Vergabe von Lieferungs-, Beratungs- und Umsetzungsleistungen zur Einführung und Integration eines Gebührenveranlagungssystems

Kurze Beschreibung

Der Abfallwirtschaftsbetrieb des Landkreises Neu-Ulm schreibt Lieferungs-, Beratungs- und Umsetzungsleistungen zur Einführung und Integration eines Gebührenveranlagungssystems aus.

Beschreibung der Beschaffung

Der zu vergebende Auftrag umfasst die Erstellung eines Gesamtsystems für die Abfallgebührenveranlagung im Landkreis Neu-Ulm. Das Gebührenveranlagungssystem als zentrales Element für die Abwicklung der abfallwirtschaftlichen Leistungen dient der:
- Abwicklung des gesamten Prozesses der Gebührenveranlagung
o Erstellung von Gebührenbescheiden
o Erhebung und Erfassung der hierfür erforderlichen Informationen
(insb. Einwohnermeldedaten, Grundsteuerdaten, Behälter- und Auftragsdaten, als Bedarfsposition: Einwohnergleichwerte gewerblicher Anschlussnehmer) sowie
o Veranlagung von Gebühren
o Fakturierung von Entgelten
o Anbindung an ein auftraggeberseits gestelltes Archivsystem (Bedarfsposition: Lieferung einer revisionssicheren Archivsystems)
- Abwicklung von Aufträgen
o behälterbezogene Aufträge (Gestellung, Abzug, Tausch, Reparatur)
o Aufträge für Abrufsammlungen (Sperrmüll, Altholz, etc.)
o Aufträge zur Containerabfuhr von Entsorgungszentren, Wertstoffhöfen und Grünabfallsammelplätzen
o Bedarfsposition: Aufträge für die gebührenpflichtige Inanspruchnahme des Bringsystems (einschließlich Rückgabe von Abfallbehältern) sowie
o Reklamationsaufträge (nicht oder nicht anforderungsentsprechend erbrachte Leistungen)
- Interaktion mit den Bürgen/Kunden (via Online-Kundenportal und Abfall-App)
Eine wesentliche Besonderheit für das Veranlagungssystem des Landkreises Neu-Ulm ist, dass stichtagsbezogen die bestehenden Daten der rückübertragenden Kommunen zu integrieren sind und dass das System des Landkreises und die bisherigen Gebührenveranlagungssysteme der Kommunen eine gewisse Zeit parallel zu betreiben sind.
Das Gebührenveranlagungssystem stellt zudem eine wichtige Grundlage für die notwendige Bedarfserhebung (Abfrage der künftig gewünschten, durch den Landkreis zu stellenden Abfallbehälter, Abfrage zur Eigenkompostierung, Abfrage von sogenannten Behältergemeinschaften usw.) dar.
Die auszuschreibende Leistung umfasst die folgenden Leistungen:
- Lieferung eines Softwaresystems inkl. aller dazugehörigen Zugriffslizenzen
- Anbindung / Schnittstellen zu Vorsystemen der Kommunen
o Einwohnermeldewesen
o Gebührenveranlagungssysteme
- Anbindung / Schnittstellen zu nachgelagerten Systemen des AWB Neu-Ulm
o Rechnungswesen
o Gebührenbeitreibung (Vollstreckung, Mahnwesen)
- Anbindung / Schnittstellen zu operativ tätigen Unternehmen / Bereichen
o Ident-System der Entsorger (Telematiksystem, Leerungsdaten,
Geopositionsdaten etc.)
o Behältererstverteilung
- Einführung, Migration und Customizing
o Vorlage eines detaillierten Feinkonzeptes für die Durchführung
der Leistungen
o Installation des Systems auf der Hardware des Auftraggebers
o Customizing des Systems
o Migration von Altdaten
- Weitere Leistungsbestandteile
o Erstellung und Umsetzung eines Rollen- und Berechtigungskonzeptes
o Schulung von Mitarbeitern in der Anwendung (Key-User), Administration und im Customizing der Anwendungen
o Produktivsetzung des Systems einschließlich der Durchführung von Tests
o Go-Live-Support
o Systemservice inkl. Pflege- und Wartungsleistungen
o Unterstützung bei der Bedarfsabfrage zur Erfassung und Qualitätssiche-rung der Stammdaten der Anschlusspflichtigen (u.a. Anzahl und Größe von Rest- und Bioabfallbehälter, SEPA-Mandate, Behältergemeinschaften)

