Vergabe von Wartungs-, Inspektions- und weiterer Dienstleistungen an raumlufttechnischen Anlagen in 29664 Walsrode, Schulstraße 34, Bundespolizeiaus- und -fortbildungszentrum Walsrode - VOEK 034-23

Titel

Vergabe von Wartungs-, Inspektions- und weiterer Dienstleistungen an raumlufttechnischen Anlagen in 29664 Walsrode, Schulstraße 34, Bundespolizeiaus- und -fortbildungszentrum Walsrode - VOEK 034-23
VOEK 034-23

Beschreibung der Beschaffung

Der Auftrag umfasst folgende Hauptleistungen:
-Wartung und Inspektion
-Luftfilterwechsel im Rahmen der Wartung
-Hygiene- /Brandschutzreinigung von Küchenabluftanlagen
-Wartung von Brandschutzklappen
-Hygienische Prüfung
-Prüfung nach DGUV - Vorschrift 4
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Der Auftrag umfasst folgende Bedarfsleistungen:
-Luftfilterwechsel bei Auffälligkeiten, außerhalb der Wartung
-Keilriemenwechsel bei Auffälligkeiten
-Wartung von diversen Brandschutzklappen im Gebäudeteil C, da Revisionsöffnungen hier erst im Folgejahr oder später hergestellt werden
-Revisionsöffnungen
-Die Monteureinsätze für Instandhaltungsmaßnahmen
-Es wird eine An- und Abfahrtspauschale für Leistungen außerhalb der Wartung/ Inspektion vereinbart
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Der Auftrag umfasst folgenden Leistungsumfang:
Insgesamt 102 raumlufttechnische Anlagen.
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Die Wartung und Instandsetzung erfolgt mindestens, entsprechend den Vorgaben des Herstellers und gemäß allen gültigen und relevanten Gesetzen, Vorschriften, Normen, Richtlinien etc. sowie den anerkannten Regeln der Technik, insbesondere den VDI-Bestimmungen 6022 und 5052.
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Die Wartung ist innerhalb der betriebsüblichen Arbeitszeit durchzuführen.
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Der AN ist verpflichtet, im Zusammenhang mit der Wartung diejenigen Instandsetzungsarbeiten auszuführen, die zur Wiederherstellung des Sollzustandes unerlässlich, nicht ohnehin in der Arbeitskarte (Anlage C-02) und im Leistungsverzeichnis erfasst sind und den normalerweise zu erwartenden Zeitaufwand für die Wartung nicht erhöhen (bis zum Nettowert von insgesamt: 25,00 € je Wartung und Anlage (Ersatzteile mit einem Nettowert über: 25,00 € werden gesondert vergütet)).
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Andere Instandsetzungsarbeiten hat der AN auf Anforderung in angemessener Frist auszuführen. Hierfür ist ein gesonderter Vertrag zu schließen. Auf Übertragung dieser Leistungen besteht kein Rechtsanspruch.
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Der AN ist auch außerhalb der regelmäßigen Wartungstermine - verpflichtet, Störungen, die die Anlagensicherheit beeinträchtigen oder die Gebäudenutzung gefährden, nach Aufforderung zu beseitigen. Er hat die Arbeiten unverzüglich innerhalb der betriebllichen Arbeitszeit auszuführen.
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Bei denen im Leistungsverzeichnis angegebenen Bedarfspositionen besteht generell nur ein Anspruch auf Vergütung: ausschließlich nach gesonderter Beauftragung in Textform durch die Auftraggeberin (AG) und einen, zusammen mit der Rechnung eingereichten und von der AG bestätigten Leistungsnachweis. Ein pauschaler Anspruch auf Abrechnung besteht nicht!
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Der AN ist verpflichtet, alle zur Erbringung der Leistungen benötigten Hilfsmittel (z. B. Messgeräte, Werkzeuge), Hilfsstoffe (z. B. Schmier- und Reinigungsmittel) sowie auch geeignete Zugangstechnik (z. B. Leitern, Hubarbeitsbühnen) usw. zu stellen bzw. zu liefern. Die Kosten sind, wenn nicht anders angegeben mit den Einheitspreisen abgegolten.
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Der AN hat die ausgeführten Leistungen in der Arbeitskarte und den in diesem Zusammenhang festgestellten allgemeinen Anlagenzustand einschließlich etwaiger, in absehbarer Zeit notwendig werdender Instandsetzungsleistungen sowie die gegebenenfalls ausgewechselten Teile in einem Leistungsnachweis zu dokumentieren.
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Der AN hat die Termine für die Ausführung der Leistungen gemäß Leistungsverzeichnis (nachfolgend Wartungsplan genannt) für das laufende Geschäftsjahr im Vorfeld zu planen. Zu diesem Zweck erstellt der AN innerhalb von 4 Wochen nach Erhalt des Zuschlagsschreibens bzw. bis zur 4. Kalenderwoche des laufenden Geschäftsjahres einen Wartungsplan. Die Wartungstermine sind unter Berücksichtigung der innerbetrieblichen Abläufe des Nutzers, mit dem Beauftragten der AG (wird nach Zuschlag bekannt gegeben) abzustimmen.
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Der AN hat den geplanten Termin für die Durchführung der Leistung mit dem Beauftragten der AG (wird nach Zuschlag bekannt gegeben) mindestens 12 Werktage vorher nochmalig abzustimmen, und sich den Termin für die tatsächliche Ausführung schriftlich bestätigen zu lassen.
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Weitere Angaben sind dem Vertrag, den dazu beiliegenden Anlagen und dem Leistungsverzeichnis zu entnehmen.

