ Erneuerung). Sofern kein Ausschluss in Betracht kommt, wird angenommen, dass das vorzeitig abgegebene Angebot auch nach Prüfung und in Ansehung der letztgültigen Vergabeunterlagen unverändert aufrecht erhalten bleiben soll, soweit sich aus dem Angebot oder den Umständen der Angebotsabgabe nicht eindeutig etwas abweichendes ergibt.
i) Verfahrenssprache: Die Verfahrenssprache ist deutsch. Das Angebot und alle seine Anlagen sowie nach Angebotsabgabe, gegebenenfalls verlangte Angaben und Unterlagen sind in deutscher Sprache abzufassen bzw. vorzulegen. Anderssprachigen Unterlagen (z.B. Nachweise oder Bestätigungen ausländischer Stellen) ist stets gleichzeitig eine Übersetzung in die deutsche Sprache beizufügen. Die Vergabestelle behält sich vor, zur Gewährleistung der Richtigkeit der Übersetzung, eine amtlich beglaubigte Übersetzung bzw. Übersetzung durch einen staatlich beeidigten Dolmetscher oder Übersetzer zu verlangen bzw. nachzufordern.