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

Neben den u.g. Auswahlkriterien ist die Vorlage der in Ziffer III.2) geforderten Nachweise zwingende Voraussetzung für die Auswahl der Bewerber.
Auswahlkriterien:
1. Anzahl der Mitarbeiter mit nachgewiesener Kompetenz bei der Einführung von Gebührenveranlagungssystemen (1 Punkt pro Mitarbeiter - maximal 10 Punkte)
2. Anzahl der insgesamt durchgeführten Projekte mit Installationen des vorgesehenen Softwarepaketes (Status "erfolgreicher Wirkbetrieb" (10 Punkte pro Referenz), "abgeschlossen" (5 Punkte pro Referenz), "laufend" (2 Punkte pro Referenz) - maximal 100 Punkte)
3. Anzahl persönlicher Referenzen (Projekte mit Installationen des vorgesehenen Softwarepaketes) des verbindlich benannten Projektleiters (Status "erfolgreicher Wirkbetrieb" (10 Punkte pro Referenz), "abgeschlossen" (5 Punkte pro Referenz), "laufend" (2 Punkte pro Referenz) - maximal 100 Punkte)
4. Anzahl persönlicher Referenzen (Projekte mit Installationen des vorgesehenen Softwarepaketes) jedes weiteren verbindlich benannten Projektmitarbeiters mit Angabe der Funktion (Status "erfolgreicher Wirkbetrieb" (2 Punkte pro Referenz), "abgeschlossen" (1 Punkt pro Referenz), "laufend" (0,5 Punkte pro Referenz) - maximal 10 Punkte).
Die unter Punkt 2 bis 4 genannten Referenzen müssen innerhalb der letzten 5 Jahre vor Abgabe des Teilnahmeantrages erbracht worden sein.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Vorbemerkung:
Bei Bewerbergemeinschaften ist die Eignung für jedes Mitglied der Bewerbergemeinschaft gesondert nachzuweisen. Soweit nachfolgend nichts Abweichendes geregelt wird, sind daher alle Eignungsnachweise von jedem Mitglied einer Bewerbergemeinschaft beizubringen. Ein Bewerber kann sich zum Nachweis seiner Eignung auf andere Unternehmen stützen, ungeachtet des rechtlichen Charakters der zwischen ihm und diesem Unternehmen bestehenden Verbindungen (Eignungsleihe). Diese Möglichkeit besteht unabhängig von der Rechtsnatur der zwischen dem Bewerber und den anderen Unternehmen bestehenden Verbindungen. In diesem Fall ist der Vergabestelle nachzuweisen, dass dem Bewerber die erforderlichen Mittel tatsächlich zur Verfügung stehen werden, indem beispielsweise eine entsprechende Verpflichtungserklärung dieses Unternehmens vorgelegt wird. Die Unternehmen, auf die sich ein Bewerber zum Nachweis seiner Eignung stützt, müssen die Eignung nach III.1.1) bis III.1.3) hinsichtlich derjenigen Eignungskriterien erfüllen, zu deren Nachweis sich der Bewerber auf die Eignung des Unternehmens stützt. Zudem sind für dieses Unternehmen die Erklärungen über das Vorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB vorzulegen. Vorstehende Ausführungen gelten für die Nachweise nach III.1.2) und III.1.3) entsprechend.
Die Vergabestelle fordert mit dem Teilnahmeantrag folgende Nachweise (Eigenerklärungen und beizubringende Dokumente):
1) Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach § 123 GWB
2) Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach § 124 GWB
3) Eigenerklärung zu Artikel 5k der Verordnung (EU) 2022/576
4) Eigenerklärung zu § 19 Mindestlohngesetz (MiLOG)
5) Eigenerklärung über die Eintragung im Berufs- oder Handelsregister
Auf Verlangen der Vergabestelle sind innerhalb einer gesetzten Frist folgende Unterlagen beizubringen:
6) Unbedenklichkeitsbescheinigungen des Finanzamtes, mindestens eines Sozialversicherungsträgers sowie der Berufsgenossenschaft,
7) die Führungszeugnisse aller Geschäftsführer (falls kein Geschäftsführer bestellt, aller Inhaber) sowie den Auszug aus dem Gewerbezentralregister,
8) die Gewerbeanmeldung