Beschreibung der Verlängerungen

Die Vertragslaufzeit kann durch einseitige Erklärung der AG 2-mal um 1 Jahr verlängert werden, also maximal bis 30.11.2029. Die Optionsausübung muss dem AN bis spätestens sechs Monate vor Ablauf der Vertragslaufzeit in Textform zugehen; anderenfalls erlischt das Verlängerungsoptionsrecht der AG. Ein Anspruch des AN auf Verlängerung besteht nicht.

Zusätzliche Informationen

Zwingende Ortsbesichtigung:
Die Ortsbesichtigung ist für die Angebotsabgabe verpflichtend. Folgende Umstände machen dies erforderlich:
-Erschwerter Zugang zu den Lüftungsanlagen (Erreichung der Brandschutzklappen z.B. in Gebäuden A, B und C) aufgrund der baulichen Gegebenheiten.
-Die Vorgabe zur Umsetzung der Reinigung der Lüftungskanäle im Bereich Küchenanlagen (Reinigung per Hand oder Verwendung von speziellen Maschinen) kann nicht vorgegeben werden und muss aufgrund des erschwerten Zugangs zu den Lüftungsanlagen durch den Bieter nach der Ortsbesichtigung entschieden werden.
Diese Umstände erfordern, dass die besonderen Bedingungen vor Ort für eine Kalkulation besichtigt werden müssen, da diese nicht erschöpfend beschrieben werden können (Lage, Zugänglichkeit, Höhen, Werkzeugeinsatz etc.).
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Für weitere Informationen zur zwingenden Ortsbesichtigung, siehe VI.3) "zusätzliche Angaben".

Bedingungen für die Vertragserfüllung

1.
Es besteht Ausweis- und Anzeigepflicht für Besucher der Liegenschaft des Bundespolizeiaus- und -fortbildungszentrums Walsrode (Verpflichtung zum Tragen einer Besucherkennung entsprechend Hausverfügung Anlage C-05), das Merkblatt für bundespolizeifremde Personen zum Betreten der Liegenschaft (Anlage C-07) ist zu berücksichtigen. Der Personalbogen für Fremdfirmen (Anlage C-08) ist beim Betreten der Liegenschaft vollständig ausgefüllt zu übergeben.
2.
Der AN hat sicherzustellen, dass seine Mitarbeiter die Haus- bzw. Sicherheitsregeln der jeweiligen Wirtschaftseinheit (WE)/Liegenschaft einhalten. Das Wach- und Kontrollpersonal des Nutzers ist berechtigt, den AN beim Betreten, Verlassen oder während des Aufenthaltes im Bereich der Liegenschaft zu kontrollieren. Den Weisungen des Personals ist Folge zu leisten. Bei Zuwiderhandlungen gegen die Sicherheitsvorschriften des Nutzers kann der Zutritt für Personal des AN eingeschränkt, vorübergehend oder auf Dauer verwehrt werden.
3.
Der AN hat sein Personal zur Verschwiegenheit gemäß der den Ausschreibungsunterlagen beiliegenden Verschwiegenheitserklärung (Anlage C-09) zu verpflichten und von diesem vor dem erstmaligen Arbeitseinsatz eine schriftliche Verschwiegenheitserklärung zu verlangen. Der AN hat die Verschwiegenheit seiner Arbeitnehmer sicherzustellen. Soweit der AN in Ausführung der vertraglichen Leistungspflichten personenbezogene Daten erlangt, ist er verpflichtet, die Bestimmungen der europäischen Datenschutz-Grundverordnung, des Bundesdatenschutzgesetzes und der anwendbaren Datenschutzgesetze der Länder zu beachten.

Mit dem Angebot sind einzureichen:
1. Angebotsschreiben (Anlage B-01), Firma und Name des Erklärenden in lesbarer Form (Textform) möglich ist auch die fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur
2. Vordruck „Leistungsverzeichnis“ (Anlage B-02), ausgefüllt
3. Vordruck „Bieterauskunft und Eignungskriterien“ (Anlage B-03), ausgefüllt
4. Formblatt „Grundlagen der Angebotskalkulation“ (Anlage B-04) oder die Preisgleitklausel (Anlage C-04), ausgefüllt
5. Bietergemeinschaftserklärung (Anlage B-05), ausgefüllt (sofern zutreffend)
6.Teilnahmebescheinigung der verpfl. Ortsbesichtigung (Anlage C-11), ausgefüllt und von AG gegengezeichnet (zwingend erforderlich, kann nicht nachgefordert werden)
7. Bei Einzelunternehmer, Freiberufler oder unternehmerisch tätigenden GbR ist ein Nachweis der Gewerbeanmeldung oder ein Auszug aus dem jeweiligen Berufsregisters einzureichen
8. Nachweis der Betriebs-Haftpflichtversicherung
9. Fachunternehmensbescheinigung als zugelassene zertifizierte Fachfirma
10. Nachweis eines Facharbeiterabschlusses der IHK bzw. Handwerkskammer (nach mindestens 3-jähriger Berufsausbildung entsprechend DQR/EQR Niveau 4) in Installations-/Sanitär-/Heizungs-, Lüftungs- und Klimatechnik oder Gebäude- und Energietechnik oder vergleichsweise einem anderem Gewerk der Versorgungstechnik
11. Nachweis der Zertifizierung gem. VDI 6022, Kategorie A oder B (Personal muss berechtigt sein, die im Rahmen der Wartung erforderlichen Hygienemaßnahmen durchzuführen)
12. Nachweis der Zertifizierung gem. VDI 2052 (Personal muss berechtigt sein, die im Rahmen der Inspektion erforderlichen Wartungs- und Kontrolltätigkeiten Küchenabluft (WTK Küchenabluft, vorbeugende Brandschutzreinigung) durchzuführen)
13. Sachkundenachweis zur Prüfung von Brandschutzklappen in Raumlufttechnischen Anlagen
14. Nachweis der beruflichen Qualifikation zur „Elektrofachkraft“ für Arbeiten an Elektroanlagen gem. DGUV Vorschrift 4 oder DIN VDE 0105-100 (EN 50110-1) oder alternativ als „Befähigte Person“ gem. TBRS1203 für Prüfleistungen an ortsfesten elektr. Anlagen gem. DIN VDE 0105-100 (EN50110-1)
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Erst auf gesonderte Aufforderung der Auftraggeberin sind einzureichen:
1. Vordruck „Erklärung zu Unterauftragnehmern“ (Anlage B-06, Seite 1), und „Verpflichtungserklärung zu Unterauftragnehmern“ (Anlage B-06, Seite 2)
2. Vordruck „Erklärung zur Eignungsleihe“ (Anlage B-06, Seite 3), und „Verpflichtungserklärung Eignungsleihe“ (Anlage B-06, Seite 4)
3. Bieterauskunft mit Eigenerklärungen (Anlage B-03) und Nachweise für alle weiteren Unternehmen bei Bietergemeinschaften, Unterauftragnehmern und bei Eignungsleihe
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Das am 08.04.2022 veröffentlichte 5. EU-Sanktionspaket im Zusammenhang mit dem Angriffskrieg Russlands auf die Ukraine hat unmittelbare Auswirkungen auf die Vergabe öffentlicher Aufträge und Konzessionen - z.T. auch außerhalb der EU-Vergaberichtlinien. Verboten sind demnach seit dem 09.04.2022 sowohl Auftragsvergaben an Unternehmen mit Bezug zu Russland im Sinne der EU-Richtlinie 2022/576 als auch eine Beteiligung solcher Unternehmen am Auftrag als Unterauftragnehmer, Lieferanten oder im Zusammenhang mit der Erbringung des Eignungsnachweises, soweit auf diese zugezogenen Unternehmen mehr als 10 % des Auftragswertes entfallen. Um die Einhaltung dieser Vorgaben prüfen zu können, sind vom Bieter bei Ziffer II.4 der Anlage B-03 „Bieterauskunft Eignungskriterien“ Erklärungen abzugeben und diese zusammen mit den Angebotsunterlagen vor Ablauf der Angebotsfrist über die e-Vergabe Plattform einzureichen.