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Die Vergabestelle fordert mit dem Teilnahmeantrag folgende Nachweise (Eigenerklärungen und beizubringende Dokumente):
1) Eigenerklärung über den Gesamtumsatz sowie den Umsatz im Bereich der ausgeschriebenen Leistungen in den Jahren 2020, 2021 und 2022
2) Eigenerklärung, dass eine Betriebs-, Produkt- und Vermögensschaden-Haftpflichtversicherung für IT-Unternehmen mit einer Deckungssumme von jeweils mindestens 1,5 Mio. Euro für Sach- und Personenschäden sowie für Vermögensschäden jeweils pro Einzelfall vorliegt bzw. eine solche im Auftragsfalle abgeschlossen wird
Auf Verlangen der Vergabestelle sind innerhalb einer gesetzten Frist folgende Unterlagen beizubringen:
3) die jüngsten bestätigten Jahresabschlussberichte der Jahre 2020, 2021 und 2022
4) die Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung der Jahre 2020, 2021 und 2022 in der für das Unternehmen handelsrechtlich jeweils erforderlichen Form, falls Veröffentlichungen nach dem Gesellschaftsrecht des Staates, in dem das Unternehmen ansässig ist, vorgeschrieben sind
5) Nachweis einer abgeschlossenen Betriebs-, Produkt- und Vermögensschaden-Haftpflichtversicherung mit den jeweils geforderten Deckungssummen oder die Erklärung(en) eines Versicherers, im Auftragsfalle einen entsprechenden Versicherungsschutz in der geforderten Höhe zu stellen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Die Vergabestelle fordert mit dem Teilnahmeantrag folgende Nachweise (Eigenerklärungen und beizubringende Dokumente):
1) Eigenerklärung über die Anzahl der jahresdurchschnittlich beschäftigten Mitarbeiter im Gesamtunternehmen sowie im Bereich der ausgeschriebenen Leistungen, in den vergangenen drei abgeschlossenen Geschäftsjahren
2) Verbindliche Benennung des vorgesehenen Projektleiters zzgl. Angaben zum Fachlebenslauf einschließlich der durchgeführten Schulungsmaßnahmen und der bearbeiten Projekte (mit Funktion und Projektlaufzeit) sowie Angabe der Anzahl der fakturierten Tage in den zurückliegenden drei Geschäftsjahren
3) Eigenerklärung zum Vorliegen folgender Referenzen:
- Mindestens eine Referenz für die Einführung, die Migration oder das Customizing einer Abfallgebührenveranlagungssoftware innerhalb der letzten 36 Monate vor Abgabe des Teilnahmeantrags
- Mindestens eine Referenz für das erfolgreiche Projektmanagement eines im Hinblick auf die Anzahl der eingesetzten Mitarbeiter, die Systemlandschaf und die Laufzeit vergleichbaren Projektes des vorgesehenen Projektleiters innerhalb der letzten 36 Monate vor Abgabe des Teilnahmeantrags.
Auf Verlangen der Vergabestelle sind die Referenzen innerhalb einer gesetzten Frist zu benennen (mindestens mit Angabe des Auftraggebers einschl. Ansprechpartner, Auftragnehmers, der vertraglichen Bindung, des Leistungsinhaltes/-umfangs, des Leistungszeitraums/der Projektzeit, dem Projektstatus [laufend, abgeschlossen, erfolgreicher Wirkbetrieb] sowie der Anzahl der vom Bewerber eingesetzten Mitarbeiter). Bei Bietergemeinschaften sind die Referenzen nur einmal beizubringen.
4) Eigenerklärung, dass das Unternehmen über eine Referenz (innerhalb der letzten 36 Monate vor Abgabe des Teilnahmeantrags) für den Betrieb des vorgesehenen Softwareprodukts mit mindestens folgenden Funktionen verfügt:
- Behälterverwaltung
- Behälteraufträge (Restmüll, Biomüll) inkl. Auftragsstatusverfolgung
- Tourenplanung für Behältersammlungen und Aufträge
- Auswertung von Telematikdaten
- Sperrmüllaufträge inkl. Auftragsstatusverfolgung
- Reklamationen inkl. Auftragsstatusverfolgung
- Benutzerdefinierte Erstellung von Reports
- Unterstützung arbeitsteiliger Abläufe über benutzerdefinierte Workflows
- Gebühren- und Entgeltveranlagung für Regelabfallgebühren (Jahresgebühren, Leistungsgebühren) sowie Abrechnung von fakultativen Leistungen (z.B. Sperrmüllgebühr)
- Mehrmandantenfähigkeit
- Archivfunktion
- Online-Dienste / Smartphone-App
Der Nachweis kann durch den Nachweis eines Referenzprojektes, das den Funktionsumfang vollständig abdeckt oder durch den Nachweis mehrerer Referenzprojekte, die kumuliert den vorstehenden Funktionsumfang abdecken, erfolgen.
Auf Verlangen der Vergabestelle sind innerhalb einer gesetzten Frist, die Referenzen (mindestens mit Angabe des Auftraggebers einschl. Ansprechpartner, Auftragnehmers, der vertraglichen Bindung, des Leistungsinhaltes/-umfangs) zu benennen.
5) Eigenerklärung, dass das vorgesehene Softwareprodukt einen ordnungsgemäßen und sicheren Betrieb im Hinblick auf Datenorganisation, Datenstruktur und Verarbeitungsregeln sicherstellt. Hierzu ist auf Verlangen der Vergabestelle innerhalb einer gesetzten Frist die Bestätigung eines Wirtschaftsprüfers oder einer vergleichbaren Institution über die Prüfung und Freigabe des vorgesehenen Softwareprodukts in Bezug auf die geltenden Vorschriften der Rechnungslegung vorzulegen.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Zur Absicherung der Erfüllung der Leistungen, von Gewährleistungsansprüchen und Schadensersatzansprüchen, hat der Auftragnehmer eine Bürgschaft von einem in der Europäischen Union zugelassenen Kreditinstitut oder Kreditversicherer spätestens 15 Tage nach Vertragsabschluss zu stellen. Die Höhe der Bürgschaft beträgt 5 % der Brutto-Auftragssumme für die gesamte Vertragslaufzeit.

Für Bewerbergemeinschaften gilt:
Es gibt keine Vorgabe hinsichtlich der Rechtsform. Erforderlich ist die Einreichung einer von allen Mitgliedern der Bewerbergemeinschaft unterzeichneten Erklärung folgenden Inhalts:
(1) plausible Darstellung der Aufgabenteilung innerhalb der Bewerbergemeinschaft
(2) Benennung des bevollmächtigten Vertreters der Bewerbergemeinschaft
(3) Erklärung, dass dieser Vertreter die Mitglieder der Bewerbergemeinschaft während des gesamten Verfahrens rechtsverbindlich vertritt
(4) Erklärung, dass der bevollmächtigte Vertreter berechtigt ist, mit uneingeschränkter Wirkung für jedes Mitglied Zahlungen anzunehmen
(5) Erklärung, dass alle Mitglieder der Bewerbergemeinschaft im Vergabeverfahren sowie im Auftragsfall gesamtschuldnerisch haften.
Auf Verlangen der Vergabestelle ist für die Angebotswertung eine Bestätigung von einem in der Europäischen Union zugelassenen Kreditinstitut oder Kreditversicherer vorzulegen, dass die geforderte Bürgschaft übernommen wird.
Sofern ein Bewerber im Hinblick auf die Kriterien für die wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit nach Ziffer III.1.2 ganz oder teilweise die Kapazitäten anderer Unternehmen in Anspruch nimmt (Eignungsleihe), haftet/haften diese(s) Unternehmen im Auftragsfalle gemeinsam neben dem Bewerber für die Auftragsausführung.
Unter der in Ziffer I.3) angegebenen Internetadresse werden auch Antworten auf Bewerberfragen sowie aktualisierte oder weitere Informationen und Unterlagen zu dem Verfahren zur Verfügung gestellt. Interessenten an dem Verfahren müssen sicherstellen, dass sie regelmäßig und insbesondere unmittelbar vor Abgabe ihres Angebots sowie vor Ablauf der Teilnahme- bzw. Angebotsfrist prüfen, ob seitens der Vergabestelle zusätzliche Informationen oder Unterlagen zur Verfügung gestellt wurden, welche für die Abgabe des Teilnahmeantrags und des Angebots zu beachten sind.
Bekanntmachungs-ID: CXP4YHJ6GRZ

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Es gelten die Bestimmungen des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB).
Hinsichtlich der Einleitung von Nachprüfungsverfahren wird auf § 160 GWB verwiesen. Dieser lautet:
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit
1. Der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat;
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Hinsichtlich der Information nicht berücksichtigter Bieter und Bewerber gelten die §§ 134, 135 GWB. Insbesondere gilt: Bieter deren Angebote für den Zuschlag nicht berücksichtigt werden sollen, werden vor dem Zuschlag gemäß § 134 GWB darüber informiert. Das gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist.
Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung dieser Information durch den Auftraggeber geschlossen werden; bei Übermittlung per Fax oder auf elektronischem Wege beträgt diese Frist 10 Kalendertage.