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Für die Angebotsabgabe ist eine Ortsbesichtigung im Zeitraum vom 21.08. bis 25.08.2023 (9.00 -15.00 Uhr) zwingend vorgeschrieben. Spätester Termin für die Anmeldung zur Ortsbesichtigung ist der 16.08.2023. Mit dem Angebot ist der Nachweis über die Teilnahme an der Ortsbesichtigung (Anlage C-11) einzureichen. Dieser muss von der Auftraggeberin nach der Ortsbesichtigung vor Ort gegengezeichnet werden. Die Nichtvorlage des vollständig ausgefüllten und gegengezeichneten Teilnahmenachweises führt zum Ausschluss vom Verfahren. Die Terminanmeldung muss per E-Mail an Einkauf-TGM@bundesimmobilien.de verbindlich angekündigt werden unter Angabe des Vornamens und Nachnamens. Die Zuweisung eines Termins erfolgt in der Reihenfolge des Eingangs der Anmeldungen. Nur von der Auftraggeberin bestätigte Termine werden durchgeführt. Die Vertreter des Teilnehmers müssen bei der Ortsbesichtigung ein gültiges amtliches Ausweisdokument mit sich führen. Fragen zu den Vergabeunterlagen werden im Termin zur Ortsbesichtigung nicht beantwortet.
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Für den Datenaustausch von Leistungsverzeichnissen nach GAEB (Datenart 83 Angebotsanforderung, Datenart 84 Angebotsabgabe), gilt folgendes: Leistungsverzeichnisse [DA 83 (Angebotsanforderung)] sind den Vergabeunterlagen beigefügt. Bei Angebotsabgabe ist neben der Textform des Leistungsverzeichnisses (in .pdf) nach Möglichkeit auch eine Datei nach DA 84 (Angebotsabgabe) beizufügen. Auch bei erfolgtem Datenaustausch nach GAEB bleibt die Textform immer Vertragsgrundlage. Punktfolgen in den Beschreibungen des Leistungsverzeichnisses sind unbedingt vom Bieter auszufüllen (auch geforderte Hersteller-/ Typangaben), sofern nicht von der AG vorgegeben.
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Kann ein Bieter aus berechtigtem Grund geforderte Urkunden oder Bescheinigungen nicht beibringen, genügt die Vorlage anderer Dokumente, sofern sie ebenso geeignet sind, die Eignung des Bieters und das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen zu belegen. Bei ausländischen Bietern genügen gleichwertige Bescheinigungen des Herkunftslandes. Werden solche Bescheinigungen in dem betreffenden Land nicht ausgestellt, können sie durch eine Versicherung an Eides statt ersetzt werden. In Staaten, in denen es keine Versicherung an Eides statt gibt, kann diese durch eine förmliche Erklärung ersetzt werden. Nicht in deutscher Sprache verfassten Dokumenten ist eine beglaubigte Übersetzung ins Deutsche beizufügen. Der Nachweis der Eignung/des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen kann ganz oder teilweise durch Präqualifikation erbracht werden.
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Im Leistungsverzeichnis müssen alle Preise und sonstigen geforderten Angaben und Erklärungen enthalten sein. Fehlende oder unzutreffende Preisangaben oder Änderungen und Ergänzungen führen grundsätzlich zum Ausschluss des Angebots.
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Vorgaben aus dem Mindestlohn- bzw. Arbeitnehmerentsendegesetz und Vorgaben aus für allgemeinverbindlich erklärten Tarifverträgen sind zwingend bei der Angebotskalkulation zu berücksichtigen. Ist das nicht der Fall, wird das Angebot von der Wertung ausgeschlossen. Den der Angebotskalkulation zugrunde gelegten Tariflohn haben die Bieter im Vordruck „Grundlagen der Angebotskalkulation“ (Anlage B-04) oder optional im Formular Preisgleitklausel (Anlage C-04) einzutragen.
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Enthalten die Vergabeunterlagen nach Auffassung des Bieters Unklarheiten, deren Klärung für die Angebotsabgabe wesentlich sind, z. B., weil sie die Preisermittlung beeinflussen oder die Vergabeunterlagen unvollständig bzw. nicht für alle Bieter gleichermaßen verständlich sind, so hat der Bieter die Auftraggeberin unverzüglich und vor Angebotsabgabe in Textform darauf hinzuweisen.
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Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt (Gewichtung 100% Preis).
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Bei Inanspruchnahme von Kapazitäten anderer Unternehmen (Unterauftragnehmer, Eignungsleihe) sind diesen Unternehmen die Informationsquelle zur Datenschutzerklärung der Auftraggeberin „www.bundesimmobilien.de/datenschutz“ vor Angebotsabgabe durch den Bieter zu übermitteln. In gleicher Weise sind die Ansprechpersonen der Referenzgeber vom Bieter vorab zu informieren.
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Es gelangen nur vollständige und fristgerecht eingegangene Angebote in die Wertung. Die Nachforderung, Vervollständigung oder Korrektur von Unterlagen, Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen und Nachweisen richtet sich nach dem § 56 VgV. Hierbei setzt die Auftraggeberin eine angemessene Frist von mindestens drei Werktagen und übt ihr Ermessen unter Beachtung des Gleichbehandlungsgrundsatzes aus. Einen Anspruch auf Nachforderung haben die Bieter nicht.
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Angebote, die eines der Ausschlusskriterien des § 57 Abs. 1 VgV erfüllen, werden nicht gewertet.
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Die Auftraggeberin prüft die Auskömmlichkeit der Angebote gem. § 60 VgV und verlangt vom Bieter Aufklärung, wenn der Preis oder die Kosten eines Angebots im Verhältnis zur Leistung ungewöhnlich niedrig sind. Bei Abgabe eines Festpreises ist vom Bieter das Formular „Grundlagen der Angebotskalkulation“ (Anlage B-04) oder optional das Formular Preisgleitklausel (Anlage C-04) auszufüllen, dass für eine erste Prüfung herangezogen wird. Bei weiterem Aufklärungsbedarf fordert die Auftraggeberin den Bieter unter Setzung einer angemessenen Frist von mindestens drei Werktagen auf, die Auskömmlichkeit des Angebots eingehend zu erläutern. Wenn der Bieter die Zweifel an der Auskömmlichkeit nicht oder nicht fristgerecht ausräumt, darf sein Angebot ausgeschlossen werden.
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Fragen zu den Vergabeunterlagen sind nur über die e-Vergabe-Plattform (www.evergabe-online.de) einzureichen. Telefonische Auskünfte werden nicht erteilt. Die Teilnehmer werden gebeten, Anfragen bis spätestens 04.09.2023 zu stellen, damit zusätzliche Informationen rechtzeitig vor Ablauf der Angebotsfrist erteilt werden können. Auskünfte werden den Teilnehmern in anonymisierter Form mitgeteilt. Die Bieter haben sich zudem selbstständig und regelmäßig über Änderungen der Vergabeunterlagen sowie die Beantwortung von Fragen durch die Vergabestelle zu informieren und diese im Rahmen ihrer Angebotserstellung zu berücksichtigen. Auf der e-Vergabe-Plattform registrierte Bieter werden automatisch informiert. Eine Nichtberücksichtigung von Änderungen kann zum Ausschluss des Angebotes führen.
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Bei technischen Fragen zur evergabe-Plattform wenden Sie sich bitte an e-Vergabe HelpDesk:
Telefon: +49 (0) 22899-610-1234
Mail: ticket@bescha.bund.de
Geschäftszeiten:
Montag bis Donnerstag 08:00 - 16:00 Uhr
Freitag 08:00 - 14:00 Uhr

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Es gelten die Regelungen der §§ 155 ff. GWB. Insbesondere ist § 160 Abs. 3 GWB zu beachten: Verstöße gegen das Vergaberecht, die aus der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen hervorgehen, müssen bis zum Ablauf der Angebotsfrist gemäß Ziffer IV.2.2) gerügt werden. Der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens muss innerhalb einer Frist von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung der Auftraggeberin, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, eingereicht werden (vgl. § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB).